公积金电子档案管理应用浅析

2022-09-11

随着信息技术的高速发展, 计算机和互联网的广泛应用, 越来越多的住房公积金管理部门实现了电子化办公。各项工作流程全部逐步实现了电子化操作, 随着越来越多的信息、文件、资料迁移到了电子和网络载体上。档案管理也从传统纸质档案更多地转变为电子档案。由于档案管理工作的特殊要求和电子存储的可复制、易更改、易丢失的特点, 电子化办公在提高住房公积金管理部门工作效率的同时, 也带来了电子档案管理方面的挑战。因此, 如何加强电子档案的管理应用, 成为目前住房公积金管理部门档案管理工作的一大挑战。

一、住房公积金电子档案的特点

传统纸质档案的载体是纸张。在正常情况下, 只要保存得当, 纸质档案的保存期限可达成百上千年。但纸质档案也存在一些问题, 比如, 所占空间大, 查找检索繁琐, 移交转移困难, 不耐水耐火耐虫等等。相比之下, 电子档案与纸质档案有着截然不同的特性和特征。

(一) 存储介质截然不同

与纸质档案不同, 电子档案存储记录在于计算机的存储器件中, 如普通硬盘、固态硬盘、光盘、U盘等等。因为这些存储介质的容量很大, 也就能容纳大量的文件。比如, 一张700M的CD刻录光盘可以存储716800KB的内容, 而一个word或excel文档页面的大小一般不到KB。也就是说, 一张光盘可以存储的文件可达7万页以上。所以, 与传统纸质档案相比, 电子有着极高的存储密度, 成本更低, 所占空间更小, 也更节能环保。

(二) 移交方式截然不同

档案管理中不可避免的会出现不同部门之间相互移交递送的现象。纸质档案受空间距离的影响, 其移交递送需要花费一定的时间和人力物力。而电子档案的移交递送则不同。一般来说, 需要保密的档案可以通过光盘介质进行移交, 虽然也受空间距离限制, 但胜在轻便;而不需保密的档案则可以通过互联网来完成, 只需鼠标一点, 再远的距离都可瞬间到达;现在很多单位组织建立了自己的内部网络, 需要保密的文件可以通过内部网络进行移交传递, 更加节省了人力物力。

(三) 检索方式截然不同

纸质档案所占空间大, 整理归档之后要重新检索查阅依赖于人力, 特别是一些年代久远的档案, 查找起来极为麻烦。而电子档案则不同。大量档案存储于体积极小的光盘或硬盘中, 只需输入关键字符, 很快就能查找到对应的档案文件。既方便快捷, 又省时省力。

二、电子档案管理存在的问题

由于计算机在存储介质、传播方式上的特殊性, 电子档案在带给我们方便的同时, 也给档案管理工作带来新的挑战。

(一) 管理难度加大

对于多数住房公积金管理部门, 电子化办公的时间还不算很长, 多数人员还习惯于传统档案的管理和应用模式, 对于新兴的无纸化办公模式还不适应, 许多工作还在摸索之中。对于由软件形成的档案文件, 由于软件的智能化设置, 能够方便快捷的进行归档等操作。但对于其他文档, 则表现的极为不规范。比如, 文档名不规范, 不分门别类进行存储, 原始纸质档案与电子档案的有效衔接等等, 给档案管理工作造成极大的麻烦。

(二) 保存压力加大

一方面, 电子档案的存储介质的寿命不够长。硬盘和光盘的主要成分都是由聚酯底基, 记录介质则分别由磁性物质和一些在激光作用下易产生变化的材料组成。这些材料稳定性不高, 极易发生变化或损坏, 多数仅能保持5年左右的稳定性, 与纸质档案相比寿命极为短暂。另一方面, 电子档案的读取和使用依赖于计算机和软件, 一般存储文件的计算机或软件过世, 电子档案就面临无法读取的局面。

(三) 安全压力加大

对于电子档案而言, 其安全性主要体现在两个方面。一是病毒感染, 许多电脑病毒会破坏存储于计算机上的问题。二是网络攻击。目前, 网络黑客攻击层出不穷, 特别是许多住房公积金管理部门乃至其他政府部门, 防范能力弱, 极易遭受黑客攻击, 导致电子档案损坏或泄露。三是易拷贝复制。目前, 我们已进入数据时代。许多机构为了得到金融信息、个人信息不择手段。我们既要加强住房公积金数据与其他部门的共享利用, 也要防止数据失窃。

三、电子档案管理应用问题的解决办法

正确保存, 正确维护, 正确使用, 确保安全、可靠, 是电子档案应用管理中必须要解决的问题。

(一) 必须确保电子档案存储介质的安全

电子档案的存储介质极为重要。要根据存储介质的特性, 创造一个合适保存的环境。比如, 温度、湿度要适宜, 要避光、防尘, 要避免强磁场干扰。但是, 不管是光盘、硬盘, 使用寿命都不长。因此, 电子档案不但要有备份, 而且要在不同机器进行存储, 确保数据安全。比如, 在上级公积金管理部门和本级公积金管理部门都进行存储, 或在本级部门的不同计算机上分别存储等等。同时, 要注意这些存储介质的使用期限, 定期进行检查, 对于即将达到使用期限的介质, 及时进行更换。

(二) 必须加强档案管理制度的执行

和纸质档案的管理一样, 电子档案同样必须有科学的管理制度。而且对档案管理人员的操作要求也较高。一是要指定专人管理电子档案, 这样有利于规范电子档案的分类, 避免过多人参与而导致存储命名规则混乱或误操作, 后期整理归档困难。二是要加强技术培训, 让档案管理人员掌握一定的计算机知识和档案管理知识, 严格规范操作程序, 避免操作失误导致数据损失带来不可挽回的影响。

(三) 必须加强技术更新

电子档案的读取和使用依赖于计算机和软件。软件能够将二进制的数据流转换成人们可以直接阅读的文字、图片。而目前不同软件采取的转换技术并不一样。导致一种文件格式的文件并不能在利用另一种文件格式的软件打开, 而且每个软件都在不断升级。所以, 在进行电子档案的管理时, 一方面, 要及时更新软件, 确保存储的文件能够在现行软件中打开;另一方面, 要将电子档案保存成不同格式的文件, 确保软件更新之后仍然能够调用。同时, 有必要将电子文件打印成纸质文件, 纸质档案和电子档案同时分别归档, 以相互参考印证。

(四) 必须加强安全管理

住房公积金管理部门的业务涉及金融、房地产及个人信息, 一旦泄露, 容易造成不良影响, 因此, 在管理应用上必须加强安全管理, 防止电子文件不被修改和窃取。一是要进行权限管理。对于不同级别的访问需求给予不同的权限, 或不同的访问者给予不同程度的数据。二是要进行电子加密并定期更换加密方式, 防止破译。三是要加强网络安全管理, 防止遭受来自网络的攻击和窃取。四是在电子档案传输时, 要选用合适的传输方式, 对于需要保密的数据, 只能通过内部网络或光盘的形式进行传输, 对于可以公开的数据, 则可以通过外部电子邮箱进行。

四、结语

总的来说, 电子档案管理为住房公积金管理工作提供了新的手段, 应用越来越广泛, 进一步提高了各项工作的效率, 节省了人力。但在日常应用管理中, 电子档案也存在一些问题需要解决。这就要求住房公积金管理部门要不断吸收电子档案管理方面新的技术和手段, 不断加强电子档案的应用管理工作, 以持续提高工作效率和服务质量。

摘要：从纸质档案到电子档案, 是在信息技术不断发展成熟的条件下, 档案管理的趋势所在。目前, 多地住房公积金管理部门已经实现电子办公, 档案也从传统纸质档案更多地转变为电子档案。但因为档案管理工作的特殊性, 亟需解决电子档案管理中安全性、系统性、可溯性的问题。本文就电子档案日常管理应用中存在的问题进行讨论, 并结合实际提出解决办法。

关键词：住房公积金,电子档案,档案管理