文书档案管理之一 文书与档案基础

文书档案管理之一 文书与档案基础（通用6篇）

篇1：文书档案管理之一 文书与档案基础

1.公文的种类：

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

⑤页码指公文用纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在各页图文区的下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

篇2：文书档案管理之一 文书与档案基础

页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。

★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。

紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。

标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。

发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；

第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代

字、年份、序号

组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。

发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空行红色反线之上。

如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第行，其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，红色反线，应使发文字号与姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为mm。

公文标题标注在红色反线下空行的位置，用号小标字.公文如有附件，在正文下空行左空字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用码，附件名称后不加。

加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一个印章，成文日期右空字，加盖印章上距正文行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过㎜；多个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空字标识成文日期。

附注是对公文的的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居空字加标识在下行。

主题词的标引位置要居标识，使用字，后标；词目和词目之间不使用，而是空字位置隔开。

一是抄送机关标识在主题词之下，居左空字；二是抄送机关较多，回行时与的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用隔开，最后一个抄送机关后标，可以防止私加抄送机关或变造公文。

1．会议纪要标识由“X XXXXX会议纪要”组成。标识用字，标识的位置距版心上边缘mm。2．会议纪要不加盖印章。3）档案的类别

（1）文书档案（2）科技档案（3）专门档案 4）档案的作用

（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。

（2）历史凭据作用。（3）科学研究的基础和条件作用。１）文书的概念

文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。2）文书的作用

（1）领导指导作用。（2）行为规范作用。

（3）公务联系和知照的作用。（4）凭据记载作用。

2）档案的特性

（1）来源的广泛性。（2）形成的条件性。

（3）记录方式和载体形式的多样性。（4）原始的记录性。其一，处理完毕的文件才能作为档案。

其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

1.1.3文书与档案的联系与区别

1）文书与档案的联系

（1）两者记录和反映人们社会实践活（2）两者互为因果。

2）文书与档案的区别

（1）两者的性质和形式不同。（2）两者的目的和作用不同。（3）两者存在和发挥效用的时间不同 公文形成处理管理

3）文书工作的基本原则和要求

根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：

坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义； 注重实用，高效率地做好文书工作。

文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。

“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”

（2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。

文书处理程序的特点

1）确定性2）连续性3）规范性 钉锯距离左纸边为～mm。4.1.2归档文件整理原则

1）遵循文件形成的客观规律2）保持文件之间的有机联系

3）区分文书的不同价值 4）便于保管和查找利用 3）填写档案盒封面与盒脊

档案盒的外形尺寸为mm╳mm(长╳宽)，盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为mm0mmmm。档案盒采用的材料必须，一般应采用纸制作。

3）档号的作用 6.3.2档号的编制原则

（1）唯一性原则。（2）合理性原则。

（3）稳定性原则。（4）扩充性原则（5）简单性原则。

“八防”措施（1）防火。（2）防盗（3）防水。（4）防潮。（5）防霉。（6）防虫。（7）防尘。（8）防光。

（一）收集文件.分类.（二）划分保管期限

（三）组合案卷

（四）排列卷内文件材料

（五）编写卷内文件材料的页号

（六）填写卷内文件目录与备考表

（七）拟写案卷标题

（八）拆除金属物，折叠整齐

（九）装订案卷

篇3：谈文书档案管理与文书处理的关系

1 从档案形成规律, 看文书和档案管理之间的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点, 文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌, 为档案的保管和查考提供便利。

档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。

档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。

2 文书处理是档案工作的重要基础

如果把收集文件作为整个档案工作的起点, 那么做好文书工作对文件的处理则是做好档案工作的先决条件。实践证明, 实行文书立卷归档制度对档案事业的基础建设起到了重要作用, 如果没有完善的立卷归档制度, 档案的来源就没有保障;如果归档管理制度不健全, 也就没有健全的档案工作了。

如果文书处理部门工作过硬, 对每份文件的来龙去脉清楚, 收集完整、鉴定准确、严格按规章制度进行文件处理, 那么, 档案材料的收集来源、齐全完整的问题就有了保证。

3 文书处理对案卷质量的影响

作为档案工作的第三个环节, 档案的整理, 它的基本任务是要解决档案的系统化问题。系统化就是把单份零散的文件材料经过科学的分类、划分组合, 使它们变成有机联系的整体, 这是整理档案的核心。文书处理工作质量的高低直接影响档案的管理水平。这个问题在原来的档案分类中特别明显。比如一份档案分年度立卷, 两个年度文件也不够立一卷;要分级别立卷, 上下级的文件组不成两个卷;要是按问题立卷, 案卷又太薄, 甚至会出现一、两份文件立成一卷的现象, 很难作到合理的分门别类。

4 文书处理对确定档案价值的影响

档案的价值是来源于文件的处理和对档案保管期限的鉴定, 为了有区别、有重点的保管档案, 文书处理和档案管理者必须按照每份文件的特征反映本单位的主要职能活动程度区别文件, 根据其现实作用和历史价值去分析它的实用价值, 按不同价值确定不同的保管年限。在判断一份文件的价值时, 要具体分析文件本身中方面的因素, 要注意文件来源、时间、地点、名称、外形特征、可靠程度和有效性能, 决不能良莠不分、有文必档。

鉴定档案文件价值的原则是:从辩证唯物主义和历史唯物主义立场出发, 用全面的历史观点去认识问题和估计档案在社会主义建设事业中的经济效益和功能作用, 要根据本单位工作和为国家积累历史文化财富遗产的需要, 准确地判断档案的保管价值。

5 文书处理对档案寿命的影响

档案是一个单位、一个地区乃至一个国家的财富, 这就要求文书处理工作在档案管理工作要最大限度地减少自然和人为的损坏, 只有搞好档案的管理才能最大限度地延长档案的寿命。

保护档案的完整和安全, 制作文件档案的优劣是决定档案寿命的基本原因。为保证档案的长期保存, 要在文件制作过程中, 严格遵守诸如“起草、修改、签发时一律用毛笔或钢笔, 不能用圆珠笔或铅笔;要选用好的墨水和标准规格的纸张”等规定。这就要求文书要把好四关, 即对不合格的文书材料, 不给打字、不给盖章、不予下发、不予立卷, 这样堵塞文件不合格的漏洞, 最大限度地延长档案寿命。

6 文书处理对档案利用的影响

如果文书处理不当就会导致档案材料收集不全、整理不系统、保管不完善、寿命不长, 这些都会对档案的利用产生极大影响。曾经看到过这样一篇报道:两户企业原为一户分开而没分, 但由于当时分家时主管部门下达红头文件被文书部门丢失而未存档, 因此, 在多年后, 其中一家涉及厂房转让时遇到了麻烦, 最后通过查找当年的会议记录而找到依据, 完成了转让的过户工作。从这里我们可以得到很多启示, 一是档案资料在处理问题的关键时刻发挥了强大的威力, 起到法规的凭证作用, 二是可以设想如果当时文书部门工作细致一些就不会给后来的工作带来如此大麻烦。

7 做好档案工作对文书处理工作的影响

7.1 档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科, 它是解

决处理问题的依据, 具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此, 搞好档案管理不但有推进文书处理作用, 而且还能直接为其提供信息, 提高企业经济效益, 促进改革发展发挥特有的作用。

7.2 在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁, 也是文件转化为档案的必经之路, 所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础, 而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平, 文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密, 这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

7.3 通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整, 堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明, 在文书处理文件立卷归档过程中, 如若忽视档案工作对他们的监督指导作用, 不仅会降低对文件立卷归档质量标准, 而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定, 不能有文必档。要找出文件的六个特征, 即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。我想这个关口把握不好势必要影响案卷的质量, 最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来, 健全两者之间统一的立卷归档制度, 共同负责, 使之规范化, 这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

为此, 文、档两者之在应该形成一个不可分割的有关联系整体, 使档案在祖国的各项建设事业中, 发挥它必不可少的作用, 增强人们对档案工作的认识, 提高档案工作在社会上的地位。

档案是我们党和国家的宝贵财富, 因此档案部门工作人员的历史使命是很重的。让我们这些从事档案管理的人从基础工作入手, 以对档案事业的热爱, 脚踏实地地为档案工作做出应有的贡献。

摘要：档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。探讨改革档案工作同文书处理的工作关系, 切实做好这两项工作, 对当前和将来搞好文书和档案管理立卷归档工作有着极其深远的重要意义。

篇4：文书档案管理之一 文书与档案基础

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

篇5：文书档案管理之一 文书与档案基础

文秘类基础课试题卷

考生注意：所有答案都要写在答题卡上，写在试题卷上无效

一、选择题（文书与档案管理基础1-30；秘书基础31-60。每小题2分，共120分。每小题中只有一个选项是正确的，请将正确选项涂在答题卡上）

1．办公室的综合协调工作主要包含统一步调、化解矛盾、合理安排和

A．督促办理 C．参谋咨询

B．监督管理 D．下达命令

2．公文的行文关系有三种，下面选项不正确的是

A．上行文 C．平行文

B．逐级行文 D．下行文

3．评价一个机关工作作风的好坏，是否有官僚作风、衙门作风，都与文书档案部门的工作好坏有很大关系，这是因为文书档案工作在机关工作中

A．发挥承上启下作用 C．是领导的重要参谋

B．起到“窗口”作用 D．是机关领导的助手

4．以下适用于专业性很强的机关单位的业务文件材料立卷的部门立卷模式是

A．集中式 C．部门式

B．分工式

D．“谁办谁立卷”

5．下面不属于办公室性质的选项是

A．管理性 C．权威性

B．辅助性 D．综合性

6．以下不属于会议管理性文件的是

A．会议通知 C．签到簿

B．会议须知 D．会议简报

7．文秘人员对文书办理情况进行督促、检查，以提醒有关人员加快办文速度，这一环节称为

A．拟办 C．注办

B．承办 D．催办

文秘类基础课试题卷

第 1 页（共 8 页）

8．以下需要归档的文件材料是

A．上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件材料

B．上级机关征求意见未定稿的文件材料

C．上级机关印发供工作参考的抄件、复印件等

D．上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料 9．以下文种属于下行文的是 A．报告

B．请示

C．函

D．通知

10．下面属于会议形成的反映会议成果的正式会议文件是

A．会议日程 C． 会议记录

B．会议纪要 D．会议议程

11．现行机关单位在文件的分类中常结合运用三种立卷方式，分别是按问题特征立卷、按制发者特征立卷和

A． 按地区特征立卷

C． 按时间特征立卷

B．按文件名称特征立卷 D．按重要程度特征立卷

12．归档文件整理是以件为基本单位的，下面对件的表述不准确的是

A．文件正本与定稿为一件 C．原件与复印件为一件

B．转发文与被转发文各为一件 D．正文与附件为一件

13．立卷封条一般由单位自制，宽度一般不超过

A．4㎝

B．6㎝

C．2㎝

D．8㎝

14．下面不属于企业、事业单位文书与档案的特性的选项是

A．种类多样

B．专业性强

C．职能突出

D．政策性强

15．下面不属于收文处理的是

A．拟办

B．传阅

C．归档

D．用印

16．单纯按文件的主题（问题）立卷的方式叫做

A．立纯卷 C．立簿卷

B．一事一卷 D．以件代卷

17．对档案收集工作的意义表述不正确的是

A．是档案业务工作的起点

B．是维护机关单位对外形象的关键

C．是实现档案集中统一管理的根本途径 D．是积累历史文化财富的重要渠道

文秘类基础课试题卷

第 2 页（共 8 页）

18．保存磁性载体档案的库房相对湿度是

A．40% A．借阅

B．20%

C．50% B．借出

D．30% 19．档案利用的方式可分为提供利用和开发利用，下面不属于提供利用的方法是

C．档案网络查询 A．软铁

D．档案资料研编 C．铁淦氧

D．镍铁合金

20．制作防磁柜不能选用的材料是

B．塑料

21．以下关于卷内文件编号的位置表述正确的是

A．左侧装订的案卷，文件的正页在右上角编号

B．右侧装订的案卷，文件的正页在右上角编号 D．右侧装订的案卷，文件的反页在左上角编号 22．归档文件装盒时，还要填写档案盒封面、盒脊和

A．归档时间 C．立卷说明 A．竹木

这一发文环节称为

A．核稿

B．校对

C．签发

D．缮印

25．以下不属于档案收集范围的选项是

A．本单位立卷归档的文件材料 B．本单位的社会名人档案

B．案卷目录 D．备考表 C．甲骨

D．纸张

C．照片和图表文件资料可在背面随意位置编号

23．我国目前发现最早的文书档案的载体类型是

B．青铜

24．单位领导对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误，即批明发文意见并签字，C．与本单位不相关的其他单位的活动材料

26．按照国家标准不推荐使用的电子文件载体是

A．光盘

B．磁带

C．软磁盘 D．本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料

D．硬盘

27．以下不属于档案工作基本原则的选项是

A．统一领导、分级管理

B．保证档案的权威地位

C．维护档案的完整和安全

手续都记载在同一登记簿上的登记方法称为

A．分类式登记法 C．条目式登记法

B．流水式登记法 D．簿式登记法

D．便于社会各方面的利用

28．将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送

文秘类基础课试题卷

第 3 页（共 8 页）

29．下列不属于文件发往各单位的分发依据的是

A．按来源划分 C．按级别划分

B．按密级划分 D．按内容划分

30．案卷在贴封时使用的立卷封条不能是

A．加盖单位或立卷部门印章的白纸条

B．带有图案、代号等的自制纸条 D．白纸条

31．下面不属于秘书工作的基本属性的选项是

A．辅助性 C．政治性

于

A．开调查会 C．问卷调查 A．领导者

B．个别调查 D．统计调查 B．被领导者 D．领导行为 B．助手作用 D．窗口作用

B．超前性 D．服务性

C．上有如“立卷封条”字样的纸条

32．班主任为了了解贫困生张某的生活状况，特意召开班干部会议，这种方法属33．领导活动的核心是

C．作用客体 A．枢纽作用 34．对秘书工作在领导活动中的作用表述错误的是

C．监督作用

35．秘书调查研究的一般程序是

A．准备阶段—研究阶段—调查阶段 B．准备阶段—调查阶段—研究阶段 C．研究阶段—准备阶段—调查阶段 D．研究阶段—调查阶段—准备阶段 36．选择会场时，不正确的做法是

A．越大越好 C．地点合适 A．礼貌

B．大小适中 D．附属设施齐全 C．面面俱到

D．方便

37．秘书在群众接待工作中应遵循一定的原则，但不能是

B．负责

38．现代科技的发展促使我国秘书工作的发展呈现出

A．参谋职能强化趋势

B．秘书队伍年轻化趋势 D．女性秘书增多趋势 C．办公手段现代化趋势

文秘类基础课试题卷

第 4 页（共 8 页）

39．问卷调查的缺点是

A．经济节约，适用于大范围的调查 B．问题明确，答案标准化

C．易于统计与使用电脑分析

D．内容死板，无法了解更深层次的问题 40．下面不是按照规模分类的会议类型是

A．小型会议 C．大型会议 A．会议任务 C．会议文件 A．头脑风暴法 C．个别调查法

B．国际会议 D．中型会议 B．会议名称 D．会议经费 B．哥顿法

41．下面选项属于会议形式要素的是

42．目前国外新颖的调查方法不包括

D．专家调查法

B．踏实、细致、一丝不苟

43．秘书工作讲究“快”，这体现了秘书人员作风修养要求中的

A．敏捷、干练、勤快、主动

C．联系群众、深入实际、实事求是 D．文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢 44．组织一场单位内部人员会议，发出会议通知的时间最好在会议召开前

A．两个月 C．一个月

B．当天 D．三天左右 B．多功能秘书人才 D．公务秘书 B．喜庆热烈 D．朴素大方

45．复合型秘书人才又叫

A．高级秘书 C．事务型秘书 A．简单实用 C．庄严肃穆

46．庆祝会的会场装饰要

47．秘书人员筹备会议时错误的做法是

A．根据会议的性质、议题确定与会人员名单 B．依据会议的任务确定与会人员名单 C．依据职位高低确定与会人员名单

D．遵循领导的指示和要求来确定与会人员名单 48．秘书在收到的各种信件中，必须进行登记的是

A．私人信件 C．一般通知

B．一般咨询性信件 D．重要信件

文秘类基础课试题卷

第 5 页（共 8 页）

49．会议进行阶段产生的会务文书是

A．会议须知 C．会议简报 A．先自报家门 C．边听边记录

B．会议纪要 D．会议记录

B．没听明白的地方通话结束后慢慢琢磨

D．及时回应 B．左侧高右侧低 D．右侧高左侧低 C．会谈

D．工作会议

50．接听电话的不当做法是

51．会场主席台座次安排不正确的是

A．职务最高者居中

C．前排高后排低 A．座谈会

值的调查方法称为

A．综合调查 C．抽样调查 A．“快”

B．重点调查 D．典型调查 C．“要”

D．“代”

52．组织为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员召开的小型会议称为

B．报告会

53．从调查的对象总体范围内，抽取一部分样本，并以样本特征值推算总体特征54．对会议记录的技巧表述不当的是

B．“新”

55．秘书工作的本质就是服务，具体包括三个方面，其中不包含

A．为人民服务 C．为个人服务 A．椭圆形

B．为领导服务 D．为部门服务 B．“而”字形 D．“U”字形 B．语言文学类 D．外语知识 C．典型调查 B．证卡签到 D．会务人员代签

D．普遍调查

56．日常办公会、座谈会等小型会议不适宜采用的会场是

C．“T”字形 A．政治哲学类 C．历史地理类 A．抽样调查 A．簿式签到 C．座次表签到 A．不予理睬 57．下面选项不属于秘书基础知识的是

58．我国人口普查工作中采用的调查方式是

B．重点调查

59．一些小型而富于纪念意义的会议适宜采用的签到方法是

60．客人要见领导，但未事先预约，秘书最恰当的做法是

B．拒绝引见

C．直接告诉对方改日再约

D．礼貌地问明情况，再决定引见与否

文秘类基础课试题卷

第 6 页（共 8 页）

文书与档案管理基础（70分）

二、判断题（每小题2分，共20分。在答题卡的括号内正确的打“√”，错误的打“×”）

61．组卷时卷内文件排列次序应注意附件在前，正件在后。

62．办公室具有参谋和咨询职能，主要从收集资料和协助决策两个方面发挥这一职能。

63．在对卷内文件进行编号时，空白页也需编号。

64．电子文件的整理与归档和纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体和进行刻录工作。

65．印章加盖应规范，要求盖在正文之后的落款和年月日上，上不压正文，下不压年月日。

66．案卷标题“三要素”是由制发者、问题和名称三部分内容构成。67．党政机关公文，既可发给组织，也可发给个人。68．档案来源于文书，所有的文书都能转化成档案。

69．维护档案的完整与安全，是档案工作中贯彻始终的一项基本要求。70．立卷说明是立卷工作结束的标志之一，是编写机关全宗指南的主要依据和参考。

三、名词解释题（每小题3分，共12分）

71．文档一体化 72．案卷标题 73．平时归卷 74．档案登记

四、简答题（每小题5分，共20分）

75．简要回答档案收集的方法有哪些。76．立卷工作改革的方向是什么？

77．简述档案室工作的内容主要有哪些方面。78．请问严格把握存档质量应从哪几个方面做起？

五、综合题（18分）

79．钟苗大学毕业后到一家大型企业担任秘书一职，主抓文书档案工作。刚参加工作时热情很高，吃苦耐劳，细心负责，可是过了一段时间之后，钟苗看到公司老总对自己负责的档案工作不怎么过问，心想文书档案工作无关紧要，升迁机会少，工作热情一落千丈。请你向钟苗介绍一下文书与档案工作人员职业道德的主要内容。

文秘类基础课试题卷

第 7 页（共 8 页）

秘书基础（60分）

六、判断题（每小题2分，共20分。在答题卡的括号内正确的打“√”，错误的打“×”）

80．秘书人员只需要具备与秘书工作特点相适应的素质修养即可，不必在意一般机关工作人员应具备的基本素养。

81．在公众场合，对领导的不当指责，秘书要敢于辩驳，维护自己的人格尊严。82．领导者与被领导者同处于一个大系统中，二者互相依存。83．秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的综合性。84．“秘书”一词最早出现时指的是一种机构，而非社会职业。85．秘书在与领导的争论中一定要坚持从问题出发，而不是对人。86．一次会议的主要议题不宜过多，重大议题最好一会一题。87．书信往来时机密文件不可与普通文件混装，免得造成误拆。88．因工作需要开具的介绍信无需审批手续。89．会议筹备工作是会议成功的保障。

七、名词解释题（每小题3分，共12分）

90．秘书工作 91．印章 92．调查研究 93．领导活动

八、简答题（每小题4分，共16分）

94．如何认识秘书工作在领导活动中的综合性这一特点？ 95．简述会议的作用。

96．简要回答秘书安排领导公务活动应遵循的一般原则。97．秘书人员应具备哪些能力？

九、综合题（12分）

98．高叶是某高校校长办公室的一名秘书，这所高校正副校长共有五位，五人分工不同，性格各异，如何与这五位领导相处，高叶很伤脑筋，请你向他介绍一下与领导班子相处时应遵循哪些原则。

文秘类基础课试题卷

篇6：文书与档案管理

1．文书的格式是-----文书的表现形式。2．公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。3．“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征

4．公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。

5．公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

6．及时、准确、安全是文书工作的原则 7．正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。

8．正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。

9．组织机构一是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。

10．从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记

12．本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。

13．从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。14．发文机关留存的印刷本是指存本 15．根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。

16．通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

17．简报的特点是---简、实、快。

18.签发是指领导人对文件的发出签具意见

19．行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。20．行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。

21． 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容

22．档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录

23．发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。

24．校对要以---定稿为依据。

25．拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。

26．上行文是指请示

27．档案常用分类方法有三种，即---分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。

28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和

意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。

29．承办是同属于发文处理和收文处理程序

30．案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。

31．档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。32．档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。

33．档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。

34．文公用纸一般采用国际标准A4型 36．中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。

提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。

38．检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。

39．档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。

40．维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务

41．档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。

二、名词解释

1．文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。2．公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。

3．人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具

4．文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。5．专门档案----是各机关单位在进行某种

专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。

6．平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。

7．文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。

8．档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。9．公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。

10．定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。

11．正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。

12．存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。

14．计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。15．简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。16．总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。

17．调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。

18．司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。

19．人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。

20．会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。

21．主题---又称主题思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。

22．结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。23．文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。24．签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。

25．用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。

26．拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。27．承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。

28．查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。

29．档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。

30．档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。31．全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。32．档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点

33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

34.档案编研工作——是以馆（室）藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。

35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。

36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识 的过程称为主题标引。

37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。

38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。

39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。

三、简答题

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：

1、上传下达作用；

2、公务联系作用；

3、凭证记载作用。

2、文书工作有何重要性？——

1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文书工作是机关工作的纽带；

3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节；

4、文书工作是档案工作的基础。

3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。

4．文书工作组织形式选择的依据是什么？——本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。

5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。

6、试析报告和请示的关系。——相同点：

1、行文方向一致。

2、报送要求相同。

3、写作特点相同。

不同点：

1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。

2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。

3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则

在事前、事后、事情进行中行文均可。

4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。

7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件

8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

9、案卷的含义是什么？——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

10、文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

12．立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。

13、什麽是文书现实执行性？什麽是档案

原始记录性？-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。14．文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽？----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关材料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。档案的基本任务是：（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；（2）科学地管理档案，大力开发信息资源；9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。

15．文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。16．简述公文格式标准化的意义------（1）公文格式标准化是公文的性质所决定的。（2）公文格式标准化是公文处理所需要的。（3）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。

17．什麽是主题词？主题词的特点是什麽？----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。

18．成文日期是怎样确定的？-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，电报以发出日期为准；第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。

19．文书正文写作要求有哪些？----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“

（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。20．简述文书种类划分的意义。-----

（一）适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。

（二）适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。

（三）适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。

（四）适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。

21．简述公告与通告的区别。----

（一）发布机关级别不同。

（二）发布事项范围不同。

（三）发布事项的方式不同。

（四）所公布事项的特点不同。

22．简述请示与报告的区别。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文时间不同。

（三）内容含量不同。

（四）上级办理不同。23．主题的作用、依据、要求是什麽？----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。

24．文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。

25．文书语言表达的要求是什麽？---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。

26．简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：

（一）思想准备。

（二）拟订提纲。

（三）草拟初稿。

（四）征求意见。

（五）反复修改。

（六）誊抄文稿。

（七）确定标

印。

27．文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。

28．文书处理过程中有那些特点？——有以下特点：

（一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。

（二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。

（三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。

29．撰写拟办意见时应注意哪些方面？-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。

30．简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。

31．我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面？---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。

32．简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

33．以“件”取代卷的好处是什麽？——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。35．文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。

36．文书整理归档的基本原则是什麽？-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。

37．如何确定案盒内文书？——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。

38．归档的质量要求是什麽？----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。

39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。41．全宗内档案分类的方法有哪些？——常用1.分类方法，按照文件形成和处理的将全宗内档案分成若干类别；2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别；3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别；

42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么？——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。

43、档案鉴定工作任务是什么？——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆（室）藏档案的质量；2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。

44、什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。

45、档案保管期限的划分原则是什么？——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具

有长远利用价值的档案，应列为永久保管；2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管；3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。

46．档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。47．简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2.建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3.建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。

48.档案库房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。

49、档案安全检查应包括哪几个方面？——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。

50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。（1）桥梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

1、按编制方式分为：目录、索引、指南。

2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具

3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。

4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具

51.常见档案检索工具——

1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。

2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。

3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。

8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。

10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。

11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。

12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享

52.参考资料的种类：——

一、大事记： １、大事记的种类有：Ａ、机关工作大事记

Ｂ、国家和地区大事记Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记 也称为年谱

二、组织沿革：１、种类有：

A、机关组织沿革 B、地区组织沿革

C、专业系统组织沿革；

三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。

四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。

五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。

六、企业年鉴：的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。

七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

53.参考资料的编写一般方法：——

1、制定编写计划；

2、收集材料；

3、综合编写 54.编研工作的意义——

1、积极提供服务的有效方式；

2、提高工作水平的重要途径；

3、有利于档案原件的保管和流传。

55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化；2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化；

3、档案信息服务的社会化；4.档案工作组织管理的科学化。

56、实现档案现代化的条件。——社会条件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。

57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。

58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件；2.档案原件的准备工作；3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。

59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。

1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。

2征集收藏于和人手中的历史档案。3征集少数名族地区的历史档案。4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。

5收集散失在国外的历史档案。

60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和61、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉；2.防止软盘污染；3.注意防尘；4.远离外磁场。62、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏；2.查找迅速，传递方便；3.价格低廉，保存时间长；4.容易复制，有利于档案原件保护；5.便于推广普及。

63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；2.针对档案的载体为适用范围的标准；3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准；4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。

64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准；2.档案统计、提供利用标准；3.档案编纂及出版格式标准；4.档案工作现代化建设标准。

65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。

四、论述题

1．论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含

义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。

2、试析文书工作与档案工作的关系。联系：

1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。

2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。

3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。

区别：

1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。

2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

3、试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。4． 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或

者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。

文书立卷的基本原则

1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。拟写案卷标题的要求