探讨数字化档案档案数字化以及数字档案概念的差异性

2022-09-11

数字化档案、档案数字化、数字档案是现今档案管理中出现频率最多的三个概念, 同时也是现代有关档案管理文章中出现频率最多的词汇, 并且随着时间的推移, 呈现逐年上升的趋势。数字化档案、档案数字化、数字档案三个概念的出现使人们容易混淆其概念与使用方法, 所以有必要对这三个概念进行差异性区分, 方便使用者理解与运用。

一、数字化档案

数字化档案最早是在1986年《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》文章中提出的, 但没有对其下定义。在2005年发表的《数字档案资源建设中的著作权问题研究》文章对数字化档案进行明确定义:“数字化档案是档案的复制品, 经过办公自动化软件形成的电子文件归档后形成的电子档案, 是将传统档案形成数字化形式的档案。”数字化档案包含两部分, 一是信息化的进程, 办公自动化的出现使档案管里大量的档案生成电子文件, 然后对生成的电子文件进行归档存储。另一部分是指档案文件利用网络数据库技术, 将纸质的档案文件进行扫描、压缩形成数字化的档案。所以, 数字化档案是纸质档案进行电子文件归档后的一种表现形式, 并不是真正的档案。

二、档案数字化

档案数字化最早是在1993年李惠波在《档案学研究》提出的。2002年李小春对档案数字化定义为:“档案数字化是计算机网络数字化技术在档案管理方面的应用。其包括两部分内容:一是将传统纸质档案文字信息、图片信息等通过计算机进行档案数字化处理;二是档案信息的数字化可以将纸质档案信息还原, 用户则可通过计算机将档案信息输出。”档案数字化是以计算机为载体将纸质档案信息与档案数字化进行相互转化。

三、数字档案

1979年方志豪在《经济管理》上发表的文章中首次提到数字档案, 自此之后数字档案开始频繁使用。在2005年宋岩将数字档案定义为:“数字档案是将历史记录信息通过计算机等电子技术进行数字编码并保存的一种档案, 通过计算机数字编码的形式代替传统纸质档案的载体。”数字档案是真正的档案, 但却是一种虚拟的档案。

四、数字化档案、档案数字化以及数字档案概念的差异性

(一) 数字化档案与档案数字化的不同

数字化档案是档案的复制品, 并不是真正的档案。而档案数字化是以计算机为载体将档案信息进行录入、转化处理, 是将纸质档案转化数字化的一个过程。档案数字化的处理对象是档案, 而数字化档案是档案管理的辅助品。

档案数字化是通过利用数字化技术, 保护数字化档案原件的保存与使用, 是数字化档案演变的过程, 即没有档案数字化就不存在数字化档案。数字化档案的发展与档案数字化的发展都是为了满足现代社会发展的需求, 保护档案原件, 提高档案检索速度, 发挥出档案信息的利用价值, 促进档案资源的管理与开发利用。

(二) 数字档案与数字化档案的不同

数字档案是现代办公自动化应用软件通过数字代码的形式将历史记录下来, 是现代社会档案发展的一种新形式。数字化档案是数字档案的复制品, 不具备档案的基本属性, 因此数字化档案不是真正的档案。

(三) 数字化档案、档案数字化以及数字档案的区别

数字化档案、档案数字化以及数字档案, 都含有“档案”与“数字”, 其中数字化档案与档案数字化与“数字档案”没有任何关系, 并不是真正的档案。档案数字化是数字化档案演变的过程, 而数字化档案则是档案数字化演变的必然结果, 没有档案数字化就没有数字化档案。数字化档案是档案数字的复制品, 而档案数字化则是将纸质档案进行数字化加工的过程。

五、结语

通过对数字化档案、档案数字化以及数字档案的概念差异性进行分析研究, 有利于人们对这三个概念的区分与使用, 提高档案信息的利用率, 充分体现出档案的价值, 促进档案领域的发展。

摘要：数字化档案、档案数字化以及数字档案三个概念, 由于文字没有多大的区别, 往往很容易使人们对这三个概念产生混淆。本文通过对这三个概念进行全面的分析, 可以得出:数字档案是真正的档案, 而数字化档案是档案数字的一种表现形式, 是档案数字的复制品, 它是由档案数字化演变的结果, 并不是真正的档案, 而档案数字化是数字化档案演变的过程, 其概念有广义与狭义的区分。

关键词：数字化档案,档案数字化,数字档案