浅谈疾控机构业绩档案的管理

2022-09-12

疾控机构业绩档案主要指专业技术人员在从事疾控工作及科研活动中直接形成的历史记录, 它完整地记载了各类专业人员的资历、能力、业绩和专业技术水平, 为加速人才培养、提拔和聘用提供完整、客观的依据。当前疾控机构正在进行的绩效工资和岗位设置工作更是与专业技术人员业绩息息相关。因此, 建立健全疾控机构专业技术人员业绩档案, 并加以科学化管理, 对保证各项体制改革的顺利进行和促进疾病预防控制工作的正常开展具有十分重要的意义。结合本人多年从事档案管理工作的实践, 以下就加强业绩档案管理浅谈几点认识。

一、疾控机构业绩档案的内容

本中心根据业务人员的特点, 将业绩档案内容分为以下几类:1.基本信息材料。包括个人业绩档案履历表、学历、学位、计算机、外语、执业医师等证书材料;2.职务、职称变动情况及证明材料;3.在职学习、培训、进修深造材料, 参加各类培训、继续医学教育、获得的资格、内审员、上岗证书等材料;4.论文及其SCI等收录情况、著作、科研立项、成果、获奖等情况的材料;5.社会兼职、参加社会各类学会、协会、学术团体及任职情况的材料。

二、疾控机构业绩档案的特点

专业技术人员业绩档案除具有档案的基本特征外, 还具有鲜明的特点:1.材料分散, 收集难度大。业绩档案材料内容是多方面、多层次的, 有上级颁发的, 也有部门评议的, 还有自己撰写的, 来源分散、范围广, 不利收集。只有靠平时的点滴积累、及时收集才能为形成完整有价值的专业技术业绩档案。2.内容丰富, 变动频繁。业绩档案反映的是每位专业技术人员延续性的动态的程, 形成的材料是不断补充、增加与完善的过程。由于专业技术人员业务活动、工作业绩的累积处于不断变化中, 因此, 业绩档案材料内容变动频繁。档案管理人员只有及时了解这些变化, 并将其真实地记录在案, 才能保证业绩档案的准确性和完整性。3.利用率高, 意义重大。业绩档案是领导、组织、人事部门和专业技术人员最经常利用的。无论是专业技术职务评聘、参加在职学历教育、申报各种奖项, 还是选优评模、人才提拔、考核干部、工资改革以及绩效奖金分配等方面都发挥着重要依据和凭证作用。

三、疾控机构业绩档案的作用

1. 科学评价专业技术人员的能力和水平。

业绩档案记录了专业技术人员业务发展全过程, 是个人业绩的真实写照。建立业绩档案体现了尊重知识、尊重人才和对专业技术人员努力的认可, 能增强专业技术人员的荣誉感。

2. 可供单位人才利用状况分析使用。

业绩档案客观上反映一个单位的整体人才状况、科研实力、技术水平以及发展潜力是单位专业技术实力的凭证和单位重要的无形资产。业绩档案有利于单位全面客观地考察、了解、管理和使用专业技术人员。

3. 为人才流动、职称晋升和聘用等提供完整、客观的依据。

业绩档案的建立, 为科学拔尖人才和学科带头人的选择以及政府特殊津贴发放对象的确定、职称评定、工资、奖金等级发放等提供客观依据, 也为本单位工作成果统计分析提供了基础资料。

4. 业绩档案的建立是国家实验室认可和疾控绩效考核的重要内容。

业绩档案的建立和管理是否完善, 反映了单位的卫生防病管理水平, 也是质量管理体系及实验室认可/认证工作及疾控绩效考核的重要内容。专业技术人员在卫生防病、科研实践中创造出的成果、经验和教训记录, 也为疾病预防控制事业提供了强有力的保障。

四、疾控业绩档案的管理

近些年来, 中心充分认识专业技术人员业绩档案的重要性, 进一步健全完善管理制度, 加强档案队伍建设, 全体人员积极配合, 大大提高了业绩档案的应用和管理水平。主要做法是:

1. 健全业绩档案工作制度。

我中心建有较完善的档案工作网络, 每个科室都确定了兼职档案员, 业绩档案的日常收集都由各科室兼职档案员来承担。各科室兼职档案员根据办公室确定的收集内容和范围将所在科室的专业技术人员的相关材料积累起来, 于每年年底集中交于办公室汇总, 由业绩档案管理员负责对各科室上交的个人业绩档案材料进行审核, 对档案资料数量、质量进行严格把关, 以保证归档材料符合案卷的质量要求。凡符合审核要求的存入其个人业绩档案卷宗;不符合要求的, 则提出意见并退回本人补充与完善或由其自行处理。近年来, 我中心还将业绩档案这项工作纳入单位年度工作综合任务目标中, 实行中心对科室、科所对个人的两级考核, 大大增强了相关人员的责任意识, 确保了中心专业技术人员业绩档案的完整和齐全, 发挥展现了业绩档案应有的作用,

2. 加强业绩档案材料的收集工作。

近年来, 中心通过加大宣传和指导力度, 提高了专业技术人员对业绩档案的认识, 促使个人主动上交与组织收集相结合, 确保业绩档案的全面、完整。档案部门加强与专业技术人员的联系, 及时收集当年形成的各种业绩材料。对调入的专业技术人员, 尽量让原单位把档案转至新单位;对新毕业的学生, 要求将其个人简历、学历、学位证书等按规定时间上交建档。

3. 加强业绩档案材料的立卷归档。

档案部门对收集到的材料要认真建档, 针对档案的内容不同, 细心归纳整理、编目、著录, 妥善保存。材料形成后, 既遵循档案管理的基本原则, 又要根据业绩档案的特点, 以个人建档, 按一人一案卷形式, 案卷次序编排先按科所, 后按职称从高到低;卷内次序编排先按类别, 后按形成时间顺序;每卷有卷内目录, 每份材料有顺序号, 一旦生成, 即使调离科室也不再变动, 以个人为单位分类汇总后盒装形式上架存放, 案卷盒背脊处注明标签, 建立统一的检索工具便于查阅。专业技术人员退休后, 档案要抽出来另架存放。保管期限的原则划分为长期。由于每年都有人员的变动, 因此应每年更换一次档案目录。同时要配备标准的库房, 落实硬件设施, 为档案存放创造一个良好的保管环境。

4. 加强业绩档案的开发利用。

要充分利用计算机在业绩档案中的作用, 建立和完善专业技术人员业绩档案数据库, 及时更新数据, 保证档案资料的完整、系统和延续, 动态化管理业绩档案信息, 保证业绩档案信息的真实性和准确性。要注重工作实效, 在严格执行保密制度的前提下, 坚持热情服务, 尽最大努力用足用好业绩档案资料, 努力提高业绩档案的使用效率。近年来, 为配合实验室国家认可、资质认定的需要, 我中心根据实验室国家认可评审准则和中心质量体系等相关文件的规定, 以业绩档案的相关资料为依据, 重新组建了包括技术人员的相关能力、继续教育和专业资格、培训、技能以及授权等内容的个人技术档案, 为中心顺利通过资质评审和绩效考核工作提供了有利的依据。

摘要：疾控机构专业技术人员业绩档案是管理人才的重要依据, 是单位专业技术实力的客观凭证, 也是实验室认可和疾控绩效等考核的一个量化指标。本文作者结合档案工作实际和当前疾控工作形势, 提出了加强业绩档案管理的一些看法。

关键词：疾控,业绩档案,管理