探讨煤炭企业档案管理的工作内容与模式的转变

2022-09-12

企业档案是企业的信息资产, 对于企业的生产经营和人事任用具有重要的作用, 为企业的发展创造了巨大的经济效益, 是企业管理的重要内容之一。在现阶段, 加强企业的档案管理, 促进档案管理工作内容和模式的转变, 对于提高企业资源利用具有重要的意义。

一、实现煤炭企业档案管理工作内容和模式转变的途径

(一) 实行企业档案管理一体化。随着高科技时代的飞速发展, 实现企业档案管理的科学化、现代化和一体化对于煤炭企业的档案管理来说是工作的重中之重。首先, 对于加强企业档案一体化管理而言, 档案管理工作中要及时对各部门和各基层单位的生产情况、人事调动等信息进行整理、归档, 然后还要将各部门档案进行分类, 建立企业档案管理资源库, 保证各项资源都能够全面、准确地反映在档案中。其次, 还要进行档案管理信息化建设, 随着网络的广泛应用和计算机技术的普及, 企业的档案管理中也必将更多地涉及到电子档案和电子文件的管理, 就电子档案的一体化建设来说, 档案管理部门更需要加强管理, 完善电子档案的生成、传递、处理、存储、查阅、收集等方面相关的规章制度, 从而保障各项工作的有序运行和安全运行。最后, 合理处理好纸质档案和电子档案之间的工作关系, 保障二者完美结合, 使档案管理工作流程科学化、规范化、合理化。

(二) 档案管理工作模式的转变。现今, 大多数企业已经开始使用计算机网络技术来进行档案的记录和保存工作, 但是还是有一大部分记录使用纸质材料, 当前管理的模式依旧停留在档案管理早期手动保存、查询等等模式, 这种管理模式不仅繁琐、复杂, 浪费企业的人力资源, 而且对于档案的保存、传递等都产生不便。且纸质材料容易受环境条件损毁, 也不利于档案的长久保存, 可能会造成档案材料的缺失和内容失真。陈旧的档案管理模式对于档案的合理利用以及档案管理制度的完善都产生了一定的影响, 所以, 要实现煤炭企业档案优化管理, 首先要做得就是对档案的管理模式进行优化。

随着信息技术的高速发展, 档案管理系统也在不断优化升级, 为了促进我国档案建设与时代接轨, 与国际信息接轨, 必须与时俱进, 推进档案信息化管理, 采取现代化、信息化的管理方式, 利用信息资源, 以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。首先, 健全档案网上信息系统, 将企业中的档案信息录入系统, 便于部门进行高效查询。其次, 积极开发利用本地区信息资源, 各部门联合组建本地区人才信息库, 为各部门提供详细的人才信息, 为用人单位选才发挥效力。再次, 实现电子材料与纸质材料的联合, 将纸质档案与信息系统、各项登记联系起来, 互相核对, 找出档案内容不完整、不规范之处, 及时修正, 促进档案管理的规范性。

(三) 档案管理和排放方式的合理。现阶段档案管理仍然以纸质档案管理为主, 是档案管理中的基本工作, 由于各生产单位上交档案的时间不规范, 造成档案归档时间不一, 档案管理工作也就相对有了一定的难度, 一般而言, 档案管理人员都是在归档时凭经验在每一个全宗之后预留出位置, 排放以后所接收的档案, 这极不利于档案的科学管理, 随着计算机技术的普遍应用, 档案排放也可以充分利用计算机编制档案实体存放索引, 使得索引能够及时显示出档案的排放位置, 这样既可以减轻管理人员的工作负担, 提高档案管理的工作效率, 也可以让档案排放管理变得更加简单和灵活。此外, 随着数字化档案管理应用的实现, 档案管理也可以更加灵活多样, 实现档案在分散或集中时的有效控制, 从而保障档案排放和查询更加快速化和便捷化。