高校电子文件归档管理方法研究

2022-09-12

随着信息技术和网络技术的广泛应用, 政府电子政务的逐步实行, 学校办公自动化进程进一步加快, 实现网上办公的高校也越来越多, 产生的电子文件也越来越多, 因此电子文件的管理和归档成为档案部门亟待解决的课题。研究电子文件, 做好电子文件收集、整理、保护和利用, 也成为了档案部门的当务之急。

1 电子文件的概念、特点及种类

在我国电子文件的定义是:指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件[1]。也就是说, 所谓“电子文件”, 就是文件在形成方法、存在形式、传递方式以及处理手段等方面, 均是依靠电子技术生成的有用文件。和传统的纸制档案相比, 电子文件与电子档案在概念上不会像纸制档案区分那么清晰了, 电子档案是在电子文件形成过程中就产生了, 因此电子文件在管理上也就存在和纸制档案的不同。电子文件在管理上主要有以下几个特点:

1.1 电子文件的非人工识读性

电子文件只有通过计算机特定的程序解码才能正确识读。

1.2 电子文件对系统的依赖性

电子文件从生成、传输到存储都是通过计算机来实现的, 而且电子文件归档以后全部的管理活动都必须借助于计算机系统进行。

1.3 电子文件信息的易更改性

如果不采取安全控制措施, 电子文件无论是格式还是内容, 都可以随意的改动, 而且改后不留任何痕迹。因此电子文件的真实性在认定上存在着困难, 如果没有专门的技术措施, 就很难确定新、老电子文件的一致性[2]。

1.4 电子文件信息存储的分散性

电子文件的存储, 有物理结构和逻辑结构, 物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况, 例如文件的正文、图像、附件等各自在载体上的存储位置。逻辑结构是指其自身的结构, 例如文字章节的排列, 先后顺序等, 对于电子文件来说其物理结构和逻辑结构是不同的, 在载体存放上并不是连续的。这一特点对电子文件的管理也带来了一定的困难[3]。

1.5 电子文件信息的可转载性

对于纸制文件来说文件的内容和载体是不可分割的。而电子文件则不同, 其存放的位置是可以不固定的, 如果不采取安全控制, 可以随时发生变化, 甚至可以从一种载体转换到另外一种载体, 而其内容不发生变化。它的这个特征就给电子文件的保管带来了许多新的问题, 如果处理不好就会直接影响它的可靠性、完整性和真实性。

1.6 存放电子文件载体的不稳定性

目前, 虽然有各种各样的电子文件的载体, 但是由于电子文件的出现, 也是近年来的事情, 对于载体的稳定性, 也就无从考证, 例如光盘大家能认可的保存期限也就是20-30年左右, 软盘的保存期限就更短了, 因此这对电子文件的长期保存又带来了新的问题。

电子文件不仅有以上不同于纸制档案的特点, 而且它的种类也不像纸制档案那样比较单一, 种类也是多种多样的。电子文件从技术的角度按信息类型分主要有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件等等。

由于电子文件具有上述特点和种类繁多, 因此加强电子文件的管理就显得尤为重要。

2 电子文件的管理现状和存在的问题

电子文件和纸制文件相比, 在管理上给我们提出了许多新的课题, 国家档案局虽然出台了一系列关于档案信息化和电子文件管理的规定和标准, 但是对于我们高校来说, 大部分高校仍然处于初级阶段, 主要表现如下:

2.1 电子文件的数量猛增

据悉, 目前国务院各部委每年约产生2-3万份电子文件。目前, 许多高校都运行了办公自动化系统, 每年产生的各种各样的电子文件也有几千份, 而且随着学校办公自动化的不断完善, 电子文件的数量还会越来越多。但是由于大部分高校档案信息化还都处于起步阶段, 许多重要的电子文件还处于无人监管的状态, 如果不及时归档很有可能造成电子档案的大量流失, 对今后档案工作带来许多不便。

2.2 归档问题还亟待解决

虽然档案信息化在高校档案界已提出了好几年, 而且近年来各种档案协会、研究会的工作会议、档案研讨会、培训班等等都是围绕着档案信息化和电子文件归档管理这一主题来进行的, 但是大都在理论上研究层面讲得比较多, 可是到每个学校档案部门具体操作起来, 还是有一定的困难, 大家还是无从下手, 在电子文件的归档方面大部分学校还是没有更好的方法, 对于已产生的电子文件随时都有丢失的可能, 归档问题需亟待解决。这一现象应引起学校档案部门的高度重视。

2.3 办公自动化和档案工作脱节

目前大部分高校都有了自己的办公自动化系统、教学管理系统、财务管理系统, 有的系统虽已使用多年, 如财务系统, 有的尚处于初建阶段, 而有些办公自动化系统, 归档问题还没有被纳入学校总体规划之中。这是由于一方面是许多自动化系统开发人员不了解档案管理工作, 缺乏档案意识;而档案管理部门又缺乏对办公自动化系统的深入了解, 对于如何将归档管理与各种系统接口这一问题没有更好的措施与办法, 致使这些环节不能很好的结合在一起, 使办公自动化系统和档案工作脱节。

因此, 如何做好电子文件的管理就是我们档案管理部门的当务之急。

3 电子文件归档的管理方法

3.1 建立健全电子文件归档管理办法

为了不使电子档案大量的流失, 使学校的电子文件及时的归档, 学校档案部门应及时根据上级部门的要求, 可参照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》, 《电子文件归档与管理规范》 (G B/T 1 8 8 9 4-2 0 0 2) , 结合本校的实际情况, 建立与本单位相适应的档案信息化实施纲要、电子文件管理办法。在提出电子文件管理办法时, 一定要提出具体可操作性措施, 建立一套完整的管理体系, 对学校产生的电子文件实施全程管理, 首先从制度上保证电子文件的归档管理。

3.2 加大档案经费投入, 吸纳计算机专业人才

为了实现档案管理的现代化, 管理好电子文件, 档案部门必需需要大量的经费投入。首先档案部门需要开发和购买相关的档案管理软件, 来管理电子文件, 这肯定要一定的经费支持才有可能完成;其次收集电子档案需要大量的存储设备, 如硬盘、光盘等;再次收集电子档案的最终目的还是要提供利用, 就需要建立档案部门局域网, 建立档案信息网站, 必需添置必要的设备, 如微机、服务器、等等。因此没有资金的投入, 电子文件的归档管理就无从谈起。

电子文件和管理是一个新课题, 要做好这项工作, 只有档案部门参与是远远不够的, 档案部门必须与学校办公自动化人员密切配合, 把档案工作与现代化的信息技术有机的结合, 提出切实可行的管理办法, 将电子文件的归档管理纳入学校办公自动化的规划中, 可是由于档案人员大部分都是管理人员, 对现代信息技术并不能很好的掌握, 缺乏档案管理的复合人才, 这就需要档案部门引进计算机方面的专业人才, 才能很好利用现代化的管理手段, 管理好电子档案;如果有的学校, 由于学校编制、人员等方面的制约, 无法引进计算机专业人才, 也可以利用学校智力资源丰富的优势, 聘用计算机专业的学生勤工助学, 并保持相对稳定, 协助档案部门管理好电子文件。

3.3 电子文件的收集、归档及整理

要管理好电子档案, 电子文件的收集是第一位的, 巧妇难为无米之炊, 没有电子文件, 电子文件的管理就无从谈起。要收集好电子文件, 首先就要制定好电子文件的归档范围。电子文件首先是文件, 它具有文件的属性, 它与纸制文件内容相同只是载体不同、表现形式不同, 因此在制定电子文件的归档范围时完全可以参照纸制档案的来进行。同时在制定归档范围时, 还应广泛征求学校各二级单位的意见, 根据具体情况来制定。对我们高校来说归档案范围应主要包括以下几个方面内容:

文本类文件, 主要包括党政管理类、教学类、科研类、出版物类纸制档案归档范围中形成的电子文件。

数据库类及相关程序类, 主要是学校各类职工、学生信息数据库, 仪器设备、科研成果、资产管理、基建预决算、出版书目、学报、校报、校友信息等各类数据库, 以及档案建立的各类档案数据库等等。

多媒体类文件, 主要是学校各类活动的录像、录音等, 学校教学部门的多媒体软件, 学校的各类多媒体演示系统等等。

网页类文件及图形图片文件, 包括学校校园网上的各种网页文件, 数码照片、C A D图形文件等等。

在确定电子文件的归档范围时, 我们同时还应注意, 电子文件的数量是非常多的, 如果将所有的电子文件都归档管理, 要成为电子档案, 则档案部门就有可能存储大量的垃圾文件, 造成资源和空间的浪费, 因此在收集电子文件时我们一定要严格的鉴定, 才能确保有保存价值的电子文件成为电子档案。

电子文件的归档, 我们应以纸质文件的归档为基础, 但是由于电子文件又有许多和纸质文件不同的特征, 基于电子文件的独特特性, 电子文件的归档立卷方法较纸质文件来说就更为复杂。电子文件的管理必须做到前端控制, 由电子文件的承办人员积累和整理, 根据归档范围鉴定电子文件的真实性、完整性, 并及时的交给兼职档案员, 存入有效的存储介质中, 同时由兼职档案员编制电子文件登记表和归档说明, 编制电子文件的盘内目录, 在向档案部门移交时, 实行与纸质文件同步归档, 档案部门在接收档案时检查电子文件的有效性、真实性, 制作备份, 编制载体标识, 对电子文件进行有效合理的保存。

由于电子文件的归档管理在许多高校还处在起步阶段, 在确定电子文件归档方法时, 档案部门可以先从学校的电子文件形成的重点部门入手, 对于电子文件采取物理归档和逻辑归档相结合的办法来进行, 学校的各种重要文件、校内外发文、重要会议文件、学生教工的各类数据等等, 在形成时可直接通过学校的档案管理系统直接上传至档案部门的计算机数据库中, 在归档时再和纸质文件同时物理归档到档案部门, 这样就确保了电子文件及时完整的归档。

对于脱机保存的电子文件在物理归档到档案部门时, 档案部门也要像对待纸质档案一样, 对电子文件进行“立卷”, 按一件载体为一个“立卷”单位, 如一张光盘可以就是一“卷”, 对光盘内的文件进行编目, 编写光盘的卷内目录, 同时还要建立光盘的检索目录, 对光盘进行编号。对于“卷”内电子文件的编目方案, 可根据国家标准GB/T188894-2002《电子文件归档与管理规范》, 对电子文件进行分类, 编制实体分类号。对于已经编好目录的电子文件, 目录信息也可放入档案部门的计算机档案管理系统中进行查询、利用, 从而实现真正意义上的电子文件的档案管理。

4 电子文件的保存和利用

4.1 电子文件的保存

由于电子文件载体的不稳定性, 电子文件的保存对档案部门来说是一个长期而艰巨的任务。目前电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。光盘用的常用的V C D光盘和D V D光盘两种介质, 磁介质目前用的最多的主要是软磁盘和硬磁盘。为了电子档案的长久保存, 我们在选择光盘时一定要选用质地最好的金盘, 而且要选用知名的大品牌, 这样质地才有保证。在光盘的存放上, 要注意光盘的存放环境, 要避光、防潮、防有害气体, 存放时一定要采取书立式以防光盘的变形, 影响数据的读取。对于磁性介质的使用和保护, 由于软磁盘的稳定性特别的差, 我们一般不提倡使用, 而是使用性能稳定的硬磁盘, 它保存的关键主要是防磁, 要远离强磁场的干扰。

另外, 由于磁、光介质的耐久性保存问题尚未解决, 电子档案将会在很长一段时间实行“双轨制”, 它将与纸质档案长时间并存, 所以档案部门在收集电子文件同时, 一定要同时收集一份同电子文件内容相同的纸质档案, 以确保档案的有效完整。

4.2 电子文件的利用

我们档案部门永恒的工作主题之一就是档案信息的利用, 收集整理电子文件, 很大的一个目的就是为了方便的提供利用。

目前, 档案部门为用户提供利用的方式主要有的三种方式: (1) 提供拷贝, 档案部门在提供利用的电子文件时, 应将电子文件转换为通用的电子文件格式, 方便利用者。 (2) 通信传输, 通信传输即通过网络传输电子文件。可使利用者不用到档案部门来, 节省了利用者的时间, 提高了工作效率。 (3) 直接利用, 利用者利用档案部门的网络直接查询, 可以使多个利用者同时利用同一份档案, 提高了档案的利用率。由于电子文件的种种优点, 使档案的利用范围不断的扩大, 我们在提供利用的同时, 也要注意利用中的安全保密问题, 要建立安全有效的保密制度, 确保电子文件的安全有效[4]。

总之, 信息时代的档案管理给我们带来的是机遇也是挑战, 我们作为档案工作人员, 应不断的学习, 与时俱进, 掌握先进的现代化先进的知识和技术, 才能不断适应时代的发展, 才能在档案信息化建设中, 在电子文件的管理中发挥更大的作用, 才能不会被时代所淘汰。

摘要：本文根据电子文件的特点, 提出了电子文件收集范围、归档方式、整理及保管利用方法等, 从而试图找到目前高校电子文件归档管理的途径与方法, 为高校电子文件归档管理提供有益的借鉴。

关键词：电子文件,归档管理,整理