办公自动化系统中电子文件在线归档方法的研究与实践

随着我国办公自动化建设的不断推进, 由此形成了大量的办公自动化电子文件。《全国档案信息化建设实施纲要》的战略目标, 一是要实现档案信息的数字化和网络化。二是要实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化。三是要实现档案信息的高度共享。中央企业现行的办公自动化系统中流转完毕的电子公文是电子档案的重要组成部分, 电子公文的背景信息和流转又是电子文件真实性、完整性、有效性的保证, 如何做到办公自动化系统与档案管理系统的跨系统无缝连接, 实现电子公文从制发 (接收) 到流转完毕, 全部信息按原貌在线接收归档, 是档案信息化建设要研究解决的问题。本文结合自己参加的央企数字档案馆建设的实践谈谈自己的见解。

一、开发跨系统中间软件

目前办公自动化系统的数据库一般多采用Notes数据库, 而档案管理系统的数据库一般多采用关系数据库, OA电子公文在线归档, 也就是档案管理系统和Domino业务系统无缝连接。Domino是一个比较独特、比较封闭的系统, 因此, 如何在一个开放的平台上, 将Domino/Notes应用和档案管理系统有机地结合起来, 是需要解决的一个重要问题。

开发的跨系统中间软件是针对domino数据库的Notes办公自动化系统生成的电子文件, 不失真地将其目录信息和原文信息转存到档案系统数据库, 并保留原文上的红头、红章、和电子签名以及背景信息和流转信息等。转换成档案管理所要求的标准文本格式后, 上传到档案馆文件服务器, 并建立归档、存储、检索利用等环境, 保持Notes的原样显示, 包括显示样式, 领导签名图片, 原文附件等。

二、中间软件各模块功能

(一) 目录数据的提取。

OA中一个文档有很多项目, 甚至几百个, 大部分是OA内部流转过程的一些相关信息, 与档案关系不大, 可根据档案管理的需求, 提取需要的信息 (只要notes中存在) 。由于要将notes数据库归档到档案管理系统, 难免存在不符合要求的文档, 所以在解读之前, 要对数据的完整性进行检测, 只解读符合要求的文档。以齐鲁石化档案管理系统为例, 将全宗号、类别号、保管期限、年度设为主键, 内容不能为空。在解读的开始阶段, 先对以上字段的值进行判断, 如不符合要求, 拒绝解读, 符合要求, 取得我们需要的项目的值, 将其写入到xml或其它格式的临时文件, 或存放在一临时数组中。

(二) 电子正文的解读。

在OA中, 电子正文以附件的形式放到文档中, 可以是多种文件, 包括二进制文件、压缩文件、可执行文件甚至整个Notes数据库文件。而且数量也不定。虽然在notes系统中, 可以手工将附件保存到磁盘 (硬盘和软盘均可) 或者一个文件服务器上。但对于存在成百上千条文档的notes数据库来说, 不具可行性。通过电子正文解读模块可以原封不动地将所有电子正文按正确的格式解读出来, 存放在本机临时文件夹。

一般OA有两种文档:即来文和发文。通过电子正文解读模块可以生成与notes中的电子正文界面相似的文件。

电子签名技术是通过计算机来采集和验证个人签名, 并将文档捆绑在一起来达到与纸上签名同样的效果, 从而实现无纸化办公的一种技术。它是在计算机一步步普及到社会生活中, 特别是在办公自动化应用中的一种新技术。其应用范围非常广阔, 前景也非常光明。随着计算机的更加普及, 它必将逐步渗透到人们生活的各个方面, 成为计算机应用中必不可少的组成部分。在文件的阅办单 (来文) 的领导批示意见一栏中有领导的电子签名, 成功地将电子签名图片取出是本程序的难点, 在c/s模式下它是指粘贴到文档中的rtf域中, 直接解读是行不通的。我们巧妙的读取了b/s模式下电子签名所链接的人名库, 找出需要的电子签名。通过一系列的转换, 出现在了它该出现的地方。

(三) 压缩模块。

为了提高文件上传到服务器上的效率, 对解读出的电子正文进行了压缩。格式选择了压缩比更小的rar格式, 同样放到本机硬盘中。

(四) 上传模块。

至此对notes应用的domino数据库操作完毕, 在如何对其利用方面, 我们处理得也比较灵活。对于档案管理系统, 直接将其所需的字段的值和上传后的文件的名称和路径信息存到相应的库中, 也可将提取出来的数据写成标准的txt和xml格式, 以备以后利用。要将解读出来的文件上传到服务器, 过程也比较简单。上传成功后, 将本程序在本机硬盘建立的临时文件夹删除。

(五) 数据导入模块。

最后将在第一步存放在临时数组的所有数据导入到档案管理系统。至此, 在档案管理系统可以查询上传的内容。

三、归档分工及步骤

(一) 移交部门。

移交部门确定Domino/Notes环境下的终端计算机及操作人员, 设置操作口令和身份认证。操作人员对网上已流转完毕的每份电子公文在移交归档界面上逐一进行检查确认, 检查确认的项目包括:归档范围、真实性、完整性、有效性。对每份要移交归档的电子公文要从办公自动化系统中自动提取或选择填写以下字段:全宗号的发文由OA归档系统从发文字号中自动识别提取填写, 上级来文由文书处理人员根据文件针对的事由选择填写;类别号由文书处理人员根据档案分类规则选择填写;保管期限由文书处理人员根据文件的利用价值选择填写;年度由OA归档系统从文件字号中自动识别提取填写;文件字号由OA归档系统从文字号中自动提取填写;文件题名由OA归档系统自动提取填写;密级由文书处理人员根据文件的保密程度选择填写;责任者由OA归档系统自动提取填写;形成时间由OA归档系统自动提取填写;主题词由OA归档系统自动提取填写;附件份数由OA归档系统自动提取填写或有文书填写;签发人由OA归档系统自动提取填写;批示人由OA归档系统自动提取填写;移交时间、移交人、移交单位均由OA归档系统自动生成。对全宗号、类别、保管期限、年度四个主键要填写准确齐全, 以便于档案部门对已移交的电子文件进行分类整理。完成上述工作后, 移交部门的操作人员即可通过网络直接向档案部门的接收操作人员发送拟移交归档的电子文件, 并打印出电子文件移交目录备查。

(二) 接收部门。

档案部门同样确定Domino/Notes环境下的终端计算机及操作人员, 设置操作口令和身份认证。操作人员对接收到的每份电子公文在接收归档界面上逐一进行检查确认, 检查确认的项目包括各字段的填写是否齐全、完整、准确;阅办单、签发单、正文、附件、页数是否齐全、完整、准确;文件格式是否规范等, 对不符合归档要求的电子文件给予驳回, 待完善后重发。对经检查确认符合归档要求的电子文件进行批量本地机下载, 并打印出电子文件移交目录备查, 该目录系统可随机填写接收时间、接收单位和接收人字段。至此, 电子文件的移交归档工作完成了在Domino/Notes环境下的工作流程。下一步的工作就是电子文件在跨系统中间软件上的目录数据的提取、正文 (阅办单、签发单、附件) 的解读、压缩、上传和数据导入, 完成电子文件的跨系统在线接收工作, 经数字档案馆应用系统再对已接收的电子文件进行分类、排序、编目即可完成电子文件的在线归档工作和实现网上发布及查阅。

在日益成熟的办公自动化条件下, 电子文件的在线归档势在必行, 探讨电子文件的在线归档方法, 研究开发跨系统中间件软件产品, 提高信息化建设时代档案管理的科技水平, 为档案信息走出库房, 及时服务于所需者, 为民众, 为社会发挥应有的价值是我们每一个档案人应尽的义务。