学籍档案管理办法

学籍档案管理办法（精选8篇）

篇1：学籍档案管理办法

建立电子学籍档案 改进技校学籍管理

学籍指学生录取后，按规定的时间报到注册并经过入学资格复核后取得的合法资格，学籍信息库是广州白云工商技师学院信息分析的基础数据来源。技校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括学生入学资格审核、报到注册、课程操行成绩考核、学籍异动处理、毕业资格审查、学历证书办理等，关系到学生学习资格、学习状态及学习成果的认定，是广州白云工商技师学院学生管理工作的一项重要内容。

一、学籍管理工作的发展

传统的学籍管理工作依靠手工填写纸质文档。庞大的学生学籍资料收集、整理及分类分析会使学籍管理工作者难以招架，学籍管理人员很难保证在资料整理和统计分析中万无一失。随着教学班级和学生人数不断扩大，学校设置的专业门类、课程科目随社会的需求逐年调整，传统的学籍管理手段已不能适应日益发展的学校教育的需要。落后的学籍管理手段成为推动教学管理改革、提高教学管理效率的一大障碍。

近年来，技工学校学籍管理工作领域进行了改革，主要体现在两个方面：

第一，实行学籍电子注册。学籍电子注册是运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、市、学校四级管理，是传统学籍管理工作在新形势下的发展。2007年11月15-16日，原劳动保障部培训就业司组织召开了技工院校电子注册与统计软件使用研讨会，提出“劳动保障部门对其管理的技工学校实行电子注册”的要求，并统筹做好技工学校学生电子注册工作，组织开发了《全国技工院校电子注册和统计信息管理系统软件》，并投入使用。统一使用技校管理软件对于规范全国技工院校学籍管理、及时掌握技工院校数据信息具有重要的作用，确保了全国技校相应数据能够全面、及时、准确地汇总。

第二，实行学籍和学历统一管理。2008年起，广州市人力资源与社会保障局要求各市属技校的学籍管理部门利用广州市学籍学历管理系统对当年录取的新生进行网上数据核准工作，各市属技工院校必须登录广州市学籍学历管理系统，将核对无误的学籍信息上传，经市职业技术教研室、市人力资源与社会保障局两级审核通过后，才算完成新生的学籍注册。学籍学历管理系统对规范技校的学籍管理起到了监督检查的作用。只有学籍管理工作做到准确无误，才能确保学历证书的准确性，从而减少学历证书办理过程的重复劳动以及在重复劳动中可能出现的纰漏，以维护学历证书的权威性。

二、技校学籍管理存在的问题

随着国家对技工院校的政策支持和鼓励，技校办学规模的扩大，自2005年以来，各技工院校学生人数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到了很多新的问题和挑战，工作量增加、工作难度变大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。现阶段技校学籍管理急需解决以下几个问题。

（一）学籍管理工作不规范

大部分技校学籍管理工作依靠学籍管理人员个人处理，缺乏指导和培训。学籍管理制度不完善，加上技校学生流动性大，且各校对学籍管理人员的工作待遇及激励措施不得力，影响了工作积极性和主观能动性，导致异动处理不够严谨、统计信息不够及时等。此外，对班主任、辅导员的指导和监督力度不够，导致新生入学时学生信息收集不及时、不全面。

（二）学籍管理手段落后

没有应用与上级主管部门电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复

性劳动繁多，如果校内没有较完善的网络信息平台，就无法实现各班、系与学校的无缝对接，也更谈不上与上级主管部门的两级管理。工作过于集中在学籍管理人员一身，造成准确度不能得到很好的保证。

（三）学籍档案材料信息量少

纸质学籍档案的整理不规范，传递不方便，管理较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。纸质档案记录的信息需人工核对，增加了工作量，且容易产生错误和遗漏。

三、以学籍学历管理系统为基础建立学生动态电子学籍档案

解决上述问题的办法是技工学校以国家人力资源与社会保障部电子注册所要求的内容为导向，以上级部门学籍学历管理系统为蓝本，结合学校自身情况开发校园信息平台，其中必须包含“学籍管理信息系统”子模块。该系统模块应满足以下几个条件：第一，必须达到和全国技工院校电子注册与统计信息管理系统、市学籍学历管理系统数据兼容，减少数据整理的工作量。第二，可以实现学生上网查询与修改功能，建立动态的学生电子学籍档案。第三，应具备班、系、校三级管理功能，实现数据共享，分散工作强度，达到分工明确、集散合理、强化数据精确度。

（一）电子学籍档案的功能

动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为检索查询的入口，通过查询能直接在网络上调阅学生的个人信息及在校表现情况，从而能核实、确认在校学生情况或毕业证书的真伪，便于统计各类学籍信息，保证学籍异动处理的及时性、准确性，提高学籍管理的工作效率。

动态电子学籍档案应具备以下功能：

1、查询在校基本信息、学生课程成绩及操行成绩，以便为学校领导和老师提供所需的各项统计数据。

2、毕业生毕业资格审查及毕业证书查询，以便于对学生毕业资格的审核及对学生毕业证书真假的检验。

3、对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理系统数据的更新维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整，并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交给档案室保管。

（二）电子学籍档案的内容

电子学籍档案应尽可能完整的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学习、体质、纪律等方面的情况和变化过程。学生学籍档案内容有：新生入学登记表、学生学籍表、学生成绩册、在校学生花名册、学生异动情况（插班、休学、复学、退学等）、学生奖惩情况（奖学金、三好学生、优秀干部、先进班级、违纪处分等）。这些信息都应录入或导入到学生电子学籍档案，也是学籍管理信息系统的基本组成部分，是电子注册工作的依据。

三、建立、完善学生动态电子学籍档案

根据学籍档案的内容和所要实现的功能，以学籍学历管理系统的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构。学生基本信息库必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括姓名、性别、身份证号码、电子相片、系、专业、班级、政治面貌、家庭地址、户口性质、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的四个步骤完成学生基本信息库的建立：

1、直接利用第二代身份证阅读器读取新生的电子信息，这样可以免去对学生个人信息的录入工作，大大减少学籍管理人员的工作量。此外，可以从招生部门调取新生的其他信息，进一步完善学生基本信息库。

2、入学后组织学生在校园网上的学籍管理信息系统平台上填写或修改本人的学籍表信息，并导入个人电子相片，确认无误后提交。这样使电子档案更加完整，完成入学初的学生电子档案建设。将电子学籍表输出打印建立纸质学籍册。

3、学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理系统及时处理学籍异动，同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，由班主任负责将学生平时的操行评定及各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理系统与教务部门的学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间的课程成绩与电子学籍档案相连接。

4、学生通过毕业资格审核后，经有关责任人确认无误，将学生的电子学籍档案导出、打印形成文本档案，与学生电子学籍档案数据刻录光盘一同交给学校的档案管理部门。

总而言之，建立和完善动态的学生电子学籍档案是技工学校发展的要求，也是技校学籍管理工作现代化的重要标志。技校学籍管理工作是一项具体、细致、对学生影响深远的工作，还要在实践中不断吸取教训、总结经验，进一步探索可持续改进的好方法。

篇2：学籍档案管理办法

1.重点材料：（1）班级定员花名表。（2）新生花名表。

（3）毕业生花名表。（4）学生变动花名表（休、留、转、退）及证明材料。（5）学籍表。（6）留守儿童、单亲儿童、三类残儿、进城务工随迁子女、学困生等特殊群体花名表、就读证明、转化记录等。（7）综合报表（即0-21周岁学龄人口表）。

2.要求：中小学学籍档案作为重点进行准备，本次评估，每到一个学校，评估组以基础报表为基数，重点查看班级定员表、学生变动统计表等学籍档案，并深入班级进行实地清点人数，逐校计算巩固率。此项工作是评估的重点项目之一，务必做好学籍档案整理和控辍保学工作。（1）数据必须以基础报表为基数，注意与0-21周岁学龄人口数据的关系。（2）学生变动，如转出、转入、休学要有证明、存根和记录，春季分流学生花名册及证明，小学、初中无留级现象。（3）三年的资料必须齐全。（4）辍学学生是指因某种原因离开学校不再上学的学生，不包括转出和休学的学生。对辍学生底数要清，流失原因、时间和去向要有记录。有劝学书并有通过乡镇政府、司法部门做流失生工作的详细档案。要建好后进生转化档案。（5）小学班额不超过45人，初中班额不超过50人，一定要下力解决好班容量过大问题。

篇3：高校学籍档案管理探析

关键词：学籍档案,管理,信息化

高校学籍档案管理是高校教学和学生管理中的一项重要工作。学籍档案涉及新生录取名册、学生成绩单、学生学籍登记表等材料, 它是大学生踏入社会的第一份凭证, 也将伴随每一个高校毕业生的一生。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的资料, 也能为社会提供辨别文凭真假的凭证, 而且影响着高校教育教学和学生管理工作的正常运行。但是, 伴随着高等教育的快速发展, 办学层次的增加、专业数量的增多以及人才培养模式的灵活多样都给学籍管理工作带来了一定的困难和挑战。学籍档案因其原始性、真实性、系统性, 构成了一个庞大的“数据库”, 要想真正做好学籍档案管理工作, 把高校学生在校的“轨迹”条理清晰、完整地记录下来, 并非一件易事。在实际工作中, 高校学籍档案管理工作存在诸多问题亟待解决。探讨高校学籍档案管理工作, 主动适应21世纪高等教育改革的需要, 充分发挥学籍档案信息资源为教学和学生管理工作服务的作用, 已成为高校管理工作中的重要课题。

一、高校应对学籍档案实行科学一体化管理, 为学籍档案管理提供制度保障

高校学籍档案涉及材料门类多, 有“杂”“散”的特点。诸多的学籍档案由各部门提供的材料汇总而成, 通常是由教务处提供学生个人信息、成绩记录, 招生部门提供招生录取名册, 学生处负责学生在校期间的奖、惩情况记录及毕业生就业情况。由于多头管理, 加之各个部门都有自己的管理系统, 不能相互兼容, 造成资源的极大浪费, 不可避免地造成档案工作者重复劳动。

高校学籍档案管理目前普遍存在两个方面的问题:一是缺乏统一的文件归档制度, 容易造成档案文件分散, 从而使一些有价值的档案文件资料丢失或者无从查找;二是学籍档案材料归档时间、归档范围不够明确, 收集的档案材料不够齐全, 鉴别核对、归档整理、保管保密和管理职责等方面的规章制度还不完善。

在学籍档案形成过程中, 由于有关部门职责范围不清, 因此学生在校期间的一些重要情况收集得很不完整, 有的甚至根本没有记录, 使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性, 这不但影响了高校学籍档案的质量, 还给今后的管理带来诸多不便。由于管理制度不完善, 在管理方法上随意性较大, 致使学籍档案材料杂乱, 主要存在以下两种情况。一是时间编排混乱。同一院系的档案材料年度互相穿插, 有的按学生入学年度编排, 有的按学习专业编排, 有的按学生毕业年度编排, 总之没有规范的做法。二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定, 没有按照院系、专业的层级关系组卷, 没有总的案卷目录, 每个案卷没有分目录, 也没有统一编排页码。

因此, 加强对学籍档案管理工作的领导, 实现学籍档案的科学一体化管理是做好学籍档案管理工作的重要保证。校领导和各有关部门领导应重视学籍档案管理工作, 提高建立健全学籍档案管理制度重要性的认识, 统一部署学籍档案管理工作, 使各部门明确归档时间、归档范围, 动员各有关单位将应归档材料及时、完整归档, 以确保学籍档案管理工作的有序性、完整性、准确性和系统性, 避免杂乱无章。档案馆应根据学籍档案材料形成的规律从源头抓起, 完善学籍档案的管理体制, 明确任务, 落实职责, 与形成学籍档案的各职能部门经常沟通, 根据新的情况变化随时收集、补充、整理学籍档案。只有及时将各阶段的学籍材料收集齐全并加以整合, 才能确保学籍档案的完整性。

高校要制定一套完善的学籍档案管理制度。严格制定每项任务的工作程序, 必要时要制作工作流程图, 努力做到档案材料归档率、准确率符合标准, 档案的存放分类清晰, 案卷摆放系统有序。学籍档案管理制度要统一标准, 克服档案材料不规范、各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、转交等各项规章制度。实施科学管理方法, 用制度规范管理工作, 做到有章可循、有据可依、照章办事, 使学籍档案管理进入科学、有序的轨道。

二、重视学籍档案管理队伍建设, 提高其业务能力和业务素质

据笔者所知, 有些学校虽然集中管理档案, 但由于专职人员数量不足、学籍档案不能及时整理归档, 等学生毕业时才集中处理学生档案, 这就造成材料积压、效用降低、学籍档案不能及时提供利用。因此, 学籍档案管理工作应配备充足的专职人员集中管理。在条件不具备的情况下, 应明确数量充足的兼职人员, 规定时段整理档案。学籍档案管理工作专业性较强, 有其自身的特点和方法, 专人管理有利于精力充沛地搞好学籍档案的收集、整理、保管、提供利用等工作。同时, 集中管理学生档案, 有利于合理安排档案工作经费, 便于使用先进技术手段对学籍档案进行科学管理, 使学籍档案管理工作真正做到集中、规范、高效, 充分发挥它在选拔、发现人才方面的重要作用。

学籍档案管理工作要求管理人员必须具备档案管理专业知识。因此, 高校应不断提高管理人员的素质, 促进学籍管理工作的创新。建立健全继续教育机制, 根据知识层次、专业特点的不同, 采取多层次、多渠道、多形式的继续教育方式, 不断加强高校学籍档案管理人员现代管理科学理论和业务理论知识的学习, 努力提高管理人员的思想政治素质和业务水平, 以观念创新带动学籍档案管理工作创新。

学籍档案管理工作很繁杂, 涉及大量原始资料的积累、处理、调阅、咨询、检索, 高校要培养学籍档案管理人员严谨的工作作风、强烈的事业心、高度的责任感、满腔的工作热情。对各种原始资料的积累, 要力求及时、完整、真实和规范, 特别是学籍变动的情况, 要做到记载全面真实、无差错, 原始数据的处理要准确无误;对学籍档案材料的调阅和查询, 要做到热情、及时, 努力提高检索速度和查准率。

学籍档案管理工作的业务性很强, 高校主管部门要促使学籍档案管理人员了解国家有关政策和学校的规章制度, 熟悉学籍档案管理工作的整个流程, 熟练计算机与网络操作技术, 过好业务关。能够准确依据国家政策和学校规章制度, 运用科学的方法来研究、分析学籍档案管理工作的特点和规律, 解决工作中的实际问题, 妥善处理各种矛盾;能够理清工作思路, 高效无误地处理好各种繁杂的学籍档案管理工作;准确快速地处理学籍档案管理工作, 为学校管理人员、广大师生及用人单位提供方便的学籍数据查询服务。

高校学籍档案管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作, 有管理和服务的双重职能, 从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动, 还要有崇高的敬业精神和强烈的责任心, 以及务实的工作作风和较强的综合能力。高校应高度重视这支队伍的建设, 加强思想政治素质及业务素质培养, 营造良好的工作环境, 以稳定教学秩序、保障教学质量。

三、高校学籍档案管理应增强信息化意识, 向信息化方向发展, 提高学籍档案管理工作的质量和效率

教育部在《2003-2007年教育振兴行动计划》中明确提出, 为适应社会信息化发展的需要, 要逐步建立高等学校招生、新生注册、学生管理、颁发学历证书、毕业生就业一体化信息管理系统, 规范高等学校学籍学历管理信息标准, 通过建立规范的“高等学校学籍学历管理信息库”, 采集在校学生学籍管理信息, 实现从新生入学、注册收费、成绩记载、学籍变动、奖励处分、毕业审核、证书发放等方面的网络化管理。积极探索学籍信息数字化管理手段、设法提高管理效率成为高等学校学籍档案管理改革的重要手段。

目前, 高校学籍档案管理信息化相对落后, 管理系统利用率低, 学籍档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段普遍落后, 满足不了高校发展和利用的需要。尽管不少高校很早就提出建设信息化档案馆, 但在现实中仍普遍存在不能有效整合学校各部门的档案信息资源, 没有真正对档案信息进行深加工, 更没有从中分析整理出有规律性、结论性数据资料来为教学管理、领导决策等提供服务。高校普遍存在精通档案信息化建设人才奇缺的问题, 现有的学籍档案管理人员常常满足于登记、收藏、保管等一般性管理工作, 而对实施高端的信息化管理却是无暇或无力顾及。

高校是否具有信息意识是高校学籍档案管理工作能否实现信息化的前提条件, 这种信息意识主要包括档案资源的数字化意识、信息服务的网络化意识、信息管理的标准化意识。高校应不断加大投入, 采取有效措施向信息化方向发展, 以提高学籍档案管理工作的质量和效率。

第一, 抓好多媒体数据库研究。近年, 高校学籍档案管理馆 (室) 花费大量人力、物力进行机读档案目录库和机读档案信息全文库建设。信息资源大多采用扫描或用键盘逐字录入的方式进行, 但是这种方式并不适合于动态的图像、声音等形式存在的学籍档案信息。全文管理、多媒体信息技术的出现为纸质档案、声像档案的计算机综合管理带来方便。从目前多媒体技术的发展水平和学籍档案管理部门数据库建设的情况看, 研制多媒体数据库应注意两个问题。一是包容性。传统的数据库系统和多媒体数据库系统具有不同的体系结构, 二者之间不能进行简单的转换。因此, 多媒体数据库系统的选用要保证具有一定的包容性, 能保证传统数据库的有效性、准确性, 并能通过一定的手段达到相互间的共享。二是目录结构相对一致。声像档案与一般的纸质档案在形式上是不尽相同的。因此, 在表达内容方面需要做大量的分析、研究和归纳工作, 确保目录结构具有相对一致性, 使建立的综合性目录数据库有利于对各种类型的数据的综合管理和查询。

第二, 构建一个稳定的网络环境, 加强系统的硬件设施建设, 并进行集中管理, 以保证系统网络运行稳定和数据的安全性。学校系统信息管理员应及时对各教务岗位的需求进行反馈, 并及时做好系统更新, 最大限度地满足各教务岗位的信息化要求。随着各高校校园网的建设和完善, 提高信息的处理速度和工作效率、促进学籍档案管理现代化势在必行。因此, 要统筹布局, 注意档案管理系统与各部门学籍管理系统的接口工作, 建立统一的操作平台, 使学籍档案管理由原来的分散式手工管理模式转向网络化的集中式系统管理模式。要整合电子档案管理业务流程, 强调学籍电子档案的背景, 要求学籍电子档案提供单位负责其原始性、可靠性、完整性。要把学籍电子档案的提供和利用作为基点, 进行加密与利用权限的授予, 并确保远程利用的安全, 真正实现档案信息开放与融通的社会化、远程化。

第三, 强化标准研究和应用。建立计算机学籍档案管理网络涉及许多因素, 标准化是不可缺少的组成部分, 否则, 计算机软件难以统一, 信息难以实现共享。建立计算机学籍档案管理网络要求使用包括高速传输、宽带交换、网络管理和传输监控等大量现代化通信技术, 要求有高度统一的通信规程、技术规范和信息格式。信息标准化主要包括三个方面:信息本身的规范化、信息处理界面的标准化和网络体系结构的标准化。这三个方面有些已被实践证明的成熟技术可以结合实际加以使用, 但仍有许多问题需要我们去研究、探索, 如学籍档案业务处理的规范化、档案数据库设计的规范化、软硬件设备配置的规范化等。

参考文献

[1]陈东海.高校学籍档案管理浅议[J].商丘师范学院学报, 2005, (3) .

[2]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报, 2007, (6) .

篇4：学籍档案管理办法

关键词：高校；档案管理系统；学籍档案；管理模式

前言：为了提升学生档案的管理水平，高校先后建立了档案管理系统，对数量庞大以及形式多样的信息进行统一管理。管理系统建立以后，学籍档案的管理模式逐渐发生改变，传统的手工式管理方法逐渐向着信息化管理方向转变，不仅减轻了管理人员的工作量，同时也极大方便了使用者。

一、档案管理系统及学籍档案概述

（一）档案管理系统概述

为了解决档案管理中效率低、工作强度大的问题，各个高校先后建立了档案管理系统，该系统的基础为计算机技术以及数字化技术，将所有档案信息收集起来，然后把这些信息分类，对档案信息进行统一管理。系统中还应用了信息检索技术，使用者可以根据需要搜索关键词，得到自己想要的信息。总而言之该系统的功能非常全面，使用起来很方便，对于提升档案管理水平具有重要意义[1]。

（二）学籍档案的特点分析

首先，学籍档案数量庞大，随着高校建设规模的扩大，再加上扩招政策的实施，高校每年需要接收和管理的学籍档案数量逐渐增多，数量庞大是学籍档案管理中的一个重要问题，传统手工式的管理模式显然已经不能满足实际需要；其次，学籍档案的来源非常分散，由于学籍档案是在各类教学活动中形成的，因此不是由一个部门提供，而是由很多个部门共同提供材料，这些材料汇总以后才能形成学籍档案，来源分散的特征为管理带来了很大难度，如果各个部门不能相互协调，就有可能进行重复劳动，造成资源浪费；第三，学籍档案信息包含的内容复杂，不仅包括了姓名、性别以及家庭住址等个人信息，同时也包括求学期间的成绩、学分以及毕业论文信息等；第四，由于信息来源不同，存储信息形式也不一样，因此对这些信息进行统一管理存在很大难度；最后，学籍档案信息时间跨越度较大，为了保证学籍档案的精准度，一般将学生入学年份，即“界”作为区分[2]。

二、基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式

（一）模板的设计与管理

为了对不同来源的学籍信息进行统一管理，首先要在系统中设计统一的管理模板，模板要做到内容简洁、信息全面，能够准确的反应出每名学生的信息。为了避免信息量过大影响系统运行，模板中所选择的字段要反映学生的关键信息，统一字体、字号，并且为每名学生编写一个独立编码；其次是将模板打印出来，这些信息不仅要保留在档案管理系统中，同时还要保留在纸质版档案中，保证这两种存储形式所存储的信息一致。

（二）数据的导入与管理

一般情况下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息输入的过程中就越容易出现错误，最初管理系统还不完善的时候，最常使用的就是人工输入法，工作人员工作量非常大，信息的错误率较高。档案管理系统完善以后，工作人员直接使用数据导入功能，将教务系统里的学籍信息直接导出来，形成统一的格式，选取自己需要的字段，然后将这些字段直接导入到管理系统中，再利用系统的数据处理功能将这些字段转换到档案表中。

（三）数据的查询和统计

使用档案管理系统对学籍档案进行统一管理，不仅能够提升档案的管理效率，同时还极大的方便了查询和统计，有效提升档案资源利用率。首先，使用者可以根据录入字段的设置在所需要的字段中选择关键词，这样就可以迅速在系统中搜索到自己需要的信息；其次，该系统还具备统计功能，使用者可以根据自己的需要统计档案表中的某一项数据，系统会自动计算，出示统计结果，包括系统中的总记录数、也包括所有文件的数目以及文件的总页数等[3]。

（四）学籍档案管理模式的利用

新的学籍档案管理模式在构建过程中应该将重点放在如何开发和利用上，具体有以下几点注意事项：首先，高校要根据自身管理特征制定更加合理的管理标准，明确保密信息与开放信息之间的界限，一些信息可以实现共享，但是一些信息属于保密信息，除了学生自身以及学籍档案管理者以外，其他人不允许查看各使用。如果出于特殊原因，其他人员需要查看或者使用这些信息（例如用人单位要了解学生详细信息），则需要经过特殊验证，要求管理者能把握好这个度，即保证学生个人信息不被随意泄露，同时保证这些信息被有效利用；其次，学籍档案管理过程中要将数字化的优势充分发挥出来，将纸质档案中的特有信息数字化，完善电子信息数据库，减少纸质材料的翻阅次数，保护纸质资料的同时，也大大提升了信息查找效率；最后，根据学生以及所有使用者的需要，对学籍信息进行深层次加工，开发出一些专题检索，将这些信息应用到新领域。例如，可以将建校以来各个专业的招生人数以及就业情况进行统计，根据统计结果反应学校的发展状况。

三、结语

随着高校档案管理系统的建设和完善，学生学籍档案管理模式发生重大改变，管理的信息化、自动化水平不断提升，管理人员的工作强度大大降低，档案信息的利用率逐渐增加。各个高校应该加强信息化管理模式的开发和利用，有效应用档案管理系统，提升学籍档案信息管理水平。

【参考文献】

[1]林志生.高校学籍档案与校友资源管理系统的开发研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界，2011，11（13）15：46-47

篇5：学生学籍档案管理制度

为进一步规范我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我校实际情况，特制定本规定。

一、学生个人档案管理

（一）管理制度

1、学生个人档案的建立。学生个人档案必须按专业、分班级放入专门档案柜中归类管理。

2、档案内容坚持实事求是的原则。档案内容必须确保统计数字的准确，要如实记录学生就读期间的整个成长过程。

3、档案安全日常管理。管理人员要经常做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠，档案处严禁烟火，不准存放易燃易爆物品和食物。

4、专柜保存档案资料，并采取防范措施，避免丢失。

5、档案借阅一般情况只准在档案室内查阅，如需借出，需经领导批准。

6、相关部门应积极配合各种材料的及时收集。

（二）、归档范围

1、学生基本信息（包括学生家庭情况，学习经历，党团关系等）；

2、学前教育（含军训）、社会实践活动等方面的考核及相关心得和总结；

3、学生各科成绩登记（含操行评定）；

4、外出实习的鉴定及总结；

5、班委及学生会工作，参加各种文体活动的情况；

6、奖励或处分材料；

（三）、归档材料的收集

1．新生班班主任收集材料

新生入学后，在学前教育期间，新生班主任应须如实填写《学生基本信息表》、组织学生认真总结并写学前教育心得（字数不少于400），于学生外出实习前一并交教务处。

2、驻厂教师收集材料

学生外出实习期间，驻厂教师应每月底向教务处上报流失学生名单；学生实习结束前一周向教务处上报返校就读学生名单；如实记录学生的实习情况，完善《学生外出实习鉴定表》，实习结束后交教务处。

3、教学班班主任收集材料

（1）外出学生实习总结；

（2）社会实践活动材料及总结；

（3）获奖材料的复印件、操行评定结果、（4）班委名单及工作安排；

(5).《新增及流失学生情况登记表》；

4、团委收集的材料

（1）参加各种文体活动学生名单及获奖情况；

（2）学生会成员名单及工作安排；

（3）好人好事等先进事迹；

5、政教处收集的材料

处分文件及登记表

6．教务处收集的材料

（1）学生平时成绩、学期成绩及补考成绩；

（2）专业技能的考核、技能竞赛活动材料及获奖证书复印件；

（3）新生学籍登记表

（4）学生转学、转专业、休学、复学、退学等学籍变动登记表

（5）学籍管理条例的各种文件

（6）学生毕业证书的印刷编号登记表

以上（3）----（6）由赵飞老师提供。

二、学籍号的编制

新生入学分班后编列学籍号，学生学籍号由教务处统一编制，学籍号由12位数字组成。第一、二、三、四位专业代码前四位；第五、六位为学生入学年份代码，取年份后两位；

七、八位为入学月份；第九、十位为班级代码，第十一、十二位为顺序编码。）

三、毕业证的办理及发放

（一）学生应具备的条件

学生在学习期间，必须具备以下所有条件，方可办理由教育主管部门验印、颁发的毕业证书：

（1）具有学籍，学生个人档案健全；

（2）学完教学计划规定的全部课程（文化课、专业课等），成绩应

全部合格；

（3）按学校要求顶岗实习，实习成绩合格；

(4）操勤评定合格；

(5）交清学校费用；

（二）办理程序

由教务处学籍管理员提供毕业学生名单，交学生个人档案管理人员审核是否符合办理条件，最后经校长签字后方可办理。

（三）毕业证的发放

1、建立毕业生信息登记表；

2、建立毕业证发放台帐；

3、由财务处核实学校各项费用是否交清，经校长签字同意方可发放。

鲁甸县职中教务处

篇6：浅谈学籍档案的管理

摘 要：学籍档案是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教育督导评估必不可少的资料。本文就学籍档案管理现状分析及如何做好学籍档案管理工作谈些看法。

关键词：学籍档案；档案管理；信息化

学籍档案是学生从入校到毕业全部学习情况的真实记录，伴随着人才流动领域的不断扩大，学籍档案的利用率越来越高。档案管理工作是衡量中职学校教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案管理工作更是中职学校档案管理的重要组成部分。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范中职学校的教学秩序、提高教育教学质量有着巨大的促进作用。本文围绕中职学校的学籍档案管理现状，对目前如何加强中职学校学籍档案管理工作进行探讨。建立系统完整的中职学生学籍档案

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的记录，是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存与利用价值的文件和电子材料。

中职学校学籍档案主要包括：

⒈招生计划、新生花名册等；该部分档案资料需规范填写且准确误，尤其是新生花名册的填写应先由学生本人填写后，由学生处负责核对，学生姓名有同音不同字的现象时，要与身份证、户口本等资料填写一致，以免给日后技能证及毕业证发放造成不必要的麻烦。

⒉在校学生花名册，新生登记表，学生学籍表、考试成绩表，学生学籍变更（休学、转学、退学等）的材料；该部分档案资料平时由各教学班负责落实填写，学期末学生处核对无误后再交档案部门保管。

⒊学生职业技能培训参训情况和所获证书统计。

⒋各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；该部分档案资料应包括社会实践活动材料及总结。

⒌学生奖惩材料：获奖、评优。

⒍毕业证书办理和发放。中职学校学籍档案管理存在的主要问题

随着社会发展对技能人才需求的多样化，中职学校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息，同时，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，而形成一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来：

多头管理造成的档案材料不统一。学籍档案的内容复杂，数量繁多，填写时间长，在学籍档案形成过程中，往往是多个部门参与填写，由于各种原因很容易造成档案不全，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和统一性，造成后期核对困难。

管理制度不完。现行职校学籍档案管理部门归口不一，各行其是。档案室、学生处、教务处、招生就业处都有可能是学生档案的管理部门。可以说除档案室之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是“附属品”，都无专人负责。

经费投入不足。由于中职大规模的扩招，投入在学籍档案管理上的经费往往不足，档案部门在协调与其他部门关系、建立统一的管理平台上显得力量薄弱，使档案管理工作处于被动局面，无法更新设备，精通档案信息化建设的人才更是奇缺，这是制约学籍档案管理信息化进展的瓶颈。加强学籍档案管理的途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面入手：

1、加强学籍档案管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校领导应提高对建立健全学籍档案工作重要性的认识，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。

2、加强学籍档案管理人员自身建设，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实性、规范性等特点，学籍档案管理人员要有严谨的工作作风，积极主动的与各部门做好沟通，加深对专业知识的学习，工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化工具，提高办事效率。

3、推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。

中职学校学籍档案管理信息化建设的基本要求：①硬件设备的准备：计算机、扫描仪、打印机、复印机等；②档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；③做好病毒及黑客的多层次防护；④专职人员培训制度及标准操作流程的建立；总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然途径，已成为衡量中职学校学籍档案管理水平高低的重要指标。

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篇7：浅谈中学电子学籍档案的管理

中学生的学籍档案是学校档案信息的重要内容。随着吉林省中小学和幼儿园学生电子学籍系统管理的实施，怎样认真认识和思考中学生电子学籍档案的规范化管理，使学校档案管理工作更好地为学生服务，已成为学校档案室的重要工作内容之一。

一、中学电子学籍档案管理的意义

学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作，随着许多中学办学规模的扩大、学生人数的逐年增加，有关学生的各种信息也成倍增长，原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。面对庞大的信息量，有必要开发学生学籍信息管理系统来提高学生管理工作的效率。因此，运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料，利用计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使各级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化就显得尤为重要。

档案不是历来就有的一种社会现象，它是随着社会的发展、文字的发明和运用而产生的。随着科学技术的飞速发展，档案信息的储

存进入数字化时代，已由“有纸档案”向“无纸档案”发展。“无纸档案”通过对计算机技术、现代通信技术以及光盘技术等组合成综合性系统设备的应用，把各种文件以磁盘、光盘的形式呈现，并且通过配套的显示器显现其内容，从而显著改变工作环境，极大地提高工作效率与工作质量。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，传统的学籍管理模式跟不上时代的步伐，在这种背景下推进中学学籍管理的信息化势在必行。实行学籍电子管理，不仅能避免头绪多、操作难、手续复杂等诸多问题，更重要的是能排除人为因素，及时、客观、准确地为教育质量评价提供科学的数据。

二、学生电子档案形成过程的问题

在大多数高中生不了解学生档案的组成内容和学生档案的重要性。在我国目前的人事制度里，现行的档案管理制度在比较长的一段时间内还不会取消，学生档案今后将会涉及很多方面的问题，诸如高校招生，社会保险等国家推行的福利政策。我们档案管理人员和任课教师、班主任老师都有责任利用学校集会，校园广播、校园网、宣传窗等对高中学生进行档案意识的教育，教育每个学生日常行为习惯养成，提醒每个学生慎待自己的档案。提醒每个学生在个人电子学籍档案形成过程中应注意的问题，我们还应转变观念，树立人本管理，扩大学生档案的利用范围来显示它的价值，而档案价值发挥越大，人们对档案也就必然会越加重视。

学生电子档案在形成过程中，许多表式的基本内容要求由学生本人填写或提供的，然而以往每个学生档案中，都会有材料不全或材料填写不规范的问题存在，给高校招生、军队征兵、社会招工等带来不利影响，每个学生应注意以下几个问题：

（一）表式填写应规范，姓名是最重要的一项内容，应前后一致，特别是音同字不同的，其身份证、电子学籍表、毕业证书，高校录取名册的名字应该完全一致。

（二）所有表式栏中的前后日期应保持一致，如有矛盾都会留下后患。

（三）注意电子学籍系统信息管理与信息安全，高中学生高一年级和高二年级的成长记录和综合素质评价，学校应在7月31日前完成检查，核实和报送工作；高三年级学生成长记录和综合素质评价信息，应在5月30日前完成检查、核实和报送工作。学生应特别注意不要错过查询时间。

三、中学电子学籍档案管理的措施

目前，仍有许多中学学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关

学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。为此，完善中学学籍电子档案管理的措施应做好如下工作：

（一）强化中学电子学籍档案管理的重要性

中学生学籍档案反映每个学生在中学期间学习、生活的主要依据，也是高校录取、培养学生的第一参考材料，同时也是国家和社会的重要的人事档案形成的基础。中学学籍管理是中学教育和中学管理的重要组成部分，是中学有效控制学生辍学的重要措施，因此对此项工作中学领导要给予高度重视。中学学籍管理工作政策性很强，牵涉到学生的切身利益，学校应选派责任心强，业务好的教师担任，具体负责学籍管理和传送电子学籍的人员应相对固定，以保证电子学籍管理工作的准确无误。

（二）做好中学学籍电子化管理工作

规范和加强学籍电子档案管理，对中学显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，中学必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

（三）做好中学电子学籍档案管理队伍的建设

中学学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方中学普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。中学必须紧紧围绕当前时代发展新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。中学必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。

（四）做好中学电子学籍档案管理的具体工作环节

电子学籍档案管理工作主要包括四项内容：归档管理、档案申请、档案借阅、档案归还。归档管理：档案管理员根据文档类别可创建、删除、添加、重命名文档文件。档案申请：由借阅人提出申请，提交的申请信息经办公室同意后用户方有权限在规定的时间内借阅。档案借阅：用户需要察看某档案详细内容或借阅档案时，可以进行“借阅”操作，进入档案借阅流程。档案归还：用户可以自己归还档案也可以到期后由系统自动取消该用户浏览此公文档案的权限。普通用户和档案管理员的权限不同，普通用户只可以借阅已封卷的档案文件。而档案管理员拥有档案管理模块的全部权限。如图1所示。

图1 档案借阅流程业务流程图

篇8：高校学籍档案管理研究

一、加强高校学籍档案管理的重要性

(一) 学籍档案的构成。目前, 高校学籍档案内容大致分为入学前档案和在校期间档案。入学前档案, 即学生入大学前的初中、高中时期形成的档案, 一般情况下, 随学生一起入校存档, 内容为入团申请书、高中毕业登记表、高考成绩等相关材料;在校期间档案, 即学生在大学就读期间形成的, 反映学生在校期间德、智、体等方面发展状况及达到何种学识水平的信息材料, 主要包括:新生入学登记表、学生学籍记录表、成绩单、转学、留级、退学、服兵役等学籍变动情况、学生奖惩情况文件、学位申报审批表、毕业生登记表等内容。学籍档案承载着记录学生学习经历的全过程, 是学生就业、提干、参军、入党的重要考查凭证, 且是唯一纸质凭证, 尤为重要。

(二) 学籍档案的管理水平。不仅影响到毕业生的未来成长, 更能体现一个高校的行政管理水平, 反映高校在教学、科研、学生素质培养、教职工综合素质管理理念和整体管理水平。

二、高校学籍档案现状

(一) 档案意识不强, 重视程度不够。学籍档案记载一个学生从入中学起学习生涯的各方面情况的真实历史记录。但目前而言, 无论高校学籍档案管理者还是学生本人, 并没有将学籍档案的价值真正重视起来。首先, 一些学校缺乏严密的管理体系, 有的学校并没有将学生入学前、在校期间的档案形成系统、科学的管理体系, 使档案内容混乱、造成档案不全。另一方面, 学生本人缺乏档案重要性认识, 往往一毕业, 拿着毕业证报到证离校, 无视学籍档案的归属。用人单位不能保存档案, 学生便选择将自己档案办理缓寄, 保存在学校, 直到工作若干年后, 才想到回学校找自己的档案。

(二) 各项制度的执行力度不够。对于学籍档案的制度建设, 各高校都有自己比较全面的制度约束和工作流程, 但执行起来, 往往遇到这样那样的问题。比如要求学院及时归档的, 往往学院因为工作繁忙, 不能及时归档;有的学院将档案送至档案管理部门, 但因为管理人员意识淡薄, 未及时将档案材料装入相应档案袋中, 时间久了, 漏装、误装的事情时有发生。

(三) 宣传力度不够。高校对学生学籍档案的重要性宣传力度不够, 也是造成学生本人对档案不重视的根源所在。很多学生对个人学籍档案无意识, 只在乎毕业证学位证拿没拿到, 而忽略了个人档案邮寄手续, 甚至有的学生, 当辅导员统计档案邮寄地址时, 学生本人存在反感心理, 随便写个大概地址应付了事, 结果用人单位收不到档案, 造成档案丢失。

三、健全学籍档案管理势在必行

(一) 加强宣传, 增强学校、学生个人对学籍档案的重要性认识。加强档案宣传, 增强学生对个人学籍档案的重要性认识, 是解决学籍档案管理的重要途径, 只有学校、学生同时重视档案工作, 才能使学生学籍档案得以完善。学校可通过报纸、广播、专题报告等形式, 提高学生的档案意识。学校档案管理部门, 应注重细节、增强意识, 使档案的真实性和原始性得以体现, 做到:收集信息要及时、填写内容要具体、核实信息要准确。如, 统一纸张的大小、统一字体字号、统一书写颜色、填写信息不得涂改等。

(二) 完善各项制度, 捋顺工作流程。建立健全各项制度, 捋顺各项工作环节是做好档案管理的根本保证。档案管理部门应明确工作职责范围, 通过调研, 在了解各学院学生管理工作流程的基础上, 制定切实可行的档案归档工作流程, 确保档案收集的整体化、规范化、制度化, 做到学生档案材料归档完整, 准确率高, 入档后分类清晰明了、系统有序, 并保证保管、转交手续的齐全完整, 确保档案的真实完整。

(三) 建立学生档案信息数据库。建立健全高校学生档案信息库, 是做好学籍档案的重中之重。从新生入学开始, 学校应根据不同条件建立起查询各年级、各专业的学生情况的数据系统。学生基础信息库里的资料可以和国家教委的普通高校学籍学历管理系统的相关信息进行导入导出, 并与本校教务系统、学生管理系统形成兼容模式, 使新生入学后的学籍档案建立在信息共享的基础上, 这样大大地减少了各学生管理部门人员的重复劳动, 简化工作程序, 提高工作效率。

随着我国高等教育的改革, 社会就业观念的转变, 高校学籍档案管理面临更严峻的挑战。为了不断提升学校管理质量、确保学籍档案的真实性、完整性, 充分实现其利用价值, 助推毕业生顺利就业, 档案管理部门一方面要不断加强业务能力建设, 深刻认识到此项工作的重要性。另一方面, 要不断创新思路, 不断改进工作方法, 促进新形势下高校学籍档案管理工作的科学发展。

摘要：学籍档案是学生完成学业生涯, 步入社会求职、派遣接收、升学、出国留学、干部任免、职称评定的基本依据。重视学籍档案管理, 如何更科学、有效、完整地收集保存学籍档案, 切实抓好学籍档案质量, 发挥学籍档案最大价值成为高校档案部门亟须重视解决的问题。

关键词：学籍档案,管理,研究

参考文献

[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志, 2009 (15) .