浅谈干部人事档案整理工作应注意的问题

2022-09-11

高校干部人事档案记载了个人的主要经历、政治面貌、工作情况、品德作风等情况, 对高校选拔任用干部和人才, 起着重要的凭证、依据和参考作用。高校干部人事档案整理工作, 对于保证干部人事档案真实、准确, 提高档案的利用起着重要作用。整理工作要达到的“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求, 以便更好地为组织人事工作服务。结合中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》文件精神, 做好干部人事档案整理工作, 是我们必须认真研究的课题。

一、充分认识干部人事档案整理的重要性

1. 有利于查询和提供利用。

干部人事档案存在最根本的价值在于为组织人事部门提供服务利用, 因此, 档案材料的真实准确尤为重要。通过档案整理工作, 可以时进一步鉴别档案材料的真伪, 将纷繁复杂、杂乱无章的档案材料, 进行梳理、排序、编目, 进而形成条理规范、精练实用的案卷。为组织和人事部门的利用, 创造了方便条件。

2. 便于发现问题及时补充档案材料。

按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等文件的要求, 应及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的正式材料收集归档, 不断充实档案内容。但由于个人档案意识薄弱, 相关工作人员的责任心不强, 致使有些档案, 材料不全、缺失, 有的档案材料未能及时上交。通过档案整理, 可以发现干部人事档案材料中存在的问题, 及时整改, 从而保证干部人事档案材料的完整。

3. 有利于提高干部人事档案管理人员的政治业务素质。

干部人事档案整理工作是一个技术性、专业性较强的工作, 需要具有丰富的干部人事档案专业知识, 具有较高的政治觉悟, 耐心细致的意志品质。在档案整理工作中, 要认真综合分析每份档案材料, 把握每一个人的成长经历, 科学地进行分类、排序, 准确填写目录, 每一个环节的疏忽, 都会影响档案的提供利用。这必将促使档案管理人员不断丰富档案专业知识, 增强事业心和责任感, 不断勇于创新, 锐意进取。

二、科学鉴别, 保证干部人事档案材料的完整、真实、准确

1. 确定档案材料是否是专属于某一个人。

随着国家教育事的飞速发展, 各高校规模迅速扩大, 许多高校教职工已达到几千人。重名现象较多, 以我校为例, 教职工3000多人, 同名同姓的达到50多人, 甚至出现四个人都叫一个姓名的现象。这给干部人事档案材料的归档造成了很大麻烦。如何确定档案材料是专属于某一个人, 主要有以下几种办法:一是依据出生年月、性别等自然情况来鉴别;二是依据工作部门来鉴别;三是依据材料内容来鉴别。依据以上办法, 基本上可以鉴别出同名同姓的档案材料的归属。但也有特殊情况, 由于有些归档材料自然情况项目少, 只能结合档案已有材料, 多种办法综合运用, 具体分析, 才能更好地区分重名的归档材料。

2. 鉴别归档材料是否完整。

由于各种原因, 可能导致归档材料缺失或不完整, 整理归档材料时应特别引起重视, 鉴别归档材料是否完整的主要方法:一是倒推法, 就是从归档材料离现在最近的时间往回推, 来发现归档材料是否完整。例如:职称材料, 是正高职, 就应该有副高、讲师、初级材料;学历材料, 是博士研究生, 就应该有硕士、本 (专) 科生材料;干部任免材料, 是正处级, 一般就应该有副处级、正、副科材料。二是根据材料的完整性来推导。是党员, 就应有入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料;普通硕士、博士, 就应有相应的报考登记表、成绩单、毕业登记表、授予学位材料。三是根据记载来推导。根据干部履历表的记载, 查找是否具有相应材料。只有保证档案材料完整, 才能更好地为档案提供利用创造条件。

3. 鉴别归档材料是否真实有效, 保证干部人事档案的准确真实。

归档材料的真实性是归档材料的生命, 只有归档材料真实, 才能保证干部人事档案的质量, 才能起到选拔干部、人才的凭证、依据和参考作用。鉴别归档材料是否真实, 一是看材料是否出自相关部门, 是否文字清楚、所批对象明确, 内容是否符合客观实际。二是看归档材料有无涂改, 信息是否与实际相符。三是看归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间等自然情况与档案记载是否一致。

三、准确分类、排序, 保证干部人事档案的规范

1. 认真分析, 搞好交叉材料的分类。

《干部档案整理工作细则》规定了干部人事档案材料分十大类, 对每一类材料都有较为详细的说明, 但具体工作中, 较为复杂的交叉材料的分类仍是难题。必须坚持按材料性质、材料内容、同一标准这些原则来区分归档材料的分类。

例如:学生登记表应确定为学历材料, 归为“四类一”, 干部任免考察材料应确定为干部任免材料, 归为“九类二”。

2. 科学排序, 便于利用。

材料的排序应根据材料的形成时间、材料内容按内容完整、层次分明, 利于保管, 便于利用的原则来进行。主要有时间序、纲目序、问题序、同项并列序等, 应相互结合, 科学运用。例如第四类第一小类学历材料, 如果完全按“时间序”来进行排列, 就会出现“高考报考材料——高中毕业材料——本专科学习材料——硕士报考材料——本专科毕业材料——硕士学习材料——博士报考材料——硕士毕业材料”的相互交叉。应改为“高中毕业材料——高考报考材料——本专科材料——硕士报考材料——硕士毕业材料——博士报考材料”, 以保证高中、本专科、硕士、博士学习材料的完整。

四、规范装订, 保证干部人事档案的美观实用

1. 注意新旧装订办法差异。

原干部人事档案材料和目录采用16开纸型 (260x184mm) 。材料左边应留有25mm的装订边。16开纸型的干部人事档案材料和目录按照靠四边对齐的方式在左侧打3孔装订, 中间孔距上、下孔 (从孔中心算起) 83mm, 上、下孔距边沿均为54mm, 孔中心距左边沿15mm。卷皮的总长度为274 mm。

新干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型 (297x210mm) 。材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订, 中间孔距上、下孔 (从孔中心算起) 83mm, 下孔距材料底边54mm, 孔中心距左边沿12mm, 孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料, 不需要重新打孔和裱糊。卷皮的总长度为310 mm。

旧装订办法 (16开纸型) 材料上、下孔中心距材料边沿均为47mm, 材料上、下边距卷皮7mm;新装订办法 (A4纸型) 材料下孔中心距材料边沿为54mm (材料底边, 也是卷皮底边) 。上孔中心距材料上边为77mm。而材料上边距卷皮13mm。新旧装订办法孔中心距左边沿相差3mm。