高校办公室档案分类体系的建设探讨

2022-09-10

高校办公室档案都是以教学、教研工作为中心形成的最原始的教案, 其归档保存是办公室工作的重要组成部分。目前, 办公室教案已成为评估办公室教学水平及教学管理水平的重要手段。因此, 高校办公室档案分类对于管理教学、教研档案具有重要意义。当今我国大多数高校设立的档案分类体系存在一定的混乱性、复杂性, 严重缺陷办公室档案管理水平, 也能教师查阅、归档教学档案带来一定的限制。所以, 各高校积极建设合理的办公室档案分类体系, 将不同的教学教案按不同的教学范畴、特点、学科等进行分类, 不仅可以有效保持教学教学的原始性及教学活动, 也有利于后期教学档案的归案, 同时也推动办公室教学、教研质量的提高以及高校整体教学管理水平的提升。

一、档案分类体系的要求

高校办公室建设档案分类体系并不能仅以某一个角度为依据分析、划分, 必须结合多个方面, 多种层次统一分析后进行详细划分[1]。其分类要求需满足以下几个方面:

(一) 全面性

档案分类体系的全面性是其基础要求, 主要是受教研室保存的教学档案涉及多种教学任务的影响。只有保障其全面性才能有效保障教研室归档的所有教学档案具有具体的详细的分类类目。因此, 建设档案分类体系时需寻求熟悉教研室具体工作, 了解教研室教学内容的教师或管理人员的配合。同时也要做好调查搜集工作, 将所有教师的需求汇总分析, 建设细致、全面、统一的档案分类体系。

(二) 针对性

档案分类体系的针对性要求主要体现在两个方面。第一, 针对办公室的基层教学特点。因其处于基层教学, 所以势必会保存大量的最原始的教学档案, 而这些教学档案在教学评估中最能体现教师的教学现状及教学水平。因此, 建设分类体系类目时对于这些最原始的教学档案要重点标注。例如, 教师备课教学, 学生试卷或实验数据等。第二, 针对教师自由性的特点。教研室作为基层组织, 不仅承担着教学责任, 同时也担负着教师管理的责任。而教师主要工作就是教学及学术研究, 对于教学档案的整理、归档意识薄弱, 自由性较大。因此, 针对这个特点在建设分类体系类目时要突出适用教师特点。

(三) 便捷性

建设档案分类体系的目的之一就是方便办公室教师查阅、归档教学档案。因此, 类目的便捷性也是建设的分类体系的重要要求之一。因教研室教学档案覆盖教学范围很广, 使其教学档案的归案不同于学校专业档案室以及院 (系) 办公室的档案管理。教研室教学档案类目必须简单明了, 以便教师快速、方便的查阅或归档, 毕竟教研室的工作重点仍是教学及科研工作。分类体系的便捷性还需体现在针对各类教学评估时, 对相应教学档案的实时调整, 以便教师频繁查阅、归档。

二、档案分类体系的分类依据

(一) 按教研工作分类

按教研工作分类是档案分类体系中针对教学分类最细致的分类方法。教研室主要是以教学工作为中心展开, 其工作包括师资队伍管理、教学、科研及社会拓展等多个范畴[2]。其中师资队伍管理主要针对教学培养方面, 教研工作在科研领域中占据重要地位, 社会拓展对课程建设具有重要影响。因此, 教研室各范畴的工作都会产生大量的重要教案或文件, 将其按教研室各工作范畴进行分类同样具有重要意义。

(二) 按教学环节分类

教学环节一般分为准备环节, 实施教学环节, 评估环节, 改进环节, 学术管理环节, 职业发展环节等。档案分类体系也可以依据此分类标准进行划分, 以便在教学过程中根据相应的教学整理、归案档案。例如, 在教学准备环节, 可以将教学大纲、教学进度表等归纳到教学准备类目里;将教学实施环节中所涉及到的教案、实验笔记、多媒体课件等归纳到教学实施类目里。以此类推, 按教学环节分类可以大大方便教师查阅、归档教学档案。

(三) 按课程分类

高校办公室或教研室多以专业或课程进行教学分组, 一般情况下, 一个办公室或教研室承担一门或多门的教学课程。虽然有时会有专业限制, 但同种课程仍是以特定单位组织教学。因此, 建设档案分类体系时可以依据课程将教学档案分类归档[3]。例如某计算机网络学教研室的分类体系按“网络操作系统”、“网络通信技术”、“网络硬件配置与调试”、“网页制作”等课程组织教学档案。

(四) 按办学类型、层次分类

高校办学类型分为研究生教育、普通教育和成人教育三类, 其中研究生教育包括硕士和博士研究生教育, 普通教育包括本科和专科教育。

目前, 大多数高校因其发展不同办学层次也存在一定的差异。例如某个学校会将本科和专科某个专业聚集到同一个教研室中。此时, 就需要教研室根据不同的教育层次将所有与教学任务有关的教案或文件整理归档, 也就是将档案分类体系主分为本科类目和专科类目。

(五) 按教学年度分类

教学年度即学期一般以每年的9月1日到次年8月31日为一个学年。多数学校也会以教学年度将档案进行分类。众所周知, 办公室的工作具有明显的阶段性, 也就是以一个教学年度为一个阶段, 而且在每个教学年度末都会对本年度的教学任务总结汇总。因此, 以教学年度为依据分类档案也是常用的分类方法。例如, 所有的教学档案按某年第一学年, 或第二学年的形式划分类目。

三、高校办公室档案分类体系现状及建设建议

(一) 关于体系中类目扩展问题

目前, 我国高校公办室档案分类体系在如火如荼的建设中, 在建设过程中必须要考虑到分类体系中类目的扩展问题。

例如, 教学中不断添加的各国参考书籍, 必须按类按语种进行新增或扩展。因此, 办公室在设立体系类目时可以加入特殊标记, 以便解决今后类目扩展问题[4]。

(二) 档案类目编排以适应课程建设需求

近几年, 我国教育部积极倡导课程建设, 即建立以精品课程、优质课程等为评估标准的课程建设。随之, 各高校逐步开始重视课程教学档案的归档、整理, 并积极建设、完善档案分类体系。办公室在建设档案分类体系时不仅要注重体系的整体性, 同时也要兼顾课程建设中课程教学档案的归案。例如, 设立“课程教学档案”类目, 将课程建设中所需各课程档案按类归档。

(三) 其他档案的存放问题

档案分类体系最基本特点之一就是原始性, 但在实际管理中, 会存在一些非本办公室的档案。例如上级部门发文, 聘书等。这些档案虽非本办公室, 但往往又是教师重点查阅资料。因此, 对于非原始性档案可作为原始性档案保存[5]。例如聘书可以放至聘任请示一类处归档;参考档案可在特别标注“参考”后按类归档。总之, 对于其他非原始性档案结合实际查阅、参考需求按需归档, 同时必须保持档案分类体系的完整性、便捷性。