疾控中心业务档案两级管理模式研究

2023-01-24

疾控中心业务档案是疾控工作者长期积累、归档管理、科学研究而保留形成的, 对开展疫情预测预报、流行病学调查和保障公共卫生安全方面, 具有重要意义。疾控中心业务档案两级管理能有效提高业务工作水平、促进档案管理工作的高效开展。

一、基本内涵

(一) 疾控中心业务档案。疾控中心业务档案是指疾控中心进行疾病控制与管理、卫生监测而开展的计划免疫、法定传染病或地方病监测、防疫和监督、健康卫生教育等工作的工作记录和报告结果。

(二) 疾控中心业务档案两级管理模式。疾控中心业务档案两级管理模式:是指疾控中心开展疾病控制业务形成的技术档案的管理工作由中心和所两级部门, 在疾控中心综合档案室的统一监督指导下进行分级管理的档案管理模式。

二、管理范围

(一) 中心档案管理范围。一是突发公共卫生事件资料:包括疫情爆发、重大事件、中毒调查的调查报告、现场调查记录和年度总结等资料。二是重点业务资料:包括疫情流行病学调查;疫情流行趋势预测;常见病、慢性病、法定传染病和地方病等疾病的防治方案及总结、卫生监测总结以及各项工作的统计月报、年报等综合性报告资料。三是专题调查资料:包括调查设计、调查报告及总结和相关统计资料。四是业务工作研究档案:包括业务工作相关法规、规章、标准与技术方法 (具体包括编制说明、验证报告、研究报告) 等资料。五是省级以上刊物发表的业务论文。

(二) 所管档案范围。一是常规业务资料:包括常规检测记录、小结、报告;经常性卫生检查、抽查资料和控制结果;病理检验与化验报告等相关资料。二是常规公共卫生事件资料:包括一般疫情、食物中毒、污染事故的处理材料、结果和检验报告等相关资料。三是一般卫生监测健康资料:包括健康因素危害监测资料 (检验单) 、从业人员体检资料 (体检表) 、卫生知识培训资料 ( 培训教材、培训计划、培训工作总结 ) 等相关资料。

三、实施方法

(一) 建立健全业务档案工作网络体系。由疾控中心主管领导牵头、各所领导参与, 积极建立健全中心业务档案工作网络体系;制定业务档案工作总体规划、协调部门关系、解决两级管理中的各种实际困难;中心综合档案室负责各所档案管理工作的监督检查和指导工作。

(二) 建立切实可行的业务档案管理制度。首先, 在深入了解各所主要业务活动领域和职能的前提下, 紧密结合《国家疾病控制规范》业务活动形成材料范围的规定, 有针对性地开展中心档案室业务档案归档范围的确定工作。其次, 各所应针对本所业务实情, 提出本所立卷标准、确保所级档案立卷规范。最后, 必须严格规范各级档案的保管利用, 严禁任何人以任何理由将业务档案据为己有。

(三) 加强对所级档案管理人员的业务培训。所级档案管理人员多是兼职开展业务档案的管理工作;相对缺乏档案管理的专业知识, 亟需业务培训;中心综合档案管理部门应定期加强所级档案管理人员的业务知识继续教育, 尤其是立卷和编目领域专业培训亟待加强。

(四) 坚持两结合原则, 推行档案管理责任制。在业务档案立卷归档相应考核指标确立的前提下, 推行档案管理责任制, 必须坚持定期考核与年终考核相结合;业绩评价与经济责任相结合的两结合原则。

四、指导意义

(一) 业务档案两级管理, 可促进业务工作的全面提高。业务档案两级管理, 使中心业务人员能够在占有大量所级常规监测资料的基础上, 开展科学研究和医学统计分析, 提供高质量、高规格的综合性业务报告;有效杜绝干工作只停留在一般性工作小结的陈规旧习现象发生;有利于参与省级、部级、国家级疾控信息交流, 从而有效促进业务工作的全面提高。

(二) 业务档案两级管理, 可及时满足疾控工作的日常需要。疾控工作具有延续性的特点, 监测点开展疾控监测, 经常需要调查既往业务档案;监测点变更也要求各疾控所随时补充或注销原有业务资料;业务档案两级管理, 可及时满足所级疾控工作的日常需要。

摘要:疾控中心在划清中心和所管理范围的前提下, 通过建立切实可行的业务档案管理制度;建立健全业务档案工作网络体系;加强对所级档案管理人员的业务培训;坚持两结合原则, 推行档案管理责任制, 开展业务档案的两级管理, 可以有效提高业务工作水平、促进档案管理工作的高效开展。

关键词:疾控中心,业务档案,两级管理

参考文献

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[3] 宋少青, 王月洲.卫生防疫业务档案两级管理模式[J].职业与健康, 2007 (17) .