试析文书档案价值鉴定工作中存在的问题及解决办法

2022-09-10

文书档案价值鉴定是对企事业单位的相关资料和文献、文件进行价值评估与保存保管的一项重要工作。由于很多的文书档案价值鉴定都是人力来进行, 在实际工作中难免遇到一些问题, 影响个人对文书档案进行价值评估和判断的准确性。而且文书档案的保管保存和调用等各方面也容易受到相关制度的影响或个人的疏忽而造成损失。因此, 针对该项工作中的普遍问题采取针对性的措施进行改良, 提高文书档案价值鉴定工作效率很有必要。

一、文书档案价值鉴定工作存在的问题

(一) 缺乏科学有效的规范管理与制度设计

文书档案价值鉴定是一项系统性的工作, 文书档案的鉴定、保管、调用、登记备案、销毁、定期清查等各项内容紧密联系, 自成体系, 需要一整套严密的组织管理和制度规范来进行约束。只有这样, 才能保证有价值的文书档案资料得到最客观公正的鉴定和最安全稳妥的、合理有序的保管 (1) 。

不过在一些中小企事业单位或者并不专业的机构中, 对文书档案的品评鉴定和价值评估, 档案的管理和销毁等各项工作缺乏足够严谨、有序、合理、安全的制度保障, 因此造成管理混乱, 无法进行有效监督, 容易造成严重的资料损失, 引发一系列不良反应。

(二) 文书档案价值鉴定工作人员资质不够

进行文书档案价值鉴定理论上是要有专业学历并且经过了相关考核, 有一定工作经验或者协助工作经验, 具备实际上岗工作资格的人才能担当的。不过在实际工作中, 鉴于真正专业的或者有充足经验的文书档案价值鉴定人才比较缺乏, 有时候企事业单位找不到合适的人才, 或者拿不出高额的费用聘请专业人才, 就只能从行业外选择一些人来担当这个职务 (2) 。

这类人员要么没有真正的实践经验, 要么根本没有接受过相关的理论培养, 对文书档案价值鉴定缺乏必要的了解, 无法在实际工作中发挥有效的价值评定作用, 更无法合理有序的对档案文书资料进行管理, 影响相关工作的顺利开展。

(三) 文书档案的鉴定标准落后或者多重标准无法判定

在文书档案价值鉴定工作的历史发展过程中, 先后出现过很多的流派, 其中关于如何判定文书档案的价值也是众说纷纭 (3) 。从20世纪初的“年龄鉴定论”到20世纪20年代的“行政官员决定论”, 再到“职能鉴定论”、“文件双重价值论”、“利用决定论”、“社会分析与职能鉴定论”等多种价值判断理论和标准各不相同, 给不同部门不同属性不同内容的文书档案价值判定带来了很大的麻烦。

不同的价值鉴定标准和理论的出现, 导致文书档案的保管或销毁存在很大的不确定性;这直接导致很多文书档案价值鉴定机构中废弃无用的文书档案资料依然保留, 占据空间和资源;或者保留收藏价值的文书档案遭到销毁, 这都在一定程度上造成了文书档案价值鉴定的混乱和无效。

(四) 档案保管不利引起资料遗失

传统的文书档案价值鉴定工作中, 对于确定有保存价值的资料采用入库封存的保管办法, 有时候并不能很好的起到保护资料完整性与原貌的要求。尤其是在一些老旧的文书档案管理机构或部门, 对档案的管理保存缺乏现代化的专用设备支持, 存放的场所存在潮湿、生虫等现象;或者存放档案资料的柜子生锈侵害档案资料;一些档案存放设施老化等, 都可能对存放其中的资料造成不同程度的破坏。

尤其是很多纸质档案如果年代久远, 本身就容易受到风化和虫害、潮湿天气影响而散佚, 如果不能在存放条件上做出更好的保障, 就更容易引起有价值的文书档案资料损坏, 造成无法弥补的损失。

二、如何解决文书档案价值鉴定工作中的问题

(一) 制定切实可行的文书档案管理制度和规范

文书档案价值鉴定工作要独立运行, 不能依附于企事业单位现有的规章制度来进行约束, 否则难以发挥这项工作应有的作用。要根据企事业单位自身的性质特点, 结合文书档案价值鉴定工作具体的流程、工作内容、遇到的问题等合理的设计系统的规范 (4) 。要充分考虑相关工作部门和人员的职权、义务、责任, 明确与文书档案价值鉴定工作相关的各项流程、避免多线操作或无序管理引起矛盾。

(二) 严格资格审核, 引进专业人才保证工作顺畅进行

目前我国开设档案管理相关专业的院校已经大幅增多, 这为文书档案价值鉴定专业人才的输出和引进提供了良好的条件, 也为需要进行文书档案价值鉴定的机构和部门提供了更宽泛的选择余地。因此, 要尽量做好相关人员的资质审查, 挑选专业素养较强, 能力突出或有实习、实践经验的学生开展工作, 这对文书档案价值鉴定工作也有较好的保障作用。

此外, 随着档案管理工作的重要性日渐凸显, 一些社会机构和专业人士也开始对外承接文书档案的价值鉴定和保管业务。对于没有实力进行此项工作的机构, 不妨尝试将文书档案价值鉴定业务外包给类似机构来负责。

(三) 要明确文书档案价值鉴定的标准

从事这项工作的人士都知道档案价值判定要同时参考来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准、效益标准等多重标准进行判定 (5) 。而在具体标准的设定上, 根据企事业单位和档案本身的情况有所不同, 需要设定更加精细具体的参考条例。比如效益标准, 这是近年来新提出的一种价值判定标准。对于如何考察一份文书档案是否具有可观的效益, 如何与其他同类资料进行相对价值比较来确定, 需要有相关的数据和指标细化以确保这个标准有实际参考指导意义。

(四) 现代化的设备、技术应用很有前景

现代科技的发展为文书档案价值鉴定提供了很好的辅助。在价值鉴定工作上, 通过引进互联网络和专业的鉴定程序、管理软件可以为相关人员提供科学严谨的数据参考。通过内部网络连接和信息共享, 更大范围更精准的进行文书档案价值评定, 及时快速的查询排除需要作废的资料, 可以大幅提高价值鉴定的效率和准确性 (6) 。

另外, 文书档案资料的保存管理系统和专业的设备也可以做好相关的数据分析、记录工作, 多角度登记档案信息, 辅助分类管理, 查询调阅更方便, 所有操作信息电脑自动记录, 可以明确权责, 规避一些人的恶意操作等行为。而一些高科技室内消毒杀菌、智能温控、干湿度自动调节装置的出现, 也为文书档案的持久保存和无损存放提供了有利的保障。

三、总结

文书档案价值鉴定工作对企事业单位的正常运作发挥着重要的作用, 而且由于其价值鉴定具有不可替代性, 需要极高的专业水准和知识储备做支撑。因此, 在当前情况下, 要实现全国范围内文书档案价值鉴定工作的有效开展还需要经历一个很长的发展阶段。伴随着我国相关专业人才的批量成长, 相信这一工作还会有更长远的发展空间。如果能够加强现代化设备、技术的引入, 注意创新工作模式和理论架构, 应该可以实现价值鉴定工作效果的最大化, 有效避免不良因素的干扰。

摘要：本文针对文书档案价值鉴定工作中普遍存在的问题进行研究, 探讨更为切实可行的解决办法。特别是对于从事文书档案价值鉴定的人员业务素养不够、相关的制度管理存在缺陷等问题, 给出了多项参考建议和解决办法, 给完善这项工作提供了具有实际借鉴意义的方案。

关键词：文书档案价值鉴定,问题,解决办法