信息化时代公路档案信息化建设工作探讨

2022-09-11

当前已经进入信息化时代, 知识和信息在社会各个领域中的作用越来越明显, 随着现代通信技术和电子计算机技术的不断发展, 信息业出现了翻天覆地的变化。在社会信息业中, 档案部门具有重要地位, 不但遇到了前所未有的发展机会而且也需面临各种挑战, 而且对文件安全领域控制标准提出了更高的要求, 所以一定要创新当前公路档案控制方法, 提高控制效率。

一、建设公路档案信息化的必要性

(一) 实现档案管理现代化、信息化是社会发展进步的必然要求。

随着当前科学技术的发展, 在档案管理方面出现了大量的专业软件, 档案管理必须实现现代化与信息化管理。公路部门也需与时代发展相一致, 在文件传输、文件借阅、工程科技档案管理、培养人才队伍等方面, 都需与现代化、信息化要求相符。

(二) 是拓展档案工作服务领域的必然要求。

档案管理实际上就是信息资源的管理。要想体现信息资源的价值则需重视其开发与利用, 做到及时开发与广泛应用。与传统资源应用相比, 现代化管理手段存储的各种信息在利用与开发中取得了较高的社会效益。特别在公路工程科技档案方面, 应用电脑查阅和传输后不但可以提高工作效率, 而且可以大量节省时间, 防止出现大量的重复工作。

(三) 是增加信息存储量的必然要求。

随着科学技术的发展, 当前在档案管理中普遍应用缩微技术、扫描技术、光盘技术, 有效提高了档案信息的存储数量和存储密度。应用传统纸质档案, 只能局限于文字、图形和图表等信息的记录, 而应用电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画等多种信息。不需占用较大空间就能记录大量信息, 而且有利于开发与应用, 而且直观性强方便人们操作。

二、加强公路档案信息化建设的策略

(一) 加强认识、统一组织。

在国民经济建设和社会信息化发展中应该引入档案信息化建设内容, 要求国家档案局应该统一管理电子文件和数字档案以及纸质档案的数字化建设等内容, 防止出现各自为政的局面和不规范现象。在档案信息化建设中要依据一定的原则, 如双套制管理原则, 文档一体化管理原则, 信息网络安全原则等, 要求国家档案局对此全面负责统一管理。进行档案信息化建设关系到档案事业的健康发展, 因此一定要引入到国家信息化建设全局当中, 协调进行, 共同发展。

(二) 对公路档案信息实行网络化服务。

公路档案管理工作应该实现工作重点的转移, 而转变为选择信息, 可以从纷繁的档案信息中选择出结论性和规律性的数据, 加以概括和总结, 使其成为结构合理、文字简炼的综合体, 为各部门和决策层提供有效帮助。如可以在公路的系统工程建设、养护保养、规费征收和车辆治超等机构应用完善的计算机网络, 全面结合各方面工作, 可以相互利用, 同时依据对不同档案的分类和明确密级, 在计算机网络中引入全部档案系统资料。如可以进行高等级公路气象预报、雨雪天气路况公告、道路维修公告等。可以利用图标的形式及时将容易发生交通事故或者自然灾害的路段信息提供给人们。利用档案信息网络动态化管理方式, 不但可以将有效信息及时提供给经济运作和社会活动的决策人员, 有利于这些人员做出正确决定, 防止由于道路情况出现浪费人力物力的现象。

(三) 提高公路档案信息管理人员专业能力。

档案信息网络化建设对技术具有很高要求, 同时还需人员具备较高的责任心, 如果因为技术不全面或工作出现失误而形成错误信息, 都不利于社会的稳定发展。因此要求档案信息管理人员要具备坚实的专业技术, 同时拥有职业认定部门颁发的认定书;在实际工作中做到认真负责、忠于职守。在收集档案信息时进行专业化操作, 保证档案信息的完整和准确。再有, 对内部人员进行管理时应用年度考核制度, 开展工作人员公平竞争。保证应用优秀的人才上岗, 鼓励档案信息管理人员积极学习, 勤于工作, 将个人潜力有效发挥出来, 使社会各个领域认可档案信息管理工作, 达到广大人民群众的满意。

(四) 健全制度, 加强规范化。

随着信息技术的普及应用, 档案信息也表现出各种形式, 在高速公路档案信息化建设当中一定要依据国家法规规定, 根据自身实际情况, 制订管理标准和制度, 建立完善的档案信息化建设网络。一在高速公路电子档案的确定、明确原始属性、形成电子文件、保管等方面都需建立完善的标准和手段;二建立完善的高速公路档案信息开发制度, 应用齐全的电子档案信息管理体制, 促进档案信息化建设的切实推进;三科学管理电子档案, 使档案信息化建设和有关制度真正落到实处, 使电子档案管理工作规范化与科学化发展。