干部人事档案管理工作存在的问题与对策——以南京市点将台社会福利院干部档案整理工作为例

2022-11-13

干部人事档案是在干部的培养、选拔和聘用过程中形成的用于记载个人政治思想道德、工作经历、业务技能、工作业绩等内容的文字材料, 是组织部门用来考察和选拔人才干部的重要依据和理论基础。干部人事档案工作的好坏, 对干部工作的效率和积极性有直接影响。本文以南京市点将台社会福利院的干部档案管理工作为例, 针对该院2014年上半年进行的干部档案整理过程中发现的新情况、新问题进行剖析, 引发对今后干部档案整理工作的思考以及提出对策。

一、干部人事档案整理过程概述

该院目前共有干部人事档案234份, 其中在职136份, 离退98份。此次该院档案整理工作做到领导重视、分工细致、责任明确。所有参与人员坚持原则、遵制守纪, 最终达到了上级的档案管理标准。回顾整个档案整理过程分为三个阶段, 分别为前期准备、审查归档、查漏总结阶段。

(一) 前期准备阶段

对待此次档案整理工作, 该院成立了专项工作领导小组, 同时做到人、财、物落实到位。整个档案整理工作由人事科牵头负责落实, 辅以办公室、综合保障科等同志参与配合, 拨付了专项工作经费, 完善了专用库房、计算机等硬件设施。人事科长多次牵头组织召开了专题会议布置工作, 会上对档案整理工作提出了明确了工作责任要求和整理要求, 制定了详细的工作计划和流程。

(二) 审查归档阶段

首先, 对单位234份人事档案逐一进行全面而细致的审查, 明确收集归档范围。其中包括履历自传材料、考察、考核鉴定材料、学历学位继续教育材料、专业技术资格和评聘职称材料、政审、党团、表彰、招录、调动等材料, 仔细核对后再填写《档案审核材料登记表》。

其次, 对照归档范围中缺失的档案材料, 通知相关人员按照规格要求补充材料, 并限定送达时间, 强调材料收集归档中的时效性、完整性、真实性、规范性。

(三) 查漏总结阶段

对所有干部人事档案进行分组装订。再每份档案整理完以后附一张《档案整理清单》, 严格遵守《干部档案材料收集归档规定》进行装订。对有破损的、卷脚的、有折皱的和大于16开的材料进行裁剪、裱糊压平, 取出档案材料上的订书钉, 清洁表面, 核实内容与目录一致, 材料份数与页码计算吻合, 材料形成时间填写准确, 杜绝漏装情况。

二、干部档案管理工作发现的问题

(一) 干部人事档案管理技术落后

当前科学技术、知识经济迅猛发展, 计算机信息化水平日新月异, 如何利用现代科学信息化管理手段进行干部档案管理成了必然需求。目前的干部人事档案管理主要还是停留在传统的手工加工整理的模式上, 往往是一批零散材料还未归档完, 新的需要归档整理的零散材料又进来了, 管理人员大量时间和精力都花费在了审核、裁剪、黏贴等方面, 管理方式艰辛琐碎、耗时费力、效率低。同时, 档案的检索和调阅等方面也是人工操作, 尚未形成无纸电子化的现代档案管理模式。

(二) 对干部档案管理工作思想认识不到位

干部档案管理工作在一般领导心中都是一个次要工作, 该院干部档案管理人员基本都是兼职, 一般都有其他工作, 身兼数职必会挤占档案管理的工作时间, 造成干部档案的收集、整理不及时。此外, 有些档案员未经过系统的档案知识培训, 档案管理工作不能纳入到议事议程, 人事档案管理制度的不完善等, 导致该院干部档案管理不规范。

三、干部档案整理工作改进措施

(一) 加强干部档案管理的信息化

传统的档案管理方式导致了一直以来档案的“重保管、轻利用”现象, 要围绕福利院中心建设工作, 运用信息技术构建人事档案管理信息库。尽可能地用扫描仪、计算机等现代电子设备, 将档案转变成图文、声像等资料, 逐步推进干部档案管理的科学化、现代化, 有效的为单位发展提供支撑。

(二) 加强高素质的档案管理队伍建设

首先, 单位领导要重视人事档案工作, 配备“三高”档案员, 即文化高、素质高、专业水平高, 强化岗位责任制, 并投入必要的经费来改善档案室的基础设施。其次, 加强对档案员专业技能、档案安全、职业道德等业务知识培训, 培养发散性思维, 强化责任意识、创新意识。再次, 要注重对档案人才队伍的培养, 对有突出能力的要大胆提拔任用, 让档案工作者看到前途。

总而言之, 干部人事制度的改革, 给档案工作创造了新的机遇。只有抓住时机, 不断提升人事档案管理水平, 促进档案管理科学化, 积极探索档案现代管理模式, 建立干部人事管理工作的长效机制, 才能使人事档案管理工作迈上更高台阶。

摘要：干部人事档案工作在各企事业单位都作为一项基本常规工作, 是人事教育部门的重要工作部分, 记载着干部个人的政治思想道德、工作经历、业务技能、工作业绩等内容, 强化干部人事档案的管理规范化具有重要意义。本文以南京市点将台社会福利院的干部档案整理工作为例, 发现了当前的干部人事档案管理中存在的一些问题, 并以此对如何做好干部人事档案管理工作引发思考以及提出对策。

关键词：干部档案,管理,问题,对策