公文写作中的常见问题

第一篇：公文写作中的常见问题

公文写作中的细节问题

对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。

一、做好准备

“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢?

一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。

二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。

三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进;离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。

四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。

2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要;一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等;层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，如《背影》，“我与父亲不相见已二年余了，我最不能忘记的是他的背影”;句句夺目，先声诱人，起句漂亮，触及中心，富有魅力，让人一见钟情，如杜牧《阿房宫赋》，“六王毕，四海一。蜀山兀，阿房出”;落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由;开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题;展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现它去努力奋斗。

(三)如何谋篇布局

要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料;可以使你想问题更周到;免得一面写一面想，写时吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。

三、语言的锤炼

准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。

准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。

简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完;要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。

鲜明。公文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。易懂。公文既要简洁又要易懂，简短而缺意，就只能使人看不懂。所以，写公文不能哗众取宠;不能用那些华丽而不易懂的辞藻;不能用那些自己生造的语言;不能有“学生腔”、“文学腔”;不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。

四、日常公文写作需注意的几个细节问题

1、公文写作的标题 标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严禁、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以片盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。

2、公文写作的观点 好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题。同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。

3、公文写作中数据、图表的应用 在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：一方面从字面来理解，“数”“据”顾名思义就是数字方面的根据，有理有据，只要有根据，事情道理才能讲的明白，数据饱含信息起到一种说明的作用，读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况，使其明了;另一方面应用数据说明事理，能使读者感到真实，数据都是通过统计得来的，具有真实性的特点。图表的应用相对的来讲，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识，但它更具有直观、立体、动态的特点和优点，适合情况上报、署名文章、调查报告等文体。数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局的为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据，以部门的为主。个人拿不准的，让领导定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据要科学分析。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过 和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。

第二篇：公文处理中的常见问题

一、公文眉首

(一)发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “[]”;

(二)上行文未标识签发人;签发人名字的字体使用不规范 (应该用3号楷体)。

(三)上行文发文字号和签发人排版不规范(发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字)

二、公文主体

(一)公文标题

1、标题与版心红线间距不够(标题与版心红线之间应空2行)。 2. 字体使用不规范(应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替)。

3. 标题滥用符号(公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号)。

4. 标题多行时，分行不规范(标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开)。

5. 文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

(1)缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

(2)生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

(3)“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项;②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项;③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项;④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项;⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等;②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果;③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况;④向上级机关提出建议和意见、设想等(但不要夹带请示)。

6. 转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚(现在比较侧重用这个方法);②概括转发;③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发;②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7. 注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件;“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程;“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

(二)主送单位

1.主送单位与标题间距过宽(主送单位与标题之间应空1行)。 2. 字体不规范(应用3号仿宋体字标识，不加粗)。

3. 上行文出现多个主送单位现象(上行文主送单位应只有一个)。

(三)公文正文

1. 字体使用不规范(应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗)。

2. 行间距、字间距不规范(一般每一页为22行，每行为28个

字)。

3. 结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(四)附件

1. 公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

(1)公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

(2)如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2.附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。 (1)附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中;有序号时标识序号，序号后不加冒号。

(2)附件的序号和名称前后标识应一致。

(3)附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。 (4)转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3. 关于附件的其他不规范

(1)附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整;

(2)多个附件时不整合;附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号(扫描件除外)。

(五)成文日期

1. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2. 成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字;“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3. 单一单位制发的公文，成文日期右空4个字;两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

(六)印章使用

1. 公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。(一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下)

2.会议纪要不加盖印章。

(七)附注

上行文(如请示)应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如(联系人：××××××，联系电话：×××××××)]。

三、版记

(一)主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字(由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替)，词目之间空一字。

2. 主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。 3. 主题词文种应与标题文种一致。

(二)抄送单位

1. “抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字;抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2. 抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3. 抄送应注意的问题

(1)上行文不能抄送下级单位; (2)密级很高的文件，要严格控制抄送范围; (3)越级请示件要抄送被越过的上级机关;

(4)向下级的重要行文要抄送直接上级机关; (5)遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则; (6)联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

(三)印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

(四)页码

1. 页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线;单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2. 除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

(一)公文中必须使用国家法定的计量单位。

(二)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(三)公司和分公司不得联合行文。

(四)引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》(桂电办〔2011〕×号)要求„„”;使用简称时，一般先用全称，并注明简称;使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

(五)上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

(六)文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

(七)正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

(八)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三篇：关于公文写作中的若干问题（提纲）

一、

四个词语概念解读

二、 公文中简称与统称的正确书写

三、 公文中公文中职务与姓名的表述

四、 公文中结构层次序数语的书写

五、 公文中引文的表述

六、 公文中上下文表述一致性的问题

七、 公文中数字的正确书写

八、 公文中“以上”“以下”的用法

九、 公文中标点符号的书写

十、 公文标题问题

十一、 公文写作要力求“简、短”

一、四个词语概念解读 1. “红头文件”

人们对党政机关印发的发文机关标志及间隔线套红标注并加盖红色印章的规范化文件的形象化称呼。

2.文山会海

《新华成语字典》中诠释：文件多得象山，会议多得象海。

3.党政机关公文

见新《条例》第一章总则第三条的定义。 4.党政机关

见2013年7月14日《中共中央办公厅、国务院办公厅关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知》按语中表述的三个范围。

二、公文中简称与统称的书写 例：

“两办”，中办、国办，省委办、省府办 省委、福建省委、“双拥” 语委 党和国家领导人 党员领导干部

三、公文中职务与姓名的表述 中共××党委×××书记 x委书记×××同志

2 ××省×××省长 ××省长×××同志

四、公文中结构层次序数语的正确书写

一、

二、

三、

四、

(一)

(二)

(三)

(四) 1.2.3.4. (1)(2)(3)(4) 第一，第二，第三，第四， A.B.C.D.

五、公文中引文的正确表述 1. 出版物中的引文标注：

如：许慎：《识文解字》，影印陈昌治本，126页，北京，中华书局，1963。

2. 公文中的引文：公文标题+发文字号

如：《中共福建省委、福建省人民政府关于增强自主创新能力，推进海峡西岸经济区建设的决定》(闽委发〔20xx〕xx号)

六、公文中上下文表述一致性问题

如：福建省省长 福建省人民政府省长 2016年1月14日 二○一六年一月十四日

又如：六根木头 6根木头 四分之一 1/4

3 500多元 五百多元

七、公文中数字的正确书写

(一)关于公文中使用阿拉伯数字表述

1.关于“时间”(世纪、年代、年、月、日、时刻)的规范写法，按国家标准《出版物上数字用法的规定》中的要求，使用阿拉伯数字书写。如2008年×月×日。若用公元纪年的写法，应为公元二○○八年×月×日。公元即公历经年的简称。“公元”的代号为A.D(拉丁文缩写)。公元元年相当于我国西汉平帝元始元年。我国于1912年1月1日起采用公历纪年。在拟写公文时，应避免使用时间代词，如“今年”、“明年”、“今天”、“上月”、“上半年”、“下半年”等，而使用具体日期;公文中第一次出现日期时，年月日要完整书写;同时，要尽量避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等;还要注意准确使用时态助词，如“了”字表示动作变化已经完成，“着”字表示动作变化正在进行等。

2.国家标准《出版物上数字用法的规定》中要求：“年份一般不用简写”，如：“2008年”不能简写成“08年”。

3.以阿拉伯数字书写的多位数不可移行，如：“2008”不能在上面一行写“20”，另起一行再写“08”。

4.百分比，量词等使用不能移行断开。

5.数字前“0”占位的几种情况：一是打印公文的份号

4 时是允许的;二是车辆牌照;三是邮政编码;四是电话号码;五是专业代码。

6.人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。《出版物上数字用法》在“非物理”定义一节中说：“日常生活中使用的量，使用的是一般量词。”

①表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，如：50元、45天、48人、50根、58公里、100万吨等;

②表述事物的数量时一般名词在前、量词在后，如：重大交通事故6起、商品房5幢;

③当人或物数量较大时，通常还列出一个代表者 如：甘龙芳等20位同志为2006年全省防抗台风抢险救灾功臣;73301部队70分队等129个单位为2006年全省防抗台风抢险救灾先进集体;

④百分比的表示应用阿拉伯数字，如：比增48%; ⑤除特殊情况使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。

⑥表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数不用倍数。如：增加了5倍，但不能表述为“减少了5倍”。同样，不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低了百分之几”或“减少百分之几”。

(二)关于公文中使用汉字小写数字表述

1.我国夏历日期应用汉字数字表示。如正月十

五、十二月初四，不能写作正月

15、12月初四。假若将夏历七月二十三写“7月23日”，就会使人误为公历日期。例：2008年元月。

星期几，一般不用阿拉伯数字，应当用汉字数字表示。如星期六。

2.邻近两个数字并列连用表示概数，应当用汉字数字表示。如四五天，十三四岁，五六十年代，十之八九等。连用的两个数字之间，不能用顿号隔开，如不能写十

三、四岁。

3.用日期表示的历史上形成的事件、节日、纪念日等，应当用汉字数字表示。如“九·一八”事变、五四运动、三八国际妇女节。

4.由数字作的词素之一构成的定型的词、词组、惯用语、缩略词和具有修辞色彩的语句，应当用汉字数字表示。如六旬、五好生、好八连、十来年、十二五计划、第三人称、党的十八大、三百六十行、白发三千丈、相差十万八千里等。

5.“二”与“两”的用法不同。如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月”(即二月份)、“二次大战”(即第二次世界大战)等;如果与量词连用，应当用“两”，例如“两个”、“两次”、“两回”等。

八、公文中“以上”“以下”的用法

我们在写作公文时，常常用“以上”“以下”这两个词来对位置、次序或数目等进行范围界定。例如：“以上是我的几点粗浅的体会”“以下就要谈谈具体办法”等。有时还把“以上”与“以下”连起来用，划出一个特定的范围。例如：“投敌叛变的，处以三年以上十年以下有期徒刑。”“公司登记事项发生变更时，未依照本法规定办理有关变更登记的，由公司登记机关责令限期登记;逾期不登记的，处以一万元以上二十万元以下的罚款。”

一般来说，人们习惯上认为“以上”包括本数或本级，“以下”则不包括本数或本级。例如：

(1)企业、农村、机关、学校、科研院所、街道社区、社会团体、社会中介组织、人民解放军连队和其他基层单位，凡是有正式党员三人以上的，都应当成立党的基层组织。(《中国共产党章程》)

(2)身高在1.2米以下，可随大人不用购票。(北京火车站《火车票购票须知》)

例(1)中的“以上”一般认为包括本数和本级;例(2)中的“以下”不包括本数。

但是，从逻辑意义上讲，或者精确地讲，“以上”和“以下”都不包括本数或本级。“以上”表示高于或前于某一点(《现代汉语八百词》)，“以下”表示低于、后于某一点(同

7 上)。由于存在宽泛意义和精确意义上的差别，有时出现范围界定含糊不清的现象。

因此，在需要精确表述语义时，都应采取适当的办法尽量避免范围界定不清的问题。主要有以下五种办法：

(一)以“以上”“以下”前后加括号，并在括号中注明“含”或“不含”。

(二)在“以上”“以下”后加括号，并在括号中注明“含+数目(级、职)”或“不含+数目(级、职)”。

(三)在“以上”“以下”前后加括号，并在括号中注明“含本数(级)”或“不含本数(级)”。

(四)对文中“以上”“以下”的语义范围进行总括说明。

(五)改用其他的表述方法。

总之，“以上”“以下”是否包括本数或本级(职)是不确定的，要看具体情况而定，在不引歧义或并不需要精确表述时，“以上”“以下”可以单用。如需精确表述，应对“以上”“以下”的语义范围进行限定，或采取其他表述方法，以避免不必要误会。

九、公文中标点符号的正确书写

第一个从国外引进标点符号的人是清末同文馆的学生张德彝。同文馆是洋务运动中清政府为培养外语人才而设立的，张德彝是第一批英文班学生中的一员。

8 1919年4月，胡适、钱玄同、刘复、朱希祖、周作人、马裕藻6名教授在国语统一筹备会第一次大会上，他们提出了《方案》，要求政府颁布通行“，。;：?!——()《》”等标点。

1920年2月2日，北洋政府教育部发布第53号训令——《通令采用新式标点符号文》，我国第一套法定的新式标点符号从此诞生。

国标《标点符号使用法》(GB/T15834-1995) 标点符号的使用，有正误之分与优劣之分。可用标点也可不用标点的地方，可用这种标点也可用那种标点的地方，一般属于优劣之争，可不予计较。应该用标点而没有用，应该用这种标点而用了那种标点，应该把标点放在这里而放在了那里，则属于错误，必须纠正。

1.标点符号的位置

句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字位，在字位的居左偏下位置，且不出现在一行之首。

引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。

破折号和省略号都占两个字位，中间不能断开。破折号不应排作2个一字线(--)、4个半线(----)或一个化学单键号(-)。连接号和间隔号一般占一个字位。这四种标点符号均上下居中排布。

9 2.序号的标点

“第一”、“第二”、“第三”后面用逗号;“一”、“二”、“三”后面用顿号;“1.”、“2.”、“3.”和“A.”、“B.”、“C.”后面用齐线黑点。带括号的序号后面不得再加顿号、逗号之类的标点符号。

3.逗号与顿号的用法：

 标识独立词语时用逗号，标识并列词语时用顿号。  标识同一层次的并列词语时用顿号，不同层次的并列词语用逗号。

 标识同类型机关的统称时，表示该机关所属行政区域或所属单位的并列成分之间应用顿号，不应用逗号。 表示统称的“各”字后面用顿号标识的统称机关中，不得直接使用单位名称。

4.“跳动的”标点符号

我们生活中每时每刻都要用到标点符号，可是你知道吗，其实标点符号中也包含着许多奥秘。

十、公文标题问题

(一)公文标题的作用 1.传神

2、显性

3、好记

4、便用

(二)公文标题中常见的错误

1.滥行省略。一是随意省略发文机关;二是随意省略事由;三是随意省略文种。

2.乱用文种。一是文种混用;二是错用文种;三是生造文种。

3.叠床架屋。主要有三种情况：一是公文标题中的“发文机关”要素因简省不当而造成重叠。二是公文标题中的“行文机关名称”、“介语‘关于’”、“文种”要素因转发或批转环节过多而造成重叠。

4.隶属不清。分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的隶属关系和词性。

5.明而不简。即指因过分追求标题表意的明确、具体而导致繁冗累赘，拖沓冗长。

6.简而不明。此种“病误”是指因过分追求表意的简练而造成语意不清，含混模糊，令人费解或误解。这与前文所述“滥用省略”在病因上有异“曲”同“工”之处，但表现形式略有不同。

7.题文不合(题不对文)。一是事由偏跑;二是题大义小;三是题小义多;四是题义不清。

8.不合语法。一是成分残缺;二是搭配不当;三是成分多余，提炼不精。

9.乱用标点。

11 10.排列不美。 11.位置不当。 12.体号混乱。

标题是公文的“眼睛”，拟制时必须精心对待，审慎为之，切不可草率造次。这里所列诸种“病症”，仅就常见现象略作分析，以期引起公文工作者的注意，从而使公文标题的拟制不断臻于规范。

(三)公文标题拟写时的“八字”要求 1.准确 2.简洁 3.齐全 4.美观

(四)拟写公文标题的形式

一是“标准式”公文标题。公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三要素组成，通常称这种为完整的公文标题。 二是三种特殊形式：

(1)“双项式”公文标题 。例如《中华人民共和国主席令》、《地震监测管理条例》。

(2)“转文式”公文标题。由发文机关、被批转(或转发)文件的标题、文种名称而组成的公文标题，一般称这种标题为“转文式”标题。例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。

12 (3)标题下方附加括号式。例如《××市安全生产管理规定》(2006年3月25日××市第十四届人民代表大会常务委员会第十次会议通过)。

(五)转发性公文标题的拟写 一是转发法规、事务性公文的标题。 二是转发“通知”的通知标题。 三是采取多种技巧来转发。 (1)替代法 (2)概括法 (3)直转法

(4)直接表述法(或者省略法)

(六)公文小标题的拟写 1.看是否准确恰当 2.看是否明确集中 3.看是否照应总题 4.看是否合乎逻辑 5.看是否有艺术性

(七)公文标题中标点符号的使用

公文标题中常用的标点符号有五种，即书名号、双引号、顿号、圆括号、连接号。

(八)公文标题排列标印

一般有三种形式：一字排;上或下梯形(宝塔形);菱

13 形，中间长上下短;不宜长方形排印，不能沙漏形排印。

十一、公文修改要一字不苟

常言道：“一字人公文，九牛拖不出”。 “惜字如金”

第四篇：公文处理中的常见问题及对策研究

作者/李军

行政机关的公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具， 是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理体现在行政机关的工作决策、部署及抓落实、为基层群众办实事等各项工作中，涵盖了行政活动的全过程， 一定程度上反映了机关的工作作风， 直接影响着行政效率。

一、公文处理中的常见问题

(一) 忽视协商会签环节。公文中有涉及其他部门的事项， 主办部门没有与有关部门充分协商， 就直接报送上级机关审批。比如，涉及财政资金问题没有征求财政部门的意见，涉及项目规划问题没有与发展改革部门协商，涉及编制机构问题未与编办协商， 涉及表彰评优问题， 没有征求人力资源和社会保障部门的意见等。或者虽然协商但未取得一致意见， 主办部门在报送上级机关审批时， 没有吸收有关部门意见， 或者没有提出建设性意见。此类公文上级机关无法及时审批， 需要退回报文单位， 取得一致意见后重新上报。

(二) 直接报送领导者个人。有的公文未经上级机关领导指定， 将应报送上级机关的公文直接报送领导个人。在公文处理中， 有些省直部门负责人在本机关信笺纸上直接指示“呈××副省长审批”， 从而常常出现越过省政府办公厅秘书处直接呈送省领导的现象。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，“除上级机关负责人直接交办事项外， 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文， 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” 直接报领导者个人， 常常导致收文机关无法跟踪公文的运转过程， 更无从查询公文的办理情况， 形成“飞行件” 和“横传件”。

(三) 越级行文。各级行政机关不得越级请示问题和报告工作。部门所属单位需要请示问题， 一般应向主管部门请示; 确需向上级机关请示的， 再由主管部门向上级机关行文。实践中， 仍有一些单位不通过主管部门，直接向省政府行文。如××公司《关于调整×××有限公司董事及监事的请示》， 没有报经主管的省有关部门， 就直接报送给了省政府。《党政机关公文处理工作条例》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文， 特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”

(四) 公文标题不规范。公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。除发布或转发规章性公文加书名号外， 一般不用标点符号。公文标题要概括公文的主要内容， 还要选准文种， 好的标题能使人迅速了解文件的主旨和要义。实际工作中， 公文标题常常存在着五个方面的问题： 一是标题不规范， 没有发文机关名称。(文秘工作　)如省某部门报送的《关于赴港澳考察的报告》， 应为《××厅关于××代表团赴港澳考察的报告》。二是标题过长， 有的公文标题长达50 多个字。如省直某部门报省政府的《河北省××厅关于在全省七大水系主要河流实行跨界断面水质考核并试行扣缴生态补偿金政策的通知》， 共52 个字， 可改为《河北省××厅关于实行跨界断面水质目标责任考核的通知》， 减少了27个字， 显得更简洁， 概括性更强。三是标题中出现两个以上“关于” 两个以上“通知”，如《河北省××厅关于转发××市关于制止滥占用土地的通知的通知》等。四是有的公文标题使用了多个标点符号。五是公文标题中文种使用错误， 如××局报送省政府的《关于我省海上搜救应急预案有关问题的说明》、××局《关于有关煤矿营业执照收缴情况的汇报》， 其中的说明、汇报都不是文种。

(五) 公文中的各种名称、引用不规范。公文中涉及法律规章时， 没有先列全称， 注明简称， 而是直接引用简称， 如《中华人民共和国行政许可法》(以下简称《行政许可法》) 不能写成《行政许可法》。有的机关名称随意使用简称， 如将“省住房和城乡建设厅” 简称为“省住建厅”、省食品药品监管局简称为“省食药监局” 等， 没有使用规范的简称。

(六) 公文密级标注随意性强。有的部门没有参照上级政府或部门同类文件的密级划分界限， 随意自定密级。有的公文在报批时，将密级定的很高， 既增加了公文处理的难度，也增加了档案管理的难度。有的公文标注密级时， 没有注意保密期限， 如机密☆5 年， 个别公文甚至左边标注“秘密”， 右边标注“内部资料”， 使收文单位不知该按涉密文件管理还是按内部资料处理。

(七) 附件不全。有的公文中提到根据省领导同志的批示或会议纪要起草的， 但报送省政府的公文没有附上省领导同志的批示件或会议纪要， 有的缺少需要贯彻的上级文件的复印件等。由于缺乏相应的背景材料， 增加了公文处理的困难， 稍有疏漏， 就会失去公文处理的连续性和一致性。

(八) 印章使用不规范。有的印章与发文机关标示不符， 如发文机关是××厅， 印章却是××厅办公室。有的印章位置随意性强，不居中、不端正、不规范， 有的联合行文的印章相交、相切等。

二、问题产生的主要原因

(一) 部门和单位领导重视不够。有的部门领导不重视机关公文处理工作， 不了解《党政机关公文处理工作条例》的规定， 忽视机关公文处理工作的程序化、规范化和制度化建设， 致使本单位的公文存在这样那样的问题。

(二) 工作制度不健全。《党政机关公文处理工作条例》明确规定， 各级党政机关办公室(厅) 主管本机关的公文处理工作， 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。实际工作中， 很多部门办公室或秘书科只是负责公文的编号、收发工作， 而对公文内容、体例格式等方面的问题未予以重视。

(三)

学习培训交流少。公文处理是幕后工作， 没有轰轰烈烈的业绩， 由于任务繁重，没有时间性和规律性， 从业者长期处于高度紧张状态。但是， 公文处理工作要求严谨细致、规范高效， 需要时刻保持清醒的头脑。有的部门不重视公文处理工作， 文秘人员长期在本职岗位上默默奉献， 系统学习培训和交流的机会少， 长期以来按着老套路、老办法来处理; 有的部门文秘人员流动较快， 许多新手对公文处理业务不熟悉， 致使不能按规定制度办事， 忽视公文处理的程序化、规范化和制度化， 甚至出现一些低级错误。

三、做好公文处理工作的改进措施

(一) 领导重视是关键。领导重视是做好公文处理工作的关键。公文处理工作既辛苦又繁杂， 看似平凡却很重要。因此， 部门和单位领导要积极创造条件， 支持文秘工作人员大胆开展公文处理工作， 对不按公文处理规定报送的公文， 要主动退回报文单位， 力争做公文处理工作制度化、程序化和规范化的带头人。

(二) 制度建设是根本。制度具有根本性和长远性。公文处理工作政策性、程序性较强， 工作环节多， 时限紧， 要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确，就必须从制度建设入手， 建立一套科学有效的机制。各级行政机关要按照《党政机关公文处理工作条例》的要求， 结合本单位实际，从公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、保密到立卷、归档、销毁等程序， 都要建立健全本机关公文处理的各项制度和工作流程， 切实发挥好机关文秘部门在公文处理中的作用， 在实际工作中以制度规范行为， 确保公文处理严谨、细致、高效。近年来， 河北省政府办公厅先后制定了《河北省人民政府办公厅公文运转规则》《河北省人民政府办公厅关于进一步规范机关公文办理程序及版头文笺使用的通知》等5 个公文处理方面的文件， 严格遵循“来文即办、日清日结” 的原则， 使机关公文处理工作有章可循、有据可依， 确保了机关公文的快速传递、高效运转。

(三) 责任意识是核心。公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的人员必须树立较强的责任意识。从事公文处理的人员必须对工作一丝不苟， 切实履行岗位职责， 因为任何一点疏漏， 都有可能带来负面影响， 甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁， 公文就失去了价值。为此， 公文处理工作人员必须增强责任心， 规范公文处理工作流程， 牢固树立“急件急办、特件特办” 的责任意识，确保不压、不误、不漏办任何一件公文， 切实提高公文处理效率。

(四) 学习培训是保证。做好公文处理工作， 需要培养一支高素质的专业队伍。文秘人员一般为本部门本机关服务， 外出学习交流的机会较少， 长期按老套路办事， 对公文处理中出现的新问题新现象缺乏研究， 一定程度上影响了公文处理的效率和质量。首先，要经常学习上级机关和本部门的规章制度，时刻提醒自己按制度行文， 从根源上保证公文处理的程序化、规范化和制度化。其次，针对公文处理中存在的新问题、新现象， 要与同行多交流、研讨， 共同提高。最后， 上级机关文秘部门要加强对下级机关文秘工作的业务指导， 经常组织所属部门和单位开展公文处理培训和讲评活动， 一方面针对本系统公文中存在问题定期或不定期开展业务培训， 另一方面开展面对面的业务交流和学习探讨， 使公文处理人员在学习交流和培训中得到提高， 从而提高本系统和本部门的公文处理水平， 为转变机关作风、提高工作效率奠定基础。

(作者单位：河北省政府办公厅

第五篇：浅析公文标题中的常见错误

在公文写作中，公文标题是十分重要的，可谓是公文的头脸。正如人们每天都要花时间整饰仪容一样，要想让一份公文有头有脸，就必须对标题进行精心修饰，做到简洁、规范、准确、鲜明。但在实际工作中，由于从业人员素质高低不齐，经常会出现一些错误。笔者试将这些常见的错误归结为以下几类：

文种

文种错误一般有以下几种情况：缺少文种，文种混淆或文种错误。

公文标题的一般结构是这样的：发文机关+事由(关于+词组)+文种。其中的词组有两种类型：动宾词组和主谓词组。缺少文种的错误大多发生在使用动宾词组的标题上，例如：《XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告》，“批转……的报告”是一个动宾词组，宾语“报告”很容易被看成是整个标题的文种。拆解这个标题的结构，将要转发的原公文的标题标注出来，变成《XX市教委关于批转〈XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告〉》。那么，很明显XX市教委的这个公文的标题缺少文种，应在“报告”后添加上“的通知”。一般像这种转发性公文比较容易产生标题缺少文种的错误。

文种混淆是因为撰文者对具体的文种不甚了解，例如：《XX

大学关于XX同学英勇救火事迹的表扬》和《XX工厂关于研发新产品的资金问题的申请》，在这两个公文标题里，所用的“表扬”和“申请”都不是文种。习惯上我们会认为这些也是文种，但是在国家公文法规中没有这些习惯上的文种，因而在正式场合是不可以用它们来替代文种的。

文种错误则是对事由和行文原则把握不准，出现偏差。例如：XX工厂要进口一批设备，必须向外贸办请求进口设备的指标，于是自行向外贸办行文《XX工厂关于进口设备的指标的请示》。在这里“请示”就用错了。因为职能部门是不能向政府行文的，必须先向上级领导部门工业局请示，由工业局代为行文向外贸办发函。

一般说来，会影响文种的因素有三个，限制力，事项和内容，主观愿望。在选择文种时要考虑到本单位的权力范围，公文事由以及发文意图。例如：省级以下政府只能发布地方法令、规章制度。表扬个人用决定，表彰事迹用通报，等等。事 由

事由错误分为两种情见，一种是缺少事由。例如：XX省召开了一次环保工作会议，XX市政府为了贯彻这次会议精神，决定在XX县召开各区县环保局负责人会议，发布《XX市政府关于XX县召开各区县环保局负责人会议的通知》。乍一看这个标题好象各部分齐全，句式完整，“关于……的通知”的形式看起来很像标题的标准格式。但召开这次会议的

目的即真正的“事由”是为了贯彻省环保工作会议精神，该标题没有出现这一点，也就是缺少事由。应改为《XX市政府关于召开贯彻省环保工作会议精神的会议的通知》。

另外一种是事由不清。例如：XX市政府针对最近一段时期出现的部分干部用公款游山玩水的情况，决定严加制止，发布《XX市政府关于严肃处理全市干部利用公款问题的通知》，这里的事由存在两点错误：一是发文机关标明了市政府，那么这里的“全市干部”就属于多余成分;另外，发文事由是禁止干部用公款游山玩水，而从这个公文标题看，到底用公款做什么事情，是用来享乐还是投入市政工程并没有加以明确说明。

动词

在事由里有一个十分重要的成分需要单列出来仔细研究，那就是动词。动词决定着事由的正确与否质量高低，一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也是公文的点睛之笔。

使用动词也存在一些常见的错误。例如动词和文种重复，如《XX工厂关于申请研发新产品的资金问题的请示》，这里的“申请”就和文种“请示”重复，必须将之删除，或者可以改为“解决”。

另一种情况是在一个公文标题中出现两个动词，这是不允

许的。如《XX工厂关于研发新产品缺少资金的请示》，好像也是“关于……”的结构，似乎是正确的。仔细看会发现有两个动词。“研发”和“缺少”，这样两个动词就形成了两个事由，到底是关于什么的请示就弄不明白了。一份公文只能有一个事由，也就只能有一个动词，一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。

其它

除了从公文标题结构划分出三类错误形式外，还有一些比较隐蔽的错误，须得仔细推敲才能发现。

关于印发类公文：如《XX市政府关于印发〈省政府XX文件〉的通知》，这里出现了一个很大的错误，在公文制发的有关规定中，印发类公文的发文机关与制发机关必须是同一个单位。市政府不能印发省政府的文件，想要翻印下发，可以用转发。

公文内容不能出现在标题里，如《 XX市政府关于XX区召开全市卫生系统负责人工作会议的通知》，这里的公文发送对象“全市卫生系统负责人”不应出现在标题里，当然会议地点“XX区”也不应出现，因为这些都属于公文的内容。应该出现在正文里。它们的出现反而阻碍了事由的出现。注意公文语言的反向作用，某市在清明期间发现买卖焚烧冥币纸钱现象有所抬头，于是下了一个文制止这一现象，标题是《XX市政府关于在清明期间禁止买卖焚烧冥币的通知》，

这个标题怎么看都像是对的，挑不出毛病。但是，反过来想一下，标题说在清明期间禁止这一现象，是不是就意味着过了清明就可以了呢?明知不是这个意思，但从标题上确实可以这样推断。