石油公司发票管理存在的问题与改进措施

2022-09-11

长期以来, 发票管理是石油公司财务管理的重点和难点之一。由于石油公司加油站的站点多、分布广, 并处于城乡交界或国道偏僻地区, 工作环境较为艰苦, 员工流动性较大, 整体素质参差不齐。而且加油站面对的客户群体众多, 并持有多种收款结算方式, 造成在资金、发票管理上存在较大的管理风险。为了加强发票管理, 杜绝公司的税收风险, 加油站应严格规范发票管理工作, 积极有效实施外部监督和内部控制, 重视发票管理的风险监督和防范, 才能有效地降低公司税务与财务的管理风险。

一、石油公司发票管理存在的问题

本文以J公司为例, 其是一家国企与私企股权对半的合资石油公司, 注册资本6000万元。主要经营汽油、柴油、润滑油等成品油的零售, 配套经营便利店的业务, 包括车辆维修、清洁、保养等。截至2018年, 公司共有70座加油站, 遍及全国六省三个直辖市, 加油站的地域分布广, 信息化管理数据不能共享, 在经营管理上给公司造成很多困难。现将对J公司加油站发票管理所存在的问题进行分析。

(一) 存在个人客户加油不开票的问题

加油站存在大量的个人客户, 这类客户加油后, 如果不需要报销, 他们一般不会主动向加油站索取发票。据统计, J公司加油站每月开票率 (包含增值税专用发票和增值税普通发票的合计) 平均约为30%-40%, 每月未开票率达到60%-70%, 严重存在“发票池”的普遍现象。个人客户加油不开票可积攒增值税专用发票额度, 给加油站虚开发票埋下了重大的隐患, 并带给公司税收风险和财务风险。

(二) 存在虚开发票的问题

J公司加油站仍然采取传统的手工开票模式, 存在很多弊端:一是员工劳动强度大, 工作效率低;二是手工开票出错率高, 不方便检查核对;三是开具发票的过程难以管控, 存在虚开发票的现象。加油站点多、面广难以监控, 虽然国家有税收相关的法律法规和公司发票管理制度, 但传统的手工开票模式, 落后的现行管理方法, 还是给不法分子有机可乘。

加油站存在虚开发票的现象, 一是有货虚开, 比如甲单位与乙公司存在业务往来和资金结算, 甲单位加油后要求加油站开具发票给乙公司;或者出租车司机加油后以其他一般纳税人企业的名义向加油站索取增值税专用发票而收取好处费等。二是无货虚开, 比如加油站内部员工为了牟取私利, 伙同外人在没有实际销售油品的情况下, 倒卖发票收取手续费等。

(三) 存在非油混开的问题

J公司加油站都有配套的附属非油品便利店业务, 公司根据加油站非油品便利店的经营情况, 每月会调整加油站便利店的利润考核目标。加油站为了完成公司每月利润考核目标, 加油客户进站购买便利店商品, 要求一并开具油品发票, 就会答应客户的要求, 购买非油品开具油品发票或购买油品开具非油品发票, 造成两种发票互相串用, 混淆商品内容, 进而从中牟利。这种做法严重违反公司的资金管理和发票管理制度, 在资金管理和发票管理的检查环节上也带来较大的麻烦。

二、石油公司发票管理存在问题原因分析

(一) 站级系统与税控发票系统脱节

近几年, J公司先后给网络加油站成功上线了站级系统、ERP系统、加油卡系统、预算管理软件等一系列与经营息息相关的信息化系统, 极大提升了公司经营管理水平, 但对于发票的开具流程, 加油站一直还是传统手工模式, 管理方法十分落后, 主要根源是加油站的站级系统与税控发票系统脱节, 站级系统的销售数据与开票数量、金额不能共享, 加油站收银员凭着客户加油小票需要手工录入税控系统开具发票。税控发票系统没有实现自动取数, 需要人工录入每笔数据在很大程度上会造成人工出错或违规漏洞。加油站一天24小时营业, 每天从站级系统销售加油的笔数较多, 开票量较大, 税控开票金额与站级系统销售金额不便于一一核对, 发票统计查询也不方便, 前台开具发票的过程难以有效管控, 对加油站的自查与内控管理造成不少的困难。所以, 确实存在有货虚开、多开或套开发票, 无货虚开、多开或套开发票, 还有油品和非油品之间混开发票的严重现象。

(二) 开具发票的期限差异造成管理漏洞

J公司加油站都是增值税一般纳税人企业, 增值税没有采用“以票控税”的传统手段申报纳税, 而是采用“账载纳税”的手段申报纳税。增值税的计算公式:当月应交税额=当期销项税额-当期进项税额-前期留底税额, 如果应交税额大于零, 当月需交纳增值税, 如果应交税额小于零, 当月不需交纳增值税。当期销项税额是根据加油站的站级系统当月销售收入自动结转生成, 形成销售收入对应的销项税额。从财务内控角度来讲, 加油站按当月销售收入进行申报纳税, 对当月的销项税额已经申报, 那么加油站的发票管理可以规定客户当月消费必须在当月开具发票, 不得跨月开票, 更不允许跨年度开票。

但从税法角度来讲, 国家税法没有规定零售业客户消费后开具发票的时间限制, 只要客户在加油站消费了, 加油站确实已收到款项了, 收款方应当向付款方开具发票。所以, 客户不管什么时候都可以要求加油站开具发票。如果加油站管理人员严格按公司制度执行, 拒绝按客户要求跨月或跨年度开票。客户大吵大闹, 一个投诉电话举报到税务局, 说在某某加油站消费加油了不给开票。国家税法大于公司制度, 为了息事宁人加油站只能跨月或跨年度开票。在站级系统与税控发票系统脱节, 数据不能共享的情况下, 给加油站发票造成一定的管理漏洞。

(三) 客户群体庞大复杂, 存在监管漏洞

J公司加油站的客户群体主要分为单位客户和个人客户。自“营改增”以后, 单位客户如果是一般纳税人企业, 为了减少企业税负, 必然要求取得增值税专用发票抵扣进项税。所以, 这类企业对增值税专用发票的需求日益增加, 便给一些不需要发票的司机带来可观、违法的灰色收入。目前站级系统与税控发票系统脱节, 数据不能共享, 无法发挥其作用, 在金钱和利益的驱使下, 少数个人客户为了牟取不正当私利, 消费后可积攒大量的加油小票, 倒卖给需要发票的其他单位, 方便一些不法分子为他人、让他人为自己、介绍他人虚开发票, 不利于加油站发票管理工作, 存在监管漏洞。

(四) 发票管理执行不到位, 监管不严

J公司自合资以来, 每年根据公司的经营发展, 都会及时修订各项财务管理制度。公司发票管理制度也几经修改, 但制度下发到加油站, 由于站点多、分布广, 加之各站的基层管理人员可能对制度的理解程度也有偏差等原因, 造成不能严格按照公司制度执行, 出现发票管理制度执行不到位, 对前台开票监管不严, 存在虚开发票的现象。

(五) 员工流动性较大, 素质参差不齐

J公司加油站的站点多、分布广, 遍及全国六省三个直辖市, 并处于城乡交界或国道偏僻地区, 工作环境较为艰苦。加油站一天24小时营业, 一线员工上班分为四班两倒或三班两倒, 员工一天的工作时间长达十几个小时, 加油高峰期时工作繁忙而又枯燥。新员工培训不到位就急着顶岗, 在加油繁忙时如果思想不集中, 一不留神, 不是被客户跑单了, 就是收到假币了。一线员工工资薪金不高, 其他福利也不多, 造成一线员工流动性较大, 整体素质参差不齐。所以, 在遇到一些不法分子的鼓动下, 为了牟取私利, 加油站内部员工伙同外人参与虚开发票的严重现象。

三、石油公司发票管理的改进措施

(一) 建设信息化发票管理系统

J公司加油站目前仍然采取传统的手工开票模式, 已经不能适应现代化大数据网络时代的需求。为了减轻加油站员工开票的工作量, 避免虚开发票、偷税行为的发生, 国家税务总局应以各地主管税务机关为主导, 联合各公司加油站建设信息化发票管理系统, 即加油站的税控发票系统与站级系统、加油卡系统等与经营信息化管理系统无缝对接, 所有销售数据共享, 全面推动网络电子发票的应用, 实现开票金额人工不能干预、发票开具的管理流程化及全方位的管控。建设信息化网络发票管理系统, 税务机关能够重点监控企业的发票流、物流和资金流, 做到真正的“三流合一”, 从而掌握企业的真实经营情况。企业也从技术上全面提升经营管理水平, 这种意义广泛而又深远的。

(二) 开具发票的期限, 税务与财务须统一

国税总局公告[2018]第1号《关于成品油消费税征收管理有关问题的公告》, 自2018年3月1日起, 成品油发票开具模块由主管税务机关开通, 成品油的经销企业开具成品油发票 (增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票和卷式发票) , 均在增值税发票管理系统“成品油管理”模块开具。开具成品油发票的某一类别油品总量, 应不大于所取得的成品油专用发票、海关进口消费税专用缴款书载明的同一类别油品总量, 并正确选择商品和服务税收分类与编码。税务总局对成品油经销企业采取“以进控销”的方法, 加强了成品油消费税的征收管理, 维护了公平的税收秩序, 营造良好的营商环境, 实施生产、批发、零售的全流程税收监控管理, 这是一项重大的改革举措。那么, 对于大多数仍然采用传统手工开票模式的成品油零售企业来说, 开具发票的过程确实难以管控, 希望国家税务总局提倡全民都参与发票管理, 重视消费者加油后索取发票的期限, 当月消费须在当月开具发票, 不得跨月开票, 更不允许跨年度开票, 与公司发票管理制度相统一。

(三) 建立健全客户信息资料

2016年底, J公司给网络加油站全面上线了加油卡系统。加油卡系统的使用提升加油站管理水平。在客户首次开卡时, 要求客户提供基本信息, 在系统内建立客户信息资料。比如, 单位客户开卡时要求提供加盖公章的营业执照副本复印件, 个人客户开卡时要求提供个人身份证复印件, 作为开卡资料在系统中输入客户的必要信息, 包括客户应选择的发票类型, 发票类型一旦确定, 不得随意变更。单位客户可选择消费后开具增值税专用发票或增值税普通发票, 个人客户只能选择消费后开具增值税普通发票。不管是单位客户还是个人客户, 一张卡只能对应一家单位或个人, 但一家单位或个人可以开多张卡。这样, 从源头上尽量减少客户随意倒卖或乱开发票的风险。

未办理加油卡的个人客户 (包括用现金、微信或支付宝付款的客户) 只能加油消费后当场向加油站索取发票, 过后不再补开发票, 取消累计开具发票。

(四) 健全发票管理制度, 加大检查力度

J公司发票工作实行归口管理。财务部作为发票归口管理部门, 负责及时修订加油站的发票管理制度。加油站财务人员作为发票管理员, 对本站发票管理工作负责, 应完善发票管理专用台账, 用于记录发票的购买、领用、核销和保管等情况。增值税专用发票由发票管理员开具, 设立增值税专用发票交付的台账, 收取发票的客户需在台账上签收。普通发票一般由前台收银员开具, 在制度上设置前台普通发票开具最高限额不能超过2000元/张, 超过限额必须请示发票管理员。普通发票的开具人应按班次分别建立每班的用户名和密码, 班次之间不得串用开具发票, 每张已开具的发票后必须附上开票依据, 即实际消费的加油小票。在制度上严格约束了收银员乱开、混开发票的违法行为, 并分清各班开票的责任, 在一定程度上可避免大额违规发票的开具, 减少大额发票的流出。

J公司对加油站发票管理进行日常监督, 分定期检查或不定期检查相结合的方法, 可通过调取客户开票信息资料、监控影像、现场抽查、设立投诉举报电话或信箱等形式, 还可通过第三方神秘顾客的调查和暗访, 加大对发票管理的检查力度, 杜绝发票管理的各种隐患, 及时发现问题、解决问题, 尽量减少发票管理漏洞。

(五) 注重员工的法制教育, 认识发票管理的重要性

J公司应加强发票管理制度的宣贯, 注重基层管理人员和一线员工的法制教育, 预防员工虚开发票的违法行为, 让员工知法懂法、守法用法。严格遵守国家法律法规和公司发票管理规定, 杜绝虚开、多开或套开发票的现象, 降低公司和员工的税收法律风险, 让公司全体员工都能够了解发票的作用, 认识发票管理的重要性, 熟悉并掌握发票基本知识。这样, 不但能为公司提供优秀后备管理人才, 而且提升公司的发票管理水平。

四、结束语

综上所述, 发票管理是石油公司一项持续性不断的工作, 需要全员都参与管理。在现代化大数据网络时代, 公司应尽快给加油站建设网络信息化的发票管理系统, 不但有利于税务机关实时监控加油站的资金流信息, 而且能切实维护加油站自身权益, 积极营造良好的税收征管环境与发票管理, 这样石油公司才能更健康、有序的发展。

摘要：随着信息化大数据时代的迅速发展, 石油公司发票管理在经营中的地位越来越重要。为了加强发票管理工作, 防范税收风险, 杜绝虚开发票的违法行为, 本文主要对石油公司发票管理存在的问题进行分析, 并分析造成这些问题的原因, 最后提出相应的改进措施, 以提升石油公司的经营管理水平。

关键词：石油公司,发票管理,问题,改进措施