浅谈人事档案

2024-05-09

浅谈人事档案（共11篇）

篇1：浅谈人事档案

浅谈干部人事档案工作

干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分,是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作,在加强干部队伍建设,培养造就大批能够担当重任的领导人才的伟大工程中,干部人事档案更是起着基础和连接点的作用.本文从干部人事档案工作的`重要性及档案的利用、查阅、使用和干部人事档案工作的管理等方面进行了探讨.

作者：于艳萍作者单位：佳木斯市皮肤性病防治院,黑龙江,佳木斯,154002刊名：佳木斯大学社会科学学报英文刊名：JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITY年，卷(期)：27(5)分类号：G271关键词：干部人事档案使用管理

篇2：浅谈人事档案

人事档案其内容及分类繁多，每一类都由历史的，全面的反映干部职工情况的材料构成。而每一大类中的每一份人事档案材料又是构成干部人事档案的内容的构成成分，只有在收集人事档案材料的基础上才能建立人事档案。档案整理工作虽然不显山露水，默默无闻，但其中的重要性和特殊性，让我室所有人感觉无比光荣与自豪。

一、思想端正，态度积极

档案整理是一项极其繁琐的、极需要细心和耐心的工作。按“件”收集整理材料，核查后逐页打码并组卷，按要求将材料装订、盖章、编码，将材料信息录入档案管理数据库，接着将材料按要求分类装盒，打印当年归档目录，这些环节每项都缺一不可，并且只要有一个地方疏忽大意，不小心出了错，所有这些环节就必须又得从头来过。

整理过程其实是很枯燥乏味，但是组织工作无小事，我室全体人员从思想上高度重视，专心细致，本着实事求是、严谨求实的原则，坚决克服那种干部档案工作可有可无的错误思想，把它看做是干部工作中不可缺少的一个重要组成部分，正确认定档案工作的地位和作用，只有这样，我们的工作才谈得上是向党的事业负责，向干部本人负责。

二、心系工作，任劳任怨

我们应严格按照《干部人事档案整理规范》中的要求对逐份材料进行鉴别、归档，做到准确、清晰、有序。对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工，大于规定尺寸的折皱的材料进行裱糊压平，对过窄的材料或左边打洞不规一的进行加边，对档案材料上的金属物进行拆除等，保证质量，按照类别年份排列、排序，逐份手写目录，做到材料与目录无误。这些工作不仅量大、各类审核表繁多，每天还要办理几十份档案，核对大量的资料，并且天天与表格等相关的资料打交道，难免会出现眼花手乱，心烦气躁的现象，但是，工作人员们始终保持旺盛的工作热情，在平凡岗位作奉献，在平凡的工作中创造了不平凡业绩。

三、热情服务，真诚奉献

时代在变、环境在变，每天都有新的东西出现、新的情况发生，这都需要我们跟紧形势努力改变自己，更好地规划自己的职业生涯，学习新的知识，掌握新的技巧，适应周围环境的变化。

篇3：浅谈人事档案管理

1对具有人事调配权的公司, 人事档案在公司人事部保存。

2对无人事调配权的公司, 可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。

3对无上级企业, 可在当地人才交流中心设一专户, 保存公司人事档案。

4对小型企业, 员工个人将人事档案存人才交流中心。

5公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。

二、人事档案管理内容

1对员工人事档案的建档工作。

2员工调入时, 人事档案的转调工作。

3员工考核结果及奖励、惩罚决定存入人事档案。

4统计分析人事档案资料, 合理调配人才, 做到人尽其才。

5员工调出时, 作出工作总结与工作证明、人事档案调转工作。

6人事档案为密件, 须合理存放, 不泄露秘密, 无关人员不得查阅。

7因各种特殊原因, 如调入人原单位无正当理由不予调动、档案丢失、毁损等, 公司按有关规定为其重新建立人事档案。

三、人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

1材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档, 归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别, 看其是否符合归档的要求;其次, 按照材料的属性、内容, 确定其归档的具体位置;再次, 在目录上补登材料名称及有关内容;最后, 将新材料放入档案。

2检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的, 既包括对人事档案材料本身进行检查, 如查看有无霉烂, 虫蛀等, 也包括对人事档案保管的环境进行检查, 如查看库房门窗是否完好, 有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。

3转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的, 转递的大致程序如下:取出应转走的档案;在档案底账上注销;填写《转递人事档案材料的通知单》;按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则, 一般通过机要交通转递, 不能交本人自带。另外, 收档单位在收到档案, 核对无误后, 应在回执上签字盖章, 及时退回。

4保卫保密制度。具体要求如下:

(1) 对于较大的企业, 一般要设专人负责档案的保管, 应齐备必要的存档设备。

(2) 库房备有必要的防火、防潮器材。

(3) 库房、档案柜保持清洁, 不准存放无关物品。

(4) 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

(5) 无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

(6) 离开时关灯关窗, 锁门。

5统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:

(1) 人事档案的数量。

(2) 人事档案材料收集补充情况。

(3) 档案整理情况。

(4) 档案保管情况。

(5) 利用情况。

(6) 库房设备情况。

(7) 人事档案工作人员情况。

四、人事档案利用制度

1建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中, 应遵循一定的程度和手续, 这是保证档案管理秩序的重要手段。

2建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事, 这是对工作人员的基本要求。

五、人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

1设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方, 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点, 如便于查阅指导, 便于监督, 利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

2借出使用。借出库房须满足一定的条件, 比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长, 到期未还者应及时催还。

3出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料, 也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

六、新型人事档案管理的性质

1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立, 产生了多种经济组织形式, 这有利于人才的吸纳、流动, 但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞, 新型的人事管理制度如人事代理制应运而生, 人事管理变成了一种社会化的活动, 因此, 作为人事管理重要组成部分的人事档案工作, 也必然具有这种社会化的性质。

2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

篇4：浅谈人事档案管理

关键词：人事档案；管理；对策

人事档案是指记录一个人主要经历、政治思想、品德作风、工作表现等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，经组织审查或认可的，以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案。在转正定级、职称申报、办理养老保险等时都需要用到档案。

1 档案管理的现状

1.1 档案意识的滞后

由于档案工作的保密性，它更像是一项默默无闻的不引人注目的工作。许多同志并不会注意到或者是重视这项工作，在实际工作中，有一部分工作人员对档案工作意识还是不强的。现如今档案管理人员绝大多数不具备专业的档案管理知识，对档案管理的职责、管档要求、档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、转递等业务都不太了解，大多数档案人员并不是专职档案管理，也承载着其他的业务工作，相对地档案工作精力投入就不足了，日常的档案工作基本上属于将材料放入档案盒，也没有进行及时整理归档。知识结构的不合理是一个方面，另一方面，由于上级管理人员对于档案工作重视程度不高，工作人员对档案的重要性认识也不够，一部分领导在认识上存在着一些误区，认为档案管理无非是把单位人员的资料放好、保证不丢失不泄密，能查档就可以了，所以往往容易忽视人事档案管理工作。以至于人事档案工作长期处于被动应付的状态，很难完成高质量的任务。

1.2 管理手段的滞后

管理制度的滞后，存在有些单位既对档案管理不够重视，也没有一个完善的管理制度，有些单位即便建立了管理制度，但在执行力度上较为欠缺，常常流于形式，没有严格按制度执行。管理方法上，没有启用信息化管理，而是采取了手工操作，费时费力，效率不高。在设施配备上，档案存放场所以及存放档案的铁皮柜等采用“能用就行”的思想，办公、阅档、仓库并为一间，只停留在了较低水平上，设施大多老旧，更别提防火防潮问题，不符合规范。

1.3 立卷不规范

在档案内容上，把关不严，不够规范。一是档案内容前后不一，多种多样。二是现行的材料用纸都是A4纸，而规定档案材料要统一使用16开办公用纸，这样的冲突，给档案装订、立卷归档带来一定的麻烦。三是档案材料的短缺。学历、表彰、处分包括少量的履历表、年终总结等未盖公章便入了档的问题也是存在的。四是档案收集缺失，存在一定的丢失现象。尤其是一些外借的档案，没有严格履行相关的外借手续。五是材料分类不规范。虽然政策规定上标明了分类的标准，但由于大部分人员没有经过专业的档案管理培训学习，所以在一定程度上，存在着随意性。

1.4 人事档案的利用上，信息化程度低、利用水平低

随着社会的发展、档案的利用目的和形式也有了一些变化，从过去单纯的政审、鉴定到现在的身份证明、工资证明、学历证明等等多种形式，但现阶段一部分单位仍然是通过查阅纸质档案提供利用，无纸化阅档依然没有实现。而且，从根本上讲人事档案的根本目的就是为了提供有效的利用。但现在依然是处于一种被动状态，即被需要的时候才会提供利用，从一定程度上也反映出档案管理制度执行的不彻底。

2 关于人事档案管理的建议

2.1 提高认识、加大重视

由于许多单位人事档案管理并非专职档案人员而是由人事或其他部门监管，造成了对人事档案工作以及档案管理知识的不了解，甚至没有时间去弄明白，只是需要完成整理、审核等工作的时候才去做，没有引起足够的重视。我们首先要更新思想观念，改变传统的人事档案工作中的陈旧观念。其次，要积极争取领导的支持，无论是从重视程度还是对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施。

2.2 建立健全工作制度

健全管理制度能大大提高人事档案管理的制度化建设水平。包括查（借）閱制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、送交档案材料归档工作制度八项制度。制度建设是做好工作的前提和保证，俗话说得好，没有规矩不成方圆，人事档案工作同样必须有一定的制度来制约，而且不仅要健全工作制度，还要在抓落实上下功夫，不能使制度成为一纸空文，要充分地把制度利用起来。人事部门同样要做好宣传工作。大力宣传《档案法》，结合本单位实际情况经常性的进行普法宣传活动，使得档案工作在制度化、法律化、规范化方向蓬勃发展。

2.3 改进管理方法

2.3.1 实现档案材料收集、鉴定和整理的规范化。要提高人事档案管理质量，其中一项就是要及时收集和鉴定档案材料。对收集到的档案材料，确定保存档案的质量、范围、种类、内容，有无弄虚作假等。对档案材料收集归档、调入转出的管理进一步严格规范，防止虚假材料进档。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，确保收集的档案材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的现实性、动态性和真实性。

2.3.2 利用现代化管理手段。推行计算机管理，提高档案管理的信息化。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时的传输人事信息。那么就需要对档案的管理实行计算机管理。现阶段许多单位还在使用原始的手工查询档案的方法，多次反复的触摸，阳光的暴晒，使得一些老旧档案变黄变脆甚至断裂。采用计算机管理人事档案信息，可一定程度上降低档案丢失后的损失，电子档案就可以很好地起到补充作用。并且，可以在不接触档案的前提下查阅档案原件，更有利于人事档案的保密和安全。

篇5：浅谈人事档案

姓名：**单位：**市人事局

摘要:干部人事档案的管理与利用存在着思想观念滞后、归档不规范、功效发挥较差等问题，改进的策略一是更新工作理念，重视档案管理工作；二是规范档案资料归档，创新工作机制；三是创新档案利用方法，提高档案的有效利用率。

关键词:干部人事档案管理利用创新

一、引言

干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载，它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此，我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实，作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视，紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的，助推我国干部人事改革的不断深化。

二、干部人事档案的管理与利用存在的主要问题

1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视

这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工

作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。

2、部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

3、档案资料归档工作有待规范和创新

一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；三是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。

4、档案利用功效的发挥存在着局限性

（1）档案功能的发挥存在着局限性。一是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；二是干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和

执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；三是过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸显出来。干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。

（2）干部人事档案管理和利用的方式方法存在着局限性。一是现行的干部人事档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；三是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱离，说起来轻而易举，做起来却费力不讨好，工作效果不佳。

三、加强干部人事档案管理与利用的相关策略

1、收集材料是基础

干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。

2、规范档案资料归档，创新工作机制

一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。

3、人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

4、创新档案利用方法，提高档案的有效利用率

（1）充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。

（2）创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

（3）构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建适应时代发展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。一是干部人事档案管理事务应统一领导，分级负责，统一制度，组织协调，指导和监督各单位的人事档案管理工作；二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、政策和制度，并为档案行政管理机构开展人事档案管理工作创造方便条件，协助档案行政部门做好人事档案的管理工作；三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。

5、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化

对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用、记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前

提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

篇6：浅谈人事档案

本人今年七月份调入办公室人事科工作，在人事工作上我是一名新兵，来到人事科后接触的第一项工作就是干部人事档案的整理。通过一段时间的工作，我深深体会到干部人事档案管理的重要，特别是干部人事档案信息化管理的重要性，尤其是对干部的培养、教育、管理和使用有着极其重要的作用。干部人事档案信息化管理是干部人事管理的重要工作内容，也是分析干部人事管理规律的重要措施，更是掌握、运用和选拔干部特长的重要手段。

一、信息化在干部人事档案管理中的作用

干部人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对单位考察和识别干部选拔优秀人才，加强机关单位干部队伍建设，实行干部人事工作规范化管理具有重大作用。干部人事档案通过计算机的软件管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效率和为领导掌握干部基础资料提供可靠依据。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了干部人事档案的利用率，降低了干部人事档案管理的成本。

二、信息化干部人事档案管理的优越性

1.信息化的文档输入功能可以大大减轻干部人事档案工作者的劳动强度。由于干部人事档案是动态管理，需要我们干部人事档案工作者，对于发生变动的干部人事信息进行及时记载，实行信息化干部人事档案管理以后，一旦有干部人事变动，我们的档案管理工作人员就可以在干部人事信息模型板块中轻松而又快速地登录变动人事信息，从而使得干部人事信息记载更为全面、准确，防止因工作繁忙造成信息登录不及时，造成干部人事档案的缺档或断档。

2.信息化的数字处理功能可以快速及时地进行干部人事档案的处理调整，保持干部人事档案的动态性与连续性。数字化的信息处理功能是信息化的一个重要功能之一。如果我们实行信息化以后，很多干部人事信息的数据处理都会自动完成，确保干部人事档案信息的动态与连续性。

3.信息化的保密功能符合干部人事档案的保密要求。干部人事档案是一项保密性较强的工作。有不少单位担心，干部人事档案信息化了，会不会带来安全保密性的问题。其实，信息化的密码保护功能完全可以解决这个顾虑，只要我们的干部人事管理工作者，具备一定的政治觉悟和道德观念以及信息基础知识，加强密码保护，就不可能出现干部人事档案信息的泄漏。

三、有效做好干部人事档案的信息化管理 1.提高干部人事档案管理的现代化意识

干部人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强。要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习中国特色的社会主义理论，践行科学发展观，关注改革开放的新形势、新问题，把干部人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化干部人事档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把干部人事档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.增强干部人事档案信息化管理的安全意识信息技术为干部人事档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给干部人事档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对干部人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒等工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

3.强化干部人事档案管理的法规建设

干部人事档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。干部人事档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。单位党组、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究干部人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化干部人事档案管理意识，制定干部人事档案工作发展规划，备好干部人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全干部人事档案管理工作的各项规章制度，使干部人事档案工作有章可循。

篇7：学籍档案变为人事档案

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毕业生人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

篇8：浅谈人事档案管理

关键词：人事档案管理,重要作用,档案收集,整理,开发,利用方法

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的, 反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩的文件材料集中整理而保存起来以备查考的历史记录。人事档案管理工作是人事工作的一个重要组成部分, 人事工作与人事档案存在必然的联系, 人事档案是在人事管理工作中形成的, 人事档案又将为人事管理提供依据。随着人事制度改革的不断深入, 人事档案管理工作的内容日益丰富, 利用率日益增强, 人事档案管理工作日益受到了重视, 本人在从事人事档案管理工作中对人事档案的作用、人事档案的收集、整理及人事档案的开发和利用等方面以及自身的素质要求方面有了新的认识, 将结合我局实际谈谈人事档案管理工作。

1 人事档案的作用

人事档案在人事管理中有着极其重要的作用。首先, 人事档案是历史地全面地反映一个人的必要资料, 是在人事工作中有利于正确评价人才的一种依据, 对人事任免、工作调动起着重要作用。其次, 人事档案是研究人事宏观管理的的信息源。开展人事方面的宏观管理需要从人事管理中采集各种数据, 如人员的年龄结构、文化结构、专业结构等情况, 对这些数据加以分析研究, 可准确掌握各方面人员现状及变化趋势, 为把握人事管理工作规律, 提高人事管理科学化水平提供充分的依据。再次, 人事档案是编史修志的珍贵史料, 是宣传教育群众和文艺创作的极好素材。在我局的水管单位体制改革过程中, 领导充分利用人事档案获取个人的相关信息, 更好、更多地发现、选拔和使用人才, 在具体工作方面, 特别是在科级干部和一般岗位竞争上岗过程中, 利用计算机建立的人员信息, 准确地对现有职工的学历层次, 年龄结构、技术职称和技术等级等状况进行分析, 制定出结合本局实际的竞聘方案, 使人员的素质要求符合水库建设和管理的需要。

2 人事档案管理工作的主要内容

2.1 人事档案材料的收集、鉴别与整理是人事档案管理工作的基础

2.1.1 人事档案材料的收集

人事档案材料收集工作要根据形成的规律和特点采取定时、定向、跟踪和补充收集, 要及时准确, 严格按照归档要求的内容来收集, 各种表格要求填写清楚, 事实准确, 手续齐全。随着干部人事制度改革的不断深化, 人事档案材料的内容和形式也发生了较大的变化, 内容在新增, 数量在上升。下面就我局人事档案收集工作分析如下:

我局人事档案分成干部档案、工人档案二大类别。其中, 干部档案管理按水利部统一要求于2001年进级为国家二级标准, 工人档案的整编工作目前正在进行。近些年, 在职工年度考核、职工学历教育、工人技术等级和技术职务评聘、干部专业技术职务评聘、工资调整、职务变动等方面形成了比较系统的个人档案材料, 人事档案管理严格执行归档制度, 使我局的人事档案收集工作做到了及时、全面、细致。

2.1.2 人事档案材料的鉴别与整理

为了维护人事档案的真实性和有价值性, 需要对收集起来的材料进行鉴别, 鉴别的内容有:材料是否是该人、材料是否属于人事档案的内容、是否符合材料清理的有关政策规定、材料是否精炼、材料是否完整、手续是否完备等。鉴别工作贯穿收集、整理立卷的全部过程。人事档案的整理工作是将收集起来并经过鉴别的人事档案材料, 按照有关规定和要求, 以个人为宗, 进行分类、排序、编号、登记目录、技术加工、书写卷名和装订成卷的全过程, 在整理工人档案的过程中我体会到:整理人事档案是一项艰苦、细致、技术性较强的工作, 在科室领导和同事的耐心帮助下, 我从最基本的档案分类开始学起, 工人档案的分类标准不同与干部档案, 共分成八类, 首先要将档案中的每一份材料正确归类, 再将每类材料根据形成的时间或是材料的内容排列顺序, 并在每页的右上角编上类号和顺序号, 这样才能做到“对号入座”。对一些不规则的、破损的材料要进行必要的技术加工, 如纸张大于16开, 要进行剪裁, 小于16开的要进行裱糊, 要拆除档案材料上的订书订等金属品, 装订前, 我们将人事档案的目录录入计算机, 建立了人事档案信息的电子文档, 便于人事档案的保管和利用。同时, 为人事档案管理现代化奠定基础。经过一番努力, 我才真正领悟到:我们做任何事都要踏踏实实, 要取人之长, 补已之短, 才能不断地进步。

2.2 人事档案材料的保管和利用是人事档案工作的关健

2.2.1 人事档案保管工作是人事档案管理的基本任务之一

在保管工作中必须贯彻执行党和国家的保卫、保密制度, 确保档案的秘密与安全。我局负责保管处级以下的干部档案和所有的工人档案。近年来, 局党委非常重视人事档案管理工作, 我们的干部档案全部改为活页夹, 符合部颁要求, 今年, 又购置了最新标准的工人档案盒, 工人档案盒的更新, 有利于材料的整齐美观, 便于材料的随时增减, 为工人档案达标奠定了坚实的基础。人事劳动教育科加强人事档案室的制度建设, 建立健全《人事档案管理人员职责》、《人事档案保管保密制度》、《人事档案借阅利用制度》等八项制度, 并将各类人员的人事基本信息录入计算机, 实现了利用计算机对人员的学历层次, 结构层次等的分析, 提高了人事档案信息的利用率和人事工作的效率。

2.2.2 人事档案利用

随着体制改革和人事制度改革的不断深入, 人事档案工作的利用时度和广度在增强, 人事档案在我局的利用, 表现在以下几方面:一是在领导选拔和任用干部上, 给领导决策提供依据。二是为本部门工作提供依据。如水管单位体制改革给我局职工带来了千载难逢的好机遇, 局党委通过和地方部门协调, 为职工加入基本医疗保险和社会养老保险, 这些工作在人事劳动部门办理过程中, 都需要借助人事档案提供个人的年龄、参加工作时间, 工资标准等基本信息, 确保职工的利益。另外在工资晋升, 办理职工退休等手续时也需要查看个人的相关信息, 三是为上级主管部门和职工提供利用。上级主管部门在对局内干部进行考核时, 首先要通过个人档案全面的了解被考核对象的历史和现实表现。职工在办理住房贷款时, 为职工出具工资证明等。

2.2.3 加强对档案管理人员的业务培训, 提高人事档案管理水平

我局按人事档案管理人员的素质要求, 及时选拔档案管理人员, 使档案管理人员的新老交替工作顺利进行。在培养新的档案管理人员的业务素质时做到了有计划、有力度, 通过对工人档案的系统整编, 使我对档案工作有了具体的、直接的认识, 我局按照人事工作现代化管理的要求, 于去年购置了人力资源管理软件, 并在为人事信息数据库的建立做前期的准备工作, 为人事档案管理和人事管理符合上级部门的要求奠定基础。

篇9：浅谈人事档案管理

一、人事档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：

1.企业人事档案材料内容质量不高

由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2.“弃档”增多

所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”

3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

4.信息量大结构复杂

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。

二、人事档案管理问题形成的原因

1.收集的对象范围太窄

一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

2.整理不規范

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

3.企业员工人事档案意识淡薄

有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

4.员工缺乏耐心和毅力

由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。

三、企业完善人事档案管理的措施

1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法

建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。

2.完善企业人事档案内容制度

切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。

3.对人事档案工作进行考核评估

结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。

4.建立健全的数据库

篇10：代管人事关系和人事档案合同书

签合同单位:(甲方)(乙方)

根据中共中央组织部、人事部人发[1996]118号、河北省人事厅冀人发字[1997]151号文件精神，经双方协商，签订如下合同：

一、代管人事关系和人事档案的形式：个人委托

二、双方责任

（一）甲方责任

1、负责保管乙方的人事档案及人事关系；

2、按规定协助乙方申报评审专业技术职务，调整档案工资；

3、帮助乙方申报赴特区有关手续；

4、负责乙方因私出国、出境政审；

5、乙方在甲方存放档案，并按时交纳保管费，再流动时，接受其委托，办理中转关系。甲方按其工作前的身份，介绍到新的就业单位，工龄按国家有关规定计算；

6、协助乙方按有关规定缴纳养老保险基金；

7、帮助乙方接转党、团组织关系；

8、乙方的病、残、伤、亡、待业和医疗保险等一切劳保福利费用，均由乙方自己负责；

9、为乙方出具与人事档案相关的证明材料；

（二）乙方责任

1、乙方在社会活动和经营活动上违法违纪造成的后果，由自己负责；

2、乙方档案属县人才开发交流中心管理，不是中心的工作人员，任何情况下，不允许以县人才开发交流中心的名义出现；

3、乙方应按时向甲方交纳有关费用，不按时交纳费用的按月加收15%的滞纳金，并和逾期交纳的费用合并收取；

4、乙方按规定交纳档案保管费，从存放档案之日起，首次交纳保管费半年，存放时间不满半年的，其所交半年保管费用，甲方不再办理退还乙方手续；

5、乙方流动时，可通过人才市场自己负责找接收单位；

三、补充条款：

四、未尽事宜或需要变更合同内容时，需经甲、乙双方同意，单方不得擅自更动。

五、本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。甲方单位公章：乙方签字：

甲方代表人签字：

年月日年月日联系电话：联系电话：

篇11：浅谈人事档案

大学生毕业档案管理常识之大学生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

1、大学生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，

毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。

2、毕业生应如何对待自己的档案

目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心;甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。

所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的.人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报道日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理，

由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失。

3、哪些毕业生档案适合到人才托管?

不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。

4、哪些机构能保管人事档案?

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

5、毕业生委托人才代理后都享有哪些服务

(一) 负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(二) 办理毕业生的转正定级

(三) 档案工资的晋级

(四) 职称晋升申报

(五) 办理落户手续;

(六) 出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;

(七) 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

6、档案转递注意事项

真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。

根据经验，最好将档案转递给各级人才交流机构，因为他们是管理档案的专门机构。档案存放在人才交流中心，即安全又方便。在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点：

1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案，个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。