深论管理类文件归档前的“做法”

2022-09-10

新疆油田黑油山有限责任公司是中国石油天然气股份有限公司控股的从事低产低能油区挖潜生产的股份制公司。公司成立于1998年3月, 注册资本1520.28万元。公司档案管理工作于2009年底正式运作, 属于起步晚、起点低的一项工作。2013年档案工作评价为B级单位。力争在2014年底的档案工作评价中升为A级目标。企业档案管理是企业走向现代化管理的重要标志之一。档案管理工作能否科学规范是衡量一个企业管理水平的主要标尺;企业档案管理工作是整个企业管理中最基础的, 这个根基必须要打好;做好企业档案管理工作也能够提高企业的效率和效益, 极大提高企业管理水平。所以说企业档案的管理工作是非常具有重要性和必要性的。

档案管理是一项原则性很强的工作, 既要严格执行有关档案管理方面的法律、法规, 又要遵循档案自身的工作特点和规律。为此, 笔者感到做好档案管理工作首先必须要有很强的责任心, 工作要细心;耐心和精心;其次, 档案管理工作的重点应放在文件、资料等的来源及收集上, 这方面要做细、做实、做优。文件、资料是档案的重要组成部分, 档案是文件、资料性质的转变, 二者在档案管理工作流程中紧密相关。

因此, 根据在工作实践中的经验和总结, 要实现档案管理工作规范化、标准化, 必须紧紧把住文件、资料归档入口关, 这是档案管理工作规范化、标准化的源头。要从细微处入手, 严格履行归档程序, 重视文件、资料甄别工作, 在此基础上, 将归档文件材料取全、取准、取真, 扎实做好档案管理的各项基础性工作。

一、保障档案管理硬件设施的完善

在档案管理硬件设施配备上, 公司领导对此非常重视, 凡是档案工作所需的硬件设施都会配备到位。不仅按要求做到了档案三室的分开, 还在资金紧张的情况下, 给档案库配备了专用的文件资料档案存放柜、加湿器、移动硬盘、打印机、扫描仪、复印机、刻录机、摄像机、数码相机等。档案工作在硬件上有了充分的保障, 也就适应了当今现代化管理档案的需要, 为做好档案工作夯实了基础。

二、严把“公文制发”质量关

根据企业的实际出发, 在公文制发上很抓的环节:一是公文用纸质量、幅面尺寸规格统一、规范, 排版形式、装订符合国标;二是检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限;三是检查公文标题和内容、主送单位和抄送单位等是否准确、无误;四是看公文字迹是否整洁、清晰;五是看使用文种是否合理, 拟制格式是否标准, 行文称呼和使用文字是否规范等。

三、建立“文件材料”收集网

为确保档案的真实、完整, 制定切实可行的管理措施:一是严格登记。通过登记建账, 做到“家底清楚”, 有据可查。二是及时收集。多数文件资料在承办部门留存时间过长, 容易散失。所以, 及时的收集工作就显得十分重要。三是认真检查。检查文件资料的有效性、完整性以及字迹、用纸是否符合归档的各项要求。四是妥善管理。根据日常工作需要, 准备好不同档案盒, 也可充分利用计算机进行数字化管理, 将日常工作形成的文件资料分类存放。

四、实施“专人负责”归档制

做好归档工作是提高综合档案管理的重要环节。公司办公室在文件来源上, 实施“专人”负责。“专人”是办公室文书, 必须按文件资料的类别、价值鉴定、保管期限整理, 录入E6档案系统中进行审核, 然后再有专职档案员按要求审核后进入E6系统中生成档号、归档办结等一系列的工作。同时, 在实际操作中注重解决好三个严重制约归档管理工作的瓶颈问题:一是准确把握文件归档的时效性。完成现行文件阶段任务的, 才能予以归档, 没完成的, 则不能归档。二是在“专人”负责下, 确立归档文件的重点, 在实际工作中注意区分文件与资料, 特别是注意在内容、形式和作用等方面相似的文件、资料, 做到具体问题具体对待、发现问题及时解决, 提高了档案利用效率。三是注重全宗卷归档的完整性。在归档工作中做到既掌握重点, 分清主次, 严把入口关, 使归档后所形成的档案既全面完整, 又不庞杂, 为档案的规范化、标准化、科学化管理, 奠定了坚实的基础。同时, 又防止应归档文件的丢失或漏归。