档案管理工作中保密意识的探讨

2022-09-11

1 档案保密工作中涉及到的内容

1.1 保密工作在档案库房管理的体现

档案的库房是所有档案的集中地, 因而具有数量大、信息多、管理难的特点, 这更加需要管理人员不断增强自身的管理意识, 档案保密意识的强弱直接决定了档案保密是工作重点。从整体情况来看, 需要根据国家有关规定加大档案库房建设工作, 提高库房的使用率。目前普遍存在的问题是很多单位缺乏条件, 多数情况下把库房设在机关办公楼内。需要强调的是, 并不是所有的办公室都能用当成库房使用。根据档案保密的需要分析, 库房最好不要设在办公楼的最底层, 对于库房门窗也应该进行加固、防盗等措施, 将库房与办公室、阅览室分开, 并安排专门的工作人员管理, 确保档案的安全保存。

1.2 进行绝密档案管理和保密

一般情况下绝密档案都是极其重要的文件, 包括了党和国家的核心秘密, 这对于党和国家的安全, 以及国家的政治、军事和经济等方面的成败, 对于社会注意现代化建设的意义重大。鉴于这些, 在管理过程中必须要降幅绝密档案作为重点对象, 进行全方位的管理, 为国家核心秘密的安全, 应该管理好绝密档案。

1.3 区分档案的保管期限与保密期限

准确分析和鉴别档案内容的当代作用和历史作用是确定保管期限的原则, 这不仅仅是本机关工作的需要, 也是国家积累历史文化, 吸收宝贵经验的需要, 要想弄清档案的保存价值, 就需要将档案的保管期限弄清。所谓保密期限, 就是按照据国家秘密事项在相应的时间范围内, 一旦出现漏密, 会给国家的安全和利益带来极大的伤害, 这主要是说明了国家秘密事项在其确定的期限内, 受到国家保密法律、法规的权利保护。

1.4 档案涉密的变化状况

由于各个文件的特殊性, 及所涉及的内容不一样, 使得档案保管过程中的密级常常会发生变化, 具体变化情况主要是由时间的推移和文件贯彻的情况来决定的。升密、降密、解密是主要的变化情况。三种情况的保密程度将是逐渐减轻的, 通常是按照总的趋势是降密, 直至升密是极少数的。

2 增强档案管理的保密意识

保密工作在维护国家及企业安全和利益的过程中发挥了极其重要的作用。随着经济全球化的发展, 各国之间的竞争逐渐增强, 哪个国家对于文档的保密工作做的好, 就能在国际竞争中占有独特的优势, 否则一旦国家机密和信息被泄露出去, 将影响着国家经济、军事、科技等方方面面的事业发展, 遭到其他国家的排斥。在当今社会和谐发展的年代, 保密就是保安全, 保发展。档案管理部门是我国接触秘密档案最多的部门之一, 对于档案管理人员来说, 其具备的地位和身份是十分特殊的, 对于秘密档案管理人员几乎都知道情况, 因而这些人的工作责任比一般工作人员更为重大。可以这么说, 档案管理人员的保密意识直接关系着档案管理工作的好与坏。这就要求档案管理人员在责任心、事业心和保密意识方面要不断加强自我调整, 除了培养严谨的工作作风外, 还要在工作以外的活动中保持存储在头脑中的秘密不会泄露。无论档案人员在什么场合, 对于信息文档都要守口如瓶, 确保万无一失, 警惕失、泄密案件在我们身边发生。

3 采取有效的制度固化保密意识

根据国家的相关保密法律法规、以及各个单位制定的保密工作规定, 这些内容是日常工作中开展保密工作的根本依据。在进行档案保密管理的过程中, 我们需要做到实事求是, 根据自身的档案管理特点, 不断加强和完善各项保密制度、保密措施, 以此来固化档案管理的保密意识。例如:在实际工作中常常会出现涉密存储介质、涉密笔记本电脑等泄密措施, 这些需要工作人员积极实行有效的措施, 避免出现管理不善而造成信息泄密, 这就需要档案管理工作者不断增强保密技术防范能力, 对于保密技术装备应该积极引进。此外, 在档案的阅览制度、外借制度、复制制度等方面也要不断加强管理工作。按照参阅档案人员的身份和级别, 以及不同的利用范围, 审批手续, 来进行对应的管理, 这样对于保证不失密、不泄密及文件的完好无损是很有帮助的。

4 处理好保密与利用档案的关系

档案利用与档案保密在档案工作中的关系是对立又统一, 人们在利用档案的过程中应该及时采取相应的保密措施, 防止在使用过程中出现泄密问题。从另一个角度来看, 如果档案保密工作做好了, 对于档案的完整和安全也是十分有利的, 促进档案实现其使用价值。保守机密对于档案管理人员来说既是职业道德的体现, 也是维护国家安全的责任。档案管理科学, 既包括了档案保密工作, 也包括档案利用工作, 两者应该同时存在的。从传统的保密观念来看, 档案管理工作的观点是将档案严格的保管起来, 而忽略了档案作用的发挥, 导致很多实用的档案一直处于被保护状态, 无法将档案中的信息和资料带到社会上发挥其作用, 最终导致的结果是有价值的档案长期封存后变成无用的废纸, 这对于档案资源来说是一种浪费, 也使得国家投入的保密资金, 以及管理者的人力都白白浪费了。受传统管理观念的影响, 很多管理者过于注重保密意识, 对档案信息定密范围过宽、定密标准过严, 该保密的不保密, 不该保密的却保密了, 这使得社会上的资源缺乏, 无法实现国家资源的共享。更有的管理者认为, 不用信息是防止泄密的最佳方式, 这些都是过于保密的行为表现。针对以上问题, 笔者认为必须在管理观念上提出更新变革, 用现代的档案管理方式进行档案管理, 在现代管理的使用过程中也不能完全排除传统观念, 应该坚持“继承传统, 结合现代”, 这样从两方面来提高管理保密意识。对档案进行保密管理还是要有时间、地点、范围限制的利用档案中的信息, 如果只保密而不利用, 档案就没有实际意义了。

5 结语

综上所述, 档案管理工作中提高管理者的保密意识是实现档案管理目标的重要手段, 既关系着国家的安全和利益, 也影响着我国社会主义各项事业的发展情况。在进行档案管理时, 首先要对被管理的文件进行科学定位, 以确定档案的密级, 合理地展开工作。对于保密意识, 管理者不能过于保密, 在适当的时候要将档案中的信息对外公开, 以便其发挥应有的作用, 为构建社会助益现代化发挥出应有的信息作用。

摘要：档案管理人员的保密意识对于维护档案的完整与安全有着重要的作用, 故而他们必须要有较强的保密意识。基于此, 本文首先对档案保密工作主要包括的内容做阐述, 并从新形势下增强档案管理的保密意识、依靠科学的制度固化保密意识、正确处理保密与积极利用档案的关系三个方面探讨了如何增强档案管理工作中的保密意识, 与大家共同商榷。

关键词：档案管理,保密意识,措施