论新时期学籍档案管理工作

2022-12-26

学籍档案是高校档案的重要组成部分, 是学生从入学到毕业离校期间形成的大量具有参考利用价值的原始材料, 既是学生走向社会的“实力凭证”, 又是用人单位选拔优秀人才的重要依据;既是高校办学水平、学习风气和教学效果的直接反映, 又是高校领导和教学管理部门提高办学水平、教育教学质量进行科学决策的重要参考依据;既是高校服务社会、打击假证泛滥、净化社会风气的重要途径, 又是展示学校形象, 促进社会了解高校的窗口。在高校教育体制改革的深入、高等教育大众化、社会利用需求的不断增加的新时期, 科学、有效地管理学籍档案, 是对学校、社会和个人, 都具有十分重要的意义。

1 新时期学籍档案管理工作特点

1.1 教育教学改革深入开展, 学籍档案变化多端

(1) 学籍档案范围扩大。

各类试点班、校内外联合办学等多种形式的辅修、双学位的开展, 无不扩大了学籍档案中的范围。学生创新活动等课外活动的蓬勃兴起和对学生学习与创新奖励加强, 学籍档案中相应地要增加学生创新情况包括学生创新获奖情况和创新学分取得情况及各种学习奖励情况的记录, 大大丰富了学籍档案的内容。

(2) 学籍档案来源更加分散。

高等学校学籍档案是高等学校对学生在校期间各种动态过程进行管理而形成的原始记载, 它来源于学校不同的职能部门和教学单位, 是对各种材料的整理和综合。现阶段, 学生跨校 (院系) 参加辅修、双学位学习, 自主选课、选教师、选课堂以及免修 (免予跟班听课) 和重修, 打破了原来的学校、院系以及行政班级的界限, 使原本就分散的学籍档案更加分散, 甚至涉及到国际、校际间档案的收集问题。

(3) 学籍档案形成周期更加复杂。

学籍档案随教学计划进展而形, 伴学生学习步骤而成, 随着学生在校学习进程的不断发展不断地补充和完善。随着教育教学改革的深入, 课程、教学计划、教学组织形式、考试、成绩管理、学籍管理等都有相应的变革, 学生可以申请提前毕业或延长学制, 可以申请停学创业, 可以申请免修课程, 可以申请学分认定, 可以在主修专业毕业后继续修读辅修、双学位专业等等自主选择修业时间和修业方式的变化, 使学籍档案原本的周期性更加复杂多样。

1.2 社会需求日益加大, 学籍档案利用需求多元化

(1) 利用的主体范围扩大化。

学生, 用人单位, 国内外高校、中介机构以及验证机构等利用率越来越高的同时, 国家教育行政主管部门、高校相关管理部门、学生辅导员、班主任等对学籍档案也日益关注。

(2) 利用需求质量要求越来越高。

对学籍档案的需求不仅数量在加大, 也要求质量上要内容全面、综合, 如学习方面, 不仅要求成绩证明, 好要求提供G P A (平均学分绩点) 和成绩专业排名的证明、专业教学计划、课程内容、在校课程学习方式等方面的证明;思想道德方面, 不仅有奖励处分方面的证明, 好要求思想品德鉴定、诚信记录、社会实践活动的证明。

除了在利用的内容上需求面更宽更深入外, 在利用方式上要求更快捷、方便外, 适应社会经济发展和国际协作的要求, 需要提供面向国际的快捷的服务。

1.3 计算机和网络技术高速发展, 学籍档案管理现代化势在必行

2001年, 教育部开始对普通高校、成人高校及自学考试的学历证书、毕业文凭实行电子注册, 建立全国统一的学历档案信息库。2005年, 教育部学籍学历管理平台正式开通, 这些, 为高校提升学籍档案管理工作提供了突破口, 也提出了新的挑战。要求高校适应网络和计算机技术的高速发展, 改变传统的学籍管理和学籍档案管理模式, 提升管理方法、手段。学籍管理手段的改革, 产生了招生、学籍注册、学历学位注册等电子档案, 学籍档案的载体形式多样化, 对档案管理的物理上的安全及有效性、完整性的保护以及检测维护等提出更高的要求。

2 新时期学籍档案管理工作的实践

2.1 更新观念是先导

(1) 树立学习研究的观念。

学籍档案管理工作具有政治性、知识性、技术性的特点, 要提高档案管理质量, 必须加强学习研究。首先要加强政治思想修养, 用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表思想武装头脑, 增强服务意识, 培养爱岗敬业, 吃苦耐劳, 依法治档的精神。二是加强专业知识学习, 提高档案管理的知识和技能, 确保档案基础业务工作的制度化、规范化、标准化。三要学习计算机、外语等相关科学知识, 提高现代管理技能, 满足档案管理信息化、国际化的需求。四要研究学籍管理, 熟悉学籍管理规定, 熟悉学籍档案的形成过程, 结合学校学籍管理工作, 研究学籍档案的来源、形成、内容、形式等特征, 以做好学籍档案的收集、整理、保管、统计分析和利用工作。

(2) 树立依法治档的观念。

首先要注重档案材料本身的合法性, 如学生的处分材料, 不能只留存一份处分决定书, 要依据《普通高等学校学生管理规定》, 收集保存原始的违纪材料、人证物证、学生陈述、申诉等材料。第二要注意程序的合法性, 如在档案利用中, 对于在校生, 学生可以通过自己的个人帐户和密码查询自己的个人档案, 而不能查询他人的档案信息, 对于毕业生, 也要出示证明材料后才能查询利用, 保护学生的隐私权。第三是重视档案证明的法律效力, 档案管理人员要坚守学籍档案管理纪律, 坚决杜绝出具虚假成绩、学籍学历、荣誉证明和篡改档案等现象, 保证学籍档案的真实性和严肃性。

(3) 树立开发利用的观念。

充分利用学籍档案是学籍档案管理的最终目标, 也是学籍档案的价值所在。树立开发利用的观念, 首先要有良好的服务态度、高度的责任感和群众观念, 变被动服务为主动服务, 时时为利用者着想, 处处为利用者创造方便条件。还要有服务的意识, 深入一线, 分析客户类群和各类型客户的需求, 在档案形成前, 做好计划, 明确收集要求, 在档案形成过程中, 做好数据的统计, 在档案形成后, 做好编研和分析工作。如做好高校的招生、学习、就业状况分析, 为国家教育行政主管部门、高校管理决策提供依据, 为本科教学工作水平评估评估提供支撑和证明材料;提供学生中学学习状况、家庭情况和综合表现, 为教师、辅导员、班主任充分了解学生情况, 做好教学、思想教育工作服务;作好学生学科成绩分析, 为教务部门了解学生学习状况、初步分析教师教学情况提供参考。

2.2 完善制度是保障

学籍档案管理不仅仅是对学籍档案本身这些材料的保管, 更重要的是对学籍档案收集、整理、保管、开发利用的过程的管理, 只有完善的管理制度才能确保各环节的衔接和协调, 保证学籍档案管理高质量地进行。

(1) 明确职责。

学籍档案来源分散, 涉及到的管理人员很多, 要保证学籍档案的完整性、真实性, 必须要明确档案形成过程中涉及到的各个环节、部门的相关人员的职责, 实行学籍档案交接签收制度和第一责任人制度, 实行专人负责制和相互监督制度,

(2) 明确奖惩。

建立行之有效的奖惩制度, 对档案管理人员的创新成果进行评估和开发, 对成绩突出的工作人员进行表彰奖励, 调动档案管理人员工作积极性, 激发档案工作人员的创新意识, 增强档案人员对时代的适应性。

(3) 明确标准。

国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》对纸质档案数字化提出了基本要求, 并对档案扫描、图像处理、图像存贮、目录建库、数据挂接、验收、备注等具体操作提出了相应的规定, 高校在制定有关制度时, 应参考这些规范, 统一要求, 统一格式, 以达到归档的规范化。

(4) 严格程序。

严格工作程序, 抓好重要环节。一是严格收集管理。实行新生入学资格审查制度、学生成绩登记三级审核制度、学历学位证书发放二级审核制度, 保证材料的收集完整真实。二是科学组卷以先进的管理思想为指导, 充分利用现代信息技术, 编制多种类型的检索工具, 既保证文件材料的历史联系, 又方便查询和利用。

2.3 开发利用是关键

(1) 扩大利用范围。

一方面是扩大内容范围, 充分挖掘档案信息资源, 大力加强编研工作。从分散、杂乱的原始材料, 提炼出有利用价值的信息。发掘学校特色, 建设学生奖励专项档案, 建设大学生创新基金 (S R F) 、七校联合办学等特色档案, 为充分发挥学籍档案宣传教育、激励等价值做准备。

一方面是扩大用户范围。做好宣传教育, 使更多的人了解学籍档案, 学会使用学籍档案。通过开放档案馆等开展多种形式的档案知识宣传教育, 展示学籍档案的魅力;通过开设通视教育选修课程, 增加学生了解学籍档案了解, 重视学籍档案, 会用学籍档案, 在进入社会后能宣传学籍档案。同时, 明确学籍档案服务的对象、内容、程序、要求等, 提供方便快捷的服务咨询, 吸引更多的人来利用学籍档案。

(2) 提高利用效率。

提高利用效率, 首先要建立完善的查询系统和科学的检索体系, 从不同的角度、不同方位、快速准确地把档案信息展现给利用者。其次是实现学籍档案管理信息化, 以校园网络建设为依托, 实现网络资源的结合和各部门人力资源的结合。有效地利用教育部学籍学历管理系统和学籍学历管理平台, 结合学校教务综合管理系统和行政办公自动化系统, 作为学校学籍档案管理信息系统的支撑点, 为学籍档案管理信息系统提供准确的数据基础和运行平台。利用现代化技术, 必须高度重视网络安全工作, 通过设置出口、传输、使用防火墙, 安全代理, 权限限制等技术手段, 防止泄密、数据丢失, 确保网络信息的安全、准确。

(3) 严肃利用纪律。

学籍档案有一定的准确性、唯一性和严肃性。对于学籍档案的利用不是无限制的, 一定要坚守学籍档案管理纪律, 注意保护学生的个人隐私, 对于在校生, 学生可以通过自己的个人帐户和密码查询自己的个人档案, 而不能查询他人的档案信息。对于毕业生, 实行专人负责制和相互监督制度, 学籍管理部门和档案管理部门双重审核, 专人负责, 特别是在学历查询和学生成绩查询证明方面, 必须由档案管理部门出具负责人签字盖章的证明后, 经学籍管理部门审核确认方为有效。坚决杜绝出具虚假成绩、学籍学历、荣誉证明和篡改档案等现象, 切实保证学籍档案的真实性和严肃性。从而为教学科研提供准确的依据, 为用人单位提供真实的参考, 为社会营造公平的竞争氛围, 为高校树立良好的社会形象。

摘要：学籍档案是学生学习过程的原始记录, 对学校、社会和个人, 都具有十分重要的意义, 新时期学籍档案管理有其新的特点, 面临新的问题, 本文从转变观念、完善制度、开发利用三个方面出发, 详细介绍了新时期从事学籍档案管理工作的实践。

关键词：学籍档案,管理