高职院校大学生服务中心建设研究与构建——以四川商务职业学院为例

2022-09-11

一、大学生服务中心的建设背景

(一) 学校一校两区的布局需要

四川商务职业学院一校两区, 两校区分别设置相应的学生管理部门, 工作任务由主校区统一安排部署。由于管理学生事务的部门分散在学校的各个地方, 加上又是一校两区, 学生往往为了找部门签字、盖章, 往返于各部门之间或两校区之间, 面临着部门难找、办事效率较低、信息获取和反馈途径不畅等问题。这就要求学校建立一个集中办理学生事务的机构。

(二) 以学生为本, 服务育人的需求

学生是学校的主体, 是学校生存、发展之本, 服务学生、满足学生自身发展需求是服务育人的根本出发点。

当代的95后大学生, 对于信息技术的使用与依赖超过了以往任意时期的大学生, 加之学生管理事务有很强的规律性和流程性, 有不少事务是可以通过网络或自助办理实现的。

应改变传统单一的以人工管理为主的学生事务管理模式, 将能够在网上办理或自助办理的学生事务通过网络或自助办理。这要求学校建立一个便捷、高效、统一的网络服务平台, 使学生与学生事务管理者可以通过网络办事, 优化办事程序, 提高学校的管理水平, 提升各部门服务学生的效率。因此, 基于学校一校两区的布局和高校学生事务的管理模式的转变, 建立一个开放式的、以信息服务和集中办理为主的大学生服务中心势在必行。

二、建设模式

(一) “一站式”服务

将所有职能部门如学生处、院团委、教务处、招就处、财务处、网络中心、后勤管理处和组织部等涉及到与学生相关的学生日常事务审批、教务管理、财务缴费、学生资助、团学活动、后勤保障、创新创业、咨询服务、信息发布等服务项目全部整合到大学生服务中心。

学生即使要同时办理费用缴纳、网络业务办理、成绩单打印、团组织关系转移、教室借用等多件事务, 也不需要去不同的各个部门申请、签字等, 只需到大学生服务中心的各个服务窗口或网络平台即可完成“一站式”办理。

(二) 实体和网络相结合的建设模式

大学生服务中心由线下实体服务平台和线上“一站式”网络服务平台两个服务体系共同组成。对涉及到的必须到现场办理的学生事务, 由各相关部门指派专人到线下实体中心办公, 中心由学生处及校团委负责对各项工作进行统筹协调。

线上“一站式”网络服务平台, 可整合所有与学生事务相关的部门资源, 将涉及到的服务尽可能通过网络办理来完成, 同时开发APP客户端。线下实体服务平台和线上“一站式”网络服务平台之间相互补充, 全方位、全时段为学生提供各类服务。

(三) 加强自助服务模式

学生事务中可以通过自助设备完成的, 如中英文成绩单打印、学籍证明打印、获奖证书打印、考生身份证明、考试通知单打印、领补卡等, 可统一购买相关的设备安装在服务中心, 学生便可通过自助设备完成办理, 即办即取, 无须等待。对于学生常见的一些疑问, 也可在网络服务平台上预设好, 学生通过上网查询即可获得解决或帮助。

(四) 建立学生自主管理模式

以大学生服务中心为依托, 建立学生自主管理模式。组建大学生自主服务团队, 团队成员利用课余时间在大学生服务中心轮流值班, 负责处理大部分的线上和线下日常事务。进驻中心的各部门教师负责处理疑难重大问题, 指导学生开展工作, 引导学生自主管理、自主教育、自主服务、自主发展[2]。

三、大学生服务中心的功能

(一) 各类学生事务的服务功能

大学生服务中心应该包括学生管理服务的所有服务项目。主要包括学生日常事务审批、学习教务、勤工助学、财务管理、学生资助管理、学生社团组织指导、后勤服务、创新创业、学生档案管理、就业指导等各项服务功能。

(二) 信息发布和咨询的功能

大学生服务中心作为高校对学生服务的窗口, 作为学校和学生之间沟通的官方机构和平台, 最重要的一个功能就是信息发布, 通过多媒体、网络等的手段将学校及各部门的信息向学生及时发布, 这是各类服务中心最基本、也是应用最广泛的一种服务形式[1]。

大学生服务中心应将与学生相关的事务部门如学生处、团委、教务处、财务处、后勤管理处、招就处等发布的各种信息整合到一个网络平台发布, 便于学生查询与获取相关信息。

同时, 学生对于获取的各种信息或产生或多或少的疑问, 因此中心应通过现场、网络或电话为学生提供各类咨询服务等。

(三) 预约服务的功能

在学生事务的管理中会遇到一些无法及时处理的事务或需要提前预约办理的事务例如将心理咨询、校园维修、档案提取、学生证办理、活动场地申请等事务, 可以将这类的事务通过服务中心进行预约服务。

(四) 投诉和建议的功能

学生事务管理水平的提升离不开改革和创新, 对于学校的管理者更想知道的是学校的管理还有哪些需要改进的地方。可以通过大学生服务中心这个平台, 在办理相关事务时收集师生对于学校管理或办事过程中的一些意见和建议, 为学校改进管理的方式方法提供依据。

四、大学生服务中心线上线下平台建设

(一) 建设功能全面的线下实体服务平台

线下实体服务中心的建设以学工部门为主导, 将学校各部门涉及到与学生相关的业务梳理出来, 将这些业务集中在中心办理。办理。

(二) 建立完善的线上“一站式”网络服务平台

随着高校信息化发展, 几乎每个管理部门都开发了各自的系统。但是由于各部门之间的系统往往各自为阵, 系统之间常常不能兼容, 导致各个部门之间的数据没有有效对接起来, 从而形成了校园“信息孤岛”。同时, 学生和管理人员要在网上办事时, 常常会在不同的系统中切换账号使用。

因此, 迫切需要开发一个“一站式”的网络服务平台, 将与学生相关的各个管理部门的资源和数据整合其中, 打破信息壁垒, 在这个平台中各部门之间有着同样的实时更新的学生基础数据。

学生和教师只需要一个账号在一个平台上登录, 就可获取所有的相关信息或办理事务。这是大学生服务中心实现其基本服务功能的一个必备条件, 这将会很大程度上提高中心以前台接待的方式, 通过各服务窗口接受学生的业务咨询和办理。同时, 将有一些业务如成绩单打印、学籍证明等让学生自己通过自助打印机进行打印。

中心设事务服务区和自助服务区2个服务区、6个服务窗口、1个接待大厅 (详见表1) 。学生可以通过中心网站查询各窗口服务内容、时间和方式或者提前进行预约学校管理水平, 同时更高效、便捷的为师生服务。

建立“一站式”网络服务平台同时开发手机APP, 便于师生使用。同时, 对教务处、学生处、财务处等部门的数据资源、系统模块等进行梳理、优化, 便于“一站式”服务平台在读取数据时更准确、快捷, 便于一目了然地为师生呈现其需要的相关信息。

五、建立完善的管理制度

大学生服务中心需要与学生事务相关的各个管理部门派专人进驻, 这样中心的管理人员构成就会涉及到多个部门。为避免在管理过程中出现相互推诿, 职责不明确的情况, 应建立完善的管理制度, 对中心的负责人的配备、管理人员的配备、工作职责、工作内容、工作流程做出明确的阐述和要求。

六、大学生服务中心建设情况

四川商务职业学院大学生服务中心于2017年9月建成, 目前, 中心处于试运行阶段。中心为学生处下属机构, 工作人员主要为学生处选出的勤工助学的学生干部, 学生处对其进行学生日常事务工作流程的培训之后, 学生干部利用课余时间在中心轮流值班, 解答和处理一些学生日常事务, 如学生证办理、火车票优惠卡充值、档案整理、查询等都已在学生服务中心进行处理。学生干部在事务中心遇到不能解决的问题时, 记录下来交给学生处的老师进行处理。但是由于仅是学生处的部分事务在中心进行集中办理, 其他业务部门还未进驻到服务中心, 自助服务打印机等设备也尚未购买, 且没有开发“一站式”的网络服务平台, 这与预期的大学生服务中心建设目标及其实现的功能还相差甚远。

七、结语

大学生服务中心的建立是校园信息化建设的重要组成部分, 也是教学、管理、服务模式的新变革。在教育信息化发展的今天, 各学生事务服务部门应建立紧密的联系, 积极配合, 始终坚持“以生为本”的教育理念, 强化服务意识, 整合数据资源, 打破校园“信息孤岛”, 建立一个优质的“一站式”大学生服务中心, 高效、便捷地为师生提供全方位的‘一站式’服务, 节约办事成本, 畅通学校与学生的沟通渠道。

摘要：随着高等教育的发展, 传统的学生事务管理模式已不能适应现代化管理的需求, 为了适应现代教育管理的现实需要和发展趋势, 通过优化、整合学校各部门资源, 依托“互联网+”搭建起一个教育、管理、服务于一体的“一站式”学生事务服务中心。大学生服务中心的建立将改变高校传统由教师为主导的管理模式, 将学生事务管理模式由“管理”向“服务”转变, 将服务与育人相结合, 促进各部门学生事务的横向互动和流程再造, 优化办事程序, 提高学校的管理水平, 提升各部门服务学生的效率。

关键词：大学生服务中心,建设研究,构建