关于做好新形势下公路档案管理工作的探讨

2022-09-12

当前, 我国逐渐进入信息化时代, 现代信息化管理技术已经在社会各个层面得到广泛应用。特别近年来我国的公路建设工作日益加快, 公路部门档案管理工作进入了新时期, 面临着新形势、新任务和新要求。具体表现在公路系统档案管理内容更加复杂化、档案管理方式更加多样化、档案管理水平更加新颖化, 这些都对公路单位档案管理人员带来了新的挑战。可以说, 如何做好新形势下公路档案管理工作, 已成为当前业内普遍关注的课题。笔者结合自身工作实践, 在本文中分析了当前公路档案管理工作中存在的问题, 并在此基础上, 提出了做好新形势下公路档案管理工作的对策措施, 以期对当前和今后一个时期的公路档案管理工作有所借鉴帮助。

一、当前公路档案管理工作中存在的问题

(一) 对档案管理工作重视程度不够

当前, 虽然部分公路单位把档案工作列入重要议事日程, 但从实际来看, 公路部门的领导和职工对档案管理的重视程度较差, 档案管理的思想意识比较淡薄, 经常忽视档案收集、整理等工作环节, 再加上部分单位出现档案缺页、丢失等现象, 导致档案管理缺乏完整性和有序性, 失去了档案应有的价值和意义, 也对单位后续的工作产生了不利影响。

(二) 档案管理工作还不够规范完善

由于领导和职工对档案管理工作的不重视, 致使档案工作人员缺乏应有的教育培训, 对新时期下的档案管理知识掌握不足, 这就导致档案管理工作中出现档案收集不及时、整理不规范、保存不完整等情况。具体表现在以下几个方面:一是档案的档号不规范, 有的档案没有卷内目录, 二是有的档案卷内标题不规范, 标题题目与档案内容不一致;三是档案案卷用纸不一致, 不美观。同时, 由于当前计算机技术的广泛应用, 档案管理的载体发生了较大变化, 由以往单纯的纸质档案逐步向电子档案转变。但当前公路部门的档案管理信息化水平还比较低, 先进的档案管理系统没有得到应用, 档案整理、档案检索等工作依然靠手工工作为主, 这就严重制约了档案管理的质量和效率。

(三) 档案管理工作体制机制不健全

虽然近年来公路部门建立了部分档案管理制度, 但这些制度仍然不够健全完善, 不能完全适应新形势下的档案管理工作要求。具体表现在:一是档案收集制度不够合理, 导致档案缺乏完整记录, 二是档案保管制度不够合理, 基础信息不全, 甚至发生档案损毁、遗失等严重影响档案管理工作的不良现象, 三是档案利用制度不合理, 很多档案利用率低, 没有充分发挥出应有的作用和价值。

(四) 档案管理人员能力素质比较低

由于公路部门对档案管理工作的重要性认识不到位, 很多单位选择聘用人员从事档案管理工作, 这部分人员并未接受过专门的档案管理专业培训, 对档案管理知识比较缺乏, 他们在档案管理工作中大多进行照搬照抄, 这就导致其整理出来的档案缺乏实用性, 档案整体规范性不足, 致使档案使用价值不高。同时, 部分档案的档案管理人员虽然是正式职工, 但只是把档案工作作为一种附属工作, 工作中缺乏积极性和主动性, 导致工作效率低下。再加上这些人员的计算机应用水平普遍不高, 完全不能适应新形势下档案管理工作的新要求。

二、做好新形势下公路档案管理工作的对策措施

(一) 提升思想认识水平, 强化档案管理工作科学化水平

公路部门的领导和广大职工要从根本上重视档案管理工作, 要健全档案管理责任制, 将责任落实到人, 档案管理工作的哪个环节出现了问题, 就由哪个部门承担责任, 严格追究问责, 确保提升档案管理工作的责任感和紧迫感。要严格责任追究制度, 对于违反档案管理工作规定的人员, 要严格按照规章制度, 进行有关处罚。同时, 要强化档案管理人员的教育培训, 提升其专业技术水平, 使其业务层次更高、职业精神更强, 对国家的档案管理政策法规更加熟悉、准确把握, 以不断适应新形势下公路档案管理行业的不断发展变化。

(二) 充分利用现代技术, 强化档案管理工作信息化水平

当前, 多媒体技术已经得到广泛应用, 现代化档案管理技术逐步落实到具体的档案管理工作中, 构建起较为完备的档案管理系统。在公路部门职责任务更加繁重的今天, 计算机作为一种高效处理大量信息与数据的现代先进工具, 逐步通入了档案管理工作的全过程, 这就导致档案管理载体平台发生了显著变化, 原来以纸质档案为主的情况得到很大改善, 已经演变为纸质档案与光盘、磁盘并存的情况, 特别是随着扫描技术以及电脑介质的逐步丰富, 档案的信息存储量日益增大, 档案的开发利用速度明显加快, 公路部门的档案直观性、选择性得到加强。多元化的信息使得公路档案处理更加数字化, 档案收集、传递等更加智能化、网络化, 这就对当前公路部门档案管理提出了更高要求。可以说, 有效的利用计算机技术成为做好公路档案管理工作的必要条件, 实行计算机管理后, 档案的信息输入和数据收集、整理、著录等一系列工作, 变得更加易于操作。要把档案管理基础工作的各个环节作为一项大工程, 深入细致的做好、做实, 通过规范化、科学化、精细化的工作程序和工作方法, 使基于计算机技术的档案管理工作更加富有成效。总体来讲, 档案管理信息化可以使公路部门更好的走向社会、走向大众, 更好的服务于交通事业和群众生活。档案管理信息化步伐加快后, 可以直接降低档案管理人员的工作量, 摈弃以往繁重的手工操作, 进一步解放档案管理人员, 把有限的精力运用到研究档案工作的发展规律和档案工作的水平提高上来, 这有助于公路部门档案管理水平的整体提高, 促进公路交通事业的良性发展, 也有利于为相关部门提供准确的决策依据, 为广大人民群众提供各类服务。

(三) 健全完善规章制度, 强化档案管理工作标准化水平

广大公路系统档案管理人员要充分认识到这项工作的重要性, 切实加强档案管理工作的建章立制, 不断提高档案管理工作的规范化水平。一方面, 要严格按照我国的《档案法》等有关法律法规, 制定健全完善的档案管理制度, 对档案管理的收集、归档、保管、保密、利用等各个方面, 都做出详细细致的规定, 使档案管理有法可依、有据可查。另一方面, 要进一步运用比较先进的档案管理软件, 完善电子档案管理, 将纸质档案与电子档案划分严格的分类标准, 使公路部门的档案管理工作逐步向自动化、现代化转变。要逐步健全完善档案管理机制, 将先进的档案管理技术融合进去, 进而实现电子档案与纸质档案的合理共存, 促进公路部门档案事业的有序发展。从专业角度具体来说, 要严格公文的制发, 这是确保公路部门档案工作标准化、规范化的基础。公文的纸张要符合国家相关要求规定, 做到尺寸统一、规范, 排版横写横排, 统一在左侧进行装订。要严格公文签发步骤, 切实履行各层领导签发手续, 确保公文制发符合审批权限、公文标题准确, 写清主送单位和抄送单位等。同时, 公文字迹要清晰, 对于草拟的公文、正式的发文以及各种记录、报表等, 都要确保字迹清晰, 有利于长期保存使用。在行文时, 要合理使用文种, 规范行文格式, 使用规范语句, 确保能够在下一步的运用过程中顺利检索使用。要努力提高档案的卷宗质量, 这是实现档案管理工作规范化、标准化的关键所在。要使用科学的立卷方式、方法, 有利于档案的分类和检索, 要注意档案案卷的装订质量, 以利于档案后期的规范化管理。

(四) 提高管理人员素质, 强化档案管理工作保障化水平

由于当前公路系统的档案管理工作发生了较大变化, 这就对广大档案管理人员的能力素质提出了新的要求, 原来的业务技能已经不能完全适应档案发展的新形势, 提高档案管理人员的能力素质迫在眉睫。一方面, 新时期、新形势下的档案管理人员要具备比较全面的档案业务知识和实际能力, 要切实树立档案管理信息化意识, 能够做到熟练操作计算机, 熟悉了解网络信息技术。另一方面, 要定期组织档案管理人员系统学习档案管理基本知识, 引导其学会运用档案管理系统软件, 不断提高业务能力和综合素质。要切实提高档案管理人员对这项工作重要性的认识, 提高其责任感和紧迫感, 真正做到爱岗敬业、坚持原则、拼搏实干、无私奉献, 努力建立起一支高素质的专业人才队伍, 为实现档案管理工作科学、有序开展提供坚实的人才支持和智力保障。

三、结语

总而言之, 面对新形势下的公路部门档案管理工作, 档案管理人员责无旁贷。笔者相信, 只要广大公路部门进一步更新观念、理清思路, 充分认识到当前公路档案管理工作中存在的问题, 努力提升思想认识水平, 强化档案管理工作科学化水平;充分利用现代技术, 强化档案管理工作信息化水平;健全完善规章制度, 强化档案管理工作标准化水平;提高管理人员素质, 强化档案管理工作保障化水平, 就一定能够扎实有效的做好档案管理工作, 确保档案发挥出最大最好的作用和效益, 更好的服务于公路部门发展、改革、稳定大局。

摘要：随着当前我国逐渐进入信息化时代, 现代信息化管理技术已经在社会各个层面得到广泛应用。特别近年来我国的公路建设工作日益加快, 公路部门档案管理工作进入了新时期, 面临着新形势、新任务和新要求。可以说, 当前的公路系统档案管理内容更加复杂化、档案管理方式更加多样化、档案管理水平更加新颖化, 这些都对公路单位档案管理人员带来了新的挑战。笔者结合自身工作实践, 在本文中分析了当前公路档案管理工作中存在的问题, 并在此基础上, 提出了做好新形势下公路档案管理工作的对策措施, 从业内同行借鉴参考。

关键词：公路部门,档案管理,工作探讨