略论高校教学档案管理工作

2022-09-11

教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的真实记载, 是整个高校档案的主体、核心和重点, 是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。在当前, 由于高校规模进一步扩大, 人力、物力、财力不够, 往往忽视对教学档案的收集、整理和建设工作, 致使教学档案内容不全、质量不高, 不能全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌。因此, 我们在教学档案管理工作中必须做到思想高度重视, 制度完善合理, 管理全面到位, 才能发挥其对教学的参考、指导作用, 才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

1 高校教学档案的基本特点

1.1 信息来源分散

教学档案信息来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程, 也包括来自上级各主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的政策文件等。例如, 高校学生校外实习、实训、毕业实习鉴定材料相当分散。

1.2 原始性材料多

教学档案要反映教学工作面貌和真实记录教学管理活动, 必须要依靠大量的原始性资料。例如, 学生开展半工半读、工学结合、顶岗实习的相关材料。

1.3 周期性强

教学工作一般以学期或学年为一个工作周期, 教学活动和教学管理一般以学期或学年来制订工作计划, 提出工作要求, 进行检查和总结。对于不同届次学生的教学工作是以所学学制为一个周期来制订工作计划和总结检查的。因此, 教学档案也应按学期、学年或学制来构建, 形成周期性的档案。

1.4 档案资料的形式多样

由于教学活动的多样性, 记录活动的形式也是多样的, 教学档案资料应包括纸面 (质) 、图片、音像、光盘、多媒体课件等多种形式。

2 高校教学档案的作用

2.1 查考与凭证作用

教学档案是全体师生在教学活动中直接形成的, 准确地反映了学校主要职能、活动的面貌。因此, 在查考材料和处理问题时, 它可以为人们提供无可质疑的证明材料和重要依据。高校在开展教学研究活动、对教学质量评估、编写校史、查阅学生学习成绩及学籍管理工作中, 教学档案都起着重要的历史凭证作用。

2.2 为教学研究与评估提供重要依据

教学档案记录着教学活动中的经验和教训, 反映着教学改革和研究的成果。为了提高教学质量, 必须不断总结教学经验、研究教学内容、改革教学方法, 而这些都离不开以知识密集、信息集中及数量多广为特点的教学档案;教学档案记载了历年的教学及其管理工作, 可以作为现阶段教学及其管理工作的科学依据, 为教学评估、教学改革和人才培养提供重要素材。例如, 通过对专业教学计划、课程安排、专业设置、班主任工作、毕业生就业及学校文明建设等情况的分析, 就能反映出一个学校总体教育教学水平的高低, 就可以对学校的综合教学能力作出评估;通过对教师传授知识科学性、新颖性和系统性及学生接收知识、消化理解知识能力的把握, 分析教学质量的好坏和执教能力的高低, 作为对教学效果和人才培养质量进行评估的依据。特别是档案管理进入计算机管理时代之后, 这一系列的材料、信息都可在计算机中保存, 实行数字化档案管理手段, 这使评估结果更为准确、客观、公正。

2.3 能为教学管理工作反馈信息

教学档案反映了一定时期教学管理活动的整个过程和内容。涉及到教学环节的各个方面, 体现了教学管理活动的总趋势, 当然, 也就包括整个教学活动和教学管理工作中的反馈信息, 通过分析、鉴别、归类和保管, 可以及时发现对教学管理有用的情报和信息, 从而有利于提高教学管理工作水平, 适应现代化教育改革的要求。

2.4 为高院校间相互学习和交流提供平台

随着教育改革的进一步深入, 开放办学和学校之间的相互交流和借鉴, 己成为高校提高教学质量和管理水平的主要途径。教学档案可为此提供可靠的交流材料, 可供有效利用。

3 加强高校教学档案管理工作的对策与措施

教学档案管理工作是高校的一项基础性工作, 是加强教学基础建设, 强化教学管理, 规范教学行为, 深化教学改革, 不断提高教学质量必不可少的环节。

3.1 在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作

要使全校师生员工充分认识教学档案工作的重要性和必要性, 教学档案工作的好坏直接关系到教学质量的提高。一所学校如果没有完整真实的教学运行状态的记录, 不能言及是一所学风严谨、管理科学规范、对人才培养高度负责的院校, 深化教学改革, 强化教学管理也就无从谈起。档案意识也是一种质量意识, 重视教学档案工作就是重视教学工作的具体体现。学校教学档案工作没有全体人员的参与和重视, 很难做到及时完整地收集和采集到真实原始性的教学信息资料。

3.2 建立必要的工作组织体系

教学档案要建立相应的组织机构和工作体系。从目前高等学校的现实情况看, 各高校都建有档案室, 主要管理学校行政文书性档案, 兼管科技档案和部分教学档案, 内容主要包括专业设置、招生、毕业、学生学籍处理等行政性教学档案, 较少涉及教学全过程的教学活动的档案资料, 收集整理的教学信息不够全面系统, 特别是量大面广, 丰富多彩的教学活动, 缺少真实系统的记载。

高校教学档案工作的重点在院系, 应突出院系教学档案工作的地位和作用, 明确院系主任为本院系教学档案工作第一责任人, 同时还要配有专门负责人员, 并明确其工作职责, 对参与教学活动的有关人员也要明确要求, 教务处是教学档案检查、指导和收集、整理的职能部门。

3.3 建立相应的管理制度

主要的工作制度应当包括:档案的编目分类制度, 档案的分级管理制度, 档案的存储借阅制度, 各级档案管理人员的职责与奖励制度等。通过相关制度的贯彻执行, 以规范教学档案工作行为, 使教学档案管理工作步入制度化轨道, 并逐渐形成良好的运行机制。

3.4 强化教学档案工作的时效性

教学档案工作应强化时效性, 明确要求按期完成建档归档任务, 没有按期归档的档案就没有适时的借鉴参考价值。为了保证能按时完成建档工作, 必须在相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员明确责任和任务, 规定时限要求, 并辅以相应的考核和奖惩措施。

3.5 充分发挥教学档案的借鉴和激励作用

档案的地位和作用是十分明显的, 它既是历史的写实与记载, 也是新的工作起点和开端, 充分发挥教学档案的借鉴作用, 可以直接引领新的工作在原有基础上起步, 有效地进行改革和创新, 从而推动教学改革的深化、教学管理工作的强化, 促进教学质量的提高。完整真实的教学档案记载着教学和管理人员与学生在教学活动过程中的具体表现, 有的受到表彰, 有的受到惩罚, 有的创造了新鲜经验, 有的出现了失误差错, 这些真实记录都具有激励和警示作用。