数字时代档案管理对企业记忆支撑作用分析

2022-09-10

随着现代网络和计算机技术的发展, 当今社会也逐步迈向了数字化的时代, 档案的管理直接影响着企业的发展, 采用信息技术不仅可以提高档案管理工作, 还可以丰富档案的形式, 为档案的未来发展以及确立档案数字化环境对企业记忆的支撑产生一定的效果, 实现对档案的信息社会服务。

一、企业档案管理对企业记忆的长期保存

(一) 档案的意识淡泊, 造成对企业记忆的构建形成阻碍。

无论是企业的领导抑或是单位的一般员工, 在对档案的宣传以及经验等方面的问题会直接影响档案管理停留在最初的认知上, 例如对企业文件的收集、整理以及查阅和保存。一般而言许多档案工作人员以及企业员工对档案的意识比较淡薄, 不能够为企业档案中发挥很好的作用, 提升企业的核心竞争力。如果一名档案工作人员对自己从事的档案工作的重要性都没有足够的认知, 还习惯于简单的检索、查阅、保管这样的档案工作内容, 那么这样简单的忙碌工作也将档案工作变成了“死档案”, 无法利用档案来与企业的其他部门进行沟通, 从而直接浪费了档案资源。也可以这么说, 档案意识直接影响到整个企业构建完整、真实的企业记忆, 并且大量有价值的文件被忽视、重要的档案不被及时的处理都成为企业档案发展的最大的障碍。

(二) 档案管理滞后, 在长期保存方面存在问题。

对于企业工作人员而言, 档案管理工作者的工作内容相对于独立, 默默的处理档案管理这份工作, 而这样乏味的工作却比较容易使人缺乏创新以及竞争的危机感。

(三) 集中开发利用, 充分发挥企业记忆作用。

首先, 档案管理的最终目的是提供利用。但是在某些方面档案工作人员主动服务的意识比较薄弱, 都是坐等工作任务, 而这种工作模式仅包含了档案的原始信息, 无法满足档案使用者的期望;其次, 缺乏专业的档案技术人员对档案的信息进行分析和研究, 不能够将原始档案信息编研成直接对企业有价值的简单的信息资源, 让档案使用者简单易懂;最后档案的服务模式比较单调, 没有为档案的使用者提供满意的体验, 而这就直接制约了档案在企业记忆的发展。

(四) 缺乏管理人才, 是企业的记忆的维护与塑造的短板。

人才的缺乏直接影响一个企业的发展, 然而档案管理人员素质的高低也就直接对档案信息服务的质量起到关键的作用, 它直接联系着企业记忆的塑造与维护。就目前而言, 许多企业的档案部门都是作为企业的辅助部门来进行工作, 使档案部门的人员与设备的配置上无法满足企业对未来的规划。在对人才的管理上一般录用的是年龄偏大、学历较低、对企业所处行业认知不足以及对档案专业知识匮乏的员工, 他们主动服务的机能更新较慢, 不能提供更深层次的服务。

二、档案资源收集对于企业记忆的影响

企业建立档案部门的目的就是为了记录和承载企业自身的价值。档案是企业经济发展和谐的基础, 也是为了能够提供给其他部门领导参考、学习的宝贵经验。建立档案部门其实是对企业记忆的控制, 能够帮助企业对主流行业的发展动向进行规划与了解。通过对相关档案的一系列的整理与记载能够形成对企业未来发展有时代性的发展动向, 帮助企业占领主导地位, 从而激励企业员工更具有创新意识, 并巩固企业文化为企业的未来发展提供方向。

档案资源的收集不仅仅直接完善企业档案记忆, 并能够保证企业信息资源数字化能够进行正常的运作。由于档案的管理工作比较零碎与繁琐, 在各个部门中都需要及时的进行数字信息的收集与管理, 而这些数字化的信息流动也呈现着现阶段企业的经营以及生产的记忆, 一旦没有及时的进行记录就会造成企业记忆的缺失。因此, 在档案的收集工作中一定要根据档案工作人员的经验来收集并保存有价值的信息, 为企业的后续发展提供有利的资源信息。值得注意的是, 许多关键的档案资源信息并非总处于固化状态, 倘若不能及时收集, 则易造成有价值资源的流失。目前, 许多企业采用邮件系统作为关键管理平台。许多邮件属于失控状态, 即使是重要邮件也未必被列入企业档案的范围内。因而, 要想确保企业记忆的完整性, 就必须对各类数字化文档信息保持较高的敏感度并及时收集与整理。

三、结论

企业档案是实现企业记忆的有效方式。为了能够使企业员工更真实的了解企业的运作以及发展, 正确的解读企业只有根据企业档案来客观和真实的反映出, 这也是实现企业记忆控制的唯一途径。企业需要吸取过去的经验来弥补对企业未来发展的传承。由此档案工作者在构建社会历史记忆的关键因素中对档案的保存是每一个档案工作人员的义务, 而铭记企业的记忆是企业员工的责任。数字时代档案管理也是基于一种企业对未来发展发挥导向作用的有效方式。

摘要：随着信息社会的不断发展, 档案的信息资源的开发与应用也采取了科技的手段, 通过科技手段对档案进行深层次的整理和处理可以将档案进行数字化的管理, 进一步有效的开发有价值的能为社会服务的信息资源。在数字化发展的现代, 技术的发展之于人们也是随着人们对信息需求的增加而使得对档案信息的开发尤为重要。因此, 文章通过对数字时代的档案管理对企业的发展做进一步浅述。

关键词：档案,信息管理,知识管理,文化传承