浅谈储备系统档案管理的服务方法

2022-09-25

知识经济时代, 档案部门开展知识服务是提高竞争力的需要, 是促进自身发展的需要。因此, 储备系统档案管理部门必须以当前档案信息资源为基础, 加强开发和利用, 积极开展知识服务, 创新档案服务机制, 积极主动地为储备事业发展服务。

一、开展服务项目

(一) 建立档案网页开展网上利用服务

随着档案管理事业的可持续发展, 档案内部局域网普遍建立, 储备系统档案部门应充分利用这一平台, 实现档案信息的网上检索, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 以积极促进档案信息服务利用的网络化、档案管理工作的自动化、档案信息资源的数字化、数据库化, 加强档案管理现代化建设。如:建立目录管理数据库, 以方便用户快速便捷查询;加强档案部门与宣传部门的合作, 及时归档储备系统重大活动中形成的新闻录像档案, 建立数字化视频档案数据库, 为档案资源的宣传和利用提供基础。

(二) 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”

储备系统档案管理部门应建立和完善储备系统“电子文件 (档案) 数据管理中心”, 对网站内的归档电子文件采取集中管理的方式, 对于非保密性电子文件在网站上提供一定的查询和利用服务, 以逐步扩大电子文件信息资源的共享率, 拓宽信息利用覆盖面, 提高电子档案资源的有效利用率。

(三) 开展信息化的服务方式

储备系统传统档案利用一般采取到档案部门利用档案、阅读档案复制件或公布件的方式, 这种方式用户不能快速及时的获取所需要的信息, 信息的实效性大打折扣, 而通过信息系统、信息网络能及时准确地获得多种信息, 有利于促进档案信息资源的高效利用。

(四) 有方向性的开展在线服务

储备系统档案部门可汇编相应的专题, 并通过在网页上提供数据库查询、电子信箱或在线咨询等服务方式, 加强档案部门与用户的信息交流, 提供查询和资信服务。

二、拓展服务领域的方法

(一) 兴办服务实体, 发展档案产业

当前, 储备系统档案室已由传统的“档案收藏机构”转化为“档案信息的聚集中心和交流中心”。而档案员也由传统的“档案的保管员”转变为“档案信息资源的提供者和服务者”。新时代背景下, 促进档案管理的信息化建设是档案改革创新的基本方向, 储备系统档案管理部门应在提供档案信息服务的基础上, 创建档案信息服务产业, 建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

(二) 加强横向联合, 实现信息资源共享

随着时代的不断进步和发展, 人类已逐步进入信息化社会, 知识和信息总量不断丰富。为有效利用信息, 储备系统档案管理部门应建立一个完整的储备信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。

三、解决服务中的困难

面对储备部门档案“生存”的现状, 既不能依靠“上帝”的仁爱, 也不能坐等“恩赐”, 必须用改革发展的思路来解决服务中的困难。

(一) 强化档案资源建设在储备系统档案服务创新中的地位, 把档案收好、管好、用好

收是基础, 管是手段, 用是根本。立室之基和档案服务之基都在于档案资源建设, 由此可以看出档案资源建设的重要性。因此, 储备系统档案管理必须树立“深化档案资源建设抓源头”的监管理念, 实现常规归档和适时归档的有机结合, 加强对不同载体档案的监管工作, 积极推动档案信息资源建设。

(二) 储备系统档案服务创新必须加强基础建设, 即加强室藏档案信息化建设

逐步实现室藏档案信息化, 其不仅有利于档案保护工作, 而且便于档案的有效利用。因此我们应把室藏档案信息化建设作为一项基础性建设任务来抓, 以现代化信息技术为依托, 加大资金投入, 促进档案信息资源的数字化、网络化。

(三) 储备系统档案服务创新工作有效开展的根本保障是建立一支综合素质较高的档案管理人才队伍

当前, 档案部门仍然是一个弱势群体, 也是一个弱势部门。我们在具有忧患意识的同时, 还要苦练内功, 更新理念, 努力探索储备系统档案服务创新之路。只要有一支高学历、高层次的档案服务创新团队, 档案工作才能实现跨越式发展。

随着信息化技术的不断进步和发展, 档案管理工作由纸质档案管理向网络化管理方向发展, 同时其极大的推动了我国储备系统档案管理工作的发展。新形势下为, 储备系统档案管理机构必须以先进管理理念为指导, 解放思想, 大力创新档案管理服务办法, 拓展服务领域, 推动档案管理工作的创新服务, 以促进我国储备系统档案管理工作的可持续发展。

摘要：当前如何实现档案管理工作的创新服务已成为档案工作者亟待研究和探索的重要课题。新时代发展背景下, 储备系统档案管理部门必须大力创新档案管理服务办法, 拓展服务领域, 以创新性的开展档案管理与服务工作。

关键词：储备系统,档案管理,服务