推进声像档案管理信息化建设的对策研究

2022-09-10

声像档案相较于文字档案, 在当下数字技术如此发达的条件下, 其形象直观的特点深入人心。既不同于文字档案, 也不同于早期声像档案中唱片、录音带、录像带等声像材料, 当前以互联网、数字技术为基础的声像档案载体的数字特征更为明显, 即对实体物资载体的依赖性降低, 对互联网的“云”储存网络空间依赖度增强, 因此, 声像档案随着信息化技术的推广应用, 其档案管理的信息化建设十分重要且必要, 是增强声像档案管理科学化的必要途径, 是提高声像档案管理效率的必要手段。显然, 声像档案管理效率与声像档案管理工作水平的进一步提高, 亟需全面推进声像档案管理工作的信息化, 本文拟从以下几个方面建议, 提出声像档案管理信息化建设工作的对策。

一、健全声像档案管理制度

声像档案管理相较于传统的档案管理, 技术性更强, 对于档案管理人员的业务素质要求更高, 工作的技术性更为全面。显然, 声像档案管理制度的建立健全, 以及管理工作的操作流程的规范化, 通过日常工作的记录就可以检查声像档案管理工作的完成情况, 实现管理工作的高效与可控。完善的制度建设总是工作流程科学化的开始, 针对声像档案管理制度的完善, 还需设置一系列管理技术流程的培训与检验, 为提高声像档案管理人员的专业素质提供制度上的保证。

二、在实务工作中充分挖掘管理系统的需求

在信息技术的推进下, 集中处理的档案越多, 越能体现出声像档案管理工作信息化建设的价值。当前, 声像档案管理工作往往采用具有大容纳量的声像档案管理系统, 便于档案的存储、调取以及有序的日常管理。但, 就当前的管理系统来说, 由于使用得并不全面, 导致了管理系统存储功能有余, 而其他功能使用不足, 这需要档案管理人员, 基于管理系统进行日常的档案管理工作, 不断挖掘出对声像档案管理系统的各种需求, 如基于大量声像档案的有效分类, 基于声像档案信息的进一步挖掘, 以便探索出更有效的管理节点。

三、强化声像档案储存的安全性管理

采用集中式管理系统对声像档案进行管理, 提高了档案管理的效率, 同时也使置于互联网技术的信息安全性受到前所未有的考验。首先需要完善声像档案管理有关安全的工作制度, 如备份制、备用系统制度以及基于数字签名技术的应用;其次管理权责上的隔离与监督, 设置不同岗位职责, 如储存、调用声像档案的岗位分离, 原始档案的数字签名以确保声像信息的准确、完整与不会被轻易篡改。最后, 在管理内部尽可能采用局域网络而非互联网, 便于对声像档案信息尤其是某些机密信息的安全性保存。建立系统日常运行日志及安全日志, 由专人负责管理、监督、检查、分析, 定期对系统的安全作出评价。有效开展对计算机病毒的监测及查杀工作, 及时升级病毒服务器的病毒库并进行病毒检测, 及时更新补丁。

四、注重声像档案信息化人才培养

声像档案信息化工作的推进, 需要具有信息技术与档案管理工作经验的复合型人才, 从事声像档案管理工作的人员需要具备优质声像信息采集与处理的技术, 建立合乎规范的声像档案, 以及能按照规范对档案进行编目的基本管理职能。在岗声像档案工作人员, 也需要积极研修计算机专业知识, 参与到档案信息化开发、管理的进程中, 并能充分利用信息化的成果。单位需要在原有档案管理工作人员中进行选拔培训, 使其具有使用现代信息技术的能力, 能在工作中发现与总结声像档案管理工作的问题, 并不断发掘管理信息系统的使用功能, 实现对声像信息管理系统的充分使用;也需要引进具有信息技术的人才, 促使声像档案管理信息化当前工作水平的不断提升。

五、结语

总之, 全面推进声像档案管理工作的信息化建设, 必须充分利用当前信息技术的先进手段, 树立强烈的超前意识和发展意识, 开创声像档案管理的新方式, 构筑声像档案管理工作的新框架。具体而言, 需要从培育信息化管理环境、挖掘信息管理系统的使用需求到提高从事声像档案信息管理工作人员的技能, 全方位地打造出声像档案管理的科学化工作流程, 为声像档案信息化管理的高效、便捷与安全奠定坚实的基础。

摘要：现有的声像档案管理存在的问题比较普遍, 诸如存储软件功能不全、使用不到位、管理方式欠缺科学化, 以及网络化程度不够高, 制约了声像档案管理效率与管理工作水平的进一步提高, 因此亟需全面推进声像档案管理工作的信息化, 本文提出从培育信息化管理环境与优化工作流程方面, 推进声像档案管理信息化进程。

关键词：声像,档案,信息化