浅谈动态管理是企业档案管理的可行之路

“管理与时代同步”是各项事业发展永恒的主题, 随着我国改革的进展和社会主义各项事业的发展, 企业档案管理也应实现“档案管理与时代同步”, 使企业档案管理更好地体现时代性, 把握规律性, 富于创造性。围绕这一主题, 笔者以中铁大桥局集团二公司档案管理为例, 浅谈动态管理模式是企业档案管理的必由之路。

一、国家档案局10号令为档案动态管理提供了依据

2012年12月17日国家档案局发布10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》, 对企业档案管理工作提出了新的更高的要求, 因此, 二公司顺应形势的发展, 按照《规定》中“正确界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限”和“企业文件材料归档范围”“企业档案的保管期限”的规定, 同时依据“企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时, 应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值, 统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求, 准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限”的要求, 对公司档案管理现状进行了调研, 针对档案管理中存在的问题, 利用近一年的时间对公司档案进行了清理、规范、梳理, 并结合工作实际, 实施了档案动态归档制度, 变过去档案年度上报归档为现在的动态归档管理模式, 通过一年多的工作实践, 形成公司档案动态管理良性工作机制, 大大提高了档案的归档质量。

二、科学整合档案资源为档案动态管理奠定了基础

根据10号令的有关规定, 二公司对现有的档案资源进行了科学整合, 以便于搜集、便于查询、便于调阅、便于管理为目的, 分为“科技档案类, 实物、声像、印章类, 文书档案类”3类施行动态管理。

一是对科技档案施行动态分类管理。根据二公司科技档案原有10大项归档内容, 把其中7项纳入动态归档范围, 包括:中标通知书、开工报告、施工合同、反映工程总里程设计图、质量鉴定证书、竣工验收报告、工程结算单:该结算单可能出具的较晚, 公司将及时追缴。其他反映工程总里程竣工图、施工总结、竣工图和其它竣工资料可在竣工后集中、及时进行移交。

二是对实物、声像、印章施行动态综合管理。过去公司对此类档案由于种种原因一直管理不到位, 习惯于工程竣工后再去联系相关人员办理此类档案的移交工作, 极易造成此类档案在项目施工过程中由于人员变动或存放不便而丢失的现象。现在公司施行了声像档案同步移交归档, 印章档案实现了动态追踪管理, 其他实物档案按季度目录清单报表实现了和工程项目同步对接管理。

三是对文书档案施行动态即时管理。严格落实“三改”, 即:一改过去年度归档形式, 变现在的季度目录清单报表形式, 档案室根据上报的文书目录清单及时反馈意见, 对重要文书随时进行追缴归档;二改以往文件由部门分散移交归档的拖拉方式, 变为目前由档案室向总经理办公室和党委办公室根据两办网上公文流转生成的目录清单先进行初步确认归档文件范围, 再由各部门负责人确定后由档案室集中进行相应纸质文件及文件审批表、文件批复单的打印工作;三改公司非文件类文书一往被动归档形式, 现采取上门现场确认的方式, 大大减少了公司非文件类重要文书流失的现象。

三、完善规章制度体系为档案动态管理提供了保障

根据10号令的有关规定, 二公司不断规范档案动态管理目录, 严格档案动态上报程序、落实档案动态管理制度, 确保各类档案的安全性、完整性、时效性。

一是规范档案动态管理目录。二公司对3类动态管理档案的目录范围进行了统一规范, 并形成电子文档, 便于利用信息技术准确、便捷地查询、调阅, 如:对实物档案归档明确目录范围为“项目部在工程质量、施工进度、劳动竞赛、科技创新、先进评比中所获得上级单位颁布的奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书等荣誉实物档案;省 (部) 级以上领导、社会知名人士为项目部所题字、题词、作画等名人字画实物档案;同行、上级、政府等赠送给项目部具有纪念意义的礼品赠品等实物档案;桥模、画册、纪念章等对企业具有纪念意义的实物档案;其他经公司认定具有保存价值的实物档案”5项。

二是严格档案动态上报程序。为确保档案动态全面、及时, 二公司不断完善上报程序, 要求公司所属各项目部办公室每月留意各类档案的动态情况, 及时收集、归档、上报相关信息, 并建立项目部内部月统计汇总制度;每季度根据日常所掌握情况和月上报情况, 按照目录范围要求填写、上报《XX类档案累计登记季报表》;公司档案室对各项目部所报清单进行审核并回复审核意见, 对重大档案采取上门现场确认的方式, 确定《XX类档案累计登记季报表》所列档案是否符合“10号令”应归档的范围, 并确定正式向公司档案室移交归档日期。

三是落实档案动态管理制度。加强制度建设, 是二公司施行档案动态管理的有效举措, 如:建立完善了各类档案归档动态表上报制度, 每个季度后10日前, 项目部上报《XXXX工程项目XXXX年X季度XX类档案归档情况动态表》, 公司档案室汇总后及时汇编并在全公司范围内发布《中铁大桥局二公司工程项目XXXX年X季度XX类档案归档情况动态表》, 及时掌握各类档案动态归档情况。公司档案室将根据各项目部各类档案搜集情况及时下发《XX类档案动态归档通知单》。

二公司通过认真贯彻落实10号令, 科学整合档案资源, 完善规章制度体系, 创新档案归档动态管理模式, 给档案管理带来可喜的变化:

一是档案管理更加完善, 档案归档总量大幅提高, 据公司统计2013年公司非文件类文书归档达184件, 超过了近五年的总和, 实现量的提升;二是档案资料更加规范, 据公司组织调查, 施行档案动态管理以来, 档案归档合格率达到100%, 实现了质的飞跃;三是档案查询更加快捷, 过去查阅历史档案平均需要20分钟, 现在通过规范的目录、准确的电子文档, 不到1分钟一“搜”便知;四是档案调阅更加准确, 在施行档案动态管理过程中, 公司规定“对重大档案采取上门现场确认的方式”, 确保了归档档案的全面、真实、准确、无遗漏, 档案调阅准确率达100%。

实践证明, 二公司施行档案动态管理有效破解了过去“档案归档时效性不强、归档质量不高、档案搁置、查询难、调阅难”等方面的问题, 为企业档案管理找到了一条可行之路。

摘要：第一部分论述了国家档案局发布10号令为加强企业档案动态管理提供依据;第二部分从“怎么做”阐述, 对企业档案动态管理的科学整合;第三部分从完善规章制度体系为档案动态管理提供保障阐明“作为记录企业发展轨迹的档案管理工作也要与时俱进, 才能不断提高档案管理水平, 使企业档案管理工作真正服务于企业发展的需求”。

关键词：档案管理,制度体系,奠定基础