高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨

高校文秘工作与档案管理工作具有密不可分的联系, 两者之间相辅相成, 档案管理工作是文秘工作的重要组成部分, 而文秘工作是档案工作的重要基础, 没有文秘工作的前期铺垫, 档案管理工作也无法得以顺利展开, 因此档案管理工作可以说是文秘工作的延伸发展。在实际工作中, 应正确处理两者之间的相互关系, 实现文秘工作与档案管理工作的有效衔接与结合对于提高文书运转效率以及档案管理质量具有极其重要的现实意义。

一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”

高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务, 并做好两者之间的协调工作, 其主要职责是为校领导出谋划策, 是高校领导者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章, 只要是以学校、校领导名义下达的各种公文, 都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文;文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作;在各项公务活动中, 由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理 (主要包括登记办理、保管、存档等) 。这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档, 最后形成高校文书档案。由此可见, 文秘工作是档案工作的前期铺垫, 是档案材料的重要来源地, 文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者, 文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。为了确保档案管理工作的质量, 文秘工作人员应具备强烈的档案意识, 明确档案的重要意义, 应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。在日常业务工作中, 文秘工作者应明确自己的职责, 积极参与学校档案管理工作行列, 认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料, 确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。

二、档案工作是文秘工作的重要组成部分

高校办公室是学校的信息中心, 是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构, 校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿, 关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总, 而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。由此可见, 档案工作是文秘工作的重要组成部分, 也是一项基础性工作。文书档案记录了高校发展、教育、教学、科研等工作活动, 是重要的历史凭证, 档案管理工作的主要职责是对文秘工作者归档的文书材料进行鉴定、分类整理、编录、保管, 并利用现代化先进的档案管理形式、途径和手段将其转化为档案信息, 进而为高校各项事业的发展以及社会发展服务。随着现代信息网络技术的快速发展及普及应用, 高校档案管理工作应坚持档案管理服务本质, 转变服务理念, 大力引进先进的信息网络技术, 积极创新, 改革管理措施, 丰富档案管理服务内容, 提高档案管理服务效率与质量。

三、档案部门应积极为文秘工作提供现代化档案信息服务

文秘工作为档案管理部门提供了大量的文书档案, 但在为校领导关于学校重大决策、学校制度完善以及学校文件起草等事件出谋划策时需要经常查阅这些历史文书档案, 档案利用非常频繁。为了提高档案管理工作的服务质量, 为文秘工作者提供更优质的服务, 高校档案管理部门应经常深入调查、收集文秘工作者对档案管理的意见以及建议, 全面了解、掌握文秘工作者的档案需求, 在尽可能满足文秘工作者需求的基础上, 打造具有特色的高校档案馆。在实际工作中, 应重点做好密级事宜, 具有较大的文化、科技、经济价值的档案信息资源, 为档案利用者提供更具深度的信息服务。同时应积极引进现代先进的计算机网络技术, 实现数字档案信息, 为利用者提供视频、音频、照片等多种形式的档案信息服务, 提供全方位、全天候的管理服务。

四、做好文秘工作和档案管理工作的衔接

新时期, 学校应正确处理文秘工作与档案管理工作之间的关系, 以现代计算机网络技术为载体, 以办公自动化文秘系统以及档案管理系统为依托, 实现文档一体化管理模式。首先在开发文秘管理系统以及档案管理系统时, 应充分考虑两者之间的有效对接, 两系统之间应能够实现一些具有重要保存价值电子文件的网上移交、接收功能, 建立档案信息资源共享机制, 加快文书的运转。同时高校档案管理部门应建立局域网, 并与校园网连接, 实现公开档案信息的开放利用。其次, 应最好文件的收集、归档工作, 对文件的整个生成过程进行实时跟踪, 在文件的制作以及文件运转过程即开始进行干预, 确保文件收集的完整性、系统性、全面性。

综上所述, 文秘工作与档案管理工作具有密不可分的关系, 文秘工作是档案工作的重要源头, 档案管理工作是文秘工作的延续, 文秘工作者以及档案管理工作者应相互学习, 熟悉业务, 密切配合, 强化“文档一体化”意识, 做好文档工作与档案管理工作的衔接, 促进高校的进一步改革与发展。