从“弃档”现象浅谈我国人事档案管理

2022-09-11

人事档案是组织在人事管理活动中形成的, 真实记录和反映个人经历和社会实践的材料。它是个人身份的象征, 也是人们进行工作调动, 晋升职称, 出国审查等活动的主要依据。人事档案曾被人们视为身家性命, 如今却被越来越多的人视同废纸, 遭到遗弃。

那么, 究竟是什么原因造成公众对人事档案的态度发生如此巨大的变化呢?

一、“弃档”的外部环境因素:社会经济制度的变化, 造成人事档案对人的束缚逐渐减弱

从人事档案的发展历程来看, 我国人事档案制度最早成型于延安时期。在当时复杂的社会政治环境下, 为了考核党的干部, 政审成为当时人事档案制度最重要的内容, 缘自政审制度的人事档案一开始就被打上了深刻的政治烙印。在中国长期的计划经济体制下, 员工依附于单位, 单位决定员工的进退, 每个人都是通过人事档案被计划进一个组织中, 成为一个“单位人”。入党晋升, 干部选拨几乎所有重要事项都与之相连。员工如需调动工作, 除所在单位领导同意, 接收单位有招聘计划外, 还需从原单位商调审查, 审查结果上报批准后, 方可调动。如原单位不同意放行, 扣留了档案, 则新单位将面临录用程序不完备, 未经审查也难以办理其他调动入职手续。如此看来, 人事档案就像是一副“枷锁”给人才流动带来束缚。 (1)

随着市场经济体制的建立, 打破了公有制经济一统天下的局面。个体经济、私营经济、外资经济等多种经济形式蓬勃发展, 随之也产生了新的用人机制。企业在招聘员工时, 看重的更侧重其个人能力, 而不是其身份背景。企业对员工的约束主要是靠合同, 而非人事档案。员工如履行了合同, 即可自由流动, 选择其它岗位。因此, 在市场经济体制下, 人才的流动越来越频繁, 个人与社会的联系变得更为紧密, 而与单位的联系却变得日益松散, 个人已由“单位人”逐步转变为“社会人”。与此同时, 企业管理的思想也发生了重大改变。现在的人力资源管理是将人视为首要的根本的资源, 以人为本, 为人服务, 尽可能减少对人的控制和束缚。这一切都使得人事档案与个人的依附关系大为减弱。人事档案对人们求职谋生已不再具有决定作用。

二、“弃档”的客观原因:人事档案自身内容的缺陷, 无法满足用户的需求

根据我国目前的人事档案管理制度, 人事档案归档内容有明确要求, 但是随着社会发展和人力资源管理的创新, 能够反映人员情况的材料与现有归档内容的有关规定明显不符, 导致人事档案自身内容存在缺陷, 难以满足当今时代用户的需求。主要表现在以下三个方面:

1.人事档案中部分类目下的材料显得空洞, 政治术语多, 形式化程度高, 造成“千人一面”的现象, 导致用人单位无法从档案中了解个人的能力, 业绩, 特点等实际方面的内容。

2.人事档案中老材料多, 新材料少, 且不能及时更新和补充, 无法满足用人单位获知个人最新的发展状况的需求。

3.由于人事档案管理监督工作不到位等导致档案材料中掺杂着一些虚假信息, 使用人单位对档案内容的信赖程度降低, 难以发挥人事档案的价值和作用。

三、“弃档”的主观原因:社会档案意识的淡薄

档案意识的淡薄主要表现在档案建立和档案利用等方面。在人事档案建档过程中需要个人填写材料时, 大多数人都是抱着一种例行公事, 草草了事的态度, 并没有把它看作是个人信息的重要凭证, 完全忽视了档案的价值, 导致档案的利用价值明显降低。

另一方面在人事档案利用上, 大多数人只有遇到涉及自身利益或关键问题时, 才意识到档案的存在, 其他大部分时间则是对档案弃之不顾。有人曾对在校研究生人事档案意识作过调查。对何时意识到人事档案存在的问题, 63.6%的被调查者选择“升学”, 25%的选择求职。可见, 绝大多数在校研究生只有在面临“升学”和“求职”时才会意识到档案的存在。 (2) 四、人才竞争的加剧, 是“弃档”的重要刺激因素

随着市场竞争的加剧, 人才的作用凸显。为了引进更多高素质的人才, 用人单位出台种种优惠政策招揽人才。针对有些公司为留住人才而采取的“不同意调出, 不同意放人, 不同意迁移户口”的三不政策, 许多公司纷纷允诺可以为聘用者重建人事档案。这一做法使得个人对人事档案的意识更加淡化, 一定程度上刺激了“弃档”行为的加剧。

随着市场经济体制的建立, 人事档案形成初期所具有的政治属性正在不断减弱, 但不可忽视的是, 其本身作为个人信息的记录所起到的参考凭证作用仍具有很大价值。简言之, 档案的政治属性正在不断弱化, 但其信息属性则应受到重视。尤其是在社会竞争不断加剧的背景下, 高素质人才备受青睐, 而人事档案以其记载各人特点, 业绩, 履历等内容的信息属性, 很自然会成为招聘者挑选人才的有力参考依据。为了保证市场经济的健康发展, 诚信问题越来越受到社会的关注和重视。诚信不仅是个人品德的重要组成部分, 也是维护市场经济顺利运行的道德基础。而对于企业来讲, 选拔人才是不仅要靠量其文凭, 能力, 更希望看到有关其诚信方面的记录。因此, 如果能将个人信用记录加入人事档案中, 则必将为人事档案的发展注入新的活力。

通过以上“弃档”现象的原因分析, 笔者提出以下改进措施。

(一) 丰富人事档案的形成部门, 完善人事档案内容, 满足用户的需求

档案形成部门应改正以往档案“内容单一、空洞、形式化”等不足, 注重对员工综合能力、业务素质、工作业绩的真实鉴定, 且要根据员工的工作变化和单位各项工作的开展不断补充相关的新材料, 使之成为对员工真实水平的动态记录。同时, 档案内容中应加入对个人诚信的记录, 顺应建立社会主义诚信体制的时代需求, 使人事档案真正达到真实而全面反映个人面貌的用户需求。

(二) 利用网络建立人事档案管理系统, 方便档案的利用

无论是从行业还是专业角度, 整合利用人事档案的重要途径之一是建立人事档案数据库, 甚至政府部门可探索建立全国联网的人事档案管理系统, 使档案的利用不受时间, 空间的局限, 方便查询。在银行、通讯、保险、工商等部门通力协作之下, 共同搭建“诚信门户”, 并向社会开放, 使信息资源能够在社会共享, 提升人事档案的价值。

(三) 完善对人事档案的制度建设, 为人事档案管理提供制度保障

虽然我国人事档案管理方面颁布了相关法令, 但仍存在着一些漏洞, 使管理过程中的一些问题缺乏法律依据。而且, 随着网络人事档案系统的建立, 更是要加快相关法律的制定, 使人事档案工作有法可依, 有章可循, 逐步实现人事档案管理的法制化。

人事档案作为个人信息的真实记录, 本应受到个人和社会的重视, 但逐步加剧的“弃档”现象给人事档案的管理工作敲响了警钟。因此, 我们应该在分析其产生原因的基础上, 对人事档案管理制度做出合理有效的改革, 满足用户的需求, 方便用户的利用, 使人事档案的管理跟上时代发展的步伐, 真正发挥其服务社会的作用。

摘要：人事档案曾被人视为身家性命, 如今却遭到越来越多人的遗弃。弃档原因复杂多样。社会上虽已出现了一些改革人事档案管理的措施, 但仍不免其局限性。人事档案管理制度的改革需要全社会的共同努力, 才能彰显人事档案的价值, 为社会服务。

关键词：人事档案,弃档,改革