面向用户的档案信息集成管理模式探讨

2022-09-11

随着计算机、信息等相关技术的发展, 档案的工作、利用方式以及管理模式等都有了很大变化。档案工作的创新建立在一定的基础即开放的信息及计算机环境等之上, 这促使档案大大增加了档案信息资源的数量。自提出数字档案馆建设之后, 深刻改变了档案管理方式, 改进了档案工作流程, 这就创新了档案的服务方式, 推动了档案事业的进步。

一、面向用户的档案信息集成管理的内涵

面向用户的档案信息集成管理主要基于网络、计算机与信息等技术, 是一项综合的工作流程, 搜集、整理和保存档案资源, 集合用户、档案信息与信息、网络等技术, 使其成为一个整体, 从而达到提高档案信息利用率的目的。

(一) 档案信息资源的集成管理。

作为档案资源集成管理实现的基础, 档案信息化管理不但建立数字档案馆的理论依据, 还指导着档案全面化、综合化和集成化服务的实现。针对档案信息的集成化管理, 可以简单来看, 它通过有机地整合各种档案信息资源, 借助一定的动态管理流程来促使档案资源利用率大大提高, 从而确保档案信息服务的需求得到满足。如今, 逐渐深入发展的科技和互联网技术, 促使人们愈发重视起现代化的档案集成管理方式, 即可以实现可视化、服务化等, 对于社会发展, 其也起到愈发突出的作用。

(二) 档案信息技术的集成管理。

在目前的档案事业中, 档案集成管理备受业内人士的关注, 体现出档案工作方式、信息与媒介的综合集成。深入发展的计算机、互联网等技术, 促使集成工作已不再面临档案信息服务的难题。在档案集成管理中应用信息技术, 涵盖了很多种技术体系, 诸如数据库、计算机和网络存储等, 还将推广技术、智能技术等引入进来。

二、面向用户的档案信息集成管理系统

如今档案事业发展十分迅速, 档案管理工作也具有愈发深入的信息化程度, 这导致档案管理机构之内也有不少新的系统产生, 而且主要还是面向用户的集成管理系统, 各种MIS系统也包含在内, 或者是独立, 或者是委托开发的。就操作系统方面而言, 包括很多不同的平台, 其中主要有Solaris、UNIX、Windows等。硬件平台也将微机和大、小型机等并存的情况呈现出来。档案信息集成管理系统以Web Service技术为基础, 主要包括三层体系结构:集成服务层、用户界面层和资源整合层。而该系统构成的基础正是其中的资源整合层, 档案信息集成服务实现的窗口是集成服务层, 该系统的核心部分正是这两个部分。

(一) 用户界面层。

该部分转换档案信息主要是以用户使用的设备特性为依据, 借助UDDI这一分布式Web服务, 按照一定的信息注册规范对Web服务进行了描述。与此同时对一种编程接口作了定义, 可将各种Web服务进行描述的简单框架提供出来, 可以对以SOAP的注册为基础。UDDI使得Web Service信息访问得到了真正意义上的实现, 具体指的是可以只注册一次, 便能够到处进行发布。其连接Web服务和档案信息用户起到了桥梁作用。

(二) 集成服务层。

主要是借助一些系统来实现档案信息集成服务, 具体包括搜索引擎、用户管理和资源配置等子系统。其中搜索引擎子系统用到的技术包括知识库等相关技术, 实现很多不同数据源驱动的集成;用户管理子系统的功能主要是进行用户的查找和黑名单列表的创建等。

三、系统建立的原则

(一) 用户中心原则。

就面向用户的档案信息资源集成管理的终极目标而言, 主要在于满足用户的档案信息需求, 并帮助用户检索信息简单快速地操作, 所以, 该系统应当对用户体验给予高度重视。设计思想上一定要坚持以用户为中心, 并且于档案信息资源的集成管理过程贯穿始终。

(二) 实施标准原则。

建立该系统模式主要是为了可以统一检索分布式、异构档案信息资源, 并且呈现方式也是要根据用户的定制方式。如此, 便要重视档案信息资源集成和服务标准的制定, 要使档案信息统一性揭示得到保证, 以便于提供多来源的档案信息, 以实现用户集成和共享来源。针对档案信息资源和技术集成管理, 其主要标准包括多个方面。有标准化的数据存储格式、标引与描述语言、数据著录格式、开放接口以及安全保障技术和通讯协议等。

(三) 整体优化原则。

关于整体优化, 主要针对的是档案的信息资源、信息技术、信息机构以及用户服务等。例如档案信息资源, 集成管理主要是针对信息资源, 融合原来彼此无关联的信息单元, 使其成为一个有机整体, 不可分割。就档案信息服务体系整体而言, 要保证系统、部门不会限制档案信息资源, 从而促使全局系统优化得以实现。档案机构和其他信息服务机构若是进行过优化整合, 那么就能为用户提供技术上的支持, 可以实现用户界面和服务平台的统一, 这样各类信息只要经过了集成之后, 就能具备统一性和一定的关联性, 用户与档案信息资源之间的匹配就具有了系统性。