公文写作中常见的问题

第一篇：公文写作中常见的问题

公文写作中常见的问题

一、格式不规范

1.公文文头不规范;2.标题冗长、混乱、残缺不全;3.主送机关排列混乱;4.结构层次序数混乱;5.附件不符;6.主送、抄送单位不正确。

二、行文规则混乱

1.越级行文; 2.多头行文;3.请示一文多事;4.党政不分。

三、用词不当

1.词义误用; 2.生造词语; 3.词语使用不当; 4.滥用模糊词语。

四、语法错误

1.成分残缺; 2.成分多余; 3.搭配不当; 4.语序不当。

五、数字使用不统一

1.是数字概念不清楚; 2.是数字概念不准确;3.是数字书写形式不统一。

第二篇：常见公文写作中存在的问题

公文基础知识讲座

市卫生局办公室 童 卉

一、什么是文种?文种的确定

文种是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现公文内容、表现公文名称的基本分类单位。正确运用文种，是促进公文规范化的重要前提和基本保证。这就要求我们在行文时决不能随心所欲，必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。

国家行政机关公文处理办法规定，法定公文(即国家正式规定的公文)文种有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

常用公文(在某些场合也可称作一般常用公文)是除法定公文以外的比较经常使用的公文。如：工作要点、计划、规划、方案、安排、总结、规则、守则、制度、便函、大事记、讲话稿、会议记录和非正式文件形成的调查报告等。

一般应用公文是指法定公文、常用公文以外的在某种情况下所使用的各种公务文书。如贺信、慰问信、证明信、咨询信、申请书、倡议书、聘书、贺电、慰问电、唁电、悼词、鉴定、考核材料等。

二、文种应用方面易出现的问题

日常工作中，文种运用上存在的问题一直很多，最主要表现在两个大的方面，即广义公文不分与法定公文不分。

广义公文不分指的是对法定公文和非法定公文分辨不清，不会正确使用。常见如向下级单位直接下发计划、总结、安排等情况。

法定公文不分指的是对法定公文的某些具体文种混淆不清，不会正确使用而错用文种的情况。法定公文比较庄重，格式要求严格，存在的问题也特别多。主要是：呈发不分，函呈不分，函发不分，报告请示不分，公告通告不分，通告通报不分，通告通知不分，通报通知不分，批复“批转”不分，批复决定不分，通报决定不分，批复“复函”不分，公函便函不分等等。今天主要谈以下几个常见的问题：

1、“呈发不分”而错用文种的具体表现

法定公文按行文关系和行文方向来分，主要分为上行文、下行文和平行文。“呈”一般指将公文呈报上级，通常代表上行文;“发”一般指将公文下发所属单位，通常代表下行文。上行文过去只有“请示”和“报告”两种，新法规增加的“意见”文种，也可用于上行文。所谓“呈发不分”，主要有两种情况：

(1)将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”、“决定”等下行文主送给上级机关。其结果，闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话。

(2)将应该下发所属单位的公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位。其结果，闹出了上级给下级报告和请示的笑话。例如某单位主送下属单位的一份公文，标题是《关于对XX年财务决算情况审计的报告》。其规范的标题应为《XXX关于19XX年财务决算审计情况的通报》，如有必要可抄送上级机关。若从行文主旨来说确须向上级报告，可选用“报告”文种，但应主送上级机关。

2、“函呈不分”而错用文种的具体表现：

函呈不分的问题一直相当普遍，人们甚至习以为常。其问题主要表现在以下几个方面：

(1)不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告。行文和受文单位双方没有直接隶属关系，按规定答复不相隶属相关的询问应该使用函，但行文单位却偏偏用了“报告”，也许以为对方机关级别高，以此表示尊敬。实际上，大可不必这样做。

(2)向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”。这种滥用比前一种情况的错用要严重得多。

3、“函发不分”而错用文种的具体表现：

主要表现在通知和函不分而错用上。通知和函的适用范围以及各自所体现的行文关系本来是很明确的。通知的发文对象一般是自己的下级机关，不相隶属机关之间则用函行文。但在实际工作中却常常出现两者错用的情况。

4、报告和请示主要区别以及两者不分而错用的具体表现 报告和请示虽然同属上行文，但却有关明显不同的行文目的和要求，其内容迥然不别，是性质截然不同的两类文种。它们的主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复;请示以请求批示或批准事项为主，要求上级批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中却不能夹杂请示事项，即便是内容复杂的综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“以上报告如有不妥，请指示”，请示多用“当否(妥否)，请批复”等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时(也有的属事中行文);请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。

三、什么是行文关系?行文关系的确定

行文关系是各级机关及至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或是领导与被领导、管理与被管理的上下级隶属关系，或是同等级别和不同等级别的非隶属关系。行文关系约束公文要遵循一定的方向和程序合理地运行。新《办法》规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。据此，超越职权和违反隶属关系的行文是错误的。

1、违反行文关系的行文主要表现 违反行文关系的行文主要表现在： (1)文种错用违反行文关系; (2)党政不分违反行文关系; (3)随意请报违反行文关系; (4)乱抄滥送违反行文关系; (5)其他违规行文违反行文关系。

2、违反行文关系的文种错用主要表现

违反行文关系的文种错用主要表现在前面说过的呈发不分、函呈不分、函发不分和批复“复函”不分等方面。

其中的函呈不分和批复“复函”不分势必导致不相隶属机关及至各单位之间错误请示和错误批复的泛滥，更应该引起重视。

3、党政不分的行文主要表现 党政不分的行文主要表现在：

(1)纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文; (2)党的机关公文主送行政部门或单位; (3)行政机关公文主送党组织;

(4)非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。

4、越级上报

新《办法》规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。请示“一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式……”受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关。“

5、乱抄滥送的下行文主要表现

(1)不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位; (2)把“请示”同时抄送下级机关;

(3)把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关; (4)对受文单位领导一一抄送。

四、公文标题的撰制

1、公文标题主要特征、结构形式或撰制要求

公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称，除会议纪要外，一般由发文机关(即行文单位名称)、公文主要内容(即事由)和文种三部分组成也可称作公文标题的“三要素”。公文标题是个名词性偏正词组，而不是句子。其一般构成形式可表示为：发文机关+关于+事由+的+文种。这样组合后，其语法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由共同充当文种的限制成分。公文标题是公文的“眉目”，它不仅要揭示公文的主要内容，而且要便于阅读、管理和使用。拟写公文标题应该做到：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，文题相符。

(1)公文标题中的“三要素”能否省略?在什么情况下可以省略?撰制时应如何把握? 新《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”据此，对发文机关来说，“一般应当标明”则意味着有时可以不标明即可以省略;而在什么情况下省略，法规并未作明确规定。从写作实践来看，带有公文版头的上行文可以省略发文机关，而下行文则应保留。

撰制公文标题应注意把握以下几点：

(a)尽量避免省略而撰制完整的“标准式”标题;

(b)下行文的发文机关不省略为好，以利于公文的管理和利用; (c)即便省略也不宜省略两项; (d)文种无论在什么情况下都不能省略。 (2)、无文种的公文标题主要病误有几种情况?

(a)一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的计划》、《……关于……的总结》、《……关于……的要点》、《……关于……的安排》、《……关于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。这类公文标题，实际上没有法定公文文种，不合乎要求，也不伦不类。

(b)批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。 如：将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种;将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略;将“批转”、“转发”等视为新文种。

(c)连一般常用公文文种也没有而随意乱造，致使标题无文种。如《关于……的说明》、《关于……的解释》、《关于……的问题》、《关于……的工作重点》等等。此类标题，实际上也等于无文种。关于前面应有发文机关名称，未一一注明;若无发文机关名称，则属于无行文单位和文种的情况。

2、文种不伦不类的公文标题主要类型 (1)并用文种

a、“请示”和“报告”两种文种并使用。如《关于……的请示报告》。这是最典型也较普遍的情况。

b、其他两个文种同时使用。《关于XX年XX的决定的通知》、《关于XXX同志任职批复的通知》、《关于对机关档案管理的决定和转发的通知》等。

(2)混用文种

不分类别，一般常用公文代替法定公文行文;或者区分不好具体文种，将法定公文文种错用。个别的还有将“请示”错用成“申请”的。向上级请求批准，不用“请示”却用“申请”，属于文种运用中“大类不分”和“混用文种”中的一种特殊情况。

(3)生造文种

即连一般常用公文文种也没有，随意乱造。

另外，有的把“批复”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出过，但在公文管理法规中从未正式规定。“批文”自新中国成立以来从未有过“批文”文种。

3、“关于”使用不当公文标题的常见情况 介词“关于”使用不当大体有两种情况：

(1)放错位臵。“关于”的正确位臵应在发文机关之后，而有的公文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问题的函》，规范的标题应为《XX医院关于向XX大学联系临时用房问题的函》。还有的将“关于”放在了事由述宾词组中间，如《XX医院召开关于转制会议》(此标题还有一个毛病是无文种)，规范的标题应为《XX医院关于召开转制会议的通知》。

(2)过度使用。多表现在转发性通知上。

4、公文标题文种前的结构助词“的”的使用，缺少必要助词“的”公文标题的常见类型

有公文标题中助词“的”也不可有可无的，它是中心词文种前面定语成分的标志，有时又可避免产生歧义或其他语病，因此也不可以随意不用。缺少助词“的”，大体上也有两种情况：

(1)文种前不用“的”的一般形式。例如《XX局职业考试报名通告》;再如《XX局关于上半年工作总结报告》、《XX市公开选聘学校校长通告》(缺少“关于”更不规范)，均应在文种前加“的”。

(2)“的”不在文种前面在事由某中心词前。例如：《……的情况报告》，应为《……情况的报告》;《……市人民政府关于报送规章的备案报告》，“的”应移至“备案”后。(事由是“报送规章备案”，而不是“报送规章”;文种是“报告”，而不是“备案报告”)。

有些情况下，《……的调查报告》、《……的检讨报告》、《……的处理决定》、《……的嘉奖令》等属约定俗成，除此之外“的”字最好臵于事由和文种中间。

从汉语组合特点来看，定语和中心语的组合有些是直接的，不必加“的”;有些是间接的，必须加“的”;有些则可加可不加。一般来讲，词组做定语要加“的”，这也是公文标题文种前面加“的”的主要原因之一。另外，应强调：动词做定语，一般要加“的”。公文标题事由中的中心词如果是既可做名词又可做动词的兼类词，“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》，不可写成《……工作安排通知》。如《关于二OO六年工作总结和二OO七年工作安排报告》，文种“报告”前应加“的”。

5、乱用标点符号的公文标题主要表现

原《办法》和新《办法》都规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。什么情况下使用，有几种情况：一是书刊名称可使用书名号;二是某些表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号;三是须加注释或补充词语的地方可使用括号等。

公文标题中乱用标点符号的问题一直比较严重，主要表现在： (1)批转、转发、颁发(颁布、发布、公布)法规、规章，不用书名号而用引号;

(2) 批转、转发或批复非法规性公文(如通知、报告、意见、请示等)使用书名号;

(3)不必使用其他标点符号而随意使用; (4)标点符号标错位臵。

五、颁转类通知的写作

通知是公文中应用法为最广泛最频繁的文种之一。特别是颁转类通知，使用频率非常高。但是在实际运用中，常有文种选用、语言表述方面的问题产生。

1、不同文种承担的任务不同

所谓颁转类通知，是用来颁发和转发公文的通知，由于这一类通知的正文是对所颁发和转发公文作批示性意见，因此又叫批示性通知。又由于这类通知的作用是转发公文，所以还被叫转发性通知。按照被转发的公文来源或性质的不同，这类通知又被分为批转通知、转发通知和印发(颁发)通知，它们分别承担着不同的任务。

批转通知，承担上级机关对下级机关来文加以批示后再转给下级机关参照执行的任务;

转发通知，承担将上级机关、平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己下属机关的任务;

印发(颁发、发布)通知，主要承担党或行政职能部门发布党内或行政法规的任务，因此又叫作发布性通知，但他们有着自己具体的分工：印发通知、承担将本机关制定的非规章类公文以及计划、总结、领导讲话等下发给下属机关的任务;颁发通知承担将上级党政机关制定的重要法规或规章发给下属机关执行的任务;发布通知，承担将上级机关制定的法规、规章公布给下级机关执行的任务。

2、标题写作不同

颁转类通知的标题与其他通知性标题的写法基本相同，都是由三要素或两要素组成。三要素的标题由发文机关、事由、文种组成;两要素的标题是由事由和文种组成。“事由”由介词“关于”领出，紧跟其后是颁转词和所发文件的名称。最后标明“的通知”三个字，让读者一看标题对内容就一目了然。但不同文种的颁转词是不同的，他们在标题中被分别冠以：“批转”、“转发”、“印发”、“颁布”、“发布”等词。

转发上级机关公文的通知，在标题中往往出现两个或两个以上“关于”和“通知”，是结构叠床架屋，十分累赘，读起来很别扭，理解起来也要转弯，为使标题简练、流畅、好理解、通常采用下列两种方式：

一是转发的公文不是通知时，省略第一个“关于”，如《乌鲁木齐市卫生局关于转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》省去第一个“关于”成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》。 二是转发的公文是“通知”时，省略第一个“关于”和最后一个“的通知”如：《乌鲁木齐市卫生局关于转发<自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知>的通知》，这一标题有两处重复，把第一个“关于”和最后一个“的通知”省去，成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知》;文字即精炼，又不影响标题意思的表达。

如果是多层转发公文的通知，通常采取以下这两种处理方法： 一是省略掉中间过渡的机关，直接转发最上级领导机关的原文，并在正文中说明转发情况;

二是对最上级部门的公文，如果没有具体要求补充，则直接翻印原文下发，这种方式已被广泛采用。

在批转和转发公文的标题中，将上级机关、平级机关或不相隶属关系机关的来文再转发给自己的下属机关的通知，只能用转发通知;上级机关对对下级机关的来文再发给下级机关参照执行的通知，只能用“批转”通知。“批转”与“转发”的使用有着严格的区别，两者不能简单的等同。

3、正文写作不同

通知的正文一般由通知的缘由、事项、执行要求或结束语三部分组成。写作中根据通知内容的不同写法各异。

(1)批转通知的正文首先表明对批转公文的态度，接着阐述通知的思想意义，最后提出执行的希望和要求，如《乌鲁木齐市人民政府批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》，正文：市监察局、法制办、体改委《关于行政审批制度改革工作的实施意见》已经市政府批准，现转发给你们，请认真贯彻执行。这种特殊句式，使行文更加简洁。

(2)转发性通知可采用批转性通知的写法，首先直述本机关意见，也可以写上批示性意见，然后具体告知如何贯彻执行。

(3)印发通知，正文要写明被公布、发布、印发、颁布的法规、规章、文书等制定的原因、目的，然后提出贯彻执行的希望和要求。颁转类通知正文的写作要求表述准确、条理清楚，篇幅力求简短。在表述中意思表述清楚明白，理解上只有一种意思，不产生歧义。

第三篇：公文处理中的常见问题

一、公文眉首

(一)发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “[]”;

(二)上行文未标识签发人;签发人名字的字体使用不规范 (应该用3号楷体)。

(三)上行文发文字号和签发人排版不规范(发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字)

二、公文主体

(一)公文标题

1、标题与版心红线间距不够(标题与版心红线之间应空2行)。 2. 字体使用不规范(应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替)。

3. 标题滥用符号(公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号)。

4. 标题多行时，分行不规范(标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开)。

5. 文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

(1)缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

(2)生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

(3)“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项;②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项;③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项;④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项;⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等;②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果;③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况;④向上级机关提出建议和意见、设想等(但不要夹带请示)。

6. 转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚(现在比较侧重用这个方法);②概括转发;③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发;②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7. 注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件;“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程;“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

(二)主送单位

1.主送单位与标题间距过宽(主送单位与标题之间应空1行)。 2. 字体不规范(应用3号仿宋体字标识，不加粗)。

3. 上行文出现多个主送单位现象(上行文主送单位应只有一个)。

(三)公文正文

1. 字体使用不规范(应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗)。

2. 行间距、字间距不规范(一般每一页为22行，每行为28个

字)。

3. 结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(四)附件

1. 公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

(1)公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

(2)如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2.附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。 (1)附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中;有序号时标识序号，序号后不加冒号。

(2)附件的序号和名称前后标识应一致。

(3)附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。 (4)转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3. 关于附件的其他不规范

(1)附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整;

(2)多个附件时不整合;附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号(扫描件除外)。

(五)成文日期

1. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2. 成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字;“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3. 单一单位制发的公文，成文日期右空4个字;两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

(六)印章使用

1. 公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。(一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下)

2.会议纪要不加盖印章。

(七)附注

上行文(如请示)应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如(联系人：××××××，联系电话：×××××××)]。

三、版记

(一)主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字(由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替)，词目之间空一字。

2. 主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。 3. 主题词文种应与标题文种一致。

(二)抄送单位

1. “抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字;抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2. 抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3. 抄送应注意的问题

(1)上行文不能抄送下级单位; (2)密级很高的文件，要严格控制抄送范围; (3)越级请示件要抄送被越过的上级机关;

(4)向下级的重要行文要抄送直接上级机关; (5)遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则; (6)联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

(三)印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

(四)页码

1. 页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线;单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2. 除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

(一)公文中必须使用国家法定的计量单位。

(二)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(三)公司和分公司不得联合行文。

(四)引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》(桂电办〔2011〕×号)要求„„”;使用简称时，一般先用全称，并注明简称;使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

(五)上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

(六)文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

(七)正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

(八)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四篇：教学论文写作中常见的问题及其解析

很多老师感叹，自己写论文时常会陷入词不达意的尴尬。其实，一线教师具有丰富的实践智慧，也不缺乏论文写作所需的理性思考。然而，一旦开始写作，由于语言文字修养的相对匮乏，行文总似挤牙膏。好不容易“挤”出一些词句来，又总觉得与自己原本想要表达的意思存在落差，由此导致“言意脱节”的现象。如果此类现象过多，文章表达的清晰度便会降低，从而使读者萌生糊涂感。

另外，总有一些文章会产生“言过其实”的弊病。例如，有位教师在《如何提高简便计算教学效率》一文的开篇写道：“在计算教学中，简便计算给笔者留下的印象最深，因为它是小学数学教学中的一部重头戏，留给教师和学生的困惑实在太多。”

简便计算固然不可忽视，但称其为“小学数学教学中的重头戏”是否有些夸大了?在这里，用“一块重要内容”替换“一部重头戏”，或许恰如其分。

对策：加强文字表述的准确性。进行论文写作时，不要一味苛求词藻的华丽、文笔的漂亮，首要的是努力促成“我这样想”到“我这样写”的自然转化，清晰、明确、完整地将所要表达的教研思考叙述清楚。无歧义，不偏颇，这是教学论文写作文字表述的价值底线。

如笔者曾在《从“流于形式”到“指向实质”》(《小学教学研究》2017年第8期)一文中，对当前解决问题的教学现状作出如下描述：“很多教师过分追求解题策略的丰富多样，但对

每种策略仅是点到即止，缺乏扎实的本质挖掘。这样一来，解决问题常常显得„轰轰烈烈‟且„飘忽不定‟，学生在由衷感叹„方法真多啊‟的同时，并没能学到多少真正能够发挥长效的策略思想。”由此，将解决问题教学“偏重策略扩面、忽视思维深挖”的激进化状态进行了客观再现与朴实记录。

问题二：内容松散，文章“蔫”了! 在撰写文章的过程中，很多老师会逐渐想到一个问题的多个方面，于是，想到一点，写一点;再想到一点，再写一点;又想到一点，又写显然，作为一篇论文，这里的写作语言比较琐碎，有些啰嗦，且太过口语化。另外，有些文章的用语尽管是书面化的，但词汇贫乏，让人缺少了通读下去的兴趣。

一点„„这样一来，论述视角齐全了，文章内容丰满了，但总感觉是几层意思的简单叠加，显得随意散漫，缺乏精神。

例如，有位教师在《关于数学教学生活化的思考》行文时这样叙述：“让学生在生活中体验数学，数学学习才有亲近感，才富有活力和灵性。用生活中的例子来理解数学概念，总能有„柳暗花明又一村‟的体验。”不难发现论文援助杨老师q1760405151，作者企图表达两层意思“依托生活情境体验数学”“借助生活实例理解数学”，虽然写得比较清楚，但总感觉两层意思断裂，读起来不顺溜，不如整合为“让学生依托生活情境体验数学、借助生活实例理解数学，使数学学习更有亲近感”。

案例与评析不匹配，是导致内容松散的又一原因。就当下小学数学论文样貌而言，“案例+评析”是非常重要的写作手法，但“案例”与“评析”常常沦为“两张皮”。 例如，在《浅谈常态化数学教学的策略》一文中，有位教师首先呈现了一个案例：课堂上，老师想挑两名学生板演。其中一名学生已经发现自己错了，老师还是要求学生将错误板演出来，并当着全班同学“检讨”错误原因„„应该说，案例比较典型，也有现实意义，但作者评析时只是空洞谈论时代背景、教育理念、课标精神、人文关爱等“大道理”，而没能紧贴案例场景加以针对性剖析，进而提出改进策略。于是，文章的整体性、表达力便被削弱了许多。

对策：重视文字表述的整体性。写论文不同于写日记，它既需要触及某个主题的方方面面，也需要适当整合、有效提炼，并将几个方面的意思娓娓道来，努力实现步步深入、层层递进。请看笔者在《纠错：呼唤“平等对话”》(《小学教学》2007年第8期)中所写的一段文字：“学生是尚未成熟的生命体，他们在学习过程中产生的一些错误，用成人眼光审视显得一无是处，但从儿童视角体味则显得可圈可点。因此，数学教师面对错例，切忌武断独裁，而应巧拓学路。

问题三：废话连篇，文章“空”了! 一篇教研论文，短的几百字，长则几千字。无论篇幅长短，每处文字均服务于主题论证，因而都是不可或缺的，可谓“少一字则嫌少，多一字则嫌多”。然而，受“越长越好、越厚越好”等错误价值观的影响，当前一些文章“掺水”现象比较严重。

首先，讲重要意义太多，写个性对策偏少。围绕主题(包括各级小标题)，很多教师会用大量篇幅描述其价值意义、作用地位。比如，阐述“把握起点”的，会强调把握起点怎么怎么重要;探讨“创设情境”的，则说明创设情境如何如何必要„„事实上，绝大多数文章都不可能是关于某个研究主题的“处女作”，所以其重要性、必要性往往已被前人重复千百遍，成为众所周知的“正确的废话”。在这种背景下，论文写作的生命力显然在于：既然这个主题如此重要且必要，我是怎么做的。而令人遗憾的是，本该浓墨重彩进行抒写的“个性对策”却被严重“缩水”了。其次，引名家言论太多论文援助杨老师q1760405151，亮自我声音偏少。青年教师写论文时，总习惯于旁征博引，借助专家学者的经典言论作为论据，这当然是无可厚非的。但如果一篇文章中引用名家言论太多，则会喧宾夺主，盖过作者自己的声音，使文章显得空洞。例如，有位教师撰写《基于错误资源利用的数学教学策略》时，先后引用了苏霍姆林斯基、契诃夫、盖耶、叶澜、魏书生、郑毓信及格式塔心理学派的诸多理论，全文给人以“名人名言集萃”之感，但对“基于错误资源利用的数学教学策略”的诠释却很不充分。

对策：凸显文字表述的具体性。教研论文作为教师日常教学及常态研究的心得梳理、经验总结及疑惑探讨，重要的是有感而发，并且感得真切、发得具体，切忌“无病呻吟”。而相关的背景资料，仅是“作料”，应控制比重。如笔者曾应邀撰写《课改十年：数学教学的“美丽转身”》(《小学教学研究》2017年第1期)，里边关于“素材选择”有这样一段文字：“学习素材的重要意义无需多言。

问题四：表述枯燥，文章“乏”了! 虽说教研论文无需刻意苛求文采，以“把思考说清楚”为主要目的，但是，作为一种通过文字记录、有待读者阅览的书面作品，可读性还是需要注意的。例如，有位教师写到备课时，有这样一段话：“一节课下来，都会有这样的体会：啊呀，我忘记提醒学生这一知识了，怪不得作业错误这么多。现在流行集体备课，我也拿来了别人的教案，但看了一下，如果照他们的设计思路，我根本上不了课，完全不是自己能把握的，所以就老老实实自己备课吧„„”

显然，作为一篇论文，这里的写作语言比较琐碎，有些啰嗦，且太过口语化。另外，有些文章的用语尽管是书面化的，但词汇贫乏，让人缺少了通读下去的兴趣。

对策：追寻文字表述的艺术性。不求通篇美似散文，但对重点部分的表述展开，还是需要适当讲究文学性的。这样做的终极目的，并非哗众取宠，而是通过改变表达技巧，切实提升叙述张力，同时增强文章的可读性。如笔者撰写《新课程：我们需要怎样的教学设计》(《小学数学教育》2007年第9期)时，对于传统教学中“线型设计”的弊端，曾有这样一段描写：“在这样的过程中学习，就好像是跟随着教师行进在一条狭窄封闭的通道里。没有旁逸斜出的余地，没有驻足细品的时间，更没有回望反思的机会，师生双方就在这样貌似顺利的数学课堂中„蜻蜓点水‟。”这里，借助比喻来说明，通过排比来强调，文章活力便被激发了。

第五篇：公文发文字号编制中常见问题的探讨

概 要：发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，文章以《条例》、《办法》等公文法规为依据，阐述公文发文字号的结构、格式要求，分析、纠正常见的病误，并提出了值得研究探讨的建议。

关键词：公文 发文字号 规范要求 病误分析

目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文;二是外交、军事等领域使用的专用公文。本文探讨的是第一类。规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称条例)、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称办法)和《国家行政机关公文格式》(以下简称格式)就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。

一、发文字号的规范要求

(一)发文字号的构成要素

《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”;《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、群众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+(份)号+发文顺序号。比如：闽政文〔2009〕28号这个发文字号，三个要素齐全。其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府;(份)号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文;顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。

(二)各构成要素的格式要求

1.机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。如：闽委办〔2009〕54号、闽政办〔2009〕3号等。其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的代称。二是机关名称代字+行文方向代字。如：国发〔2000〕23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。又如：闽委发〔2006〕21号、闽人发〔2009〕40号等也是如此。三是机关名称代字+内容特征代字。如：闽委干〔2009〕248号，“闽委”是福建省委的代字，而“干”则是文件的内容特征，即干部任免方面的文件。四是机关名称代字+文种代字+字。如：中共中央组织部《关于在党政领导班子后备干部集中调整中加强监督认真治理拉票行为的通知》，其发文字号为组通字〔2009〕23号。五是机关名称代字+字。如：全国妇联办公厅《关于开展“春蕾计划”实施20周年系列活动的通知》，其发文字号为妇厅字[2009]1号。

2、(份)号。年代应标全称，用阿拉伯数码标识，括入六角括号“〔〕”内。如：闽委教宣〔2009〕45号。

3、发文顺序号。顺序号用阿拉伯数码标识，顺序号不编虚位(即1不编为01或O01)，不加“第”字。但政府机关令、政府机关负责人令，如：国务院令、国家主席令、国务院总理令等，其发文字号的结构无机关代字无年号，格式为“第+发文顺序号”。而且，发文顺序号不是按编排的，而是在发布命令(令)的政府机关或政府机关负责人的任职届内依次编排流水号的。此外，党政机关、社会团体、企事业单位编发的通报，其发文字号也通常采用“第+×期”的格式编制。

4、发文字号的标识位置。发文字号属于公文的眉首部分，标识位置一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。如果是上行文需要标识签发人姓名时，则发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字;如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。如果是大文头(由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头)的下行文，发文字号居中排列;小文头(仅以发文机关名称作发文机关标识的文头)的下行文或平行文，发文字号移至红色反线下靠右位置。如果采用有版头的格式，发文字号排在版头下方;若无版头，则排在标题下方右侧。命令(令)的发文字号标注在命令(令)的发文机关标识下边缘空2行居中位置;会议纪要的发文字号置于会议纪要标识之下、红色反线之上正中间。联合行文只标明主办机关发文字号。

二、常见的病误分析

第一，搭配虚字。如：《财政部关于人武部修建民兵训练基地征收耕地占用税问题的复函》(财农税字〔1990〕第45号)、《济宁职业技术学院材料、低值易耗品管理与核算实施办法》(济职院字〔2004〕第42号)，对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、规范性的行政公文来说，发文字号中的“字”和“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去，规范化的编制是：财农税〔1990〕45号和济职院〔2004〕42号。

第二，要素颠倒。《条例》、《办法》对发文字号的规定，实质上也明确了机关代字、年份、序号3要素的排列顺序。但个别单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列。如：《关于耕地占用税征收经费问题的通知》(〔94〕财农税字第28号)，发文字号不仅年份前移、年号不全，而且“字”、“第”多余，规范的写法是：财农税〔1994〕28号;《国家土地管理局、国家工商行政管理局关于对土地价格评估机构进行登记管理有关问题的通知》([1995]国土[籍]字第10号)，发文字号规范的写法应是：国土〔1995〕10号。

第三，年号不全。这类病误现在很少，早期如：《财政部关于农业特产税征收具体事项的通知》(〔94〕财农税字第7号)，这里的“〔94〕”是指1994。若经过1个世纪或更长一时间些，就有可能把“〔94〕”理解为公元2094年或2194年，年号不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应用阿拉伯数码全称标写〔1994〕。

第四，错用括号。如：×政(2004)6号、×政[2004]12号，这里的年份所用的括号“()”、“[]”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：×政办〔2009〕8号。六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。

第五，乱设虚位。如：《关于调整鞍山市最低工资标准的通知》(鞍政发〔2006〕027号)，这里的“027号”应改为“27号”;《关于第十七届省农村医学暨乡镇卫生院管理学术会议征文的通知》(浙农卫协字〔2009〕第02号)，这里不但“字”、“第”多余，而且乱设虚位，规范的写法应是：浙农卫协〔2009〕2号。

第六，字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。发文字号应该与正文的字体字号相同，而有的字号小于3号、有的用宋体、有的用楷体、也有的用黑体，这些都不符合规范要求。

第七，联合行文多编文号。几个平行机关为某一有关事项联合行文，将所有联合单位的发文字号并列，这是不对的，按规定，联合行文只标明主办机关发文字号。如：《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于贯彻落实中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》(湘办发[2002]1号)，就只标中共湖南省委办公厅的发文字号。

第八，发文字号与公文编号混为一谈。这一问题多出现在教科书中，如：某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》等都把公文编号解释为“一般包括机关代字、、顺序号”，把公文编号混同于发文字号。《格式》明确规定：“公文份数序号(公文编号)是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如：国务院文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是为了准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象，当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。《格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。

公文编号与发文字号还有两大区别：一是写法上的区别。公文编号的写法，如：“000××”，位置标于文件左上角。而发文字号的写法如“闽政文〔2009〕48号”，即福建省人民政府2009年发的第48号文件。二是标注位置的区别。公文编号(公文份数序号)用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。而发文字号在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处;大文头的下行文，居中排列;小文头的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放;上行文需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字(红色反线上方4mm处)。

三、建议

第一，同一性质的机关、单位，发文字号的结构应统一。目前存在不统一的现象，给识别带来一定的麻烦，比如：中共福建省委办公厅和中共湖南省委办公厅，发文字号的结构分别为“闽委办〔××××〕×号”和“湘办发〔××××〕×号”;中共福建省委教育工委办公室和中共陕西省委教育工委办公室，发文字号的结构分别为“闽委教办〔××××〕×号”和“陕教工办〔××××〕×号”。类似的情况，市、县以下更是五花八门，从公文制作的规范化和科学化来说，还是统一起来为好。

第二，发文字号的结构中可以不要具体承办公文部门的代字。现在很多厅级机关的文件，其发文字号的结构中常带有承办公文部门的代字。如：“×教高〔2009〕105号”这一发文字号，其中的“×教”为某省(区)教育厅的简称，“高”为该教育厅的职能部门高教处的简称。如此编制发文字号，如文件头为“×省教育厅高教处文件”，落款也为“×省教育厅高教处”，则无可非议(高教处也不能对外发文)。问题在于文件头为“×省教育厅文件”，落款也为“某省教育厅”，而发文字号为“×教高〔2009〕105号”，这就显得有点矛盾了。既然主题词和文件标题中都有文件内容特征的词语，那么发文字号的结构中就可以不要具体承办公文部门的代字，这样既简化发文字号，也不影响到文件的统计和归类。

四、结束语

公文处理的规范化和科学化，需要从每一个细小环节做起，包括规范公文的发文字号。从事公文处理工作的人员要认真学习《条例》、《办法》、《格式》等有关文件，据其精神和本单位实际，建立和完善行文的有关规章制度，不断提高机关、企事业单位的办文质量。

参考文献

1.国务院.国家行政机关公文处理办法[M].2000(8). 2.中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[M].1996(5).

3.国务院办公厅秘书局.国家行政机关公文格式[M].2000(11). 4.史春梅.发文字号常见病误分析及纠正[J].秘书之友, 2007(7).

(作者单位：福建生物工程职业技术学院。作者为经济师)

<<国家行政机关公文处理办法>>(2001年1月1日施行)、《国家行政机关公文格式)(GB/T9704—1999)就“发文字号” 的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

“X政字“x发字

一、搭配虚字。如：(20023 第2号”、〔2002] 第35号”，这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政〔2002〕2号”(即安徽省人民政府2002发的第2号文件)、“皖发〔2002〕 35号”(即中共安徽省委2002发的第35号文件)。

二、要素颠倒。<<国家行政机关公文处理办法>>第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”

多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

“x政秘(86)6号”，

三、年号不全。如“x政发〔97〕8号”、这里的“(97)”“〔86]”是指1997。1986。虽然，在甘、甘一世纪里，“(97)”、“ [86]”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢?年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称〔1997]〔1986]，这也是(国家行政机关公文格式)之规定：“年份应标全称”。

四、错用括号。如“X政办(2002)8号”、“x政办(2002)8号”，这里的年份所用的括号“()”、“()”均是错误的。规范的用法应是六角括号“[]”，如“X政办〔2002〕8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常出现虚位，如“x政秘〔2002)008号”，这“序里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式>>(GBT9704一1999)已明确规定：号不编虚位(即豆不编为001)”。

六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中;二是不该居中摆放却居中;三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，(国家行政机关公文格式)附件的(条文释义)中讲的非常明确和具体;发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线(即文件版头上的一条红色横线)之间间隔4mm(发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线)。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识(俗称大文头)的下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，4mm处居中摆放(如上规定);②上行文(上报的公文)需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空贝字(上下摆放位置，如上规定在红色反线上方“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，4mm处)，签发人姓名居右安排，右空1字;③发文字号一般标注在横线(红色反线)之下，公文标题之上的右侧”(见2001年1月1日起施行的(安徽省行政机关公文处理实施细则)第三章公文格式第十一条第四款)。

七、字体字号不标准。<<国家行政机关公文格式>>规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号;字体，有的用小标来体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的<<中国实用文体大全>>、某师范大学出版社出版的<<公文写作教程>>、近年新出版的某函授大学教材<<应用文写作>>、某省委党校系统干部中专教材<<语文>>等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号” 也叫文件编号，“是一份文件<<国家行政机关公文格式>>总印数的次序号”《实用公文词典>>陕酉人民教育出版社出版)，(GB/T9704—1999)阐述更明确：“公文份数序号(公文编号)是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字，年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。“公文编号” 的写法过去是“NO.00018”，现为“00018”，位置标于文件左上角。而“发文字号” 写法是：“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号(公文份数序号)用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头(上白边)、订口(左白边)、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处;大文头(有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头)的下行文，居中排列;小文头(仅以发文机关名称作发文机关标识的文头)的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放;上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字(红色反线上方4mm处)。

<<国家行政机关公文处理办法>>已进行多次修订和完善，并制定了(国家行政机关公文格式》国家执行标准(GB/T9704—1999)，我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按<<办法>>和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。