浅谈目前医院人事档案管理存在的弊端及其改革的措施

2022-09-10

医院人事档案是职工在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思想、业务水平、工作实绩等并以个人为单位按照规范要求立卷, 集中保存起来以备查考使用的文件材料, 是组织人事部门全面地、历史地考查了解和正确选择使用干部的重要依据。

人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置、合理使用, 是保证人才队伍素质的重要措施。然而, 由于行业的不同, 工作重心不一样, 医院领导只重视提高医疗服务和医疗质量, 改善医疗环境和医疗设备, 却忽略了不能带来经济效益的人事档案管理工作。要想不断地挖掘人才、培养人才, 就得加强人事档案的管理。目前, 医院的人事档案管理工作已经不适应新形势下的现代化要求, 改革已势在必行。

一、医院人事档案管理存在的弊端

(一) 非专业人员管理档案, 内容陈旧、单调、缺乏个性、静态的经历性资料比较多

医院人事档案材料的形成完善涉及到各个科室的每一个人, 但由于医院人事档案管理者大多数是兼职, 虽然学历高但不是本专业的, 没有经过正规的训练, 对人事档案管理工作的重要性缺乏正确的认识, 而且工作重心又是“人事管理”, 而不是“档案管理”, 所以只能是机械性的进行档案的收集、整理、装订和保管, 而且档案内容仅仅是传统式的个人履历、自传材料、考核鉴定、学历、证明、政治面貌、奖惩材料、工资变动等资料, 这些内容陈旧、单调、缺乏个性, 真正能够反映个人特点的材料较少, 模式似的静态的经历性资料比较多, 缺乏动态管理。

(二) 部分职工存档意识薄弱, 造成档案材料不完整

医院大多数职工有重业务、轻其它的思想, 对人事档案管理工作不了解, 甚至有的连他本人的档案在哪都不知道, 职工存档意识薄弱, 使部分存档材料不能及时地送到人事档案管理部门, 从而造成档案材料缺失、不规范、不完善。

例如:近年来, 好多职工把自考或成考后学历档案拿在自己手里好几年不往人事档案管理部门送, 而管档者也不知情, 因而造成个人档案材料缺失。还有那么一批人, 是某某大学本科护理专业毕业的, 但这批人均没有入学材料, 当然, 这是由于档案形成部门的某大学没有提供完整的学籍材料所造成的。

(三) 档案材料内容前后不一致

人事档案并非一人一时所形成, 而是在不同时期、不同渠道汇集到人事档案管理部门的, 这是一个漫长的过程, 无论这个过程多么漫长, 但个人的某些基本情况是不可能变更的。然而, 目前档案材料的内容不规范是一个比较普遍的现象, 较突出的问题是:出生日期、参加工作时间、入党时间、民族、姓名以及个人简历等, 在同一个人的档案里却前后不一致, 不能全面准确地反映一个人的真实信息。

(四) 医院投入不够、基础设施不达标

因为观念的不同, 医院领导只重视医疗服务和医疗质量的提高, 改善医疗环境和医疗设备, 对人事档案管理工作重视不够, 因而在人事档案管理方面的投入也不到位, 基础设施不达标。造成人事档案的保管、保护、利用、检索等方面落后于档案管理现代化的建设步伐。中组部要求:500人以上人事档案的存档室、整档室、办公室三室分开, 要有专人保管。然而有的医院千人以上的人事档案室也和办公室一起存放, 更没有单独的整档室, 也没有专人保管, 大多数是兼职管理, 比如:某某单位多年来由于房屋紧张, 存放一千多人档案的铁制柜一直和人事办公室在一个房子里, 再加上工作人员少、工作量大, 他们根本没有精力和时间来管理人事档案, 更无法谈上专人管理了, 办公室里人人都是兼管档案者, 但人人又都不是专业的, 即使某份档案或材料丢失也找不到责任人。而且他们都是人工完成档案的收集、整理、保存的, 而主要以纸张作为记录对象, 这样不仅占用空间大, 而且查阅档案也比较困难, 严重地影响了档案管理的质量。

(五) 档案资料编撰宣传少, 社会利用效率低

医院的人事档案材料是医院广大医务工作者长期从事医务活动的积累, 但目前人们对人事档案的使用价值还认识不到位, 对人事档案如何为医院建设性的服务目的不明确, 人事档案材料的利用领域也比较狭小, 多数人事档案仅具保存价值, 也导致目前“弃档”“死档”等多种情况的发生, 使得档案资料信息在医院的发展中不能被充分的利用, 也不能完成人事档案管理的信息化建设。

二、医院人事档案管理方面改革的措施

(一) 更新管理理念

提高人事档案管理人员的服务能力和服务意识, 我们要认识到人事档案管理就是整个档案系统的一部分, 应接受国家档案事业规范化、标准化的宏观指导。

要积极主动地为医院现代化建设服务。可以从三个方面来强化。首先, 强化人事档案利用意识。人事档案的管理不仅是收集、整理、保管, 更重要的是如何开发和利用, 医院档案室应对现有档案进行归档整理, 编写出一些适合利用者查阅的编研材料。其次, 强化开放意识。将编研材料整理成册编写出目录, 并将一些文件通过计算机整理出专题目录, 提高查阅速度。最后, 强化服务意识。将被动服务改为主动服务, 随时了解职工工作动向, 及时掌握有关需求的信息, 使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用, 不断提高服务质量, 提高工作效率, 使档案的利用率得到提高。

(二) 提高档案管理人员的业务水平, 建立健全人事档案管理制度

1. 加强对人事档案管理人员的选拔和培养, 提高他们的业务水平。

医院人事档案管理者大多数是兼职, 小部分是改行而来的, 为了适应新形势下业务发展的需要, 要专门选拔和培养专管人事档案的管理者, 选拔人才首要条件是中国共产党党员, 其次要有崇高的政治思想品德和认真负责的工作态度, 干一行、爱一行。认真学习和遵守《档案法》和有关人事档案方面的法律、法规。要加强档案人员继续教育学习, 可以通过在职学习、到外地参观、培训等方式, 有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务学习和业务培训, 同时鼓励和支持档案管理人员参加专业性的学历教育, 不断提高他们的业务能力和综合素质水平, 积极造就一支具有现代化管理水平的专业队伍。

2. 健全人事档案管理工作的各项规章制度。

档案管理人员要与材料形成的各部门、各科室以及个人保持密切的联系和有效的沟通, 主动向这些部门和科室索要应归档入档材料, 不能坐等上门, 送多少, 收多少。建立健全人事档案管理的收集制度, 使工作步入依法管理、有章可循的轨道。

例如:医院的党务工作和人事工作是处于两个不同的科室, 新职工的入党材料大多数在党务办公室里存放, 这时, 人事档案管理者就应该积极主动地向党务部门索要职工的入党材料, 否则, 就造成档案材料不完整的现象。

建立健全人事档案的各项规章制度, 并确保各项制度得到落实。首先管档人员必须加强学习《档案法》, 明确档案室的管理职责, 对人事档案管理中存在的问题要及时研究、及时解决;要明确档案管理人员的工作职责:向广大职工明确做到:按照归档范围即时收集、即时登记、即时鉴别, 要按时整理、装订、入库等, 建立一套完整归档流程;在保管、利用和传递中要细心、周全, 以确保档案的安全和完整。

(三) 领导重视, 加大基础设施的投入

要想提高档案的基础设施建设、改善档案保管条件, 首先要保证领导重视, 如果领导能意识到人事档案管理的重要性, 就会把人事档案管理工作列入医院办公会议的议事日程, 加大投入更多的人力、物力和财力。达到存档室、整档室、办公室三室分开, 最低应配备电脑、打印机、扫描仪等, 为档案管理工作提供便利的条件, 充分利用现代化工具对人事档案工作进行数据统计和检索分析, 提高档案信息的基础质量, 为上级机关和单位选人、用人方面提供科学的依据, 以实现医院档案管理的现代化要求。

(四) 人事档案内容要实行动态管理

1. 档案管理人员主动收集反映人才状况的材料。

存档内容除了收集一些常规的材料外, 管理人员还有主动向广大职工和有关科室充分宣传并收集一些具有科学性、实用性、全面性、有价值性的能反映个人德、能、勤、绩发展变化的材料入档。

例如:对每个领导干部要及时地将他们的工作情况、工作业绩和重大活动中的工作任务完成情况以及考核材料等收入个人档案;对一般专业技术人员收集材料, 要将他们的个人业绩、人品记录、素质、能力、科研项目、继续教育和社会素质方面的材料收集入档。

2. 提高医院全体人员的存档意识。

收集人事档案材料, 不仅要管档人员主动向职工收集档案, 而且还要让职工自觉地向管档部门提交自己的存档材料。档案管理者要利用各种信息、渠道广泛的宣传《档案法》和人事档案管理工作的规章制度, 提高全体职工对人事档案重要性的认识, 让全院职工自觉、主动地把存档资料交到人事档案管理处, 这样会促进人事档案管理制度的建立建全, 疏通和拓宽材料收集的渠道, 加快档案的科学化、信息化和制度化的建设。比如:职工出去进修或下乡回来后, 要及时地把进修鉴定表和下乡表交到人事档案管理部门。

总之, 实现医院人事档案信息化管理, 建立医院人事档案动态管理机制, 既能有效调动医务人员工作的积极性和主动性, 也能促进医院人事档案管理水平的提高。为医院选拔学科带头人和提拔任用干部等方面提供一个有力地、动态地人才信息依据。

摘要：医院人事档案是职工在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思想、业务水平、工作实绩等并以个人为单位按照规范要求立卷, 集中保存起来以备查考使用的文件材料, 是组织人事部门全面地、历史地考查了解和正确选择使用干部的重要依据。目前医院普遍存在人事档案管理的基础设施不达标、管档人员不专业、信息化水平低、人事档案动态管理水平不高等弊端。所以医院应改变管理理念, 提高人事档案管理的专业化水平, 加大基础设施的投入, 重视人事档案管理人员的选拔和培养, 实行医院人事档案动态管理, 提高人事档案的利用价值。

关键词：医院,人事档案管理,弊端,措施