档案管理学概念

档案管理学概念（精选6篇）

篇1：档案管理学概念

档案管理学概念

1、档案：是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

2、档案的时效律：在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等 不同的变化。有些档案的价值是有一定时限的特点：它们只在某一段 时间内有着查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减 少，以至消失。这些称为档案作用的时效律。

3、社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普 遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为“社会档案意 识”。

4、档案机构：档案保管与管理档案工作的机构。按照《档案法》等 法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的全 部档案和全国档案工作必须设置全国规模的档案机构进行管理。各级 机关的档案，由机关内设立档案室集中管理，各机关形成的需要长远 保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管。全国 的档案工作，又由各级档案行政机关统一、分层监督与指导。这些保 管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密的、完 整的组织体系。

5、档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

6、档案馆：根据《档案法》和有关文件的规定，各级综合性档案馆属于党和国家的文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门。所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。

7、档案行政机构：党和国家指导和管理档案工作的部门。由于我国 的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构，同样也既 是党的机构，又是国家的机构。其基本职责：在统一管理党、政档案 工作的原则下，分层负责地掌握全国档案事务，对全国档案工作进行 监督、检查与指导。

8、档案工作：档案工作的内容有广义和狭义两种解释。广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

9、档案工作基本原则：我国档案工作的基本原则是统一领导、分级 集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面 的利用。

10、综合档案室：统一管理本机关全部档案的档案室，负责对普通档 案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一综合管理。

11、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记。

12、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。

13、档案收集：接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，它就是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案，按照国家的有关规定，通过例行的征收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。

14、档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。

15、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

16、归档：各机关的文书处理部门或业务部门，由文书工作者将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。即归档就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。

17、优化馆（室）藏：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关需要利用的最大限度的档案信息资源。馆（室）藏的优化和丰富是我国馆（室）藏建设的重要内容。

18、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不归档的范围。归档范围主要取决于文件本身的保存价值。

19、馆藏结构：是指组成馆藏的各种档案及资料之间的相互搭配和排列。

20、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。

21、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体。但是这种联合不是人为拼凑式的联合，而是一种客观的不得已的联合。

22、全宗补充形式：档案馆中常有许多档案无法严格地按照全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象，为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的类似于全宗的管理方法。这些方法我们称之为全宗的补充形式或变通形式。全宗补充形式虽不是严格意义上的全宗，但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管理。具体的全部补充形式主要可以划分为联合全宗、汇集全宗、档案汇集三种。

23、汇集全宗：汇集全宗又称全宗汇集。一种由若干独立全宗人为地汇集而成的全宗补充形式。其所汇集的全宗，必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。汇集全宗内部应按各小全宗的重要程度、关系紧密程度等顺序排列，不能将各小全宗的档案真正混淆起来。

24、档案汇集：由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。组建档案汇集必须充分考虑档案之间的关系和联系，所组建成的档案汇集必须有确定的名称（题目），不能组建大杂烩式的档案汇集。档案汇集大体有三种类型：（1）历史事实性档案汇集。（2）逻辑问题性档案汇集。（3）人物性档案汇集。

25、全宗群：由若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群并不是一个实体性的保管单位，也不是一个确实的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的一个“虚类”，一个观念性的概念。全宗群对于档案管理只具有宏观的理论观念性意义，并无实际的管理操作意义。

26、大流水编号法：大流水编号又称顺序流水编号法。即一个档案馆对其所有全宗接进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号，依次类推。这种 编号方法的优点：一是简便实用，且符合唯一性和系统性要求；二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。

27、全宗内档案分类：把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一工作一般由档案室承担。

28、个人全宗：个人全宗又称人物全宗。某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体。

29、案卷：档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。立档单位在日常工作中形成的文件，在作为档案移交给机关档案部门保存（即归档）之前，均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷（即立卷）。

30、档号：全宗号、案卷目录号、案件号、卷内文件所在页号或件号的合称。通常简称为全宗号，目录号，卷号，页号或件号。档号事档案实体最基本的秩序号，在档案管理中具有基础性管理作用。如果没有档号，档案管理工作就无法正常有效地进行。档号若出现混乱，档案管理活动也将出现混乱。

31、立档单位与全宗历史考证：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概况性叙述说明的文字材料，在档案管理和整个档案管理工作中具有重要作用。这种文字材料的作用相当于一个全宗及其立档单位概况的说明书，不仅可用于对档案管理工作进行观念性的指导，而且可以作为一种介绍报道工具在日后的提供利用工作中发挥作用。立档单位与全宗历史考证一般由档案室负责撰写。

32、档案管理工作：是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工作。

33、立档单位：凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗，该组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。

34、组织全宗：是一个具有社会独立性的社会组织在其社会实践活动中所形成的档案有机整体，是全宗的整体性。

35、档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明档案保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定 档案的价值，确定档案保管期限的依据。

36、直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法，直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查、分析、确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。

37、档案鉴定：所谓档案鉴定，就是指对档案价值的评价和预测，是对档案社会有用性的评价和预测。

38、档案价值鉴定原则：在档案鉴定工作中，要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

39、档案保管：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项基本内容之一，即对已经整理好已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。

40、档案代理卡：档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插入在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际是案卷不在其位时的代替物。

41、全宗卷：全宗卷是对全宗的重要管理工作和手段。各档案馆必须作为一项基本的工作制度建立全宗卷。

42、“八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，这基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。

43、档案存放位置索引：是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理的一种记录、引导性的管理工具。

44、档案检索：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作。

45、档案信息存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。

46、档案检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度。

47、交替类目：对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案；同时，又要规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。规定的实际归属类目称为“使用类目”，其他虚设的类目称为“交替类目”或“选择类目”。这样既反映了该类目的多重属性，又有效地保证了同类档案的集中。

48、复分表：复分表又称辅助表。为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目，从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种是适用于整个分类表各大类的，称为通用复分表；另一种是仅适用于某一类目的各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。

49、《中国档案主题词表》：一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典。是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具。主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之间。

50、限定注释：指明该主题词的使用范围（包括时间或空间），用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。

51、含义注释：说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分。

52、范畴索引：范畴索引又称为范畴分类索引。它是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列，以便按类查词的一种辅助工具。

53、档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。

54、段落符号式：将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。这种格式每一著录项目的字数不受限制，并与《文献著录总则》的规定相一致。

55、文件编号：文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号和图号等。

56、档号：档案馆（室）在整理或管理档案的过程中对档案的编号。通常包括全宗号、案卷目录、案卷号、件号或页号。

57、档案标引：在档案著录过程中，对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

58、概念转换：在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这个过程即为概念转换。

59、目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。60、索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。

61、指南：以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具。如全宗指南、专题指南和档案馆指南。

62、案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编制而成的检索工具。

63、案卷文件目录（全引目录）：案卷文件目录又称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇集成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

64、全宗目录：一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

65、主题目录：根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录栏。

66、档案馆指南：全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书。又称全宗介绍。

67、全宗指南：揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书。又称全宗介绍。

68、专题指南：介绍和报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书。又称为专题介绍。

69、检索策略：人们进行检索的方案和计划。

70、查全率：档案检索满足利用者要求的全面程度，即检索出的有关档案与全部有关档案的百分比。

71、查准率：档案检索满足利用者要求的准确程度，即检索出的有关档案与检索出的全部检索档案的百分比。72、分类目录：是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

73、档案提供利用工作：档案提供利用工作，亦称档案利用服务。档 案馆（室）以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。74、档案证明：档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核 查某种事实，根据馆藏（室）档案中记载情况而摘抄编写的一种书面 证明材料。制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务的 方式之一。

75、档案咨询服务：档案收藏部门答复用户询问、指导其利用档案信 息资源的一种服务方式。

76、档案阅览服务：档案馆、室在特定的场所开辟阅览室，向有关档 案用户提供档案信息服务的一种服务方式。这是目前我国档案收藏部 门提供档案信息服务的一种主要形式。

77、档案展览与陈列服务：档案收藏部门按照一定的主题以展出档案 原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档 案的内容与成分的一种具体方式。

78、档案用户需求研究工作:档案用户需求研究工作，是档案利用服 务工作的一项重要内容。它是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握档案用户需求材料的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的 一项业务活动。

79、学术利用需求：在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材料，是一种推理性的利用。

80、实际利用需求：在档案中查找可以直接用于工作、生产或科研等 方面的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、生产管理、科 研管理等有关。

81、开放档案:一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”向 社会开放，允许档案用户在履行简便手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

82、档案解密：根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会公开开放的非保密档案。83、档案降密：通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密等 级。

84、档案编研：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑 和研究工作。其内容主要包括以下4个方面：编辑档案史料和现行文 件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料，编史修志。85、档案文摘：对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案 文件的主要内容，是一种档案的次文献。档案文摘可以作为一种检索 工具编制和使用。

86、档案参考资料：根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事 记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等。它所提供给 利用者的不是档案原件或复制件，而是对档案内容经过研究、综合而 加工编写成的作品。

87、大事记：按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动 的参考资料。

88、组织沿革：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机 构和人员编制等方面变革情况的参考资料。组织沿革有两个突出的特 点：即内容的专题性、事实的连续性。

89、专题概要：用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。90、会议简介：简要叙述会议过程和基本情况的档案参考资料。是将 重要会议的基本情况编写成介绍材料，对于利用者了解会议简况、总 结工作经验、查证某一问题或筹办新的会议具有很好的参考价值。91、统计数字汇集：以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况 的参考资料。统计数字的汇集把档案中分散记述的各方面数据按专题 汇集起来，具有数据集中、系统、内容简单明了等特点。 92、档案文献编篡：按照一定的作者、专题或文种等特征，把档案文 件选编成册，在一定的范围使用或公开出版。

93、档案登记：对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行 随时随地的记录的过程。其内容总体上可分为档案状况登记和档案工 作登记两部分。

94、档案统计设计：是档案统计工作的前期准备阶段，实际上包括决 策与设计两个步骤，即作出实施某次具体统计行为的决策，并根据决 策提出的任务和目标，制定出切实可行的具体工作方案。

95、档案统计：运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域 中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策 提供坚实可靠的数据支持。

96、统计整理：统计工作全过程的“中间制作”阶段。即对经统计调 查所获取的原始数据进行分组、归类、审核、计算等处理，使之规范 化、系统化的工作活动。其目的是为下一阶段的统计分析提供系统、规范的数据。

97、统计分析：统计工作的最后阶段，即对统计整理的结果进行分析、研究、最终形成统计结论的工作。

98、人事档案：国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生出来的，是能够反映个人的经历、德才能绩，工作表现的，并且是以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事档案是一种专门档案，它主要包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案等四大类。99、人事档案正副本：人事档案分为正本和副本。人事档案的正本是 由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。人 事副本是由反映一个人主要情况的材料构成，副本内容的材料，通常 是由正本中的履历材料、鉴定材料、考核材料、学历材料、审查结论 材料、处分决定、任免材料、工作级别等主要材料的重复件或复制件 构成。

100、人事档案的收集：人事档案管理部门根据本机关人事管理权限 的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中 起来，统一保管的工作。

101、人事档案鉴别：人事档案管理部门根据人事档案的归档范围、要求、对收集起来归档的文件进行审查甄别，判定文件真伪和保存价 值，确定能否归入人事档案。鉴别工作是维护人事档案材料真实性的 重要手段，是人事档案工作中一个不可缺少的环节。

102、人事档案的整理：将收集起来并经过鉴别的人事档案，按照有 关规定和要求，以个人为全宗，进行分类、排序、编号、登记目录、技术加工、书写卷名和装订成卷，并在此基础上不断地对档案内容进 行补充的活动。

103、人事档案的清理：为了落实党的干部、知识分子、侨务等方面 的政策，机关人事档案部门需要根据有关文件规定及组织对某一人员 问题的复查、平反结论，或对原处分决定的改正意见，把存入人事档 案中的冤、假、错案材料和未查证核实的材料清理出来，分别进行处 理。同时，存入新的复查平反结论或改正处理意见，使人事档案内容 能真正反映本人的真实面貌。这样一种清出、存入档案材料的活动，叫做人事档案的清理工作。

104、人事档案调整底账：人事档案部门除了坚持日常登记工作外，还需要在一定时间内对档案的收入、转出登记帐进行清理调整，这项 工作称为调整底账。

105、人事档案的转递：人事档案管理工作部门之间，人事档案管理 部门与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和接收人事档案 或人事材料的活动。它是人事档案管理工作中一项经常性的业务。106、会计档案：机关、企事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。

107、会计档案整理：将零散的和需要进一步条理化得会计文件、通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序体系的过程。108、声像档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。亦称音像档案、视听档案。

109、照片档案：照片是采用感光材料，利用摄影的方法形成的单个画面。照片档案是一种专门性档案。

110、磁带录音、录像档案：利用电生磁原理、磁记录设备可将记录的信息转变成信息号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息；通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来。通过这种磁记录形成录音、录像磁带，把其中具有保存价值的东西留存下来就是录音、录像档案。

111、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体之中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

112、电子档案：将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全 部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算 机完成；利用时须借助计算机等机器设备转换或成原有的文字或图像 形态，因此人们亦称电子档案称为“数字式档案”。

113、电子文件逻辑归档：电子档案归档的一种形式，它是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

114、电子文件物理归档：电子档案的一种方式，是把计算机及其网络中的电子文件集中传输到独立的或可脱机保存的载体上，从而实现向档案部门进行移交的过程。

115、电子档案整理工作：是指在计算机中对文件分门别类，形成一个逻辑系统的过程。

篇2：档案管理学概念

（一）声像档案的概念

声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中开成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

声像档案的开成与纸质载体档案的形成，在过程和本质上是一致的，都源于社会实践活动，都是有保存价值的历史记录。但声像档案与纸质载体档案的根本区别在于声像档案是以感光材料，磁性材料等特殊载体构成的，因此它的功能、处理程序有着特殊性。声像档案除载体特殊外，还必须以文字说明为补充，它是图文并茂、音像并行的有独到特色的历史记录。

（二）声像档案的特点

声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，主要表现在：

1.直接的形象性

声像档案记录的是社会发展中人们活动的声音和图像，因此反映的客观事物直观形象，活灵活现。如半个世纪前中华人民共和国开国大典的历史影片、历史照片和历史录音，把当时伟人的声音和形象、当晨天安门广场的环境、气氛如实地反映和再现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，这是纸质档案所不能解决和替代的。可以说声像档案进一步凸显了档案的原始记录性。

2.收集、保管的特殊性

声像档案难以区别档案的原件和复制件。如一盘重要的录音磁带，母带和复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中原版底片和制作精良的翻版底片，有时也很困难。这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。

另外，由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别。声像档案的保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。所以要加强声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”。

3.是其他载体档案的必要补充

篇3：档案管理学概念

所谓档案就是机关、团体、部队和企、事业单位 (以下简称机关单位) 或个人在工作和生产等社会活动中产生和形成的, 具有查考利用价值的, 按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文件材料 (包括技术图纸、影片、照片、录音带等) 。从这一概念的定义中, 我们可以从三个方面加以理解什么是档案。

首先, 档案是由文件材料转化来的。也就是说档案同其他事物一样, 有它自身形成规律。各阶级的政党、国家机关或社会集团, 为了维护本阶级的利益, 在工作、生产活动中, 必然要使用和产生一些文件材科。并且随着工作、生产的持续进行和不断发展, 又自然地要将有查考价值的文件材料, 有意识地保存下来, 这些被整理保存下来的文件材料就转化成了档案。所以档案是自然形成的, 不是人们随意编写和制造出来的。

其次, 文件材料转化为档案是有条件的。档案和文件有密切的联系, 也有显著的区别, 文件材料转化为档案, 要具备下列三个条件:办理完毕完成了现行效用的文件材料, 才有可能转化为档案, 正在承办中的文件材料不是档案。从这个意义上说, 文件是档案的前身, 档案是文件材料的归缩;对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考价值的文件材料, 才有必要作为档案保管起来。没有查考价值的文件材料, 则不必归档, 也就不能成为档案。从这个意义上说, 文件材料是形成档案的基础, 档案是文件材料的精华;经过立卷归档, 集中保管起来的文件材料才能最后成为档案。档案是文件材料的有机体, 不是混杂散乱的文件材料堆。从这个意义上说, 文件材料是档案的因素, 档案是文件的组合。未经整理的、混乱无绪的零散文件, 还不是科学意义上的档案。

第三, 档案的来源广泛, 内容丰富, 形式多样。档案是以从事独立活动的机关单位为基本单位而形成的;在一个机关, 档案又往往是以内部组织机构为单位而形成的;某些著名人物, 在其专门活动中也形成一定的档案。总之, 在社会活动中产生档案是一种普遍现象, 档案形式的这种普遍性, 决定了档案来源的广泛性, 以及档案在来源方面又具有一定的联系。档案是各机关在解决各种问题的过程中逐渐形成的。机、关在执行各项任务时, 都必须相继产生内容有关的许多文件, 记录了各种各样的事物。一个机关的档案, 反映了一个机关的各种活动。这样日积月累形成的档案, 便成为历史和知识的宝库。

总之, 档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录, 是有史以来最早产生的文献之一, 是现代社会信息的重要门类。

二、艺术团体档案管理

1. 实现档案管理的信息化

社会现代化的发展, 办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性, 真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网, 发挥网站的作用, 使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设, 根据系统建设需求, 采购必要的硬件设备, 为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平, 为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2. 有效化解管理人员的职业倦怠

由于档案管理工作繁琐、工作量大、重复性强、缺乏挑战性, 致使一些长期从事档案工作的管理人员出现职业倦怠的症状。这种症状的出现由社会、组织和个人三方面的原因造成, 对档案工作的发展、个体身心健康都有严重的影响。研究档案管理人员的职业倦怠, 有助于提高社会及有关部门对档案工作的重视, 激发工作人员的工作热情, 提高档案部门的工作效率, 创造良好的工作环境, 对工作人员个体的身心健康有非常重要的意义。适当调整档案工作的组织制度。当一个组织内的成员普遍存在职业倦怠的时候, 这个组织就要特别注意了, 需要反思一下组织、制度是否出了问题并及时做出调整。加强档案学科建设与提供培训。档案学不是一门孤立的学科, 与之相关的学科很多。“档案教育既是学术的也是专业的, 因此, 它既包括理论知识也包括实践经验。”组织激励作用人的行为背后, 都存在着一种动力, 心理学称之为动机。动机具有激起、调节、维持行为的功能, 它的产生和人的需要、兴趣有密切的联系。当人对所从事的工作没有兴趣或缺乏动机, 却又不得不为之时, 就会产生厌倦情绪, 工作绩效将会明显降低。建立激励机制是调动群体和个体积极性的有效方法。树立正确的职业观, 主动提高自身素质, 积极调整自身心理状态, 寻求社会援助

参考文献

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[2]蒋冬青, 易鹏.公务员职业倦怠的原因及对策[N].四川经济管理学院学报, 2009 (3) 　

[3]徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报.2009 (03)

[4]童亚芬.现代档案管理人员群体结构模式及优化策略[J].宁波大学学报 (教育科学版) .2003 (01)

篇4：档案信息资源流失之概念表述

2流失。《现代汉语词典》汉英双语(2002年增补本)释义为“①指自然界的矿石、土壤自己散失或被水、风力带走，也指河水等白白地溜掉：②泛指有用的东西流散失去；③人员离开本地或本单位。”《新华词典》的释义为“流散，散失。”本文把流失定义为“指有用的东西，未发挥其积极利用价值或未被利用而白白流散、失去。”

3档案信息资源流失。姚震于2000年在《中国档案》第8期发表的《档案资源的流失》中指出的所谓档案资源流失的定义为时指本来收藏于档案馆的档案，由于人们的系统利用，大量复制，从而使馆藏档案资料中相当一部分信息流失，为档案馆外的人或机构所藏，并以各种形式非法公布。而且该文还进一步指出档案资源流失的具体表现，即“档案资源如果仅仅从档案馆转移到利用者(个人或组织)手中，那还不会造成什么后果，只要利用者是通过合法利用途径获取的，不构成档案资源的流失，而一旦其以各种形式非法予以公布，向社会扩散，就造成档案资源的流失，事实上也就构成侵权。档案资源的流失实际上是财富的流失。”从上文中可以看出，姚震仅仅把利用者对档案资源的非法公布作为档案资源流失的全部表现。这显然是不科学的，是一个比较狭隘的定义。

而本文所述档案信息资源流失的定义是指档案信息资源未能得到(合理)利用、处于闲置或流散甚至损毁的状态，它不仅包括质的流失即信息失真、实体损坏，也包括量的流失即实体数量散失和价值发挥作用的次数与时机减少或丧失。此定义不仅包含了姚震文中所定义的不合理利用和非法公布而构成的档案资源流失，而且包含了档案未利用而闲置或分散等原因而造成的流失。相比之下，本文所提出的定义是一个比较全面的定义。为了更全面地分析问题，本文把档案信息资源流失分为档案实体的有形流失和档案价值的无形流失两方面。

3.1实体有形流失是指构成档案信息资源的档案实体的流失，档案实体是档案信息内容与承载该信息内容载体两者之间的统一体，信息必须固化在一定的载体上才能被人们识读和完整地流传下来。档案实体的流失可分为档案的流散和损毁这两种形式。档案的流散是指流散在我国档案系统外的档案实体，它们被个人、社会组织或国外收藏保存等，这是我国档案信息资源在量的掌控上的流失表现。而档案的损毁是指档案实体因各种原因被损坏、毁灭而无法挽救的现象，这是我国档案信息资源在质方面的流失表现。

3.2价值无形流失是指档案信息资源未能得到开发利用而造成档案的闲置或档案发挥作用的时机已过，这时档案信息资源的价值对其利用者来说就是损失和流失了，而这种档案信息资源价值的流失是不可见的。档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体(档案利用者及其利用需求)与客体(各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案)之间的关系范畴。从不同的角度划分，档案价值具有不同的表现形式。根据档案价值的效用不同，可以分为积极价值和消极价值：根据档案价值实现领域和效果不同，可划分为凭证价值和情报价值：根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值；根据档案价值主体的不同，可分为第一价值和第二价值。因为档案的价值具有时效性，档案的价值随着时间的推移而产生价值转换，如第一价值转移为第二价值、凭证价值转换为情报价值。档案的价值可以包括文化教育、资政、科研、历史佐证等多个方面。

档案价值的流失同样也表现为量的流失和质的流失，档案价值在量上可以是档案具备多个方面价值潜能的量化。它的流失具体表现为档案某方面价值错失几次或永久地失去发挥作用的时机，而使得档案具備价值发挥的总量减少。档案价值在质方面的流失主要针对的是电子档案。因电子档案易失真、纂改且不留痕迹，这样就使得原始电子档案信息被纂改成错误信息。这错误信息完全丧失了档案的本质属性，不再具备档案信息特点。因而其价值自然被否定。同时由于“档案价值通常是从总体上、抽象的、一般意义上表示档案的有益性、有用性，档案价值一般是指档案所发挥的积极作用。”所以从法律和国家利益的角度上来讲，非法利用档案，发挥档案消极的作用也是档案价值流失的一种特殊表现形式。

篇5：档案法律法规的概念和类型

档案工作人员要依法做好档案工作，首先就需要弄清所依的“法”指的是什么？包括哪些类型？不同类型的档案法律规范之间具有怎样的关系等基本问题。

一、档案法律法规的概念

概括来讲，档案法律法规是指由国家制定或认可，并以强制力保证其实施的调整档案事务社会关系的行为规范的总合。它既包括全国人民代表大会常务委员会制定的有关档案事务方面的专门法律——《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），也包括国务院、具有立法权的寺方各级人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府以及国家档案行政管理部门或其他具有行政管理职能的国家行政机关制定的关于国家或地方管理档案事务的各种档案法规、规章。此外，还包括非专门档案法律法规中有关档案事务方面的条款。

二、档案法律法规的类型

根据制发机关和法律效力的不同，档案法律法规可以划分为档案法律、行政法规、地方性法规及规章四种类型。

（一）档案法律

它是由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布的。该类型主要包括《档案法》

这一专门性的档案法律和其他法律中有关档案事务方面的条款。

《档案法》的制定与我国其他法律的制定一样，都必须以宪法这一根本大法为依据，不能与其原则精神相违背。宪法第二十二条规定：“国家发展为人民服务、为社会主义服务的文学艺术事业、新闻广播电视事业、出版发行事业、图书馆博物馆文化馆和其他文体事业，开展群众性的文化活动。国家保护名胜古迹、珍贵文物和其他重要历史文化遗产。”由于我国各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，档案作为社会实践活动的原始历史记录，是国家的重要历史文化遗产。所以，档案馆的建设，档案的安全保护及档案事业的发展同样受宪法的保护。《档案法》是在宪法的有关原则精神的指导下制定的目前唯一的一部专门的档案法律。

其他法律中也有涉及档案事务的条款。如《中华人民共和国刑法》（以下简称《刑法》）第一百六十二条（1999年12月25日全国人大党委会发布的《中华人民共和国刑法修正案》对《刑法》第一百六十二条作了补充修改）、第三百二十九条；《中华人民共和国统计法》第十九条；《中华人民共和国野生动物保护法》第十五条；《中华人民共和国矿产资源法》第十四条；《中华人民共和国森林法》第十四条等有关内容的规定。档案法律的效力高于档案行政法规、地方

性法规及规章。

（二）档案行政法规

根据2000年3月15日第九届全国人民代表大会第三次会议通过的《中华人民共和国立法法》（简称《立法法》）的有关规定，行政法规应由国务院依宪法、法律制定；应由国务院组织起草；由总理签署国务院令公布。该类型档案行政法规也包括两种，即专门的档案行政法规和其他行政法规中涉及档案事务的条款。

在《立法法》发布、施行前已经国务院批准，由国家档案局局长或国家有关行政机关签署命令发布的专门性的档案行政法规，包括《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）、《全国档案馆设置原则和布局方案》、《科学技术档案工作条例》等。

其他行政法规中也有涉及档案事务的条款。如《中华人民共和国统计法实施细则》第十九条和第二十二条、《婚姻登记管理条例》第二十一条等有关内容的规定。档案行政法规的效力高于地方性档案法规和规章。

（三）地方性档案法规

根据《立法法》的有关规定，它是由省、自治区、直辖市人民代表大会常务委员会以及较大的市（包括省、自治区政府所在地的市，国务院批准的较大的市以及经济特区所在地的市）的人民代表大会常务委员会制定的。省、自治区、直辖市人民代表大会常务委员会制定的地方性法规由常务委员会发布公告予以公布；较大的市的人民代表大会常务委员会制定的地方性法规报经批准后，由较大的市的人民代表大会常务委员会发布公告予以公布。我国地方性档案法规的制定自《档案法》颁布实施以来有很大的发展，截止到2001年10月，已有北京、上海、天津、浙江、江西、贵州等27个省（自治区、直辖市）先后 上地方人在党委会制定了地方性档案法规。长春、沈阳、青岛、宁波、武汉、济南等6个较大的市（计划单列市和副省级市）也由市人大党委会制定了地方性档案法规。

《北京市实施<档案法>办法》根据2001年8月3日北京市第一届人民代表大会常务委员会第二十八次会议《关于修改<北京市实施中华人民共和国档案法办法>的决定》作了相应的修正，并重新公布施行。

地方性档案法规的基本特征是：第一，地方性档案法规的制定权属于有立法权的地方人大党委会；第二，地方性档案法规的制定要以宪法和有关法律和行政法规为依据，不能与其上位法相抵触；第三，地方性档案法规的制定应根据地方的具体情况和实际需要，其效力范围仅限于本行政区域内。地方性档案法规的效力高于本级和下级地方政府档案规章。

（四）档案规章

它包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。根据《立法法》的有关规定，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构，可以依法在本部门的权限内制定规章；涉及两个以上国务院部门权限范围的事项，应当提请国务院制定行政法规或者由国务院有关部门联合制定规章；部门规章就当经部务会议或者委员会会议决定，并由部门首长签署命令予以公布。

在《立法法》发布、施行前由国家档案局、国家有关行政机关及国家档案局与国家有关行政机关或部门依据法定权限制定的档案规章，已有120多部。如《各级国家档案馆收集档案范围的规定》、《普通高等学校档案管理办法》及《会计档案管理办法》等。

根据《立法法》的有关规定，省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以依法（法律、行政法规、本级地方性法规）制定规章；地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定，并由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。

省、自治区人民政府制定的档案规章的效力高于本行政区域较在的市的人民政府制定的档案规章。国务院部门档案规章之间、部门档案规章与地方政府档案规章之间具有同等效力，在各自权限范围内施行。国务院有关部门档案规章、国务院部门档案规章与地方政府档案规章对某一事项的规

篇6：管理学新概念：心本管理

龙长青，李琴，徐锋．心本管理——管理学前沿的新方向[J]．法制与社会，2007，(9)，581． □

（华中农业大学经管学院湖北·武汉430070）

摘要管理者心灵的自我管理和修炼是管理的基础。本文从对心本管理的科学界定入手，指出了其人性假设，构建了基本要素（心理契约、管理伦理、企业文化和管理环境）。关键词心本管理要素内涵

中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1009-0592(2007)-581-0

1一、心本管理的科学界定

从一百多年现代管理学发展的历史来看，东西方的管理学家都忽视了一个最大的盲区：只重视管理他人，不重视管理自己，更不重视管理者心灵的自我管理与修炼。心本管理应运而生，其关键的一点是，强调管理自我，管理好自我的根本是管理内心和心灵。如日本“经营之圣”的稻盛和夫明确提出“以心为本的利他经济学”，“共同愿景”、价值观等。企业一方面促使企业有效地提供产品和服务，另一方面也产出伦理、企业文化等精神文明，以此影响和促进人的全面发展，引导人们加强修养，完善人格，提升人性。心本管理就是通过情感、思想、意志、感觉、知觉等多种心灵的发掘、整合与正确导向，所产生的综合之力。心本管理打破了传统的强制管理的观念，重点突出的是对员工、顾客和利益攸关者在心理上的凝聚、引导、激励和辐射。

心本管理是人本管理的进一步升华，由心灵的外在感动，转为管理者与员工心灵内在自觉。人本管理强调的是来自外在引起的心灵感动，“我对你好，你也应该对我好”；心本管理更强调的是内在心灵的自觉。心本管理阶段是由外在的控制到外在的感动，再到内在的自觉的过程。心本管理修炼即提高心理素质、开发心理能量的修炼，以意志修炼为核心，在五项修炼中占有十分重要的地位。心性的自我修炼决定人的行为，行为的反复形成了习惯，习惯造就人的性格，性格决定了人的命运。因此，心本管理对原来的管理学是超越而非简单改版。

二、心本管理的人性假设研究

由于研究角度的设定不同，对“以什么人的心为本”、“以什么为本”等心本管理内涵的理解上存在着较大的分歧，对人性的假设也不同。

（一）心本管理的内涵

1．以什么人的心为本。心本管理就是以人心为本的管理，从整体的角度出发，认为个体与群体并重，当代人与后代为重，员工、顾客与利益相关者并重，管理应该以所有的人(人类)为本。

2．以什么为本。一是从哲学意义上理解“：本”即“本位”“，根本”，“目的”。二是从一般意义上理解“本”即“出发点”，“中心”。人是管理活动的“根本”和“目的”。心本管理的最终目标就是为人的全面发展创造物质条件和自由发展的空间，管理要成为促进人的全面发展的重要手段。人心是管理活动的出发点，通过充分调动员工的主动性，积极性和创造性，提高工作效率，最终实现企业的发展目标。

（二)心本管理的人性假设是：和谐人假设

考虑到人的个性、需求的差异和客观环境对人的影响，人既具有客观理性，人的行为的客观后果都会有利于最充分地实现自身的利益。同时具有主观理性，每个人都依据自我偏好而做出独立的主观价值判断，并做出趋利避害的行为决策。故提出“和谐人假设”，含义是：

1．人天和谐。追求人与自然生态的和谐。企业实行走可持续发展之路，执行绿色战略，坚持与自然环境、资源的协调，不牺牲下代人和其他人的生存环境，减少或停止经营活动带来的负外部性。

2．人际和谐。追求人与人、人与社会关系的和谐。人与人的交往维持在一定的秩序内，合理处理人与人的矛盾、冲突、摩擦，维护人际关系的和谐状态。

3．身心和谐。追求个人的身与心的和谐。身心关系指人自己的精神（包括观念和欲望）的协调、控制关系。身心和谐即身心统一，它表现为人的肉体与灵魂、情感与理性、外表与内心、认知与行动、义与利、得与失、进与退等各种矛盾达到一致与融合的境界。

4．人事和谐。人在出色完成事业的过程中，追求自身人身价值的最大化。员工对所从事的学习、工作或事业专心致志，全心投入，敢于直面任何困难。发扬开拓创新和吃苦耐劳的精神，强调人对事业的热情，对事业的忠诚。

三、心本管理的基本要素

根据组织行为学的观点，人的行为是在一定环境下人的心理对外界的反应，因而心本管理的基本要到包括如下几点：

（一）心理契约

谢恩（Schein，1980）认为，“心理契约是在组织中每个成员和不同的管理者以用其他人之间在任何时候都存在的没有明文规定的一整套期望。”卢梭提出了更具体的心理契约定义（Robinson and Roussean，1994），认为心理契约“不仅具有期望的性质，也具有对义务的承诺和互惠”。个体行为受人格与行为情景两重影响。根据人格方法来选拔、培训、选配人员在某种环境下能改善和提高组织效率。具体而言，组织中公民的人格应包括：责任意识、服务观念、诚信操守、求实品德、进取精神、平等态度。管理者在长期的管理实践中，注重知行统一，提高人格素养，塑造形成自己的人格形象。

（二）管理伦理

管理伦理是管理活动中形成的各种关系以及协调处理这些关系的道德原则和规范总和。包括管理伦理意识、管理伦理关系和管理伦理活动。管理伦理在处理企业生产经营内部的关系时其道德规范主要指向与顾客、员工和利益攸关者三层关系。管理伦理具有自然性与社会性、人为性与为人性、他律性与自律性、功利性与道义性、现实性与理想性。

管理具有伦理功能，伦理具有管理功能，两者结合可以发挥巨大效益。

作为一种特殊的调解规范体系，管理伦理在经营中处理互相矛盾的事物时发挥作用，表现为现代管理的基本原则。主要是：（1）功利和人文；（2）人道和物道；（3）民主和集权；

（4）权力和权威；（5）公平和效率；（6）竞争和合作；（7）重义和重利。

（三）企业文化

现代企业文化是包括文化观念、价值观念、企业精神、道德规范、行为准则、历史传统、企业制度、文化环境、企业产品等等。其构成包括物质文化、制度文化、精神文化等三个层面。其中，价值观是企业文化的核心。企业价值观是企业在追求经营成功的过程中坚持的基本信念及行为准则，即企业的价值取向。在和谐人假设的前提下，企业应追求社会利益的最大化。

（四）管理环境（E—理论）

管理环境（Environment）可分为工作环境和公共关系环境。对其的改善可以从（1）工

作场所的照明、颜色、噪音和温度等；（2）完成工作必备的工具、设备、器材等先进和完备程度（；3）岗位轮换和工作内容丰富化等三个方面着手。

参考文献：

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