基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文（共8篇）

篇1：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

知识管理是随知识经济时代的到来而产生的一种全新的管理理念与管理方法， 它最先是在企业管理中得到推崇和实行，但作为一种融会多种学科成果、富有前瞻性的科学理论，其影响已快速渗透到社会的各个层面，也成为图书情报档案在内的各学科领域关注的热门话题。高校教学档案记录了高校教学工作的进程，一方面记载了教师的教学科研成果，另一方面记录了学生的学习成果，是学校各级学院文化知识沉淀的一个重要侧面。本文笔者试图从知识管理的角度，提出利用知识管理理论实现高校教学档案价值扩展的策略。

一、高校教学档案信息增值的涵义

信息增值是信息从量变到质变的过程，信息的有序化和系统化本质上是实现信息从量变到质变的手段，这主要体现在三个方面：一是信息在量上的增值；二是信息在质上的增值；三是信息在价值上的增值。

高校教学档案是指高校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系。根据信息增值的涵义，笔者认为：高校教学档案的信息增值主要是指教学档案信息内容的增值和教学管理、教学实践和教学研究等工作活动效率的提高。它主要是通过对教学的文档信息及其它和教学活动相关信息的捕获、接手、存储、加工、传递和利用来实现的。高校教学档案的信息增值体现为信息内容能够帮助高校的教师及管理人员，提高他们的决策合理性和实际管理工作、教学工作活动的效率。主要表现在以下几个方面：

一是教学档案信息在消除不确定性方面的作用。通过对这些大量的、低价值的教学文档数据和相关信息的加工、传递和利用，减少高校的有关教学的活动的不确定性，从而制定最有利于提高高校教学各项活动的水平，促进高校发展相关政策的制定。

二是高校档案信息满足利用者需求度的变化。通过对原始教学档案信息分析、加工、整合，形成高质量档案信息产品，其价值发挥不再局限于参考、凭证或历史文化作用，而是致力于解决利用者实际问题。

三、有关教学的活动效率的提高。这需要在教学档案信息资源和利用者之间建立联系，形成教学档案利用者和教学档案信息之间的有效匹配。为教学档案的利用者提供高效的信息服务，以提高教学档案利用者的决策水平和工作效率。

二、高校教学档案信息增值中的知识管理内涵

知识分为显性知识和隐性知识。知识管理的基本观点是：显性知识重新组合成为更复杂的显性知识、隐性知识通过一定的方法显性化、隐性知识不断完善形成新的隐性知识、显性知识经过思考重新组织成为隐性知识。根据知识管理内涵，可以看出高校教学档案管理尤其是其信息增值有着自身特殊的知识管理价值和内涵。

（一）高校教学档案的信息增值体现对知识本身的管理

高校教学档案信息管理的目标和基本任务之一，就是实现已有教学档案的信息价值和增值。实现教学档案信息价值的关键是建设信息资源体系和信息系统网络，开展教学档案信息服务活动，实现教学档案信息流的有序流动和有效使用。而教学档案的信息增值则要依赖对信息资源的筛选、组织与开发来实现。高校教学档案具体内容包括学校有关教学工作的文件材料，有关教学质量检查、评估材料，有关专业设置的文件材料、教学计划、教学大纲、学生学籍卡、在校生花名册，实验室管理材料，典型教案、重要备课记录，学生对教师评价等。这些教学档案材料是高校知识的重要载体，其本身所承载的知识一部分是显性的，一部分是隐性的。

高校教学档案信息增值过程中对知识本身的管理是通过对上述显性知识、隐性知识，以及对显性知识和显性知识之间相互作用的管理实现的。高校教学档案信息增值的显性知识管理主要是对教学档案衍生的知识资源进行分析、加工、整合，使显性知识成为更复杂的显性知识。隐性知识管理主要是对教学档案中经验类知识的所有者（包括教师、各学科专家、档案工作者等）头脑中知识分享的管理，而显性知识和隐性知识之间相互作用的管理是指挖掘教学档案信息的潜在价值，隐性知识显性化，使知识得到创新。

（二）高校档案的信息增值体现知识基本过程的管理

知识只有通过人脑加工和经验的处理，集体的智慧转化为新的知识，才能不断地繁衍和发展。知识管理的任务主要在于知识的获取、积累、显性知识和隐性知识的转化以及知识的交流与共享等。高校教学档案的信息增值有着自身的增长方式，不仅要把教学档案信息收集起来，进行分类整理，还要通过创建教学档案信息共享平台，集约不同结构的教学档案信息资源，使教学档案信息资源得到有效开发和充分利用。通过教学档案信息资源的共享，为高校教师和管理人员的学习注入动力，督促他们跟踪教学档案信息的发展方向，做到教学档案资源建设的与时俱进，为教学档案利用者提供快速、高效、可靠的.优质教学档案信息服务。通过对教学档案信息资源的共享，进一步提高高校工作人员的工作效率，全面提升高校的教学和管理水平。由此可见，高校教学档案的信息增值过程中体现的知识基本过程的管理就是利用档案馆人员的专业知识及各类先进技术对教学档案隐含的知识收集、分类、整理、挖掘、转化、交流与共享的管理等。

（三）高校教学档案新信息增值中体现对知识相关要素的管理

高校教学档案信息增值要解决两方面的问题：一是教学档案信息资源的建设问题；二是教学档案信息资源的存取和开发利用问题。“教学档案信息资源”的概念不同于“教学档案的概念”，它是指经过人们合理开发和组织的教学档案中的信息、信息技术、文档人员等要素组成的有机集合。在这些要素中，通过对教学档案的加工处理而获得的有关信息，无疑是构成教学档案信息资源的核心要素，但是相关的信息技术和文档人员等要素，也是这种经过开发和组织的教学档案信息得以有效控制和利用的必要条件。再有，信息技术的掌握和人员素质的提高需要通过建构某种学习共同体而得以实现，需要高校教学档案形成每一环节中涉及的人员之间展开不断的学习。面对这种境况，需要建成学习型组织，营造个人、组织共同发展的良好组织环境。可见，高校教学档案的信息增值蕴含着对与知识有关的各种要素（包括知识组织、知识设施、知识技术、知识人员、知识制度和知识环境等）的管理。

三、基于知识管理的高校教学档案的信息增值策略

在知识管理广泛运用于组织之中以提升组织能力的背景下，高校教学档案的信息增值作为学校档案工作的一个新任务，需要采取有效的知识管理策略来保证高校教学档案的信息增值的实现。

（一）注重对教学档案信息资源中的隐性知识的挖掘

知识管理中的一个重要的观点就是：隐性知识比显性知识更完善、更能够创造价值；因此，隐性知识的挖掘和利用能力将成为个人和组织的成功关键之所在。因此，高校教学档案工作不仅要注重对学校内产生的有关教学工作的显性知识（文档）的收集、管理，而且更要重视对隐藏在教学档案中的隐性知识的发掘，这部分知识对高校教学档案的信息增值具有决定性的作用。因此，要从教学档案承载的信息和数据中，发现特定数据和信息的相关性和内在联系，通过提炼、分析、综合和激活，发现事物的本质，并把这些数据和信息重新组合成为具有高价值的教学档案信息。

（二）建立教学档案信息共享平台

教学档案信息只有在交流的过程中才会增值，通过建立顺畅的教学档案信息交流渠道，不仅可以扩展学校整体的教学档案信息资源储备，而且可以实现教学档案信息的增值。因此，高校教学档案信息增值的实现还要有赖于教学档案信息共享平台的建设。

建置教学档案信息共享平台的目的，在于让学校的教学档案信息能做有效的管理，经由整理分类后，提供给学校的全体人员，做经验的分享与知识的传承。从短期目标看，可以藉由教学档案信息的分享平台，提升学校全体人员教学档案信息的分享和对谈的机会，通过谈话和分享促进教学经验的获取、教学技能的提高；从长远上来看，通过交流平台，教师能够在第一时间整理和提炼好自己独具特色的教学知识和教学档案，这在学校的教学评估、优秀课程评比等活动中都是优秀的素材。

（三）增强教学档案形成者与管理者的知识管理能力

人是知识管理的核心要素，是显性知识的管理者和隐性知识的拥有者。因此，高校教学档案的信息增值在一定程度上要取决于教学档案形成者与管理者的知识管理能力。因为他们是教学档案创造、传播、运用的主体，他们的素质决定教学档案的质量。因此，要培养学校档案管理者的知识管理素养，让他们把知识管理理念贯穿到整个教学档案的管理过程之中，有效的促进教学档案的价值增值，更好地为学校服务。

篇2：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

【论文关键词】信息化 教学档案 安全性

【论文摘要】高校教学档案是高校档案管理的重要组成部分，教学档案管理信息化可以有效促进教学管理水平的提高。本文对教学档案管理信息化提出了有效的方法，并针对存在的问题提出了相应对策。

高校教学档案是高等院校对教学实施过程、教学管理、学生管理、教师管理、实验室管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映高等院校教学水平和教学管理水平，也是评估教学质量的重要依据。教学档案管理是高校档案管理工作的一个重要部分。随着各个高等院校的教学水平评估的展开，教学档案管理日趋重要。随着信息技术的迅速发展，档案数字化、电子化、网络化管理方法的推进，实现教学档案的信息化管理是提高教学档案的管理水平，是提高高校教学管理水平的重要途径。

一、教学档案管理的特点

教学档案是教学过程中形成的原始材料，其特点如下：

1．教学原始性材料分类多，数量大。

教学档案有来自上级各主管部门对教学工作、教学改革、人才培养、实验实习等方面的工作安排、管理制度、规定条例等，也有各教学单位对教学过程记录的原始材料、教学工作安排的工作文件，还有教研室活动、教研室建设、学生活动、学生管理原始记录和相关材料，分类较多；由于涉及到的内容多、范围大、人数多，因此档案数量相对较大。

2．教学档案整理的周期性比较强

教学过程以学期为单位开展，原始材料的产生具有较强的周期性，因此，教学档案整理归档应按学期进行，形成周期性的档案。

3．教学档案学科专业性强

除了学生工作有一定的共性外，高等院校的各系的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按不同的专业特色实施教学，各种教学活动存在很大的差异性，因此，不同学科专业院系的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。

4．教学档案资料的形式多样化

各个院系教学活动的形式多种多样，有课堂教学、课外教学、课内实验、校内实训、校外实习、野外考查、社会调研等。不同的教学活动所产生的原始材料的形式也是多样的，有纸质材料、照片、光盘、标本、样本等，这种多样性档案原始资料，可以真实确切地反映多样性教学活动的面貌，更能体现档案的作用和价值。

二、教学档案管理现状

教学档案管理由各个教学院系独立完成，由于缺乏统一的应用系统协调管理，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。

第一，以纸质档案为中心，管理对象是纸质载体档案，档案的收集、整理、保管、利用等业务环节大多是手工进行。

第二，电子档案保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。

第三，电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，导致很多档案重复建档，利用率低，利用手段单一。

第四，电子档案查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，会使计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。

第五，教学档案管理独立于校园网进行，没有采用有效手段来协调各部门统一完成，不但造成校园网资源浪费，而且浪费大量的人力资源进行重复建设。

三、教学档案信息化管理方法

考虑到教学档案信息化建设的现状，结合实际工作需要，进行了初步的探索，逐步实现信息化建设。

1．构建有效多级网络化教学档案管理平台，充分利用校园网络，提高管理效率和档案的利用率。

通过采用基于Web的网络化档案管理系统，实现教学主管部门、教学院系、教研室的多级管理体系。Web系统的优势在于实施、维护简单，特别是在校园网内运行，通过设置访问控制列表，可较好的实施安全管理策略，保证系统运行的安全性，提高整个系统运行效率。

2．系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。

数据存储采用磁盘、磁盘阵列、磁带库的多级存储体系，实现数据的多级存储，保证数据的安全。有效的实施RAID技术，一般情况下通过RAID1（磁盘镜象结构）来确保数据安全，在条件允许的情况下通过RAID5（分布式奇偶校验的独立磁盘结构）方式，即可保证数据有较高的安全性，同时可以提高数据读取的性能。

3．检索工具多样化，采用案卷检索和全文检索相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。为了更加有效的进行档案检索，除了设置常用的分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录以外，还需要设置全文检索，将档案中的各种事物名称、档号、关键字等进行编排，通过输入特定的词来实现全库数据检索，可有效提高检索效率，增强系统的实用性。

4．档案数据的数字化分级实施，分学期完成。

由于教学档案的分类多，档案的产生涉及的部门较多，档案数据的采集必须按不同的部门分别同步进行。对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。由于教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效的实施数据的电子化；对于类似学生活动等较为频繁开展的活动需要缩短归档的周期。 5．档案收集时，采用“双套制”，在进行纸质、实物档案的归档的同时，还要有效的完成档案的`电子化。

由于印章和签署是文件生效的主要标示，所以对于有凭证作用的文件必须以纸质形式保存；由于电子档案的载体不稳定性，加上电子档案的易修改性，所以纸质档案的保存很有必要。归档时采用不同的编目方法，资质档案和电子档案都必须在备注部分加以说明，注明对应的电子档案和纸质档案的档案编号，以便利用时相互参照。

6．档案的查阅采用分权分级流程审核方式，保证档案的保密性。

由于教学档案的查阅利用会涉及到教学管理的各个部门，而档案的保密性针对不同的档案内容会有不同的要求，所以必须进行分级别、按权限进行查阅；对于低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格执行流程审批制度，层层落实责任，确保档案信息的安全。

7．档案管理采用专兼职结合，提高管理效率。

由于教学档案的数量较大，给立卷归档和数字化带来了很大的难度，如果仅有专职档案管理员统一完成会有较大难度，必须采用专兼职结合，专职档案员负责档案归档的统一规划、立卷、审核、指导等工作，兼职档案员负责具体材料的装订归档，并完成档案的数字化工作。

四、教学档案管理信息化建设存在问题的对策

教学档案管理信息化建设过程中，由于电子档案建设会增加管理人员的工作量，在实施过程中存在较大阻力，我们必须克服困难，落实责任，保证建设的进程。

1．加强教学管理人员的档案建设意识和信息化管理的意识

加强档案意识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感，教学管理者发扬兢兢业业、埋头苦干、默默无闻的优良传统的同时，要把档案信息资源的利用价值与教职工的切身利益结合在一起，把档案的服务意识贯穿在整个档案的建设过程中，真正使教学档案为教学服务、为教师服务、为学生服务。档案管理信息化建设是利用最新的信息技术来服务档案管理，信息化强调的不仅是计算机软硬件，更强调人、管理、技术之间的有机集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者对信息化有正确理解和足够重视是信息化成功实施的关键。

2．不断提高教学档案管理者的计算机应用能力

教学管理人员和教学档案管理员计算机应用能力会直接影响教学档案信息化的进程。特别是教学管理人员存在年龄差异性、学历差异性，导致计算机应用能力参差不齐，对新知识接受能力也不同。因此必须针对不同人群制定不同培训计划，以保证管理人员团队的综合能力的提高。

3．加强制度建设，把电子档案建设落实到管理人员的业务考核中。

由于电子化教学档案建设种类多、数量大、任务重，必须要求广大教学管理者全员参与、专兼结合。为保证实施的有效性，在信息化的过程中需要加强制度建设，把建设任务制度化，并形成可以量化或者物化的指标，作为教学管理人员的业务考核内容。把建设任务与岗位责任有机结合，这样才能夯实任务、落实责任，确保建设任务有效完成。

4．加大计算机硬件设备投入的力度

信息化建设中，除了需要大量的计算机以外，更需要配置较好的数字化设备，包括高速扫描仪、数码相机、数码摄像机等，这些设备的需求也是电子化档案建设的特色。

五、总结

高校教学档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，加强教学档案管理的信息化建设是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。但是教学档案管理信息化建设是一项长期持续的工作，需要不断提高信息化管理意识，不断应用最新的信息技术，不断完善基础数据建设，提高管理效率，更好的为教学服务。

参考文献

1纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策［J］.山东档案，（4）

篇3：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

一、高校教学档案利用与学生个人信息保护的关系

首先, 个人信息主体对个人信息有知情权、利用权, 因此学生个人信息主体或经学生个人信息主体授权的第三方可利用档案, 允许知晓学生个人信息主体的个人信息。其次, 只有加强学生个人信息保护, 才能做好教学档案利用工作。高校档案馆如果在利用过程中没有加强学生个人信息保护, 而导致学生个人信息泄露, 会造成学生个人信息主体权益的损害, 情节严重的, 相关人员将受到法律的严惩。

二、高校教学档案管理中学生个人信息泄露的风险点

(一) 高校档案管理者对保护学生个人信息意识不强。

档案开放和利用是档案管理的传统主题, 而个人信息保护则是较新观念, 尚未普及和深入人心。高校档案管理者个人信息保护意识淡薄, 在工作过程中存在对于利用者或代办者身份不核实、整页复制录取新生名册、允许利用者进入库房等问题, 可能为别有用心的人提供非法窃取学生个人信息的机会。

(二) 部分高校多信息主体 (学生) 教学档案信息出现泄露现象。

在高校教学档案中, 根据所涉及的学生个人信息主体数量, 可分为两类:即单信息主体高校教学档案和多信息主体高校教学档案。单信息主体高校教学档案只包含一个学生的个人信息, 如毕业生成绩单, 各个学生的成绩都是独立分开的, 每个学生的成绩为一件档案;多信息主体教学档案包含多个学生的个人信息, 如录取新生名册, 每件名册由若干页组成, 每页有若干个学生的录取信息。多信息主体教学档案在复印过程中存在泄漏除利用者外的其他多人个人信息的可能。

(三) 代办现象比较普遍。

高校教学档案的利用者多是已毕业学生, 他们大都远离学校, 有的甚至身在国外。当他们需要利用高校教学档案, 如开具录取证明、学历证明、学位证明、学生成绩单等时, 通常不能亲自来学校档案馆, 而是口头委托同学或亲戚朋友来办理。为了满足方便学生利用, 高校档案馆允许他人代为办理, 但口头委托代办存在学生个人信息泄露的风险, 易为不法分子利用, 骗取学生个人信息。

(四) 信息网络化为学生个人信息泄露提供了新的可能。

档案信息网络化是大趋势, 但网络的安全性并不可靠, 使得经过网络传输的学生个人信息容易受到侵害和窃取。学生个人信息存储在服务器内, 倘若服务器安全防护不当, 为黑客或其他人非法侵入, 会造成大量的个人信息泄露。

三、加强高校学生个人信息的保护措施

(一) 制定高校学生个人信息保护规章制度。

高校档案馆要深入研究《刑法》、《民法通则》、《档案法》、《个人信息保护法》 (草案) 中关于个人信息保护的条例, 制定出科学、严谨、可行的的规章制度, 确保高校学生个人信息保护在高校教学档案管理中有章可遵;做好监督工作, 促使高校教学档案管理者依章办事;加强关于高校学生个人信息保护法律、规章制度、意义等方面的教育, 提高高校档案管理者对高校学生个人信息保护意识, 并使之明确信息保护与利用关系;普及高校学生个人信息保护技术, 提高高校档案管理者的安全意识。

(二) 采取高校学生个人信息保护有效手段。

对于多信息主体教学档案, 在未经许可的情况下, 高校档案馆无权将其他高校学生人个人信息泄露给利用者。为了保护其他人高校学生个人信息, 可采用两种办法:信息遮盖和信息提取。信息遮盖是将除利用者外的其他人的全部个人信息或部分关键信息盖住, 公共信息和利用者个人信息不遮盖。对于纸质档案, 可采用白纸遮盖信息后复印;对于数字化后的电子档案, 可用Photoshop软件打开电子文件进行图像处理, 具体步骤如下:在工具栏中选择“矩形选框工具”, 选中拟遮盖信息, 再用“移动工具”将选中信息移到图像外。如果拟覆盖的信息不连续, 可多次重复上述操作。信息遮盖后, 复印或打印出来的页面会出现空白处, 档案管理者要向利用者做好解释工作。信息提取就是开具证明, 将与利用者有关的个人信息从档案中提取后, 以证明的方式表达出来。

(三) 慎重开启高校学生个人信息档案利用服务。

篇4：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

1 高校科研档案管理在学科建设中的作用

1.1 科研档案管理是高校学科建设的基础。学科建设无论在自然学科方面，还是在社会学科方面，都有着共同的特性，即讲究继承性、成套性、实践性和整体性。正是有了这样的特性，高校的学科建设才能不断立足于前人的研究基础，培育出优势学科。对此，马克思就曾经指出，“我们的科学研究要充分利用前人留下的研究成果，共同协作来加以创造”。要使得我们的学科建设不断发展起来，有一个重要的前提就是做好科研档案管理工作。科研档案管理作为一种科研储备，它不仅是当前研究的服务者，而且又是未来研究的参考者。因此，只有实现对科研档案的科学管理，才能实现学科建设的科研交流、资源共享、人才共用，促进高校学科建设的可持续发展。

1.2 科研档案管理是学科建设的助推器。高校建设和发展的本质在于学科建设，而学科建设的核心部分是科研。科研档案真实地记录了科研发展水平。在高校重点学科的申报和评估中所涉及的科研课题级别、数量、经费，科研成果，科研奖励，学位数量和不同学位的培养人数以及相关资料的照片图表录像上，都要依据学校科研档案的科学管理，才能作出好的判断和结果。从这个意义上讲，科研档案管理是学科建设的助推器。科研档案的规范化、科学化管理在促进学科建设上起着举足轻重的作用。

1.3 科研档案管理有助于学科成果转化。邓小平同志曾经指出：“科学技术是第一生产力。”只有发展科学技术，依靠科技的力量才能不断推动社会的进步。高校是重要的科研成果转化基地，如何将学科建设中的科研成果转化为生产力尤为重要。科研档案管理是档案工作者立足档案中的信息资源并整理编制资料的过程，正是这个过程，让科研工作者对相关的成果进行了筛选，进而不断思考如何将这些成果运用到实际生活中，形成生产力。与此同时，有时单一的成果并不能直接转化成生产力，而必须依靠不断借鉴他人的成果，而借鉴他人的成果就必然面临着要依靠参阅高校科研档案资料。如缺乏规范的科研档案管理，档案成果残缺不全，最终难以形成生产力，导致学科建设的成果难以转化。

2 高校学科建设中科研档案管理存在的问题

2.1 科研档案管理配备条件不足。高校对于学科的申报出台了很多政策，而关于学科建设的整个过程，特别是学科建设中形成成果的档案管理方面，存在着领导对科研档案管理不够重视，认为高校科研档案管理就是简单的文字录入和文件归档工作，造成科研档案专职管理人员和现代办公设备的配备不足，从而严重影响了科研档案建设工作与管理工作的顺利开展。在高校档案管理人员配备方面，学历层次和业务素质偏低，个别科研管理人员缺乏足够的科学管理科研档案意识。往往专注于科研经费比重、科研建设的成果，忽视了科研文献资料的整理保存，致使部分档案资料流失。在现代科研档案管理办公设备的配备方面，只是简单地配备了电脑，而对于档案管理的分类和保存方面的设备较为缺乏。

2.2 科研档案管理制度不健全。在高校学科建设发展中，科研档案管理工作是薄弱环节。有些高校在科研档案管理方面欠缺健全的制度。尽管很多高校科研档案管理基本上参照国家《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》进行管理，但是，缺乏常规行之有效的实施条例或工作细则，不能对科研档案日常管理进行规范化和科学化管理。由于高校科研档案管理制度和实施条例的不完善，没有明确规定对科研档案的归档制度，使科研档案归档工作不够规范、完整，造成一些科研材料的存储凌乱，导致查询不便，甚至发生丢失现象，影响高校学科建设的可持续发展。

2.3 科研人员档案管理意识淡薄。在科研档案的收集和归档工作中，科研人员起着重要的作用，这需要其对需归档的科研材料进行整理，交给科研档案管理人员。然而，很多科研人员缺乏档案意识，重视个人科研的成果，重视个人的奖励和名誉，否定学校对科研成果的保护作用，只提供部分复印资料，没有充分认识到科研档案工作的实质意义，专注于结果的得失而忽略了科研过程中产生的有影响力的材料，导致材料没有得到保存，不能使科研档案得到完整性的归档。再加上有些高校科研管理部门由于其成立时间较短，在机构设置和人员配备及责任分工上缺乏成熟的管理模式来指导，致使高校科研档案管理系统失衡，管理人员工作效率不达标。

2.4 科研档案管理人员专业知识不足。高校科研档案的管理需要专业的管理人员。但很多高校档案管理人员配备的学历层次和业务技能偏低，既缺乏一定的档案管理的专业知识，又缺乏档案管理方面的专业技能，日常档案管理工作只是依据科研管理的基本流程，对科研项目材料加以简单保存和归档，而对一些关键性技术领域方面的材料无法正确鉴定和科学保存，致使科研档案的准确性和完整性缺失。

3 面向学科建设的高校科研档案管理改进之策

3.1 加强科研档案管理配备，保障学科建设成果。高校应加大科研档案的投入，不断加强科研档案管理的配备。在科研档案管理人员配备方面，高校应注重管理人员的学历层次和学科背景，尽量按照学科的发展方向来配备档案管理人员，注重档案管理人员的学历背景，使其具备基本的档案管理素养和专业技能。在科研档案管理办公设备方面，应注重引进现代化的档案管理设备，使得方便各类学科档案的精细化、规范化分类。不仅如此，还需要专门设置科研档案存放区域，并做好防盗和防灾工作，注意通风和透气，防止档案霉烂。只有在这样的档案管理设备条件下，高校学科建设的成果才能得以永久保存，并方便教学需要查阅。

3.2 健全科研档案管理制度，支撑学科健康发展。高校要重视高校科研档案工作，不断提升学科科研档案管理工作的地位。科研档案管理不等于一般的档案管理工作，具有较强的学科性、专业性和连续性。根据国家档案法及其相关法律法规，并结合高校实际情况建立健全科研档案管理制度。高校科研档案管理要尽快配齐相关的档案设备，不断改善工作条件，理顺科研档案的归档程序，认真做好科研档案信息的收集、记录、归档工作，并适当地提高经费来改善和提高档案管理条件。同时，加强对高校科研档案管理人员管理，通过绩效考核来提高科研档案管理人员的工作积极性、主动性，制止部分人员工作马虎，随意存放归档的行为。通过培训和交流来消除部分科研管理人员轻视档案管理工作的消极工作心理，把个人利益与集体利益结合起来，使他们认识到高校科研档案管理工作对学校学科建设乃至学校发展的重要影响。通过健全专业管理制度、完善日常管理条例以及制定规范化的工作流程，使科研档案管理人员能够明确自己的职责，了解科研档案工作流程，推进高校科研档案管理工作标准化、规范化发展，积极推进高校学科建设的可持续发展。

3.3 提升教师的档案管理意识，发挥其在学科建设中的互动作用。科研档案的规范化和标准化不仅需要档案管理人员的执行，更需要高校教师和科研人员发挥其主体作用来加以配合完成。《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”科研档案人员应利用全校各部门教师业务学习会议的机会及时宣传科研档案管理的重要意义，通过宣传学习《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》来提高广大教师对档案管理重要性的认识，增强教师的科研档案归档意识。不仅如此，高校科研档案管理人员还应主动普及高校教师档案分类管理的知识，配合教师和学科建设的科研人员，做好每一类学科特别是每一个重大科研项目的档案分类工作，做到重点档案重点管理，方便及时查阅和长期保存，真正地与广大教师和科研人员一起促进学科建设，发挥科研档案管理工作在学科建设中的作用。

3.4 加快科研档案管理信息化建设，提升为学科建设的服务效率。现代信息技术发展日新月异，科研档案管理手段必须不断地与时俱进。面对信息化的大趋势，高校科研档案的管理要利用网络信息化的优势，发挥档案管理在学科建设中的信息资源作用。档案管理人员要尽快适应现代信息技术的发展要求，积极学习计算机应用管理知识和现代办公技术，通过计算机信息获取、分析和数据加工处理等方式来实现现代化的科研档案信息管理，从而为学科建设提供优质化服务，逐步提升服务效率。

篇5：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

关键词：信息化,教学档案,管理方式

高校教学档案真实地记录高校教学获得的全过程,通过它能了解高校的教学情况及发展历程,系统、规范的教学档案是高校评估的重要材料。高校教学档案管理工作也是高校教学工作的重要环节。信息化技术运用于高校教学档案管理中,推进教学改革、完善教学质量,使得教学水平得以提升。同时,这种管理方式节省了大量的时间,使得教师能够有更多精力投入于教学和科研中,使得教学活动能够更好地发展,并增加了教学档案的利用率,是高校教学档案管理发展的必然趋势。

一、高校教学档案管理的内涵及特征

高校教学档案是指高校开展教学科研活动中所形成的文字、图像、影音等资料,是高校档案的重要组成部分。高校教学档案管理是指对教学资料的收集、整理和保存。随着教育事业的大发展,高校教学科研活动的增多,其相关信息资源也有所增加。

基于信息化的发展,高校教学档案管理呈现了一些新特点。一是虚拟性。数字档案信息具有集散性、数字化及跨平台性,这些特性使得教学档案的管理呈现出了虚拟性。这种虚拟性更便于教学档案信息的采集、加工处理,为信息的利用提供了便捷渠道。二是集成性。基于信息化技术教学档案实现了集成管理,从集成的角度来分析教学活动,综合化、立体化地运用不同的方式把教学活动的人力、物力等要素纳入管理范围内,应用集成模式来整合档案管理的内外要素,实现各个要素的有效融合、合理配置、动态更新[1]24。充分利用网络平台,使得教学档案信息资源的管理和服务更为人性化,为师生提供更完善的服务,突出教学档案管理的优势和特色。三是网络化。信息技术的不断发展,促使了高校教学部门、行政管理部门及后勤服务部门相互连接起来,构成了一个信息网络,为档案信息资源管理提供了有力的支持。高校教学档案信息资源的网络化,为高校教学、科研和管理活动提供了电子凭证和信息支持。

二、信息化视角下高校教学档案的管理方式

随着信息技术不断应用于档案管理领域,高校教学档案管理仍以实体为管理对象的传统模式难以适应教学科研发展的需要。高校教学档案管理工作要充分利用信息技术,依据本校情况来制定体现自身优势的管理方式。现阶段,高校教学档案管理方式主要包括以下三种:一是集中式的管理方式。这种管理方式是指高校内部的教学管理机构或档案管理机构集中管理教学档案信息资源,并为师生提供相应的服务。从实际流程来看,这些管理机构是教学档案管理的主体,其利用网络服务器来建立档案信息网站,通过互联网来提供校内外的利用。集中管理模式具有硬件购置集中,教学信息资源管理相对集中,信息安全性较强的优点,但这种方式不利于信息快速更新,易导致数字信息的流失,不便于利用信息资源。二是分布式的管理方式。这种管理方式是指充分利用学校教学机构和各院系的网络系统等硬件资源,通过校内网络系统来及时上传、更新教学信息资源,并分散式地提供各类服务。分散式管理模式利于教学信息的快速更新、信息内容丰富、方便师生利用信息;但这种管理方式要投入大量资金购买软硬件系统、管理难度较大,难以确保教学信息的安全性。三是集成式的管理方式。集成管理方式是当前高校教学档案管理方式发展的趋势。随着信息技术水平和高校教学科研水平的提升,高校教学档案管理方式逐渐由集中式和分布式转向为集成式的管理。教学档案管理与服务是一个有机的过程,要以全方位、全阶段和全范围的“大集成”管理思想来指导,促使教学档案管理工作发展趋势更为动态性、系统性,使得信息资源的各个管理环节规范标准,并把重要界面关系纳入管理范围之内[2]45。高校教学档案工作利用集成管理可多措并举、综合运用各类资源,真正地实现资源要素的整合和集成。目前,基于信息化视角,部分院校把教学档案管理与多个管理信息系统集合,如教务管理信息系统、办公自动化系统等,构建了信息系统集成网络体系,实现了校内网络系统的互联互通和资源的共建共享,进而使得高校教学信息价值充分实现。这种集成管理方式主要包括两个环节:(1) 以高校局域网为中心来集成管理教学信息资源。随着信息技术在教育领域的推广与应用,高校逐步建立了局域网,搭建教学、科研、管理信息的共享平台。局域网安全性能较好、容易维护、传输信息速度快,基本能够满足档案管理的需要,教学信息资源分布于各个院系的管理部门及教研部门,这些管理部门及档案馆通过校内局域网可保存大量具有价值的文件资源,利用逻辑归档和物理归档,定期进行上载或运用FTP上传到内部文档服务器上,之后通过网络共享的方式为管理部门和师生提供服务,充分实现教学档案的价值。(2)以互联网为媒介来实现高校之间教学档案的集成管理。要以校内局域网对教学信息资源的集成和整合为基础,充分利用高校科育与科研计算机网络系统连接入互联网,搭建覆盖全国高校教学信息资源的共享平台,实现高校之间的教学档案集成管理的新格局。基于信息化视角下,要考虑到高校的管理集成现状,丰富教学资源,比如建立试题库、教学案例集、学生论文集等资源库,利用网络向国内各高校、社会各界分享教学资源,积极为资源利用者提供服务[3]56。

三、信息化视角下高校教学档案管理方式转型的路径

信息化视角下,高校教学档案管理工作要积极转型、不断创新、充分利用高校的人力和智力、计算机网络和管理信息系统等优越条件,积极推进教学档案管理方式的转型。高校教学档案管理方式的转型,要注重以下几个环节,以此来提升教学档案管理工作的水平。

首先,要加大力度建设规范化、科学化的教学档案管理体系。高校院系的教学档案管理工作起步晚,没能从整体上进行合理的规划,其规章制度和管理细则不健全、软硬件设备条件参差不齐,难以进行统一的管理,使得教学档案的管理工作混乱。因此,规范高校教学档案管理工作是实现教学档案管理方式转型的必然要求,其能为实现教学档案信息资源管理的数字化、信息化提供保障,是提供教学档案优质服务的重要前提。基于信息化视角下,传统的档案管理模式难以适应智能化、信息化、数字化的管理需求。比如,从教学文档信息载体角度来看,在教学科研管理中,以纸质为主的模拟型传统载体档案需要大量产生和存储,要先确保原始记录的真实性,并结合元数据等相关标准,在档案著录标引过程中要实施标准化的管理。高校教学管理部门和各院系所产生的数字文档,对数字设备及环境具有较强的依赖,因此要规范和标准化电子文档形成前所进行的“前端控制”及整个周期中的“前程管理”,使得大部分电子文件能被纳入文件管理系统之中,促进高校教学档案管理工作的发展[4]13。

第二,要转变管理理念,积极提升档案管理人才的综合素质。要实现教学档案管理方式的转型关键在于工作者。高校要提升工作者的管理水平和能力,培养具有专业知识和信息技术的复合型人才,鼓励他们投身于管理和开发工作中。当前,高校管理层忽视了教学档案工作的重要性,对教学档案管理的支持不足,使得档案管理方式转型陷入困境,进而影响高校教学和科研水平。还要部分教学档案工作者年龄偏大,对现代技术掌握不熟,难以适应现代档案工作。因此,高校要加快教学档案管理方式的转型,在人才建设方面要抓住以下几个环节:一是要强化档案管理人才的管理意识,提升他们的职业道德水平和档案专业素养;二是要组织教学档案管理人才进行技术培训,促使他们掌握信息管理和服务的技能、数据库及知识管理的基本知识,在教学档案管理和利用过程中灵活运用;三是要深入了解本校教学行政管理部门和各院系的教学档案情况,充分利用校内局域网为广大师生提供服务,使得教学档案信息资源发挥最大价值。同时,积极扩大服务范围,为校园用户提供校外教学信息资源服务,实现校际之间的教学信息交流;四是要构建一个结构合理的人才队伍,多鼓励和培养中青年档案工作者。

第三,要加快建设教学档案的数字信息资源,构建高质量的档案数据库。建设教学档案的数据库是实现高校教学档案管理方式转型的重要条件,是有效开发和利用教学资源的重要手段。高校教学档案仍以传统纸质载体为主,其难以应付教学和科研所产生的大量信息带来的困难。因此,要实现传统载体的数字化。比如,高校教学档案管理过程中,要广泛应用图像文字的扫描技术、识别技术和数字处理技术,加快传统载体档案数字化的速度。同时,高校教学档案管理工作还要具备“大信息”的管理意识,要充分利用各类资源建立高质量、有特色的教学档案数据库,比如教学示例库、试题库、论文集库等,为实现数字化、信息化的文档管理和服务奠定坚实的基础。各个高校建立教学档案数据库过程中,要具备共建共享、互联互通的意识,充分发挥高校教育与科研计算机网络的优势,突破高校之间的网络阻隔,构建开放式的、安全的、系统的教学档案信息共享体系,充分开发和利用教学档案信息资源,最终实现高校教学档案管理方式的成功转型。

参考文献

[1]连红.论高校教学档案集成管理原则及其运作[J].档案学通讯,2009(3).

[2]金凡.试析网络环境下高校教学档案管理的模式与策略[J].兰台世界,2011(15).

[3]李欣佳.档案管理转型的内涵与实施原则[J].黑龙江档案,2013(1).

篇6：基于知识管理的高校教学档案信息增值探析论文

关键词：档案管理；部门立卷；实物展示；档案宣传；开放利用

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意义

国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起施行）中规定“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管（第三章档案管理中第二十一条）”、“高校档案机构的管理职责是……编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源……组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作……利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能……(第二章机构设置与人员配备第八条)”。

要达到上述规定要求，传统的档案管理技术与模式已经呈现出很大局限性，不能充分适应当今时代档案管理人员对信息的展示、处理、查询、维护等信息管理习惯和公众接受信息的习惯。纵观目前各大高校档案馆或档案室，在部门立卷、实物展示、档案宣传、开放利用等方面，多媒体管理技术或者难觅踪迹，或者仅起到少部分展示功能，这完全与信息时代不相匹配。随着信息化技术的飞速发展，档案信息越来越多地涵盖了更多内容，由原来单一的文字之外，还包含了图像、声音、视频等多媒体信息。但是，纵观各大高校档案馆或档案室，對多媒体技术的应用仍然主要停留在对多媒体档案的初步采集上，尚缺乏更深层次的应用。因此，在档案管理中如何充分利用多媒体技术，使档案管理利用进入到更高层次的发展阶段是高等院校的迫切任务。

二、研究计划和主要内容

（一）研究计划：整个实施过程计划经历三个相互衔接而又交叉进行的阶段：通过调研分析、理论探索，确定研究目标和内容，规划和设计信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段；在高校档案管理实践中检验并不断改进管理模式阶段；项目总结及形成基于多媒体技术的高校档案管理模式阶段。具体实施计划如下：1.项目的规划和设计阶段。主要进行项目的总体规划与设计；调研分析我国各高校档案管理工作的现状、存在的问题，梳理、总结已有的工作经验；初步规划和设计基于多媒体技术的高校档案管理工作模式等。2.高校档案管理工作模式实践、评价和完善阶段。主要完成高校档案管理工作模式的实践；高校档案管理工作模式形成性评价与改进；高校档案管理工作模式的总结性评价与修订。3.确立高校档案管理工作模式和项目总结阶段。主要进行总结项目研究取得的经验和成果，形成项目研究报告；形成有推广价值的高校档案管理工作模式。

（二）研究的主要内容：主要归纳为以下四个方面。

1.部门立卷。在当前的部门立卷工作中，各大高校普遍使用培训班或者说明书的方式。但是，无论采用哪一种培训方式，效果都不佳。因此，利用多媒体技术制作视频向导软件开展培训，能有效地解决以上问题，提高工作效率。多媒体技术制作视频向导软件，能快速指导档案员进行文件的立卷，能达到一定的效果。步骤如下：(1)制作：利用摄像机将各种类别的立卷过程分别拍成多媒体视频。再利用多媒体后期制作软件premiere或edius、after effects进行后期处理制作成美观大方，简洁方便的视频软件，若视频内容较多，可借助于office软件中的powpoint进行各视频内容链接，生成.exe文件，实现点播。同时，在制作视频时，可将符合立卷要求的与不符合要求的操作进行对比示范，加深档案员的印象，能在一定范围内提高归档的质量。(2)使用：利用校园网，将多媒体视频档案向导挂接到校园网上，无需安装其它播放软件，也可使校内人员观看。这样使用起来十分的简单方便。另外，利用多媒体QQ群，在线交流交答疑，可提高档案员归档的效率和质量。2.实物展示。目前，由于实物档案的载体各有不同，形状不一，很多档案馆(室)都没有充裕的空间和足够的装具来陈列，不得不将实物档案放之高阁，导致实物档案的利用率不高。针对这种情况，可利用多媒体技术用音频、视频等多媒体的表现形式，展示各种实物档案及其背景信息。同时，通过网络，利用者可以简易地了解到整个实物档案库存的信息，为利用者提供便利。3.档案宣传。高校档案是学校历史发展的见证[1]。是学校管理与教学的真实历史记录，是丰富的资源库。一般来说，现在各高校档案管理都进入了信息化；也使用了档案管理软件。或此软件是网络版的，不仅仅档案员可查看，其它校内教师或工作人员也可查看。但是查看的内容有限，只可查看常规的内容，不能看全貌。因此，充分利用多媒体技术，可将一些静态的典型事例加工制作成动态的多媒体视频。方便查询者了解相关档案信息。除此之外，也可购置多媒体的电子展厅，按不同主题将历史印记用虚拟的参观功能再现现实。进而扩大了档案宣传，增强了档案的渲染力。4.开放利用。多媒体强大的网络交互功能，提高了馆藏信息的输出力，为进一步规范高校档案管理的服务体创造了条件。(1)充分利用多媒体技术，实现信息检索技术个性化。针对不同类目的标识和索引，可以充分利用多媒体技术进行实现操作的便捷化。(2)利用QQ在线聊天视频，实现档案员之间强有效的交互功能。档案员之间通过语音或视频，能快速地解决档案管理之间出现的问题。

三、研究的学术价值、应用价值及社会影响

（一）以石家庄学院档案管理为例，探讨在高校档案管理中如何广泛运用多媒体技术，改善档案工作管理手段和信息环境，拓宽高校档案管理服务功能等问题，因此研究工作在构建新型档案管理模式方面有一定的理论价值。（二）本课题的研究实践和成果推广，不仅仅对石家庄学院的档案建设与管理有促进作用，而且对高校档案管理领域提高多媒体技术应用深度和层次方面具有较强的实践推广价值，并促进高校管理信息化进程。

四、研究遇到的问题及尚需深入研究之处

（一）人员的配备。因档案员的工作较繁琐，人员太少导致档案管理效率不高，影响正常的运转。（二）人员的综合素质。档案管理要经常实施、维护、内容更新，若档案员的综合素质跟不上，档案管理的运作也会陷入尴尬的局面。（三）经费问题。利用多媒体技术制作各类音频、视频、向导软件等需要投入较多的资金，若经费不到位，也会影响档案管理的使用效果，降低档案管理的使用档次。

参考文献：

[1]吕杏.信息化时代基于多媒体技术的高校档案管理改革与创新.文史博览(理论),2010(3):55-56

[作者简介]符蕴芳（1973.6-），女，江西乐安县人，副教授。研究方向：多媒体技术，数据库技术。

篇7：高校财务档案管理信息化建设探析

一、高校财务档案管理信息化建设的必要性

(一) 高校财务档案管理信息化是内外部环境的客观要求

近年来, 我国高校取得了飞速发展, 高校规模不断扩大, 办学质量不断提升, 业务量增加使得财务档案数量迅速增多, 财务档案的查询、利用更加频繁, 给高校财务档案管理工作提出了更高的要求, 同时, 信息技术的发展和成熟使得信息技术在各个领域得以广泛应用, 电子档案成为经济业务往来的重要信息载体, 高校在日常工作中经常要接收、保存、传递和使用各种电子档案资料, 如何做好电子档案的保存是高校财务档案管理面临的新课题。因此, 财务档案信息化建设成为一种发展趋势。正是在这一背景下, 《全国档案事业发展“十一五”规划》才明确要求高校档案部门应积极推进档案工作信息化建设。

(二) 高校财务档案管理信息化是提升财务档案管理效率的必然选择

主要表现在: (1) 财务档案信息化有利于高校财务档案的保存。在信息化环境下, 高校财务档案管理部门要做好有形的纸质档案和无形的电子档案的保存工作, 相比于纸质档案, 电子档案占用空间少, 通过备份还可以防止丢失和损毁造成的数据丢失, 整理和归档需要的人力、物力少, 具有明显的优势, 越来越多的高校开始将纸质文档转为电子档案, 建立起档案数据库。当然, 纸质文档具有不可替代的作用, 例如可辨认性强, 有效防止篡改, 因此, 在建立起档案数据库后, 仍然要做好纸质档案的保管。 (2) 财务档案信息化有利于高校财务档案的查询利用。高校财务档案的查询利用需要经过申请、批准、领取、归档等环节, 以往纸质档案的查询耗费时间长, 经过环节多, 查阅效率非常低。同时, 由于检索非常不便, 高校职能部门对于财务档案包含哪些信息并不非常清晰, 这也使得在高校建设、教育、科研等环节对于财务档案的利用效率非常低, 财务档案信息化通过分级建档, 对档案按照保密级别、档案专题来建档, 建立起便于查询的档案编目、检索方式, 通过网络化为高校各职能部门获取财务档案资料提供了便利。

二、高校财务档案信息化建设存在的问题

(一) 认识不到位导致基础投入不足

高校财务档案管理信息化建设是一个关乎高校发展全局的工作, 要做好这项工作必然也离不开高校各部门的配合和协作。目前, 高校对于财务档案信息化认识还不全面, 财务档案信息化建设的速度和广度都不理想, 这与高校在档案管理工作上的观念和意识有着很大关系。有些学校将财务档案信息化看做财务部门的事情, 档案管理部门仍然按照以往的思路办事, 财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案, 没有进行必要的归档和整理。高校财务档案信息化的认识不到位也导致高校在信息化建设方面投入的人力、物力明显不足, 导致财务档案信息化的硬件设施不达标, 软件配套不合适, 高校财务档案信息化仍处于起步阶段。

(二) 制度不完善导致工作不规范

有关高校财务档案信息化的规章制度零散的见于相关部门发布的文件, 尚没有形成一套完整的规章制度体系, 这使得高校在进行财务档案信息化建设的过程中, 缺少了必要的指导, 财务档案管理信息化得目标不明确, 标准不统一, 高校财务档案管理缺乏可以参考的经验和范例, 只能摸着石头过河, 非常容易碰壁, 在一定程度上影响了财务档案信息化进程。由于没有统一的标准, 高校在财务档案信息化建设过程中指定的制度、措施等多种多样, 财务档案信息化建设的各个环节存在不同问题, 如何规范高校财务档案管理信息化建设成为当前的首要问题。

(三) 档案管理人员素质有待提高

高校财务档案管理信息化对于档案管理人员提出了更高的要求, 它要求档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识, 这些知识缺一不可。当然, 这些要求是针对档案管理团队而言, 并不是指某一个人。但是, 高校档案管理团队的现状又是如何呢?我国高校档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员, 缺少专业的档案管理知识和财务知识, 要求他们进行档案的信息化建设更是天方夜谭, 加上高校对于档案管理人员的培训和指导不到位, 既懂财务又懂档案, 既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏, 这种人才的匮乏导致财务档案信息化建设只能原地踏步, 这也是我国高校财务档案信息化提出几十年, 而实际效果并不理想的重要原因。

三、高校财务档案信息化构建策略

(一) 提高认识完善财务档案信息化建设制度

高校财务档案信息化建设是一个全局性的工作, 需要高校站在全校发展的角度来进行统筹规划, 重视高校财务档案信息化工作, 建立健全高校财务档案信息化工作制度, 稳步推进高校财务档案信息化建设。针对高校财务档案管理信息化建设目标不明确, 操作不规范的问题, 需要档案管理部门制定高校档案管理信息化管理规范, 为高校财务档案管理信息化建设提供指导和帮助。高校应明确财务档案信息管理的管理职责, 以财务部门和档案管理部门为中心, 由财务部门负责财务档案的电子化、数据化, 由档案管理部门负责档案资料的网络化应用。相关部门要积极参与, 密切配合, 配合财务部门做好初始财务资料的收集、整理。高校应在统一档案管理制度下积极探索, 密切联系实际, 制定本院校的财务档案信息化管理制度, 包括数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等。

(二) 落实财务档案信息化的基础配套设施

财务档案信息化的基础是各种基础设施, 包括服务器、存储器、操作系统、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。高校财务档案管理必须配置一批信息处理能力强、存储功能强大的服务器和存储器, 配置安全的操作系统, 并购置必要的交换机和路由器, 搭建覆盖全校的信息网络体系, 这是财务档案信息化建设的硬件平台。数据库系统和安全管理系统是财务档案信息化的软件平台, 包括计算机监控程序、语言编程系统、数据库管理程序、数据存储程序、安全管理系统、电子档案管理软件、档案信息处理软件等。财务档案信息化建设的硬件设施和配套软件必须想匹配, 硬件配套要符合标准, 软件开发要符合管理实际, 只有两者平衡发展才能保证财务档案信息化的稳步发展。

(三) 财务档案的数字化网络化具体为:

(1) 财务档案数字化建设。财务档案数字化处理要求数据信息源准确完整, 采集与录入要规范及时, 按照规定的操作流程将档案信息进行数字化处理。一是做好电子档案的归类整理, 二是对部分重要的纸质档案分批进行数字化转换。保证数字转换的质量, 通过数字化处理, 提高档案资料的标准化、规范化, 做好档案信息的编研工作, 为财务档案信息信息化打好基础。

(2) 财务档案网络化建设。推进财务档案网络化是实现档案信息化的重要环节, 是实现财务档案信息共享的重要渠道。档案数据库的建设是推进网络化建设的第一步, 建立档案数据库就是将电子化的各种档案资料录入数据库, 使其成为能被档案管理系统识别的数据。建设和完善学校档案管理网站, 将网站作为高校档案信息的传递平台, 使高校财务档案与高校网站密切结合起来, 提高资料的利用效率。为此, 财务档案管理系统开发时, 必须充分了解高校各部门的信息需求情况, 各职能部门与财务部门、档案管理部门密切协作, 积极探索一条“收集渠道畅通、运转协调、结构合理、管理科学、服务高效”的档案管理模式。在了解需求的基础上, 设计远程登录访问系统, 提供信息检索、资料下载等服务。利用电子邮件、QQ、MSN等途径提供财务档案信息的咨询服务, 为广大师生提供多种形式的信息服务。

(3) 财务档案信息化系统。财务档案信息化建设是一个由浅及深、稳步拓展的工作, 需要根据高校经济管理活动的需要进行变化调整, 需要逐步完善各个功能模块和环节。这就决定了财务档案信息化工作只能循序渐进, 先要使其融入到现有档案管理工作中去, 然后再促进财务档案管理工作的提高。财务档案信息系统需要包括档案鉴定、档案归集、档案保管、档案编研、档案借阅等方面, 将其按照上述步骤逐步进行信息化处理后, 就初步形成了信息化档案系统, 如图1所示。

(四) 提高财务档案管理人员素质

无论是硬件设施还是软件系统, 离开高素质的财务档案管理人员, 财务档案信息化也无法实现。高校财务档案人员素质的提高必须根据业务需要, 按照外部引进, 内部培养的原则, 有计划、分阶段的有序进行。要加强财务档案管理人员信息技术的学习, 培养档案管理人员的信息处理手段。要配备熟悉信息分析、网络建设和维护、数据库维护、数字化处理等方面的专业人才, 鼓励他们学习新技术、新知识, 完善知识体系。要对从事系统和软件开发的人员进行档案管理、财务工作方面的知识培训, 使其了解和掌握财务档案管理工作流程, 掌握基本常识和规律, 为财务档案管理工作提供更有效的技术支持。对现有财务档案管理人员进行电脑知识、网络技术方面的知识培训, 使其能够正确进行相关信息的录入、信息的数据化处理等工作, 提高整个财务档案管理团队的信息化管理水平。

参考文献

[1]曹晶:《高校财务档案管理信息化探讨》, 《现代营销 (学术版) 》2010年第10期。

[2]魏丽平:《高校档案网络化建设与管理的几点思考》, 《云南档案》2008年第9期。

篇8：高校美术教学资源档案管理探析

关键词：高校美术教学档案管理

高校美术教学资源档案是指高校美术教学过程中所需的各类教具、资料、设备在购置、使用、保养等方面所形成的各类文字、作品、声像、图表等资料。它准确地反映出美术系各个历史时期的教学管理、教学质量、学科建设和学术研究情况，并能为院系发展、教学管理工作提供有力的凭证和参考。同时对教学、科研、管理工作向纵深发展和新型人才的培养有着十分重要的作用。因此，高校美术教学资源档案管理工作，对提高高校美术教学质量和美术系的建设与发展有着重要的作用。本文结合我院美术教学资源档案管理工作实际，就如何进一步搞好美术教学资源档案管理工作谈点粗浅的看法。

1、高校美术教学资源档案的内容

美术教学资源档案是高校美术院系档案的有机组成部分，是指美术院系在过去和现在的教学管理和教学科研实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、声像等不同载体的文件材料。它主要包括以下内容：

1.1作品资源档案

1.1.1名家字画和教师作品。这些资料是美术教学资源档案中重要而权威的内容。包括书法作品、绘画作品及作品作者各类信息登记表。这些书法和绘画作品，多为我国部分美院专家的原创及部分美院教授学者来校讲学留下的精品；教师作品多为教师课堂力作或者任教以来在国家级、省级、市级参展获奖作品。

1.1.2写生考察档案资料。外出写生考察档案资料是学生在教师带领下有组织有计划地到各大城市及名山大川中，对城市地域建筑风格特色及民族风土人情，进行采风创作过程中留下的大量作品及路途见闻感受。考察写生资料包括考察写生报告及考察写生中的照片档案资料、声像档案资料、写生的各类作品以及作品成绩、作品展览等信息。写生考察档案资料是鲜活而富有特色的教学资料。

1.1.3毕业生作品档案。包括历届毕业生作品的所有信息，如作品及作品内容说明、作品成绩、作者及指导老师的基本信息等。

1.2美术教学档案资料。包括美术、设计的理论课和专业技能课的各种幻灯片、教学光盘及教师观摩教学技能大赛、优质课讲学的声像档案资料、专家学者来校讲学的声像档案资料以及各类档案资料的基本信息登记表、使用借还登记册、护养登记表等。

1.3美术教具档案。美术教具近百种上万件，占教学资源的大部分。美术教具档案包括生活工作中常见的一些实物、模型和道具(如民族服饰、动物标本、石膏雕塑及模型)和各类教具的文字说明资料(如名人塑像有关名人的生平介绍)、各类教具的购置登记册、各班级上课使用教具的借还登记册以及使用过程中损坏消耗登记表等。

1.4教学仪器设备档案。包括标示、型号、制造商名称、说明书、合格证、所有校准报告和证书、使用性能记录、保养维修记录等。通过专业教师对设备的使用，做最佳选择及学校购置设备、节约资金有着积极的参考作用。

1.5网络资源。网络技术的发展为美术课程的课堂教学和学生的课后活动提供了强有力的技术、信息支持。为学生提供学习资源、模拟学习情境和探究式学习活动的栏目。在这里可以看到不同时期、不同风格的美术名作，或当前具有代表意义的新潮作品，也可以看到学生自己的习作。

2、高校教学资源档案管理中存在的主要问题

2.1建档意识淡薄。长期以来人们对美术教学资源档案的重要性认识不够。档案建设与发展意识不能与时俱进，没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，从而在开发学校档案信息资源上深度不够、力度不大，致使许多有使用价值的档案信息深藏不露，不与凡人见面，成为无人问津的修炼物。如馆藏名家字画和历届毕业生作品终日深藏阁中，只是定期做一些常规的物理化学护养。学校购置保存这些字画的目的主要是为了服务于教学和科研，绝不是仅为了升值，而这些珍贵的教学资源整日闲置，这不能不说也是一种隐性浪费，这种隐性的资源浪费应该引起大家的关注。

2.2档案管理粗放。由于档案信息收集缺乏规划和计划，从收集管理到利用缺乏健全得力的制约机制，使得比较分散的资源收集不够齐全，一些具有较高价值的档案材料未能及时收集归档，造成一些重要的教学资源档案流失，影响了档案信息资源的开发利用。对于收集难度较大的科研档案，尤其是科研成果形成的阶段性关键性档案则收集不全，对教学、教师、学生档案信息只是以表格、数字形式进行收录，缺乏对重大教学活动、名师、优秀毕业生的跟踪信息收集。比如学生在考察写生活动中，留下了大量的摄影作品和写生作品，其中一部分作品都随着作品展览和成绩评定的结束而流失。

2.3开发手段滞后。近几年来，各高校对档案的信息化、数字化工作做了大量的实践。但是，信息技术瞬息万变。相比之下不少地方还处于相对滞后的状态，虽然现在高校普遍配备了计算机，但缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方式，查阅利用范围小。甚至只建设不利用。有的甚至仅限于用其进行档案目录的管理，而缺乏对档案信息进行网络化建设，无法做到信息资源共享，这样必然影响档案信息资源有效地开发和利用。

2.4资金投入不够。没有符合规定的档案保管场所，缺乏必要的档案用品。一般存放在实验办公室中。没有专门的“六防”设备，有的与其他材料共存同一文件柜中。容易损坏丢失，收集整理主要靠手工管理。费时、费力而易出错。

2.5网络管理不健全。网络内容不仅要有本院系硬件设施、师资配备、学科建设、教学动态学术信息，还要有师生教与学过程中的优秀作品和专家学者、民间艺人的作品。

2.6队伍建设滞后。高校的基层档案工作人员大部分是兼职。并且一部分是半路出家档案管理人员，一部分是非档案专业人员。这部分人员。不仅工作变动频繁，而且缺乏档案管理专业知识，从事档案管理工作的能力和经验不足，无论在时间精力上。还是业务技能等方面都有一定的局限。

3、美术教学资源档案的管理对策