关于高校人事档案信息化建设问题的探讨

2023-02-25

随着现代科技的迅猛发展, 高校的建设步伐迅速加快, 对人才的需求和利用日益扩大, 人员的流动也不断增加, 档案材料数量和种类也逐步增多, 加强信息化管理, 已经成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。人事档案信息化建设是时代发展的需要, 是高校人事档案工作的主流, 是高校人事档案管理改革的方向。

1 高校人事档案管理工作的现状

自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来, 各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展, 然而许多高校仍然存在一些带有普遍性且不容忽视的问题, 主要体现在:

(1) 认识不到位, 重视力度不够

一是认为人事档案工作不是高校工作的重中之重, 是一项辅助性工作, 在思想上还没有引起足够的重视。二是认为人事档案只是讲政治时代个人功过是非的记录, 是历史, 对于聘任制盛行时期的现在, 人事档案已没有太大的现实意义。三是由于认识上淡薄, 在管理上相对滞后, 放松了对人事档案工作的管理, 淡化了人事档案工作的地位和作用。片面地认为人事档案工作只是“收收管管, 翻翻找找, 查查看看”, 没有什么难度, 谁都可以做, 能应付就行了, 有些高校的领导甚至认为人事档案工作抓不抓都无碍大局, 只要能过得去就行。

(2) 管理传统, 效率低下

现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主, 实体档案虽然利用范围广、适应性强, 具有原始凭证的作用, 但它利用效率低, 工作量大。我国高校人事档案用纸一直承袭传统的16K规格, 与目前国际标准公文用纸A4规格存在差异, 给人事档案的装订带来大量的剪裁和折叠工作, 降低了工作效率。

(3) 缺乏适应性较强的人事档案数据库系统

目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件, 仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个环节实现计算机管理, 信息存储量窄、功能小、操作烦琐、信息的统计和综合分析过于复杂, 信息化程度不高, 难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。

2 高校人事档案信息化建设的主要内容

高校人事档案信息化建设主要是指高校在开展人事档案管理和建设工作中档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重心的转变、不断提高管理效率和服务水平的过程。其主要内容包括以下几个方面:

(1) 对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息进行数字化和网络化

在高校中教职工人事档案记载的信息是与教职工的切身利益密切相关的信息, 具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此, 它的使用频率特别高, 很需要信息化建设。

(2) 实现高校人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化, 实现档案信息高度共享, 并采取科学的管理方法。

在高校实际工作中, 由于受到一些时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响, 往往会大量使用电子文件档案, 也需要信息化建设, 并且需要加强科学利用和管理, 从而做到信息共享以及保密和安全

(3) 加快现有人事档案目录数据库的建设

高校一般都有几十年甚至上百年的发展史, 人事变动大而且复杂, 现存的档案材料不仅数量庞大、占据空间大, 同时也极不方便管理和使用, 这就更需要加快信息化建设, 将其逐渐转化为数据加以整理和规范, 进一步提高工作效率。

3 高校人事档案信息化建设的作用

高校实行人事档案信息化建设, 将对高校人事、组织工作产生重大影响, 主要表现在:

(1) 有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务

高校人事档案信息化后, 实现了档案信息资源的共享, 组织人事部门和领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况以及干部在“德、能、勤、绩、廉”方面的最新信息, 为领导决策提供可靠的依据, 有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。

(2) 有利于信息的准确、完整和更新

传统的人事档案管理中, 由于档案材料的转递和不及时、信息沟通的渠道不畅通, 使档案内容和数据库信息存在一定的延时性, 不能及时得到补充和更新信息, 同时, 数据库的信息由人工输入, 尽管多方面、多角度校对, 但难免还会存在信息输入错误的情况。而档案信息的网络化, 教职工可以根据权限了解个人的基本信息, 对信息的出入提出建议;教职工所在单位也能根据权限和一定的程序及时将每个人的最新信息录入网络平台, 从而使信息更加准确、丰富和完整。

(3) 有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理, 管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用, 工作量大, 效率很低, 费时费力。人事档案数据库实现信息化后, 档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化, 数据只需一次录入就可以多次反复利用, 在校园局域网内部进行数据共享, 从而使库房查找变为网络即时检索查询。学校其他部门和教职工个人也可以不通过档案管理人员, 无论在何时都可以进入校园网, 根据一定的权限进行查询, 大大提高了管理人员的工作效率。

(4) 有利于档案管理员业务水平的提高

人事档案信息化后, 将档案管理人员从烦琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间, 管理人员有充足的时间钻研业务, 开拓创新, 学习各种管理知识, 不断提高管理水平。同时, 减少了管理人员在库房的逗留时间, 有益于管理人员的身心健康, 更能体现“以人为本”的人性化管理理念。

(5) 有利于人事档案纸制载体的保护

人事档案纸制载体是最原始的证据材料, 它的客观性是不可置疑的, 因此, 人事档案纸制载体的保护显得非常重要。在社会服务功能不断开放的今天, 人事档案的利用率也不断增强, 人事工作中经常要查询有关人员的信息, 平均每份档案每年都要翻阅两、三次, 有人事争议的翻阅次数更多, 其他的还有调工资、评职称等等;再加上反复拆装, 薄薄的纸片不堪重负。信息化后, 人员的信息都可以从数据库中求得, 减少了工作人员与原始材料的接触, 有利于人事档案纸制载体的保护。

4 高校人事档案信息化建设的对策和措施

(1) 解放思想, 提高人事档案管理重要性的认识

一是转变观念, 加强领导是搞好人事档案信息化建设的关键。人事档案管理是一项系统工程, 涉及到多个部门和领域, 需要组织、人事和各个部门齐抓共管, 协调一致才能搞好。因此, 必须首先从加强领导, 优化管理入手, 构建干部人事档案管理框架, 把人事档案管理工作纳入领导议事日程, 纳入法制管理轨道, 为信息化建设打下坚实的基础。二是加大宣传力度, 提高人事档案意识。人事档案管理部门应该通过会议、校报、校园广播以及校园网络等各种渠道扩大宣传范围, 加强宣传力度, 使领导和全体教职员工充分认识人事档案的重要作用, 提高他们的人事档案意识, 形成全员参与建档、管档、用档的良好局面。只有这样, 才能真正提高对干部人事档案在干部工作中重要作用的认识, 也才能把干部档案工作摆上应有的位置, 适应干部人事制度改革的需要, 逐步发挥其信息化服务作用。

(2) 加强人事档案数据库的研究和开发

国家有关部门应根据全国人事档案管理工作的要求, 研究、开发和推广使用全国通用的、先进、适用、可靠的人事档案管理软件, 避免各系统各单位自行设计而影响人事档案信息资源的共享。通过数字化人事档案信息的输入和电子档案的形成, 如人事档案管理中的人员基本情况、人员信息学习培训的情况、诚信记录、表现情况 (德能勤绩廉等) 、专业技术人员的科研成果、专利、论文、特长、干部任免奖励等, 把人事信息库变成人才资源库, 把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案, 实现人事档案信息为各类人才提供个性化服务的方法和途径。因此, 人事档案数据库的研究和开发, 应具有不断丰富和创新人事档案信息内容、扩大信息内涵和信息量的功能, 才能真正提升人事档案数据库的使用效能, 从而增强人事档案信息的活力。

(3) 加大投入, 为人事档案信息化建设提供有力保障

全国绝大多数高校基本上都已达到现代高科技程度, 都已实现计算机作业, 并且都建立了校园网, 设有专人管理, 这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础, 为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此, 在人事档案信息化建设中, 一是加大资金投入。有条件的单位应配全档案所需的设备设施, 提高档案信息资源开发利用的速度。二是加大科技开发人员的投入。合理、充分利用高校现有科技人才, 做好人事档案信息网络化的研究和开发工作。

(4) 建立人事档案网络化管理体系, 实施人事档案的分级管理。

在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上, 加强计算机网络建设, 建成技术先进、功能完善、安全可靠的人事档案信息服务网络。根据人事档案信息的安全性和保密性, 对各种信息资料的密级进行严格界定, 按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限, 利用者在被授予权限后拥有查看权, 获得相关信息, 从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享, 既方便了利用者, 提高了人事档案利用工作的效率和质量, 又实现了人事档案的信息化管理。

总之, 在网络技术和社会经济不断发展的今天, 高校应以社会信息化为依托, 运用现代先进信息技术, 不断解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源, 争取早日实现较完整意义上的全面的高校人事档案工作信息化、现代化和资源共享, 使人事档案工作更好地服务学校、服务教职工、服务社会, 从而推进高校人事档案工作的健康、顺利发展。

摘要：面对全球信息化的浪潮, 传统的人事档案管理正面临前所未有的挑战和机遇。人事档案信息化管理正是在这样一个时代背景下对传统人事档案管理模式的改革和创新。信息技术的发展与广泛应用使人事档案信息化建设提上了议事日程, 为高校人事档案工作赢得了跨越式发展的历史性机遇。高校人事档案的信息化管理, 是人事档案工作发展的必然趋势。

关键词：高校,人事档案,信息化