档案工作质量评估完善的探讨

2022-09-10

一、提高认识, 明确评估目的

评估档案工作质量主要是为了有利于党和政府、各级档案行政管理部门管理和指导当前档案事业, 保证档案管理科学与规范发展, 提高档案工作管理水平, 促进档案事业的有序发展, 在全面建设小康社会和创建社会主义和谐社会中发挥应有的作用。要求进行评估的机构和部门一定要引起思想上的高度重视, 要重视作好实际中的各项工作, 不能只是为了应付上面的检查。有效发挥以评促建和以评促改的作用, 使档案工作质量评估工作落到实处。一是在日常档案管理工作中, 要以档案工作质量评估具体指标作为标准, 不断提高档案工作的质量。二是正确认识档案工作质量评估, 防止出现临近评估时搞突击, 有利于维护档案日常管理工作秩序的正常进行, 促进档案日常工作的健康发展, 保证档案整体工作有序进行。三是开展档案工作质量评估工作有利于档案工作人员展示自己的风彩, 使档案工作中的各项基础业务达到一定的标准与规范, 加快档案基础业务建设的顺利发展。

二、加强日常档案工作质量的监控

( 一 ) 将评估指标量化到日常工作中。档案管理的专业人员要根据自己的特长, 在能进行正常工作的前提下, 按照档案工作质量评估基本的要求及标准, 将指标进行细致量化, 让每个人都能按时完成规定的任务。既可以使档案管理更加规范标准, 还能让档案人员充分发挥专长, 这样档案管理就能健康发展, 做到统筹兼顾。

( 二 ) 杜绝形式主义。对于每一个档案机构和部门来说, 本身拥有的管理软件和硬件不尽相同, 如果为了迎合评估标准而重新配置基础设施, 则会打乱以前的档案管理。一味追求整齐划一而竭尽全力做到档案装备的统一, 也完全没有必要。应该根据自身实际情况, 逐步改善档案机构和部门硬件条件, 加强档案管理工作。档案设备方面, 要考虑自己应用的需要和经济条件增加一定的档案设备;档案整理方面, 不同时期的档案整理标准不同, 针对原来已经整理齐全的档案, 不必为了满足当前的档案整理标准而重新整理, 只要依据一定的规律放置即可。针对当前还没有整理完成的档案资料, 则需应用当前的整理标准进行整理。还有不同档案部门从属于不同的机构, 要在考虑自身档案利用的基础上, 切实抓好档案管理工作。

( 三 ) 充分重视评估后的整改工作。有的档案机构和部门为了升级评估而进行评估, 在完成评估工作后, 不依据评估小组留下的意见进行档案整理。这种工作模式使档案工作质量评估流于形式。在档案工作质量评估过程中, 要求档案管理工作人员要全面研究评估小组的建议, 结合自身实际情况加强改进自身档案管理工作。所以, 进行质量评估的核心目的就是使评估意见得到应用。做到这一点才能保证档案工作的健康发展。

三、完善评估体系

( 一 ) 完善自身评估指标。进行档案管理的主要目的是为了服务于社会和各类组织及个人。只有真正为需要档案资源的单位或个人提供档案服务, 才能体现档案管理部门的价值, 这是档案管理工作人员的基本任务。因此档案工作的根基和最终目的就是发挥档案资源的利用价值。以上情况表明, 要想保证档案事业的顺利发展, 前提就是发挥档案资源的利用价值, 这才是档案工作的重点。通过人们应用各种档案资源, 档案资源的价值才能体现, 因此要求档案工作人员应该树立档案意识, 才能促进档案管理工作开展, 加快档案管理工作中各个环节的推进。所以, 只有档案应用者对档案工作者提供的档案服务工作感到满意, 才能满足档案应用者的需求, 档案资源才能展示自身价值, 档案管理工作才能得到人们的认可。所以档案应用者是否满意档案服务, 在考核档案工作中具有举足轻重的作用, 应该纳入评估体系, 使其成为档案工作质量评估指标体系的重要组成部分。

( 二 ) 借鉴IS015489文件管理国际标准。由于我国当前在档案管理中应用集中式管理模式, 因此档案工作质量评估与众不同。要求不但应该重视不断完善自身评估体系, 而且也需兼顾国际发展形势, 引用国际标准规定, 进一步做好我国档案管理工作。在考虑我国文件档案管理标准制订现状的基础上, 可以借鉴先进的国际文件档案管理规则, 有效促进我国文件档案管理的发展。IS015489-I通用原则由11个部分构成, 分别是:标准的适用范围、标准所引用的标准、标准采用的术语及定义、文件管理的意义、规章制度环境、遵守标准的机构所需满足的方针和职责、文件管理要求、文件系统的设计与实施、文件管理的过程及其控制、对于文件系统的监控和是否达到预期效果的审核、遵循IS015489的机构培训。

摘要：当前, 档案工作质量评估与管理提到了档案界实际管理工作的重要议事日程。但是我国还没有进行系统性研究档案的评估体系和具体指标, 本文考虑到这一因素, 主要论述了如何完善档案工作质量评估体系。

关键词：档案,质量评估,完善