企业办公自动化系统公文审核的常见问题

公文的全称是公务文书, 是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。根据中办、国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》规定, 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家方针政策, 公布法规和规章, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具。

一、公文审核的意义和重点

公文具有政策性、定向性、实用性、可靠性、时效性和规范性的特点, 公文处理工作应遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

在一份文件的流转过程中, 公文审核贯穿始终, 具有极强的政策性、专业性和时效性。《党政机关公文处理工作条例》中明确规定:各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作;公文文稿签发前, 应当由发文机关办公厅 (室) 进行审核;需要发文机关审议的重要公文文稿, 审议前由发文机关办公厅 (室) 进行初核。上述规定突出了办公厅 (室) 在公文审核工作中的核心作用, 同时要求公文审核贯穿于公文处理的全过程。落实到企业办公室的公文审核, 既有合法合规性审核, 又有公文规范性审核;既具有企业管理的广度, 又具有专业技术的深度, 是一项要求高、难度大、专业性强的工作。

在企业办公自动化系统公文管理中, 公文审核的重点有:1.把好行文关:包括该不该发文和以谁的名义发文。2.把好政策、法规关:包括公文的合法合规性审核, 是否符合行文规则等。3.把好程序、格式关:包括文稿送审程序、公文格式是否规范等。4.把好文字关:推敲文稿用语是否得体、准确, 是否有错字、漏字。5.把好数字、标点关:包括数字是否准确、规范, 标点是否完整准确等。

二、公文审核中常见的问题

在企业实际工作中, 基于办公自动化系统无纸化公文处理的全面推行, 在提高工作效率的同时, 企业公文处理工作也出现了一些新的问题:

(一) 公文格式不规范。

主要有发文模板适用不当, 行文流程错漏关键节点, 格式排版错误, 公文要素标识不规范, 发文范围任意扩大或缩小等。

常见问题:一是公文结构层次序数错误, 正确的四层结构层次应为:“一、” (黑体) , “ (一) ” (楷体) , “1.”和“ (1) ” (国标仿宋) , 该结构层次可以跳过, 但不可颠倒使用。而集团相当一部分公文将第三层序号“1.”误用为“1、”。二是公文发文字号中的年份应用六角括号[]扩入, 部分公文仍使用【】或[]。三是办公软件掌握不熟练, 常使用Word或Excel等软件的自动排序、默认行间距等排版功能, 不符合公文处理规范。

(二) 文种混用、错用或自制文种。

如请示和报告混用, 公告和通告混用, 决定和通报混用;如“函”错用为“通知”, “复函”错用为“批复”, “通知”错用为“意见”等。

常见问题:一是请示和报告混用或报告夹请示、请示夹报告。请示是向上级请求指示、批准适用的文种。而报告是向上级汇报工作、反映情况、回复询问适用的文种。报告夹请示, 上级机关就可以不批复, 请示没有实际意义;请示夹报告, 造成文字冗长, 不简洁, 影响了办文效率。特别是在请示中, 请示的问题必须明确、具体, 必须一文一事, 不能在一个请示中请示多个事项, 能够批复和不能批复的事项混杂一起, 或该具体的没具体, 上级机关难以批复。二是自制“申请”文种, 与请示、报告混用。如企业向上级行文《关于建议XXXX的申请》, 就是极为典型的“自制文种”的例子, 如果请求上级批准某事项, 应使用“请示”文种;如果是向上级提出工作建议, 则应使用“意见”文种。

(三) 文稿质量不过关。

公文立意不清晰、词不达意, 情况掌握不全面、分析不透彻, 公文指导意义不强, 可操作性小等。

常见问题:情况说明不全面、内容混杂或语言歧义造成正文主题不明确, 使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等造成对公文理解混乱, 使公文无法办理。如某企业向上级行文《关于公务车辆报废的请示》, 正文中未说明报废车辆的技术参数、使用状况及报废原因, 使办文无法进行, 因此只能做退文处理。

(四) 公文审核不到位。

公文起草、审阅、签批、校核、封发等流程各节点没有真正起到公文审核作用, 部分公文时间紧急、没有充分的审核时间, 部分公文起草、审核人员缺乏专业知识或审核流于形式, 导致公文审核未形成全程、全员审核的局面。

常见问题:一是文稿送审程序不够完善。如文稿需经企业总经理办公会议讨论, 是否已上会?文稿需经有关部门会签, 是否会签?制度新建或发生较大程度修订, 是否已在一定范围内征求意见并完成制度审核流程?如果这些程序不完备、有缺漏, 办公室审核人员就要提醒文稿起草部门完善上述措施后再发起发文流程。二是公文未严格遵守《党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 要求。主要问题集中在适用文种、标题不够准确, 上行文未加注签发人姓名, 主送、抄送范围不准确, 附件不齐全, 附加标记有遗漏等。三是文字、数字、标点符号适用不规范。部分公文用词不够简练、精确, 数字使用与行文目的不一致、使用不规范, 标点符号、字母词及一些特殊称谓中标点符号的使用不规范等。

三、加强公文审核的对策建议

(一) 建立公文前置审核制度。

精简文件是中央八项规定中的一项重要内容。企业应建立前置审核制度, 在严控文件规格、数量、篇幅的同时, 切实提高文件质量。应切实转变思维观念、提高管理水平, 避免靠发文推动工作、以文件落实文件。同时要切实深入实际、加强调查研究, 克服发文中经常出现的“穿靴戴帽”、照抄照转、贪大求全的现象, 多一些结合自身、创新务实、简洁高效的举措。

(二) 加强公文审核责任意识。

机关工作人员要高度重视公文审核工作, 在行文过程中强化公文审核意识, 熟知公文规范, 全面掌握情况, 勤于学习, 准确定位, 才能在行文的各个节点把好公文审核关, 确保公文质量。公文审核不是办公室一个部门的事。公文流程的每个节点都负有公文审核责任, 需要各节点人员都树立明确的责任意识, 严格按照公文处理制度做好审核工作, 关注细节, 提高效率, 进而提高文稿质量和行文效率。

(三) 提高公文审核业务水平。

公文审核重点要做到“看、问、核”。“看”公文要件是否齐全;“问”清楚发文目的及背景情况;“核”则要对行文格式、适用文种、公文内容、背景依据等进行全面审核。

公文审核贯穿于行文的全过程, 各节点人员应切实履行岗位职责, 加强对文稿的审核。拟稿人草拟公文是公文审核的“起始关”, 发文目的是否明确, 公文内容是否准确, 适用文种是否得当, 对整个公文审核起到决定性的作用。核稿人应站在全局的高度对上述内容进行再审核。会签人、办公室审核人及签批领导等审核环节应严格把关, 尽可能减少和消除文稿在各个环节的错误, 提高文稿质量。机关工作人员除了要切实提高责任意识以外, 还要注重加强政治理论和专业知识学习, 树立良好的职业道德和职业素养, 不断提高公文处理规范化水平。