浅谈医院人事档案管理工作的特点和改进措施

2022-09-10

人事档案是在组织人事管理活动中形成的, 并经组织审查或认可的, 记录、反映人员经历和德才表现等原貌, 以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、相片等形式的档案。人事档案生动地展现出了个人的成长轨迹图, 贯穿在人生的职业生涯, 并体现着职业生涯价值。而医院人事档案管理是医院合理用人和选拔人才的信息依据, 直接影响着医务人员的切身利益。医院人事档案作为凭证, 是考核和提拨干部的重要依据, 更是一种重要的文献信息资源。

一、人事档案管理的特点

人事档案管理相对其他档案管理而言, 它具有专业性、及时性、服务性、保密性等四大特点。

(一) 人事档案管理具有专业性。

按照国家档案局发布的《干部档案工作条例》有关工作要求, 人事档案管理是把干部档案材料进行保管、收集、鉴别和整理干部档案材料, 同时办理干部人事档案的查阅、借阅和传递等工作, 在这过程中, 管档人员要充分运用专业的档案管理知识进行人事档案管理工作, 所以, 人事档案管理具备专业性强的特征。

(二) 人事档案管理具有及时性。

人事档案管理在收集资料过程中, 原始性资料众多, 入档资料并不是一成不变的, 不断会出现一些反映新信息的文件材料, 因此, 必须要做好新旧材料的收集, 并及时归档有效文件材料。为防止积压和漏发有效文件, 必须缩短档案与员工实际情况的“时间差”。

(三) 人事档案管理具有服务性。

人事档案信息贯穿在个人的职业生涯当中, 人事档案信息涉及的范围广泛, 人事档案管理随之为社会提供高效、优质的服务。例如, 在进行职称评审申报、单位人事调动、户口审查、财产公证取证等情况可以在人事档案信息中查阅提供。

(四) 人事档案管理具有保密性。

人事档案的内容涉及个人涉及到员工的履历、自传、鉴定 (考评) 、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资诸多方面情况, 例如个人鉴定、评价、处分或者与医疗有关的残疾、心理评估及精神疾病等记录均属于个人私隐, 在人事档案管理人员在档案管理过程中, 树立坚定的执业道德意识, 保密医务人员的个人隐私信息, 做到不涉密, 不公开的人事档案信息。

二、人事档案管理存在的问题

人们对于人事档案管理工作未能深入认识, 所以档案管理意识比较淡薄, 档案管理方式和方法都比较落后, 档案管理的硬件和软件措施未到位, 人事档案管理人员的业务素质和技能不高等等因素阻碍了人事档案管理的前进发展, 也限制了人事档案利用功能。

(一) 人事档案意识薄弱, 认识不到位。

相对其他临床一线工作来说, 人事档案管理属于幕后服务, 并不能立即带来经济效益, 很少人认识到人事档案管理的艰巨性和时效性。由于档案意识薄弱, 监督力度不强, 人们容易对人事档案管理工作产生轻视。同时, 人事管理处于表面形式, 导致档案管理工作远远滞后于时代发展的需要。

(二) 人事档案管理方式相对滞后。

现时的人事档案管理方式单一, 人事档案单纯以纸质文档分类存档为主, 需要检索和档案利用的时候, 费时费力, 而且工作效率低, 只能查看原始纸质档案资料, 由于部分人事档案存放多年, 纸张清脆, 不便于重复查阅利用。

(三) 人事档案保管的软件和硬件条件未能落实到位。

软件设施如干部档案管理的软件系统未能落实到位, 硬件设备落后, 独立的专用档案库房、空调机、除湿机和灭火器等设备还没有配套到位;相对于库房的温度管理尚未达到规范标准等等因素, 也影响着人事档案管理的工作进行。

(四) 人事档案管理人员业务素质和技能不高。

人事管理制度的改革, 影响着人事档案管理人员的变动, 而档案管理工作需要一个积累的工作经验的过程, 部分流动的人事档案管理人员并不是专业的档案管理专业毕业, 甚至从未接受过正规的档案信息化培训, 在工作过程中敷衍了事, 缺乏强烈的责任心与耐心, 无法继续完善人事档案管理工作。此外, 由于单位的改制或者兼并等等, 人事档案管理人员在轮换中没有严格把握其素质要求, 又缺少必要的监督机制, 人事档案材料随意归档, 出具虚假证明现象也时常发生。

三、人事档案管理的改进措施

(一) 领导重视, 加强档案意识。

档案管理工作首先要得到医院领导的高度重视, 认真地把人事档案管理工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作来抓, 组织全院人员参加《档案法》的学习与宣传活动。通过学习与广泛宣传, 加大对档案法规的重视程度和提高广大人民的档案法制意识, 让医院员工明白到人事档案的重要性, 同时增强档案意识, 形成人人重视档案、支持档案并自觉地配合人事档案的管理。

(二) 人事档案管理方式信息化。

办公自动化体系的形成, 使得绝大部分人事档案工作是在信息化、无纸化条件下完成的, 各种数据必须依靠强大的计算机处理能力和网络技术实现高效传输和应用, 这就要求人事档案工作信息化, 以提高其现代化管理水平, 与整个医院的工作同步发展。

运用计算机技术进行档案信息化管理, 更进一步简化了档案管理的技术操作, 通过微机检索, 更便利了医疗卫生系统的人事档案信息更新。实践证明, 使用现代信息技术管理人事档案, 不仅成为人事档案管理的重要手段, 而且对于开发和利用人事档案信息有着重要作用。

(三) 加强人事档案管理相关基础设施的建设和更新。

信息化的社会要求更高时效的档案服务管理, 档案管理工作需要进一步更新软件设备和硬件设备, 在更新信息化的数据库管理系统的同时, 也相应地进行硬件设施的完善工作。例如, 建立专用的档案库房, 配置专业的档案铁柜;保持库房的温度和湿度适宜, 落实空调机、除湿机和灭火器的设备到位;按照《干部档案工作条例》的保管和保护要求, 设置档案库房、档案查阅室和人事档案管理人员办公室, 三室独立分开等等硬件设施的落实到位。

(四) 提高人事档案管理人员综合素质。

档案工作既是一项专业性强的工作, 又是一项服务利用性的工作, 而人事档案管理人员的素质和技能直接影响着人事档案管理的好坏, 所以高素质的人事档案管理者是做好人事档案管理工作的基本条件。

1. 提高档案管理人员素质。

医院人事档案管理的质量, 大部分取决于人事档案管理人员的业务素质的高低, 所以, 作为专业的人事档案管理人员, 在不断提高自身的政治素质的同时, 更要进一步提高专业素质和职业道德素质。在信息化的社会, 人事档案管理人员必须要掌握好一定的计算机操作能力和保密意识能力, 从而为人事档案管理工作培养高素质的知识复合型人才。

2. 提高医疗行业专业知识能力。

结合医院作为一个医疗系统的特点, 扩充人事档案管理人员对临床医疗基础知识的认识, 不断提高人事档案管理人员的医疗行业专业知识技能, 让人事干部档案管理人员进一步做好管理医疗人员的人事干部档案工作。

3.建立培训制度。定期组织人事档案管理人员进行相关的档案管理培训, 例如进行档案的内容和分类、人事档案管理的内容范围、档案材料的收集、鉴别、归档、档案的保管和保护以及档案的提供利用等等的培训课程, 为人事档案管理人员定时“充电”, 让档案管理人员能够更高层次地提高理论和实际操作, 提高人事档案管理专业知识水平。

4. 加强薪酬福利管理。

针对人事档案管理人员的工作性质来说, 档案管理工作时间漫长, 同时需要经过长时间的积累工作经验, 才能取得档案业绩成果, 所以有必要加强对人事档案管理人员的薪资福利管理, 结合医院的经济实际情况, 政策倾斜地提高工资和福利待遇水平, 为人事档案管理人员提供良好的职业发展空间, 让辛勤的人事档案管理人员得到与劳动付出成正比的回报。