企业公文处理过程中常见问题及对策探析

笔者从事文秘工作以来, 在公文处理工作因认识不到位、规范不熟悉等原因出现过一些失误。经过不断参加各级公文处理培训、工作实践, 学习国家下发的最新《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和《河南省国家行政机关公文处理实施办法》及企业内部公文处理办法等, 根据工作经历及日常积累的经验, 现就企业公文处理过程中常见问题及相关对策予以简要阐述。

一、公文处理过程中常见问题

(一) 公文处理效率方面。

1. 明确时限, 确保公文处理及时高效。

针对集团型企业层级较多, 公文处理滞后, 应该有明确时限要求, 常规类文件原则上应在3天以内处理完毕, 最长处理时间不能超过7天;紧急公文应即收即办;涉及工作安排、会议通知等时效性较强的事项, 应当在24小时内处理并提交意见。

2. 加强沟通, 明确公文处理意见。

一是企业各部门在处理公文时, 要在拟办意见之前, 以电话、邮件、会议等形式充分加强沟通协调。二是下级机关在上报公文之前, 要充分与上级机关领导、部门进行沟通, 必要时可将相关文档提前发至有关部门审核, 明确沟通意见后再上报, 避免返工。三是涉及多个部门协作、需要时间研究解决方案的, 主办部门一定要加强与协办部门、行文单位沟通。

3. 规范行文, 减少公文处理障碍性因素。

以笔者所在集团企业公文处理情况来看, 部分下属企业上报公文条理不清晰, 缺乏相关支撑资料, 特别是部分经营管理类公文, 论证分析不科学, 数据测算不严谨, 请示事项支撑理由与结论脱节。上述情况导致集团业务部门在研究处理相关事项时无法掌握实际情况, 反复要求报送单位补充材料, 导致公文处理缓慢甚至停滞。下属企业报送上行文时, 需要集团企业提供资金、设备、人力等支持的, 一定要在请示事项中明确数量、标准等;需要批复意见的, 一定要有相关得失分析, 并表明本单位建议性意见或措施, 以便于决策。

(二) 公文格式要素方面。

1. 最新格式要素要求。

根据国家最新下发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》, 对公文部分要素的规范形式提出了新的要求, 但部分企业依然没有及时修订公文格式, 如版头部分, 上行文、平行文、下行文发文机关标志统一调整为上边缘至版心上边缘35mm;公文成文时间由大写修改为阿拉伯数字, 且公文都要署发文机关名称;公文版记部分取消了主题词标注等, 主要要素使用的不正确影响公文整体规范性, 企业应及时针对最新条例要求全面修订各层级公文格式各项要素, 力求公文格式规范、统一、严肃、整洁。

2. 公文标题中出现标点符号。

根据国务院公文处理办法规定, 标题中除法规、规章名称可加书名号外, 一般不用标点符号。如在“转发《关于……通知》的通知”此问题中可不用书名号, 而且“通知的通知”赘述不简练, 规范的格式应为“转发关于……通知”。标题中一般不要出现“关于贯彻关于……”或“通知的通知”这类赘语。

3. 附件说明位置标注。

公文如有附件, 在正文下空一行左空2字用3号仿宋字-GB2312体标示“附件”, 后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件”1.XX“) , 附件名称后不加标点符号, 附件名称较长需回行时, 应当与上一行附件名称的首字对齐。

4. 标点符号适用不正确。

部分单位在印制文件或引用某一文件时, 印制文号时括号使用方法错误, 例如“XXX【2014】XX”或“XXX[2014]XX”, 正确印制方法为“XXX[2014]XX”, 应使用六角括号。部分单位在报送“请示”时, 结语当中常见到“妥否?请批示!”这种错用标点符号的现象。“请示”结语当中不得出现问号与感叹号。正确写法为“妥 (当、可) 否, 请批复 (批示) ”“以上请示如无不妥, 请批复 (批准、审批) ”“以上请示如无不妥, 请转报……审批”等, 结尾加句号。

(三) 公文文种方面。

1. 文种使用有误。

现公文共15个文种, 包括决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。印发公文只限于这些文种, 但公文文种使用错误时有发生。如将“XX办法”直接当作文题, 导致文种错误, “办法”等不属于公文文种, 规范的行文应为“关于印发XX办法的通知”, 把“XX办法”作为附件。

2.“请示”与“报告”文种混淆不分。

如公文题目中“请示”和“报告”并列使用, 或者“报告”正文中含有请示的内容。“请示”应当一文一事, 请示事项时需要上级机关批复、批准的, “请示”必须标注行文单位联系人、联系方式, 便于上级机关了解请示事项具体情况。“报告”适用于向上级机关汇报工作, 答复上级机关的询问, 报告事项是不再需要上级机关回复的。

二、拟采取对策

(一) 提高思想认识境界是关键。

公文“具有规范体式、特定程序”这一特点, 要求我们在企业公文处理过程中必须注重维护公文的严肃性、权威性。企业各级管理人员尤其是各部门负责人要进一步提高对公文处理工作重要性的认识, 坚决克服“只有抓生产经营才是干大事, 搞文字工作是‘咬文嚼字’‘浪费时间’”等错误思想和片面认识, 切实加强对公文处理工作的领导和检查, 既要明确公文处理分管责任人, 也要安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核把关, 维护公文的严肃性和权威性。各级管理人员还应带头学习公文处理知识并模范遵守, 为广大员工做出表率;文秘人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神, 认真做好公文格式规范化工作, 防止公文格式的随意性, 维护其规范的体式, 遵守其特定的程序, 进一步提高公文的处理效率, 推动企业正常工作的开展。

(二) 加强文秘队伍建设是保障。

为适应新形势下公文处理工作的需要, 企业要切实加强文秘人员的选配和管理, 严把人员进出关, 努力建设一支思想政治素质好、工作业务过硬的文秘队伍。首先, 企业要督促文秘人员增强学理论意识, 变泛泛理解为深刻把握, 使其不断提高文秘人员的政治理论素养和政策水平。同时要树立一丝不苟、精益求精的良好工作作风, 培养良好的职业道德和强烈的敬业精神, 使文秘人员认识到自身岗位所肩负的重任, 增强干好工作的自觉性和主动性。其次, 企业要加强文秘人员的业务培训, 不断创新和丰富业务交流活动载体, 搭建以会代训、业务技能竞赛、“一对一帮扶”、专题培训班等多种形式的学习交流平台, 加强业务培训, 使所有人员熟知公文处理的基本知识和工作程序, 平时注意留心各方面政策, 把握各方面法规, 了解各方面情况, 熟悉各方面职能, 尽快提高业务素质。

(三) 促进公文处理制度化、规范化是根本。

公文处理工作政策强、程序繁, 时限紧, 要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确, 就必须从促进公文处理制度化、规范化入手, 结合单位实际, 建立健全公文处理各项制度和工作流程, 不断强化公文差错源头治理, 充分发挥文秘部门在公文处理尤其是审核过程中的把关作用, 从公文的起草到审核、审批都必须建立严格的制度和规范, 严格落实收文登记、流转记录及督办制度, 完善公文处理“零差错”活动质量责任体系, 明确各环节的权限和责任, 严格考核制度, 把“零差错”理念和要求落实到公文处理全过程, 最大限度地预防和减少差错, 确保每一个环节、每一个细节都做到精心细致、精益求精, 努力达到制度完善、手续配套, 流程规范、流转有序, 档案齐全, 管理科学, 考核严格、闭环有效的目的。