法院档案电子化的探讨

2022-10-08

档案工作对法院机构的正常运转其重要性是不言而喻的:法院工作的一项基本原则是, 法院的一切工作在档案当中都应该被有效储存。所谓“档案电子化”, 指的是档案的存储媒介由纸张形式转变成电子数据的形式。档案电子化是一次档案管理方式的革命, 它不仅使储存档案的载体产生了变革, 而且从档案资料的采集方式、档案的分类方式、保存方式、档案检索方式等所有环节都发生了变革。如今处于信息技术快速发展的时代。从我国目前的档案电子化发展状况来看, 还不很理想, 存在一定的阻碍, 但是从发展趋势看, 档案管理实现电子化是大势所趋。法院档案实现电子化也将水到渠成。同时, 档案电子化也是法院机构运转向现代化转变的一项重要内容。

一、法院档案电子化的主要途径

从表面上来看, 档案实现电子化只是档案的存储载体发生了变化, 但从深层次来看, 则是档案管理方式发生了根本性的变革, 从档案资料的采集、档案的分类、档案的保存、档案检索、直到档案的利用等所有环节, 都实现了电子化管理。法院档案实现电子化, 其主要通过以下主要途径。

(一) 法院档案采集电子化

一是当事人提供的起诉状、答辩状和代理词等文件尽可能为电子文本;二是目录页和法院的各项管理制度和流程等尽量采用电子文本进行保存;三是法官作出的裁判、书记员的笔录等各类文件以电子档案方式进行留存;四是法庭开庭和谈话等法律流程, 全部以电子录音和录像形式进行保存;五是当事人所提供的法律证据等材料若无法以电子文件方式呈现, 应扫描为图像文本进行电子存储。

(二) 法院档案保存电子化

目前进行电子数据的存储通常有两种主要方式, 一种是硬盘保存, 一种是光盘存储。硬盘存储的特点是读写的速度快、稳定性相对较高, 同时方便进行电脑和联网操作, 不足之处是成本相对较高, 而且不利于长久储存。光盘储存的特点是, 成本相对较低、适合于进行长久储存, 不足之处是稳定性相对较低, 易出错误, 光盘资料目前只能作一次性操作, 而且不方便进行联网操作, 同时缺乏数据检索优势。

按照普通法系制定的案例法制度, 法庭遵循的是先例的原则, 这种采用普通法系进行审判的国家的档案电子化发展程度较高, 方便进行资料检索。这些国家包括英国和美国等。中国的法律体系属于大陆法系, 以往的审判案例只是具有参考地位, 这种法律体系对实现档案电子化带来一定的不利影响。虽然法院内部设置的局域网通过管理软件使本院内部的案件档案资料可以实现电子化, 案件的审理过程、审判记录和判决书 (裁定书) 等都以电子档案方式存储, 但是, 这种电子化的功能也有很大局限, 无法满足在整个法院系统实现档案电子化的目标要求。要实现这一目标, 需要开发出先进的管理程序和管理软件, 在便于检索的同时要有利于档案数据的保密。

二、法院档案电子化存在的问题

(一) 电子化的成本较高, 在技术方面存在一定的缺陷

与纸张方式存储的档案相比, 电子档案目前还存在性价比不高的缺点。法院进行档案电子化转变, 要进行新设备的配置和人员的操作技能培训, 同时还要改变以往的工作方式, 重新制定工作制度和管理制度, 整个过程需要付出一定的代价和成本。我国法院的档案电子化如今处在起始时期, 在技术上还缺乏足够的准备。如进行庭审录像常常发生故障, 庭审过程中的图像与声音的质量也难如人愿。而传统的纸质档案管理制度有着多年的基础, 人员的操作流程和管理制度相对较为完善。相比之下, 档案电子化的性价比呈示出弱点。

(二) 电子档案易于修改, 难以辨别真伪

采用电子档案方式虽然方便存储, 但在技术上存在很大漏洞, 电子档案易于修改和伪造, 缺乏十分有效的防伪技术。

(三) 电子档案容易泄密

每一个法院档案中都存在密级文件, 有保密的需求, 比如合议庭笔录以及法官阅卷笔录以及涉及商业秘密、个人隐私的资料等均为不得或不宜向外部公开的档案文件。而法院内部的电脑技术人员又很难具备足以满足档案电子化技术要求的技能, 可能需要寻求外来专业人员的帮助。在电子化的过程中, 法院档案对于这些外来专业人员只能通过各种保密协议来加以约束, 这就无法从技术上完全杜绝密级法院电子档案泄漏的可能。同时, 一旦实现电子检索, 如何确保法院档案的分级保密也是一个难题。

法院档案电子化虽然存在种种障碍和困难, 但是, 在实现法院档案电子化初期磨合过程中的高成本和低效率, 必将随着这一新的档案方式被完全接纳和广泛熟练运用而转化为低成本、高效率, 这是社会发展进步不可逆转的趋势。

总之, 法院档案电子化首先可以让收集的信息更为丰富, 更为接近客观事实, 以开庭过程中的档案采集来说, 传统方式是通过书记员的记录, 电子化方式是庭审录像。显然后者采集的信息远远多于书记员的记录, 也更为客观真实。其次, 能够提高工作效率, 减少重复劳动, 要求当事人提供电子版本的起诉状、答辩状, 可以减少法官制作裁判文书时的工作量;以庭审录像的方式代替庭审笔录, 可以极大地减轻书记员的工作量;在电子档案保存和检索方面可以极大地减轻档案工作人员的劳动强度。最后, 使档案更易于保存, 书面档案的保存要防潮防火, 要有专门的档案馆, 体积相对电子档案而言非常庞大, 保存时间有限。而电子档案的保存条件要求相对较低, 体积更小, 保存时间更长。

摘要：档案电子化是档案工作适应时代发展的必然趋势。首先阐述了法院档案电子化的主要途径, 分析了法院档案电子化存在的问题。

关键词：法院,档案,电子化