人事档案管理工作的探讨

2022-09-11

随着信息化技术和互联网技术的快速发展, 现代社会的档案资料已经实现了电子化和数据化, 以数字形式存储的档案资料使用户可以很方便进行检索和查阅, 但是随着电子档案存储数据量的逐年增加, 档案数据资料具有大数据的特点, 必须使用新的技术与结构来实现档案信息的管理。所谓“大数据”, 指在多类别的样本数据中, 快速获取用户所需的信息, 为用户提供最方便、快捷的信息服务。事实上, 利用各种新型数据分析方法和人工智能, 来进行产品和服务决策, 以及预测用户的需求, 乃是大势所趋。

在大数据时代, 人事档案管理主要建立在传统档案管理的基础上, 通过对人事档案信息进行组织和加工, 采用信息技术把独立的人事档案管理实体纳入统一的人事档案管理系统中, 并转化成数据档案, 形成相应的现代化的人事档案管理体系。人事档案管理工作要体现人事档案信息资源的原始性和共享性, 更好地体现人事档案工作服务单位发展的特点;要吸引管理人员的重视, 促使人事档案管理更加科学有序;这样也节省档案库房, 让档案利用与馆藏形成良性循环。当人事档案信息通过计算机形成数字化档案之后, 人事档案信息网络需要跟互联网连接, 并规范档案信息资源管理行为。因此, 要把人事档案数字化建设当做档案管理的重点内容, 加强技术服务和工作指导, 制定大数据时代的人事档案服务机制。

一、提高管理人员素质

在大数据时代, 人事档案利用的拓展与创新需要大量的信息处理人员、信息分析人员以及信息研究人员, 还需要专业的数据库更新人员、计算机设施维护人员等等, 这些对新时期人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。为此, 要不断更新观念, 加强档案人员队伍建设, 坚持“走出去, 引进来”的原则, 吸引优秀人才, 培养和留住现有优秀人才。工作人员除具备基本的人事档案管理知识, 还应具备应用信息技术知识。人事档案管理工作与职工切身利益息息相关, 是保密性极强的工作, 要重视建立档案的文件密级数字化编制目录或者相应的卡片, 建立文件统计的数字化台账等。

二、建好档案数据库

做好人事档案管理工作, 不但可以让领导能够及时了解每位员工在工作中的情况, 为员工的发展提供有效参考, 也为个人的选拔和任用提供了良好的依据。在大数据时代, 人事档案信息的开发和利用需要建好档案数据库, 这是进行数字化档案信息开发与利用的关键所在。人事档案数据与信息要坚持统一录用的原则, 具有相对统一的项目格式, 规范人事档案信息管理模式以及工作程序, 实现规范化和标准化管理。使用先进的计算机检索工具, 建立相应的档案收藏目录, 对内部影像资料、文字资料进行分类, 编排目录索引, 节省数据查找时间, 提高人事档案的利用价值。

三、加强技术支持

目前, 人事档案数据量快速增长, 需要在设计档案管理系统时, 能够考虑到快速扩充的数据增长态势, 减少IT系统的投资以及后期的维护成本。制定系统安全保护制度, 建立档案防病毒系统和漏洞检测系统, 采用专业工具对档案系统进行漏洞检测, 及时安装补丁程序, 还可建立防火墙技术, 阻挡外部不安全因素影响内部网络, 把系统中的安全隐患降低到最低, 以确保档案数据的安全。

四、创建“大档案”思维, 掌握全方位、多维度大数据型

为了单位的发展, 结合自身实际情况来组建“大档案”体系是非常有必要的。“大档案”体系指的就是“能够快速、全面、准确的通过端口来检索以及统计个体的全部档案信息资料”, 主要包含个人基本信息、服务社会项目、科研成果、工作情况等多元素的、多方面的信息资料。“大档案”体系最主要的意义体现在有利于提高单位的统筹规划、组建科研团队、人才评估、提高各部门办事效率等。在给单位带来便利的同时, “大档案”体系也伴随着一定的风险, 主要体现在信息安全、用户权限设定、密码等级标注、访问权限限制以及下载资料收藏的安全, 确保“大档案”体系下老师的知识产权不受侵害、个人信息不受盗取。

五、组建“大档案团队”, 数据化人事档案信息, 让人事数据“发声”

“大档案”体系是一个信息量庞大、具有一定规模的数字化档案系统, 它并不是大数据时代环境下的关于人事档案数据的最终要求。预测、发现信息和信息之间的关系及内容是大数据的核心所在。因此不仅仅要把人事档案信息数字化而是数据化。数据化与数字化之间存在明显的差别。数据化是指将事件转化成可以分析、量化的形式的过程。而数字化指的是将事件模拟成0和1表示的二维码。纸质书籍经过扫描变成图片格式, 可以在网络、计算机中浏览, 这个过程就是数字化;而利用数字图像光学识别技术继续加工电子书中的字、词、句、段这个过程就是数据化。因此要想将人事档案系统中的信息检索、统计、比较、重组, 就需要将信息进行数据化处理, 从而真正地发挥数据的价值。

五、结论

在大数据时代, 人事档案管理工作的发展方向是知识管理和信息集约化服务。新形势要求人事档案管理人员树立创新和开放的互联网思维模式, 提高自身业务素质, 规范档案管理, 积极运用新技术, 努力向人事档案事业的“数字崛起”目标迈进。

摘要：大数据不同于现有的档案信息化工作, 大数据档案的管理是档案工作者面临的新课题。档案人员应认清大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇, 主动分析, 为民服务。

关键词：档案管理,人事档案,信息化