高校教学档案管理刍议

2022-12-17

随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅速发展, 高校教学档案工作有了很大的改观, 但是由于种种原因, 高校教学档案建设还存在着管理制度不严格, 归档内容不全, 档案质量不高, 不能客观地反映高校教学管理活动等现象。只有充分认识和掌握高校档案的作用和特性, 并据此而采取相应的科学管理措施, 才能更好地发挥高校教学档案服务教学和科研的作用。

1 教学档案的作用

1.1 教学档案是制定及修改教学计划的重要依据

随着教学改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展, 各学期教学计划和教学方法都有相应的变化, 各专业都有新增加的课程, 教学档案能为制定和修改教学计划节省大量的时间, 并能成为其有利用的基础材料。

1.2 教学档案为教学评估提供了基础材料

教学档案是教学活动全过程的真实记录和客观反映。要搞好教学评估, 就要有相关的材料, 因此, 教学档案工作的好坏, 直接影响教学评估能否顺利进行。

1.3 教学档案对提高教师的教学水平起到积极的推动作用

作为一名教师, 都是由刚刚走上讲台到逐渐成熟, 过程可长可短, 除本人亲身经历以外, 最重要的一点就是充分利用好前人的教学经验。教学档案正是这些经验的真实纪录, 如一个优秀教师的教学计划和教学方法的总结等, 都是新教师提高自己的最好素材。

1.4 教学档案对加强教学改革和提高教学效果有积极的促进作用

在现代化条件下, 随着教学档案利用程度的提高, 档案检索已实现计算机化。借助于计算机的管理手段, 可实现对各年度的历史档案资料的综合分析, 找出教学发展的规律, 进而进行教学前景的预测[1]。在利用现有的软件对教学档案资料进行综合查询、分析的同时, 还可通过实践不断开发管理软件, 实现更加快捷的管理和利用教学档案的目的。

2 教学档案的特性

教学档案除具有其它档案的一般属性之外, 还具有自己的特殊性:

2.1 内容具有专业性和多样性

由于教学专业设置, 学科划分比较细, 各专业在课程设置, 教学内容、学时分配、教学方法等方面各有不同, 教学档案材料表现出很强的专业性。教学档案的形成材料比较丰富, 如教学大纲、课程安排表、学生信息表、学籍登记表、毕业论文及多媒体课件等, 而且制成材料的规格也不统一, 表现出教学档案具有多样性。

2.2 来源具有分散性

教学档案是由教与学两方面材料转化而来的。从教的方面来看, 其材料的来源是十分广泛的, 相当一部分形成于学校教育管理业务部门, 如上级教育部门的有关教育指导性的文件材料、本校制定的各种教学规章制度性文件、教学计划、总结、招生、分配、学籍管理等方面的文件材料;另一部分教学档案则形成于具体组织教学的教研室、教师的教书育人活动之中, 如教学总结、教材建设、教学计划, 课件教案等。从学的方面看, 教学档案也是来自方方面面, 它既包括学生在学习过程中所形成的材料, 也包括学生运用所学知识进行实践活动中所形成的材料, 如成绩表、论文、实习报告、社会实践、毕业鉴定等文件材料。

2.3 收集具有周期性和阶段性

教学活动是一种周期性活动, 教学档案不是以自然年度为周期而是以学期或学年, 甚至更长的时间为周期, 教学档案的收集具有很强的周期性。同时, 教学档案又具有很强的阶段性。教学管理部门主要按学期、学年开展工作, 形成的文件材料绝大部分是以学期或学年为一段落的, 如教学管理方面的文件材料、学校规划等。时间上不同的划分使得档案在年度上有所交叉, 同时, 也增加了档案的分类、整理工作的复杂性。这就要求教学档案立卷人员针对不同的教学文件形成时间, 及时分别立卷。

2.4 具有形式的多样性和系统的开放性

教学档案不仅内容丰富, 载体形式也呈多样化, 除了纸质的教学计划、大纲、教材、各类登记册外, 还有照片、录像、课件等记录材料。教学档案收集归档后, 通过信息输入、收集、整理和利用的不断交换、反馈, 教学档案形成了一个开放的系统。

3 加强高校教学档案管理的建议

加强高校教学档案管理, 应重点做好以几个方面的工作:

3.1 加强领导和档案宣传, 增强档案意识

教学档案隶属专业档案的范畴, 对于它的管理也应当实行专业对口管理。也就是说, 教学档案的管理体制应是由主管教学的相关领导具体领导负责的体制。工作中要加强档案宣传, 通过宣传, 提高师生和管理人员对教学档案工作重要性的认识, 增强档案意识。

3.2 建立健全归档制度, 确保教学档案的完整

与安全

教学文件材料是由教与学两方面的文件材料转化而来的。其来源广泛而又分散, 且绝大部分来源于从事教学第一线工作的教师和学生, 由教师和学生本人撰写的文件材料, 一般只有单份, 不必经过任何收发渠道, 也不要送交校系领导审查和登记, 在没有收集之前, 长期保存于教师和学生个人手中, 极易散失。而且有些学校的档案部门还从未收集过这部分文件材料, 即便进行收集, 有很多老师也不愿意上交这部分材料。职能部门因工作需要, 觉得归档后再用时找起来不方便, 不愿及时将应归档的材料及时组卷归档, 这样影响了教学档案的完整性。使得教学档案很难发挥其应用的作用。因此, 必须建立和健全教学档案的归档制度是做好教学档案管理工作的第一步。为了保证文件材料的齐全完整, 必须制定相应的规章制度, 且要严格执行, 落实到人, 责任明确。对于应归档的文件材料必须按要求归档, 同时将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评定、奖励等挂钩, 从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。

3.3 提高教学档案管理人员素质

教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏, 教学档案工作者要紧跟时代步伐, 不断学习, 提高自身的思想素质和业务素质。档案人员首先必须提高自身业务素质、精通业务, 在熟悉全校教学活动的基础上, 及时督促各立卷单位把教学环节形成的教学材料按照归档范围收集齐全, 并对其进行分类、排卷、组卷[2]、拟写案卷标题、填写目录等, 待检查合格后, 双方办理移交手续, 而后由分室进行案卷排列、编号、编目、统计等。