公文常见问题案例分析

第一篇：公文常见问题案例分析

公文常见错误分析

文秘和办公室工作学习资料

(第13期)

张家口市人口计生委办公室2005年7月31日

公文常见错误分析

一、生造文种

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二、混用文种

常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1

汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。

三、规矩格式乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建(2003)240号;二是用虚数。如×政办〔2003〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，

4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。

6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全;“零”

写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。

8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切，相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

第二篇：公文标题常见病例分析

公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。

一、要素不全。完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(事由)并标明公文种类(文种)，一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范(至于标题三要素如何省略，省略时应注意些什么，参阅本人撰写的《试论公文标题“三要素”的省略》一文)，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等)，一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头(发文机关标识)的，也可不标明发文机关(见《安徽省行政机关公文处理实施细则》第三章第十一条第六款之规定：“为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关”)。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。

二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》(见1990年2月2日《安徽日报》)，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》，还是自XX年1月1日起新施行的。《国家行政机关公文处理办法》都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”(见XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》)所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。第二种报告(批转式报告)，今后应改用“请示”文种，这是XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中的新规定：“向上级机关请求指示、批准”用请示。二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”;有的该用“函”的却用“通知”;有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文(XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文)，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《××(发文机关)关于印发调整工资补充说明的通知》、《××(发文机关)关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

三、隶属不清。不该用“批转”的，用了“批转”;该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《×××(发文机关)关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。

五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清。如《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法(见本人撰写的《转发式公文标题的三种技术处理办法》一文)。

七、滥用符号。如“××县人民政府办公室关于印发《××同志在××会议上讲话》的通知”、“转发《××省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”、“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

八、标注不规范。主要表现在以下两个方面：一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展环境的

实施意见

二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右;有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小;有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”;左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书;就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字(正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字)，这是《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)国家标准所规定的。

第三篇：公文标题常见病例分析

公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现从八个方面作粗浅分析。

一、要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(事由)并标明公文种类(文种)，一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如(XX县人民政府决定)，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等)，一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头(发文机关标识)的，也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领，

失去公文的严肃性。如《XX政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》。

二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年和1994年公布的《国家行政机关公文处理办法》，还是自2001年1月1日起新施行的《国家行政机关公文处理办法》，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告” 的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”(见2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;另一种是提出建议，要求“批准转发” 的“批转式报告“，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反

而用的是“请示”;有的该用“函” 的却用“通知”;有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法” “总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文(2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外均不可直接行文)，但可作为“印发”、“颁发’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《XX(发文机关)关于印发调整工资补充说明的通知》、《XX(发文机关)关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文

种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

三、隶属不清。不该用“批转”的，用了“批转”;该用“批转” 的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，

否则将混淆了上下级的隶属关系。

四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《XX(发文机关)关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《XX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《XX关于妥善安排退休退职职

工子女就业有关问题的通知》。

五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如《XX关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为《XX关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如《关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动” 的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为《XX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题又不清。如《XX县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺

少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，

不能准确反映表达公文的主要内容。

六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“XX县人民政府关于转发《XX市人民政府关于转发< XX省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知> 的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题避免介词“关于”。动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”“替代法”“直转法”三种技

术处理办法。

七、滥用符号。如“XX县人民政府办公室关于印发《XX同志在XX会议上讲话》的通知”、“转发《XX省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“XX县人民政府办公室关于印发XX同志在XX会议上讲话的通知”、“转发XX省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不

用标点符号”。

八、标注不规范。主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在

实际排印时，却往往做不到这一点。如：

中共XX县委XX县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改

为：

中共XX县委XX县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展环境的

实施意见

二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右;有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小;有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第

一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”;左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书;就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字。

第四篇：行政公文处理中常见的格式问题分析

行政公文处理中常见的格式问题分析《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：1. 公文格式组成部分中常见的问题1.1 眉首部分1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务(管理)局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于xx发文机关标识字号，应予以纠正。1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[XX]21号”;便函的发文字号置于武文线下1行版

一、”、“

(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“o”，如“二oo三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。1.3. 版记部分1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“()”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“()”括起。1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。2.公文组成部分标识规则中常见的问题2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准a4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不

一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。3.公文格式中常见的其他问题3.1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号 “.” 的，如“ 96 ·8洪水”写为“ 96 .8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志 . 黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“ XX 年 2 月 2-6 日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。4.规范公文格式，提高公文质量的措施4.1.提高认识，加强领导规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。4.2.加强文秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的

理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。4.3.健全制度，规范程序各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。(山东黄河河务局办公室 闫训立原文发表于XX年第6期<山东黄河>

第五篇：机关公文格式中存在的常见问题及原因分析

刘俊

公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。按照规定，公文的格式一般由标题、发问字号、秘密等级、缓急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。机关公文格式上存在的主要问题包括以下几个方面：

一、标题存在的问题。标题是公文非常重要的组成部分，是透视公文主旨以及行文目的的“窗口”，机关公文在标题这个环节存在的问题较多。有的公文标题中的标点符号太多，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”的规定。例如，关于呈送“四川省农民工银行卡特色服务实施方案”的报告，标题中的引号应去掉。有的公文标题简化不准确。例如，关于转发国务院办公厅延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知，“转发”的宾语为“期限”，这中表述不准确，应将国务院办公厅原文标题因出，可将标题修改为“转发国务院办公厅关于延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知。有的公文标题不简洁。例如，关于转发《中国人民银行关于印发〈中国人民银行人民币管理办法〉的通知》的通知，”中国人民银行“出现了两次，显得冗长，可将标题简化为”关于转发《中国人民银行人民币样币管理办法》的通知。

二、密级划分方面存在的问题。公文的秘密登记是公文涉秘程度的标志。涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密公文漏标密级或密级表示不准确。

三、缓急程度划分存在的问题。公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定的时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。同时，还存在公文办理不及时，人为造成急件的情况。

四、主送机关、抄送机关、内部发送存在的问题。主送机关是公文的受理机关，应使用全称、规范化简称或同类机关的同称。有的公文主送机关名称不规范。例如，转发四川省人民政府办公厅关于开展信用四川宣传教育专项活动的通知，主送机关为：分行营业管理部、四川各市州中心支行，各政策性银行、各国有商业银行四川省分行，各股份职商业银行程度分行，四川省农村信用联合社。在主送

机关中既有人民银行系统内部的单位，也有人民银行系统外的金融机构，因此，应在“分行营业管理部”前面加上“中国人民银行成都“等字样。抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位或主送机关的相关领导机关或管理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。有的公文将本单位内部发送单位列为抄送单位。内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的单位。内部发送单位排序应按办公厅(室)、主办单位、会签单位、其他相关单位顺序排列。有的公文会签单位作为内部发送单位，或者将单位或外单位内设机构作为内部发送对象。

五、主题词标引存在的问题。主题词是进行文件检索的重要工具，是显示文件内容特征和归属类别的关键性词语。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》都指出，上报的公文，应按照上级要求标注主题词。从人民银行系统情况看，公文标引主题词采取授控标引的方式，用于公文主题词标引的词目，主要从固定公文主题词表中选用。主题词表中所列词目是相关工作中经常使用、具有检索意义及组配功能、概念明确单一的基本词汇，词目可排列组合成新的符合概念词目。目前，机关公文在主题词标引方面存在的问题主要表现在：有的公文不填写主题词，或者不熟悉“主题词表”，不按照主题词表有关规定标引主题词，没有对文件的主题内容进行标引。例如，关于四川省农村信用社个人征信系统推广工作的通知，主题词标引为：征信管理、个人征信、农信社、推广、通知。其中，“农信社”属于不规范的主题词，应该标注为“农村信用社”。又如，转发中国人民银行关于进一步做好金融统计数据集中工作的通知，主题词为：金融统计、数据集中、通知。该文件为转发公文，因此，应该加上“转发文件”的词目，以体现转发公文的发文特点。有的公文标引的主题词太多，违反了公文主题词最多不超过5个的规定。有的公文没有标引稳重，如“通知”、“批复”等。有的公文主题词标引随心所欲。例如，关于调整美国花旗银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词标引：财务会计、缴存款、通知。关于重新核定英国渣打银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词又标引为：财务会计、外汇存款准备金、缴存范围、通知。这两份公文主题词标引不统一。

六、附件存在的问题。附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文有多个附件时，应写明附件的序号和标题，并按顺序依次附在公文主件后面。有的正式发文中没有在附件的左上角标注“附件”字样，这种情况比较多。有的公文附件名称不规范。例如，关于接收安置军队转业干部的请示，该文有3个附件，但附件名称去笼统地用“地方军转办下达的接收安置军转干部计划的文件”来概括，附件名称与实际所附材料名称不一致，应准确写明附件的序号、标题和文件号。

七、文种选用方面的问题。有的报告与请示不分，用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项。例如，关于报送四川省人民政府关于加快推进小额担保贷款促进就业再就业工作的通知(代拟稿)的报告，这是向四川省政府报送的

代拟稿，文种必须用“请示”，不能用“报告”。因为报告是阅件，不需要答复，而该公文需要答复，应用“请示”。有的对公文文种使用不熟悉，使发文不当升级。给下级单位的一般性事务通知没有以办公室名义发文。

一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节，它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。上述问题的存在，对机关公文产生了不良影响，究其原因，主要有以下几个方面：

1、领导对公文格式的重视程度不够。有的机关部门和单位对规范公文质量的重要性认识不到位，关注办文速度多，关心办文效果少。对公文办理工作标准不高，要求不严，致使公文格式方面的差错频频出现。

2、部分人员缺少办文经验。近几年，一些机关部门和单位关于公文处理方面的培训少，一些机关工作人员尤其是新职工自觉学习规范不沟，对公文格式方面的知识积累较少，了解不够深入，公文办理经验不足，有的甚至连办文基本常识都不明白，公文基础较差。

3、文秘人员责任心不强。有的拟稿人对公文格式不重视，发文稿纸填写比较草率，不学习公文处理方面的有关规定，马马虎虎，得过且过。有的同志不注意学习和总结，对公文格式方面的要求领会不深，对领导纠正过的问题重复犯错。

4、急文较多，忙中出错。有的公文办理时间较为紧急，尤其是转发上级机关或其他单位的特急件，匆匆忙忙办结就交稿子，致使公文格式方面的错误较多。