对当前电子文件归档工作的思考

2022-09-10

随着无纸化、网络化办公系统 (OA系统) 的广泛使用, 特别是近年来国家档案局大力推进数字档案室的建设, 使电子文件归档工作的重要性更加凸显。为了确保电子文档工作的有序开展, 国家档案局2010年颁布了《电子文件管理暂行办法》指导电子文件管理及归档工作的开展。笔者结合自身从事电子文件归档工作的实际经验, 对电子文件归档工作主要做到“三明确”, 较好地完成了电子文件归档工作。

一、归档范围的明确

归档范围坚持“以我为主”的原则。传统的归档方式主要考虑文件之间的关联关系, 在这种情况下可以忽略文件的生成者, 将电子文件组合起来便于检索和利用。但在电子文件情况下, 这样归档容易使同一网络中或服务器上, 同一个电子文件大量重复存在, 无法很好的保证电子文件的原始性, 因此要尽可能地减少来文电子文件的归档。对于来文的归档, 可以采取承办单归档的方式进行, 即承办单位在办理过程中形成了与该电子文件密切相关的承办信息, 这些信息依附在来文电子文件上, 需要把来文电子文件的著录信息 (除正文外的基本信息) 与承办信息一同归档。

建立起适用于电子文件的归档范围和保管期限表。由于文件生成方式的不同, 电子文件在归档过程中必须“封装”所有的背景信息, 包括软、硬件信息、网络平台信息及开发者信息等等。因此要建立电子文件专用的归档范围和保管期限表, 将背景信息类、软硬件信息、元数据内容等作为必备内容归入归档范围, 标明保管期限, 原则上这些信息与电子文件的保管期限相同。

保管期限可以适当放宽。随着信息技术的发展, 特别是大数据技术的不断成熟, 海量信息的存储和检索利用技术的突破, 是电子文件归档后的保管和利用都有了全新的前景, 特别是电子文件对物理存储空间较纸质文件节省的多。因此在电子文件归档的过程中可以适当放宽保管期限。在保管期限的划分上, 文书档案已经开始推行标示年份的方法, 电子文件可以同样参照进行, 但原则上不在系统内设立自动删除功能, 防止对到期档案的误删除。

二、归档流程的明确

建立电子文件网络归档专用系统。电子文件伴随着计算机和信息技术发展而不断改变存在形态, 从最初电子化存贮的文件, 到目前基于网络系统的电子文件, 其内涵和外延都发生了根本性的改变。当前, 电子文件的归档必须利用计算机网络系统中具有自动标识、自动归档、划分保管期限、自动鉴定、数据恢复等功能专用子系统来完成。在系统建设过程中, 档案部门要及时提出需求, 使系统的开发满足文件和档案工作的实际, 确保具有保存价值的所有电子文件, 经过文件产生者立卷归档后, 通过专用系统传递给档案部门, 实行统一管理。

按照规定的时限完成归档工作。根据国家档案局的有关要求, 电子文件归档工作在每年6月底前完成, 主要是将上一年度形成的有价值的电子文件, 经鉴定、整理后交给本单位档案部门, 按照确定的保管期限进行保存, 并根据工作需要提供利用, 保存期限到期后移交档案馆。相对于电子文件网上归档工作来说, 收发文部门还应将电子文件进行备份, 同样移交单位档案部门作为电子档案进行管理保存。

严格做好归档文件的备份工作。电子文件的归档工作应当以数据备份工作的完成为结束标志。经过专用系统进行逻辑归档的文件, 经过网络传输到档案工作部门, 在确认归档无误后, 档案工作部门要对所有归档的电子文件进行备份, 备份载体按照其保存寿命等因素, 可以按照只读光盘, 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘等顺序进行选择, 根据国家规定不允许采用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。脱机保存除了完成本地保存外, 还要根据要求及时完成异地备份, 确保电子文件的绝对安全。

三、归档注意事项的明确

首先, 档案工作者应当具有与电子文件管理相匹配的能力素质。电子文件归档是整个电子文件管理的一个重要的环节, 是档案事业当前和今后长期面对的新挑战。档案工作者要在掌握传统纸质文件归档的基础上, 加强对电子文件管理基础知识的学习, 不断提高档案信息化、数字化知识和计算机及信息应用技术, 为电子文件归档和管理工作顺利开展奠定基础。

其次, 文件形成部门、档案部门、信息技术部门共同协作完成电子文件的归档工作。从工作分工来看, 文件形成着熟悉文件产生的整个过程, 了解电子文件的背景信息, 能够较为全面和准确的判定电子文件的价值;档案部门熟悉电子文件管理的国家标准和制度规定, 能够从档案管理的角度提出意见建议, 是归档工作的管理者;网络部门是电子文件归档的护航者, 其设计的相关管理系统是确保电子文件归档的基础。

再次, 做好电子文件归档中的保密工作。在目前的办公系统内, 一般会对产生的电子文件进行技术加密, 确保文件的安全。在归档的时候, 必须对相关文件进行解密处理, 注明相关的检索信息, 进行脱机保存。对于标定了密级的电子文件, 归档时应将同一密级和保管期限的文件集中备份, 按照规定集中同一管理, 确保不发生失泄密事件。

摘要：本文根据笔者开展电子文件归档的实际工作经验, 提出电子文件应当重点明确归档范围和归档流程, 同时还指出要提升档案工作者能力素质、形成工作合力、确保安全保密等注意事项。

关键词：电子文件,归档,档案管理