医院归档文件材料的质量问题与管理建议

2022-09-11

一、医院文件材料归档问题概述

归档文件, 广义来讲, 指机关工作中形成的应归档保管的文件材料, 包括纸质或者其他形式的档案材料。医院归档文件材料则是指医院在完成医疗、科研、行政管理等职能过程中形成的、须作为文件档案进行保存的所有纸质文件材料。这类归档文件材料记录着医院在历史发展中的成绩与不足, 是对医院各项决策工作起参考作用的资料来源。由于目前我国医院档案人员的法制观念、档案意识不强, 导致一些重要资料未能有效收集, 造成文件缺失问题。对归档文件的信任感不足、强调信息保密性则导致一些文件资料的空白。另外, 在实际工作中, 归档人员错认为有红头的文件才需归档的错误理解也导致归档文件的不完整。人员的素质问题、意识问题都是造成医院归档文件材料质量不符合要求的原因。

二、医院归档文件材料存在的质量问题

(一) 归档文件材料不齐全。工作人员不能严格按照医院所制定的《文件材料归档范围》进行归档整理, 造成一部分重要资料缺失。比如上级领导视察医院工作时留下的题词、讲话材料等;本院召开重要会议的会议资料;专家学者来医院讲学留下的资料;领导进行了批示的人民信访资料;或者手续已办结的留于科室、个人手中的应归档文件材料。这种疏忽的文件归档态度会阻碍归档文件发挥作用, 导致医院在进行决策时忽略、遗漏一些问题, 削弱归档文件价值。

(二) 工作人员对归档文件概念不清。负责归档人员对于“文件”概念理解有误, 造成归档文件材料的不完整。比如归档人员只归档了文件正文而遗漏附件;转发文件只归档了转发文件而缺失被转发文件;或者归档了正本却未归档文件的处理单;还有缺失材料公章以及非红头文件的;甚至一些归档文件缺失某页内容等。工作人员这种概念性的工作失误将影响医院查找资料、利用归档文件的价值。

(三) 归档文件长久保存的质量问题。归档文件是需要长期保存、留以日后作为参考依据的资料, 在关注其内容完整性的同时, 还要考虑能否长期保存的问题。由于一些档案员对于归档文件重要性认识不够, 不能对文件材料的用纸质量、笔迹要求等严格要求, 造成文档后期的损失。比如用热敏传真纸、甚至废纸作为归档文件用纸;用字迹留存时间不够久的铅笔、圆珠笔、复写纸等材料。这种不负责任的材料选用不利于文档的长期保存, 影响其整理、保管和利用。

三、医院归档文件材料管理建议

(一) 加强对归档文件的宣传力度。目前, 大部分医院只重视医疗工作而忽略了档案管理的重要性, 但完整、齐全、规范的归档文件材料可以服务于医院发展决策。广大医务工作者及医院的决策者应当用发展的眼光看问题, 在医院内部加强归档文件宣传, 提高对医院归档文件材料重要性的认识。可以通过在医院内部组织座谈、演讲、展览等多种形式进行宣传, 鼓励医务工作者学习档案的法律法规, 并由医院领导进行部署、安排, 带动各部门积极配合。只有由上到下都意识到归档文件的作用并合理安排, 才能将归档文件材料工作落到实处。

(二) 严格履行手续。文件由文书处理部门或者业务部门移交档案室时, 要求双方认真清点、核对, 确认无误才能签字, 完成档案转交。医院内部的档案部门在进行归档文件材料接收时, 要持高度重视的态度, 严格按程序进行, 不得讲究情面。在核对时, 从文档的范围是否合理、材料是否齐全、文件是否完整、纸张是否符合规范等方面进行核对, 若发现不合乎规范的现象, 要协助进行补救。另外, 在保证归档文件质量的同时, 也要保证文档归档的及时性, 对于漏归的文件要及时催要。认真细致地履行每一步手续, 保障归档文件质量。

(三) 以实际情况为指导。归档文件材料来自于医院各个职能部门, 而档案员大多是兼职, 对归档内容不能完全了解, 造成归档工作的质量无从保障。想改善这一问题, 医院要根据相关的规章制度对档案部门工作人员进行定期培训, 帮助文书整理部门和业务部门的档案人员提高文件归档工作的专业素养, 同时帮助他们掌握文件归档的正确方法, 提高工作效率。要结合医院文件材料归档的实际情况, 发现工作问题并给以纠正。

(四) 责任到人, 奖惩分明。对文书处理人员和档案员职责进行规定, 严格按照归档制度落实相关人员的责任, 建立奖惩分明的机制, 为医院归档文件材料的工作提供制度保障。将档案员归档工作的绩效与评先、年终考核、奖金数目等联系, 实现奖优惩劣的目的。比如对不按照归档制度执行, 造成拖延、漏归、丢失文件的工作人员按其损失程度进行罚款;对工作认真负责、归档工作成绩显著的在年终进行奖励。通过明确责任、奖优惩劣等措施来规范文件材料归档工作, 为医院档案管理体系的健全夯实基础。

摘要：当前医院归档文件材料的质量问题是由于相关机构工作人员的意识观念不强, 不能严格按照相关规定进行归档整理。解决归档文件存在的问题, 需要从思想上进行重视, 并在行为上进行约束。

关键词：医院归档文件材料,质量,管理建议