实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

2022-12-08

当前我国的信息技术在不断地发展, 同时办公自动化的水平也有了非常显著的提升, 电子文件的数量也比以往多了很多, 在当前的档案工作中, 一个十分重要的内容就是对电子档案进行妥善的管理, 同时还要保证电子档案的真实性和完整性, 但是从实际的工作情况来看, 还是存在着非常大的不足, 职责的划分还不是十分清晰, 管理制度建设不完善, 管理人员自身的素质也不是很高, 这都会对档案工作的质量产生非常不利的影响, 所以必须要采取有效的措施对其予以改进。

一、明确电子文件的涵义

在信息时代的社会背景下, 传统的档案管理方式已经无法适应社会发展的现状, 必须对传统的档案管理方式进行改革与优化。很多档案馆引进了先进的信息数字技术, 提高了工作人员的工作效率。传统的纸质保管档案的方式, 会造成档案的缺失以及丢失问题, 采用电子档案的管理方式, 可以有效延长档案的保存时间, 而且可以提高档案信息检索的效率, 为利用者节省了大量的时间。

相关的文件当中已经对电子文件的定义作出了规定, 电子文件就是指在数字化的设备或者是环境当中形成的, 以数据形式存储在磁带、磁盘或者是光盘当中的同时依靠计算机进行查阅和处理的文件。

由其定义我们就可以了解到, 办公自动化系统处理产生, 并且使用数码相机进行拍摄的图片或者是视频以及用录音设备制作的音频等等都能够成为电子文件的重要组成部分, 当前电子文件还有对其产生、运转或者是使用及修改过程中所有的详细记录进行记载的相关信息, 这主要是由于每一份电子文件在生成之后都会自动产生其元数据和相关的信息内容。

二、明确电子文件的管理职责

想要切实做好电子文件管理工作, 充分保障电子档案的真实性和完整性, 相关的档案行政管理部门与档案形成部门、职责部门等有关部门之间要进行良好的协调合作, 并将各项职责进行明确的划分, 具体表现在以下几个方面。

(一) 档案行政管理部门。档案行政管理部门对电子文件的管理有着重要的责任, 档案行政管理部门的工作人员要与其他部门的工作人员多进行交流与沟通, 还要对设定区域内的电子文件进行分类归档, 并进行合理的监督。电子文件虽然发展时间不长, 但是对档案管理制度有着较大的影响, 改变了以往的工作方式。档案行政管理部门的工作人员要负起责任, 提高工作的效率, 这样才能保证电子文件管理的质量。

(二) 电了文件形成单位。电子文件形成单位发挥着对电子文件进行全程管理的作用, 在电子文件形成时要对其进行全程监督, 这些工作都需要有电气文件形成单位的参与, 工作人员一定要负起责任, 管理人员还要制定出完善的管理制度, 这样才能对工作人员的日常行为进行约束, 才能提高电子文件归档的效率。

1. 档案部门的职责。档案部门对电子文件的管理发挥着重要的作用, 在与信息化工作等部门商议后, 可以建立完善的文件归档制度, 这包括对电子文件归档的要求, 保管期限等。档案部门还要与其他部门做好协调与交流工作, 要满足档案管理的相关要求, 还要保证电子文件的真实性, 通过监督与管理, 可以保证电子文件信息的完整性。

2. 信息化部门的职责。信息化工作部门对电子文件的管理发挥着安全保障的作用, 信息化部门在档案部门与系统开发部门之间架起了一座桥梁, 可以为档案部门提供较多的安全保障技术, 还可以实现两个部门之间的交流与沟通, 可以对重要的电子文件进行备份, 还可以在系统环境发生变化后, 对电子文件进行迁移, 这一过程保留了电子文件的格式, 可以保证电子文件的有效性、完整性以及安全性。

(三) 电子文件形成部门的职责。由于电子文件的大量出现, 为了更好的对电子文件形成保护, 建立了专门的电子文件形成部门, 而这一部门的主要职责就是对电子文件进行有效的积累和归档, 值得注意的是, 部门工作的开展一定要依据本单位实际的档案部门的要求来进行。

由于电子文件的数量较多而且内容庞杂, 所以并不是一个人或者是一个部门就可以做好的工作, 针对电子文件开展工作, 需要每一个部门都积极地参与, 加强部门之间的合作和沟通, 通过通力合作来对电子档案进行归档和积累。只有这样才能够有效地保障电子档案信息的真实性和可靠性, 从而为日后的电子文件的发展打下坚实的基础。

三、明确电子文件的管理原则

要想有效地保障电子文件档案的完整性和真实性, 就需要对电子文件进行有效的控制, 档案部门要注重对电子文件生成的过程实施全程监控, 在保障电子文件真实、有效的基础上, 对电子文件的归档过程进行严密的控制, 从而保障电子文件归档的质量。

要想有效地保障电子文件的真实性和可靠性, 就需要对电子文件的内容、结构以及背景信息进行全面的掌控, 将其与原文件进行对比和分析, 保持电子文件的形成与原文件的相关信息保持一致, 只有这样, 才能够在根本上保障电子文件的真实性和完整性。而电子文件部门需要对形成的电子文件的内容和相关信息进行必要的确认, 保持形成的电子文件与原始的文件相一致, 从而保障文件的行政有效性以及法律证据性。

电子文件一定要保障其具有完整性, 其完整性不仅指其内容要完整, 还指其电子文件结构和背景信息要保持完整。要想使得电子文件保持完整就需要对信息收集的过程以及归档的过程进行有效的控制, 保障电子文件形成的完整性, 只有这样, 才能够保障电子文件的有效性。

有效性是电子文件管理的另一个重要的原则, 所谓有效性就是电子文件所具备的可利用的价值以及可以被理解的程度。概括起来即电子文件信息记录的可靠性以及兼容性等。如果电子文化没有有效性, 也就失去了保存的价值, 因为一个无法将其纪录的信息识别或者读取出来的电子文件, 也就变成了死文件, 毫无价值可言。

安全性是电子文件保存所要遵循的重点原则, 尤其是在信息化时代, 电子储存方式为文件的永久保存提供了条件, 但是网络病毒的侵入以及黑客的入侵, 都为电子文件带来了非常大的安全隐患, 一旦文件信息被窃取, 后果无法想象, 尤其事关国家机密安全的电子文件。另外, 因为电子文件与纸质文件相比, 修改更加便利, 而且不会留下任何的痕迹, 如果一旦电子文件遭到篡改, 难以辨别其真假, 也无法恢复到原来的面貌, 为此, 有关管理人员应该制定密码保护或者编写特定的程序来实现电子文件的安全管理等。此外, 现阶段我国的电子文件身份认定的技术并不发达, 很多非法操作者正是借机窃取文件, 而且不会有任何的警告。正是由于上述原因, 使得我国的电子文件安全性受到了极大地威胁, 为此, 有关人员应该针对现实情况采取措施, 尽快解决问题。

摘要：随着电子文件的数量和规模不断地增加, 采取何种措施对其进行严格的管理也就成了当前十分重要的一个问题。本文主要分析了电子档案管理和保证电子档案真实性的措施。

关键词：电子文件,有效管理,电子档案,真实,完整