电子文件的“双轨制”归档管理浅议

1 电子文件归档存在的缺点

1.1 电子文件的原始性不易确认

对于纸质文件来说, 人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性, 纸质文件原始性体现为内容和形式的统一, 对于任何一项形式上的变化, 人们都有理由对它的原始性进行怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的, 不仅内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 因此, 对电子文件原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面。

(1) 电子文件易于修改, 而且改动后不留任何痕迹, 使人难以区分新旧文件。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改动, 但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多, 从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。 (2) 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责, 有时它只不过制作一个“窗口”, 将必要的信息集中在一起, 并在需要的时候对其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来, 也可被不同的“收文者”拷贝到他的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别, 无法区别其中哪个是“原件”, 哪个是“复印件”。 (3) 电子计算机软硬件技术的不断更新换代, 迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的;必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限。因此, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。 (4) 电子文件不再具有固定的存储载体, 根据利用需要, 人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件, 还需要定期进行复制, 转换载体, 以防信息损失。电子文件没有了固定的载体, 也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。 (5) 电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性。 (6) 纸质档案的载体和记录本的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一种隐形杀手一电脑病毒。它是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。7) 目前;电子文件的签署技术还不普及, 我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名, 因此, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

1.2 电子文件的合法性不易确认

纸质文件的内容、介质、结构和上下文关系或者是固定在载体上直接呈现于人们眼前, 或者是通过实体整理加以维护体现, 一目了然。因此, 传统纸质档案具有的凭证性、合法性、原始性在法律上的效力是无可置疑的。而电子文件容易被修改、复制, 致使电子文件的合法性受到法律界的质疑。因此, 从目前看, 电子文件的许多技术特点迫使人们不得不与纸质文件联系起来, 使两者优缺点互补。

1.3 电子文件载体保护的脆弱性

数字化信息载体虽然存储量大;体积小, 但保存时间不如经过处理的纸质文件和缩微胶片长。新型档案载体光盘保持期为15-20年, 最长不超过30年。若保管不妥, 将使电子文件保存寿命缩短及性能不稳定, 并会出现档案失真等诸多问题。如保护方面不当, 温度湿度、外界的磁场、震动、强烈地磨擦或撞击等机械作用, 以及瞬问的强烈照4射等, 能使电子文件的记录数据、图像等荡然无存。因此, 确立电子文件归档的“双轨制”尤显重要。

1.4 电子文件应用的不兼容性

首先, 单位、行业不同, 甚至同一机构的不同部门往往安装不同的软件系统, 软件彼此不兼容所导致的信息交流也有阻滞或不畅。随着社会活动越来越复杂, 机构协作、信息传递越来越频繁, 这个矛盾就会变得益发明显。因此, 电子文件的应用存在有一定的局限性。

2“双轨制”在实际工作中的应用

2.1“双轨制”存在的意义

办公自动化的实现所产生的电子文件在某些方面是代替不了纸质文件的。当前以机代笔已成为现实, 人们直接用计算机起草文件, 在计算机上修改稿件。这是办公自动化带来的快捷。但它又恰恰显露出其自身的弱点。我们都知道文件的产生过程, 一般要经过起草、修改、签发。它真实地记录并确切地反映了形成的原意, 是确凿地原始记录和历史凭证。同时, 保存文件的草稿、定稿, 可以帮助我们了解和研究文件的修改、形成、内容变化和生效的过程。特别是对于那些领导人在文件内容上所做的重要修改或在审阅时签署的重要批示批注等珍贵的手迹。电子文件就无法体现了, 即使将这些文件拷贝下来, 也只是复制件。因此, 我们不能顾此失彼, 在电子文件归档时, 必须相应地接收纸质文件。

2.2“双轨制”在实际应用中具有完整、快捷性

电子文件同纸质文件共存, 它们可各发挥优长, 互避弱点, 而赋予纸质文件档案最终的凭证作用。同时, 还可以真正形成齐全的档案信息库, 最大限度地实现信息之问的关联, 保证档案信息的完整性。保存计算机产生电子文件档案数据库, 同时将与之有密切联系的纸质或其他载体形式的文件通过扫描录入的方式使其进入计算机, 变成相应的电子文件。也就建立了相应的完整的专题专门档案库。如一个单位举行了大型庆典活动的档案资料, 有电子文稿、纸质文件、照片、录音、录像带, 其内容无疑具有密切的联系, 但是由于这些档案的制成材料不同, 保存的方式和要求不尽一致, 不能在相同的条件下保存。所以, 这些不同载体的文件归档后, 只能是各自放在各自的档案库房或档案柜内, 在查询时要找到该事件的全部档案资料必须到多个库房和档案柜里去寻找。如果把这些不同载体的档案用计算机转化为电子文件, 与电子文件档案一起存入同一张软盘之中, 在查询时就可以方便快捷地查到, 同时可以最大限度地保持文件之问的客观联系。

目前, 随着办公自动化的普及, 电子文件的归档将是每一个单位档案部门面临的问题, 在档案行政部门没有一个统一的归档系统和强有力的措施之前, 电子文件的归档和纸质档案的共存不失为一种好的办法。

摘要：随着办公自动化的发展, 各单位电子文件的归档与纸质档案的并存现象成为档案专家们研讨的问题。针对这一问题, 本人从电子文件的特点及“双轨制”存在的意义两方面略作探讨。

关键词：电子,文件,档案,管理