公文写作常见问题分析

第一篇：公文写作常见问题分析

公文处理常见问题分析

一、公文处理概述

(一)公文的特点 1.鲜明的政治性。

公文是管理阶层的工具，是管理工作的需要。它的内容反映了管理阶层的意志。

2.法定的权威性。

公文是领导机关实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内所有单位和个人必须贯彻执行。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映。

3.特定的作者、读者和严格的程序。 公文写作，是一项严肃的工作。 公文的作者，是公文制发机关(单位)。 公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的。 公文办理有一套严格的程序。

4.文字表述的准确性和语言的生动性。

文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。

公文语言的生动性，是指在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。

5.内容上的公务性和现实性。

内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。

1 内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是;必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。

6.强烈的时效性和特定的意向性。

公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。

特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。

7.严密的逻辑性。

公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者(执行者)，实现其管理作用、处理公务的作用。

8.规范的体式。

通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。

(二)公文处理的原则 1.实事求是的原则; 2.党政分开的原则; 3.精简的原则; 4.高效的原则;

5.按照行文机关的要求进行的原则; 6.按照公文处理规定进行的原则。 标准：及时、准确、安全、保密。

(三)公文发布的方式 1.内部发布

①用特定版头印制内部分发; ②用内部传真电报发送; ③在内部网络上发布;

2 ④其他方式。 2.公开发布

公开发布的公文，从公开发布之日到执行的起始日，至少要有30天以上的间隔期。

①在报刊上公开发布;②在互联网上发布; ③张贴;④设立政务公开场所供执行者索取公文; ⑤其他形式。

二、公文行文规则

(一)公文的行文关系

行文是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，就叫做行文关系。

它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。

正确处理行文关系，充分发挥公文的效用，是一切机关工作人员特别是从事公文处理的人员必须熟练掌握、正确使用的基本技能和方法之一。

行文公文的行文关系，主要有以下两种关系： 1.领导与被领导的关系。

领导与被领导的关系，是指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导的关系。

公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。

3 2.指导与被指导的关系。

指导与被指导的关系,是指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，二者有本质的区别。

具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。

(二)公文的行文方式

1.下行文。指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。

2.上行文。指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。

3.平行文。指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

平行文没有级别、地区之分。同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

①行文必须确有必要。没有行文的必要性和可行性的，不行文;贯彻上级文件精神，没有新的具体措施，仅表态性的或照抄照搬的，

4 不行文;已开会作了布臵，可用电话或当面议定的事项，不行文;会议文件、会议纪要和领导人在会议上的报告、讲话，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应由党委或政府行文。

②行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，超越了干部、群众的承受能力，行不通和收不到实效的，不行文;违背了人民群众长远利益和根本利益的，不行文;不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，不行文。

③必须控制行文数量，所发公文力求精练、简短。所发公文，必须作总量控制，科学决策，民主决策，依法决策。应发的公文，提倡写短文，在语言文字上反复锤炼，精益求精，力求简短，达到“一字入公文，九牛拉不出”的标准。

三、公文的常见问题

(一)合格公文的基本标准 材料真实 言之有物 符合政策 切实可行 主题鲜明 表述准确 结构严谨 条理清楚 语言流畅 文字精练 字词规范 标点正确 语气得当 定位准确 手续完备 格式规范

(二)公文处理常见六大问题 标题不规范 文字不精练 用词不贴切 表述不清楚 语法不规范 标点不准确 1.标题不规范

5 ◆不能准确、简明地揭示公文的主题。

《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议的请示》

修改：《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议事处理意见的请示》

《关于如何认定假兽药的函》

修改：《关于认定**公司生产的疫苗制品为假兽药的通知》 ◆滥用标点符号。

《关于拟请部领导会见泰国新任农业部长、部领导宴请泰代表团的请示》

修改：《关于拟请部领导会见并宴请泰国农业代表团的请示》 ◆文种使用不当。

《关于划转厅机关大院改造项目投资的复函》(厅发文，受文者是机关服务中心)

修改： 《关于划转厅机关大院改造项目投资的通知》 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的报告》 修改： 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的请示》 《农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法》

修改：《关于印发〈农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法〉的通知》

2.文字不精练 ◆喜欢讲大话、套话

乡镇企业减负工作是一件大事也是一件难事，更是一件非抓不可的实事。我们要充分认识乡镇企业减负工作的重要性、艰巨性和迫切性……

自国务院批准我部每年举办一届中国国际农产品交易会以来，在党中央、国务院领导的亲切关怀下，在贵部及国家发展改革委、

6 财政部、海关总署、质检总局……的大力支持下，200

3、2004年已举办两届中国国际农产品交易会并取得圆满成功。

修改：经国务院批准，我部于200

3、2004年举办了两届中国国际农产品交易会取得了圆满成功。

◆有赘述、重复现象

加拿大宣布在国内××××发现后，我部会同国家质检总局立即采取了一系列紧急预防措施，以防止××传入我国，保护××业安全和人体健康。主要措施：一是……

◆过细地陈述不必要的过程和细节

根据国家统计调查项目管理的有关规定，今年九月份，农业部将调整后的“农村经济收益分配统计报表制度”报送国家统计局审核。最近，国家统计局以国统函[2003]号批复。现将国家统计局批复同意的“农村经济收益分配统计报表制度”印发你们，请认真执行。

3.用词不贴切 ◆用词不规范

对外依存度高达45—49% 修改：45%—49% 九十年代中期 修改：20世纪90年代中期 (公文中除成文日期、部分结构层次和在词 、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。)

◆不适应语言环境

为改善“三院”的科研基础条件，恢复和抢救因台风损坏的科研基础、科研种质资源圃和危房(?)

我国农业结构进行了重大调整、生产方式和种植结构与品种更加多样化，这些生产措施的变化更加有利于病虫害的发生。

◆不符合行文者身份

7 综上，我厅认为，《规划》和《预案》几经修改，内容基本完善，并有较强的操作性，下发的时机已经成熟。

为此，我厅希望你市考虑到项目的重要性和特殊性，同意该项目继续在海鸥岛建设。修改：鉴于该项目的重要性和特殊性，商请同意该项目继续在海鸥岛建设。

◆表意不够准确

为体现国家级农交会的权威性，保证参加展示和交易的产品是精致产品并具精美形象(充分展示精品)……

我厅(将)进一步做好标准化工作，启动农业标准化生产示范县(项目建设)

◆含糊不清

菲律宾和印度尼西亚等东盟国家以及印度等南亚国家是亚洲的农业大国，……进入新世纪，我与上述三国的农业合作取得了长足进展,成效显著。 (代表团出访三国的请示)

新型疫苗等研究成果的应用，对迅速控制和扑灭疫情起到了关键性作用;在今年的猪链球菌病防控中，多年来所作的科研技术储备发挥了重要作用;疯牛病等重点外来病的储备研究也取得了明显成效。(领导划线批示：要有具体内容)

◆前后矛盾

近年来，各地在***方面做了大量工作，取得了显著成效。但是， ……相应的监管制度还没有形成，监管工作滞后

4. 表述不清楚 ◆逻辑关系不严密

为调动你局农场职工种粮积极性，扩大水稻种植面积，增加水稻产量，2005年中央财政继续对以计税耕地为基础的水稻种植实际面积给予补贴。

根据走访调查和座谈发现，由于民族地区经济状况查 ，消费

8 者购买茶叶首先考虑的是价格，其次才考虑茶叶质量。

◆结构层次不条理

为确保按时完成核准工作，应按照以下要求开展杀鼠剂经营资格核准和定点工作。在杀鼠剂经营资格核准和定点工作中，除规定的证照工本费外，不得收取任何费用。

一、 …… 5.语法不规范 ◆不符合词法规范

因此，如何合理配臵农业科研资源、优化农业科技体系、提高科技创新能力和成果推广能力，加强农民的培训、提高农业劳动力的素质，成为(是)现阶段我国农业发展的主要任务。

各地要严厉打击非法生产、销售假劣疫苗的现象(行为)。 为解决粮食供求(给)不足问题，近年来马政府制定了《农村发展行动计划》

◆不符合句法规范

国家茧丝绸发展基金是国家扶持茧丝绸发展的唯一资金渠道，归属国家茧丝绸办公室管理，具体负责基金的规划、计划、使用管理(由国家茧丝绸办公室具体负责基金的规划、计划和使用)。

◆不符合章法规范

要加大对有关单位和个人举报疫情的查处(核查)力度 。 免疫率达到100%以上

2003—2004年，我国局部地区牛场曾经(有牛头)感染过**病毒

6. 标点不准确 ◆断句不准确

考虑到杀鼠剂在城镇和农村都有大量的消费要求，其经营单位的布局、数量和设施条件等与其他危险化学品经营单位有很大差

9 别。为确保按时完成核准工作……

虽然该法规定单位和个人使用海域应当按照国务院规定缴纳海域使用金。但考虑到……的特殊性……

◆滥用标点符号

要严格按照我部“关于做好农业防汛抗旱等减灾工作的通知”要求……

通过明查暗访的方式，专访了22个县、119个村、1021个农户。

要努力，努力，再努力。 要认真，认真，再认真。

要锻炼文字基本功，把文字基础打好。

——全国政协副主席、原农业部部长杜青林

“盖房子理论”

设计 备料 施工 监理 装修

“五多原则”

多学习、多思考、多积累、多练习、多总结

第二篇：公文常见错误分析

文秘和办公室工作学习资料

(第13期)

张家口市人口计生委办公室2005年7月31日

公文常见错误分析

一、生造文种

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二、混用文种

常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1

汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。

三、规矩格式乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建(2003)240号;二是用虚数。如×政办〔2003〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，

4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。

6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全;“零”

写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。

8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切，相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

第三篇：公文标题常见病例分析

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一、标题不简要

标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。实际工作中有的公文标题文字太长，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。

错：××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见。

正：××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见。

错：××区财委转发××市财委转发××市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。

正：××区财委转发××市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。

错：××县烟草专卖局关于转发××市烟草专卖局关于转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知的通知的通知。

正：××县烟草专卖局转发××省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知(标题中不宜出现“关于”的连用)。

错：国务院办公厅关于转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知。

正：国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知 错：中共××市委、××市人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及市委财贸部、市外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我市外贸工作的几点意见的报告的通知。

正：中共××市委、××市人民政府关于批转全市第二次外贸工作会议三个文件的通知。

二、标题不清楚

错：××建筑公司关于水泥的请示。

正：××建筑公司关于增拨(或减拨)水泥的请示。 错：××商场关于小汽车问题的请示。

正：××商场关于购置(或报废或调换)小货车(或小客车等)的请示。 错：×局关于走私贩私的指示。

正：×局关于严厉打击走私贩私活动的指示。 错：×市×局关于全市上半年技术创新情况的反映。

正：×市×局关于全市××××年上半年技术创新情况的报告。

三、标题不规范

错：呈报扩建校舍由(此标题刻意仿古，而不是按照现行的格式)。 正：关于扩建校舍的请示。

错：×局关于完全地开展增收节支的通知。 正：×局关于大力开展增收节支活动的通知。 错：×市×局关于批复××问题的函。 正：×市×局关于××问题的复函。 错：同意你校关于建立行政学院的请示。 正：××关于某校建立行政学院问题的批复。 错：×省教委关于建全建立监考制度的决定。 正：×省教委关于建立健全监考制度的决定。

四、标题中标点符号使用错误(主要是引号和书名号混淆、错用) 标题中不应使用书名号的地方使用了书名号，该使用书名号的地方却错用了引号。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

错：××市人民政府批转《××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告》的通知。

正：××市人民政府批转××市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告的通知(因为报告不属于法规、规章)。

错：××省人民政府关于转发“××省安全防毒工作管理规定”的通知。 正：××省人民政府关于转发《××省安全防毒工作管理规定》的通知。

五、标题中请示、函、报告三种文种混淆以及并列使用 错：××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。 错：×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

以上两例是下属单位向上级主管部门请求更换(大修)锅炉和解决经费问题，《国家行政机关公文处理办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”，以上两例属于请示性公文，“报告”应改为“请示”。

××市工商局拟购置六辆三轮摩托车，向市财政局行文，标题是“关于购置六辆三轮摩托的请示”，市财政局给市工商局回文，标题是“关于同意购置六辆三轮摩托的批复”，这两份文件属文种错用，市财政局与市工商局属平级单位，相互之间应用“函”，不应使用“请示”、“批复”。

六、两个文种并列使用，写成“请示报告” 错：××关于组建中新实业发展公司的请示报告。 正：××关于组建中新实业发展公司的请示。 错：××单位关于申请批准购置××设备的请示报告。 正：××单位关于购置××设备的请示。

第四篇：公文标题常见病例分析

公文写作中常见的问题

一、文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用;有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用;有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”;有的不知有命令(令)、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

(一)公文文头不规范;

(二)标题冗长、混乱、残缺不全;

(三)主送机关排列混乱;

(四)结构层次序数混乱;

(五)附件不符;

(六)主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱

(一)越级行文。

(二)多头行文。

(三)请示一文多事。

(四)党政不分。

四、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

(一)用时间代名词而不用具体日期。

(二)年份随意省略。

(三)年份不使用公元纪年。

七、用词不当

(一)词义误用。

(二)生造词语。

(三)词语使用不当。

(四)滥用模糊词语。

八、不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

(一)成分残缺。

(二)成分多余。

(三)搭配不当。

(四)语序不当。

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

(一)是数字概念不清楚。

(二)是数字概念不准确。

(三)是数字书写形式不统一。

公文标题常见病例分析

公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。

一、要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的(国家行政机关公文处理办法)作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(事由)并标明公文种类(文种)，一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范(至于标题三要素如何省略，省略时应注意些什么，参阅本人撰写的(试论公文标题“三要素”的省略)一文)，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如(XX县人民政府决定)，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等)，一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题(关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头(发文机关标识)的，也可不标明发文机关(见(湖南省行政机关公文处理实施细则)第三章第十一条第六款之规定：“为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关”)。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如(XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜)。

二、乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如(全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告)(见 1990年 2月 2日<<湖南日报>>)，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的分别于1987年和1994年公布的(国家行政机关公文处理办法)，还是自2001年1月1日起新施行的<<国家行政机关公文处理办法>>，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告” 的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”(见2001年1月1日起施行的<<国家行政机关公文处理办法》所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;另一种是提出建议、要求“批准转发” 的“批转式报告“，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”;有的该用“函” 的却用“通知”;有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法” “总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文(2001年1月1日起施行的(国家行政机关公文处理办法)所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复.意见，函，会议纪要。除此之外均不可直接行文)，但可作为“印发”、“颁发’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文种。如(关于调整工资的补充说明)、(关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为(XX(发文机关)关于印发调整工资补充说明的通知》、(Xx(发文机关)关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”。“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

三、隶属不清 。不该用" 批转" 的，用了。批转;该用“批转” 的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如(XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知)，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

四、提炼不精。主要表现在标题冗长上。如(xxx(发文机关)关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知)，可修改拟为(XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知)或(XxX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知)。

五、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如(XXX关于草原灭鼠的请示)，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为(XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示)。二是题大义小。如(关于企业技术、人才开发的若干规定)，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如(关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知)，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动” 的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为(XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知)。四是题又不清。如<>，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

六、用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“xX县人民政府关于转发< 的通知>>的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题避免介词“关于”。动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”“替代法”“直转法”三种技术处理办法(见上海(秘书杂志1993年第二期总第74期刊发的本人撰写的<<转发式公文标题的三种技术处理办法>>一文)。

七、滥用符号。如“XX县人民政府办公室关于印发<>的通知”、“转发(XX省公安厅关于实施社区警务战略意见)的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，应改为：“xx县人民政府办公室关于印发XX同志在Xx会议上讲话的通知”、“转发xX省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的(国家行政机关公文处理办法)第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

八、标注不规范。主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。(国家行政机关公文处理办法)明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：

中共xx县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：

中共XX县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的

实 施 意 见 二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右;有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小;有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”;左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书;就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字(正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字)，这是<<国家行政机关公文格式>>(GB/T9704—1999)国家标准所规定的。

第五篇：中考英语记叙文写作常见问题分析

记叙文是记人叙事的文章，它主要用于说明事件的时间、地点、起因、过程及结果，即我们通常所说的五个“W”(when，where，what，who，why)和一个“H”(how)。记叙文是最普通、最基本的一种文体，也是中考书面表达中最常见的一种命题方式。这种文体题材广泛，选材比较容易，可以记录我们在日常生活中所看到的、想到的人物或事情。中考主要考文字提示类记叙文和图画提示类记叙文，相对来说文字提示类记叙文稍难一点。尽管记叙文的难度不是很大，同学们在写作时也容易出现一些错误，下面我们一起看看会出现哪些常见的问题。

1. 时态误用

主要表现在两方面：第一，在写作之前没有判断好整篇文章主要用哪种时态。常出现该用一般现在时的用了一般过去时;而该用一般将来时的却用了现在完成时。下面我们以中考题为例来看看我们怎么解决这类问题。

(2015年 新疆自治区)亲爱的同学们，课余时间、周末、假期，你们通常都是怎样度过的呢?请以“My Free Time”为题，写一篇短文。

信息提示：参加运动，强身健体;娱乐活动，放松心情;做家务，帮助父母;课外阅读，开拓视野。

解析：本篇书面表达是一篇记叙文，要求我们根据提示内容写一篇关于业余时间是如何度过的文章。可以写“参加体育运动，强身健体”;写“参加娱乐活动，放松心情”;写“帮助父母做家务活”;还可以写“进行课外阅读，开拓自己的阅读视野”。认真审题的学生不难判断出本文应主要用一般现在时，但是我们有时可能在写作前没有好好审题，还没有判断好整篇文章主要用哪种时态就动笔写了，本来应该用一般现在时的却用了一般过去时。如：本想表达“我放学后经常做运动”，应该用一般现在时却写成 “ I usually took/ played sports after school.”一般现在时，主语非第三人称单数，谓语动词用原形就可以，只要把 took/ played 改为 take/ play 就行。把“ I play basketball three times a week. Sports can keep me healthy.” 写成了“I played basketball three times a week. Sports could keep me healthy.”

第二，同学们还会在各种时态的谓语构成上出现表达错误。由于同学们对各种时态谓语部分的构成掌握得不好，常常将所学的各种时态混淆，以致出现如下错误，我们一起用中考真题来分析一下：

(2015年 湖北省襄樊市)做家务是家庭成员的义务。作为家庭成员之一，你一定做过不少力所能及的家务活。请根据提示写一篇英语短文，讲述一次你做家务或学做家务的经历或故事，与大家一起分享。

写作要点提示：你是否喜欢做家务，你常做哪些家务;重点讲述一次你做家务或学做家务的经历或故事(包括起因、过程、结果等);你父母对你所做家务的评价或你个人的收获、感受。

写作要求：短文的内容应包括所提示的要点，语言要流畅，可围绕提示要点适当增加情节，以使短文的意思连贯;短文中不得出现真实的姓名、校名及地名;短文的词数在90词左右。

解析：本篇书面表达是一篇记叙文，要求我们讲述一次自己做家务或者学做家务的经历或故事。根据要点提示可知，本文应以一般过去时为主，有些地方也要用到一般现在时。判断好文章的整体时态后，有时因为我们对一般过去时和一般现在时谓语部分的构成不太清楚，会把“I like doing housework in my free time，I often help my mother clean the room and cook dinner on weekends.”写成了 “I am like doing housework in my free time，I am often help my mother clean the room and cook dinner on weekends.”或者写成“I likes doing housework in my free time，I often helps my mother clean the room and cook dinner on weekends.”还会把 “ Last weekend，my mother was very busy，so I cooked dinner for my family. First，I washed the vegetables，then I cut potatoes into pieces.”写成“Last weekend，my mother very busy，so I was cook dinner for my family. First，I was wash the vegetables，then I was cut potatoes into pieces.”

2.汉语式英语

由于受汉语的影响，再加上对英语句子结构掌握得不好，导致同学们常常按汉语的词序来翻译句子，如在书面表达中，我们往往就会出现以下错误：

(2015年 宁夏自治区)假如你是李明，请你根据下面表格中的汉语提示，用英语写一篇日记，记述你5月30日参加的一次郊游活动，并简要谈谈你的感受。

解析：本篇书面表达是一篇提示性记叙文。根据提示，要求同学们写一篇参加郊游活动的日记，并简要写出自己的感受。内容包括以下五个要点：郊游活动地点、交通工具、时间、内容和感受。人称以第一人称为主，时态应使用一般过去时。日记属于应用文，应以记叙为主。在这篇文章中，我们很容易写出汉语式英语，会把“We went to Li Lake by bike in the morning. It is about ten kilometres from my home.”写成“We by bike to Li Lake in the morning. It from my home about ten kilometres.”还会把“We started at nine and arrived at ten in the morning. We spent the whole morning rowing boats on the lake.”写成“We at nine started and at ten arrived. We the whole morning on the lake rowed boats.”这类错误主要是由于我们没有注意英汉语序的差异，再加上对英语句子结构掌握得不好造成的。

3. 逻辑错误

在做书面表达的过程中，有的同学一拿到考题就慌慌张张地开始写，在写之前没有构思好先写什么后写什么，哪些内容应该略写，哪些内容应该详写，而是一边写一边构思，从而导致整篇文章逻辑不清，层次感不强，甚至不知所云。我们用真题来分析一下：

(2015年 吉林省)回顾三年的初中生活，父母的教诲与支持始终伴你成长，使你进步。那些发生在你与父母之间的故事，看似平淡却值得回味与珍藏。请以“The Story of My Progress”为题，写一篇文章。

解析：本篇书面表达是一篇话题作文，主要写三年的初中生活中，我们与父母之间的故事及父母的哪些教诲陪伴我们成长。写作时，应使用第一人称，描写故事时，用一般过去时;描写一般事实时，用一般现在时。这里要注意的是，必须先构思，要保证结构完整，语言流畅，思路要清晰，逻辑性要强。若我们不在动笔之前构思好，而是边写边构思的话，就会导致整篇文章逻辑混乱，语言不流畅，层次感不强，整篇文章就会显得不知所云。

4. 单词拼写错误

由于有些同学平时不注意记忆单词，基础知识掌握得不牢固，所以在文章中常常出现单词拼写错误。还是以真题为例来看看我们会出现哪些拼写错误吧。

(2015年 陕西省)请根据提示内容，以“A visit to _______ ”为题，为学校英文报写一篇短文，叙述你“走亲或访友”的一次经历。

要求：请将短文题目补充完整;参考提示内容，可适当发挥;语句通顺，意思连贯，书写工整;文中不得出现任何真实信息。

提示：When?Whose home?How?What?Your feelings...

解析：本篇书面表达要求我们写一篇记叙“走亲或访友”的一次经历的文章。要按照时间、地点、如何到达和感受来写，并要把题目补充完整。时态用一般过去时。假如题目为“A visit to my friend’s home”，不注意记忆单词的同学会将“I went there by bus.”写成“I want three buy bus.”同学们经常出现这样的错误：went与want不分;there 与three 不分;by 与buy不分。

5. 缺少衔接

有些同学虽然在词汇运用、书面表达方面能够达到基本要求，但由于句子之间没有添加适当的衔接成分，句子之间和段落之间缺乏必要的过渡和连贯，影响了信息的传递和表达效果。

就拿上面的真题“A visit to my friend’s home”来说， 应该学会运用适当的连词，例如，可用：“It was not far，so I went there on foot.”“We also made some toys with some old clothes. It was not easy，but we tried.”若没有连词so或but，句子之间会缺乏过渡和连贯，表达效果也会差一些。

为了尽可能地避免出现以上错误，同学们在写记叙文时必须做到：写作前认真审题，确定好整篇文章的时态，并搞清楚各种时态的谓语部分的构成;掌握好英语句子的结构，平时多留意英汉语序的差异;写作之前先构思，做到思路清晰、逻辑性强;平时注意单词的记忆与积累，以免出现单词拼写方面的错误;尽量学会运用所学的连词，比如：and， but，though，however，so 等等，使句子之间与段落之间衔接自然，语言流畅。