浅谈施工图审查文件档案归档

施工图审查文件档案是施工图审查过程的记录, 是审查机构监管的依据。

施工图审查文件档案归档是涉及施工图审查工作完成后的一项工作, 如何做好此项工作应受到工程参建各方的重视。工程建设单位、设计单位等各单位应严格按照国家规范标准的相关规定, 认真做好此项工作。

1 施工图审查文件档案资料的概念

1.1 施工图审查文件概念

施工图审查文件是指在施工图审查工作过程中形成的各种形式的信息记录, 包括开展审查工作前的准备阶段文件、审查工作进行阶段文件、审查工作结束阶段文件。

(1) 施工图审查工作前的准备阶段文件是审查工作开始以前, 需要建设单位提供该工程在立项、审批、用地规划许可证、建设工程规划许可证、勘察、方案或初步设计等阶段形成的文件。

(2) 审查工作进行阶段文件是设计单位提供结构计算书、补充审查过程需要的相关的资料等阶段形成的文件。

(3) 审查工作结束阶段文件是审查单位在审查过程中形成的文件, 设计单位的施工图设计文件审查意见回复、审查单位最终形成的施工图设计文件审查报告、合格书及经修改最终确认的施工图纸等阶段形成的文件。

1.2 施工图审查档案概念

施工图审查文件档案是指在施工图审查过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、图纸等各种形式的历史记录。

1.3 施工图审查文件档案资料概念

施工图审查文件和档案组成施工图审查文件档案资料。

2 施工图审查文件档案归档的层次

(1) 勘察、设计等单位将本单位在勘察、设计过程中形成的文件向建设单位移交。

(2) 建设单位按照审查单位需要的审查资料要求, 将汇总的该工程施工图审查文件档案向审查单位提交。

(3) 审查单位将各阶段形成的资料文件、审查成果向档案管理部门移交。

3 施工图审查文件归档范围与要求

3.1 施工图审查文件归档范围

(1) 对施工图审查过程中有关的重要活动、记载审查主要过程和问题、具有保存价值的各种载体的文件, 均应收集齐全, 整理立卷后归档。

(2) 审查文件的具体归档范围应按照相关施工图审查文件归档整理规范中执行。

3.2 施工图审查文件归档的要求

(1) 勘察、设计应将本单位形成的勘察、设计资料和施工图纸向建设单位移交。

(2) 建设单位负责提供勘察、设计等单位的地质报告、施工图纸及审查需要的相关资料。

(3) 施工图审查单位将开展审查工作前需要的收集到的资料文件, 并应及时立卷。

(4) 施工图审查单位应在任务完成后, 将各单位形成的有关资料文件, 及本审查单位形成的审查资料成果归档。

(5) 施工图审查单位向档案单位移交档案时, 应编制移交清单, 双方签字、盖章后方可交接。

(7) 在审查工作结束后, 有个别工程因各种原因进行变更设计图纸需要重新审查的资料需完整保存, 补充归档资料。

(7) 施工图审查文件档案应采用耐久性强的书写材料。各单位按《施工图审查文件归档整理规范》规定的范围和保管期限归档保管;各方的资料文件档案均必须为原件。

(8) 一个施工图审查项目由多个设计单位共同设计时, 设计图纸应加盖各设计单位出图章。

(9) 对审查文件中文字材料应用A 4幅面, 对于经审查确认后的图纸及变更设计应加盖施工图审查专用章。

(1 0) 施工图审查文件档案的保管期限分为永久、长期2种期限。永久是指需永久保存, 长期是指保存期限是指保存2 0年至50年左右。

4 施工图审查文件档案归档质量控制手段

经济手段/签定合同时设有档案整编专/工程资料归档后予以结算/档案工作与工程建设同步进行制度落实做到“三纳入、四参加”, 系统性上以设计总目录为纲/完整性上做到账, 账物相符/技术管理/准确性上做到坚持四级审查制度/规范性上严格按照几家行业标准进行整编。

4.1 从程序性文件上控制

从建设单位提供的资料上分析判断资料的准确性、时效性能否满足该工程进行施工图审查的需要, 是是否能够转入技术性审查的关键。

(1) 注册结构师、注册建筑师的资质是否与图纸上的盖章一致。

(2) 设计、勘察院的资质是否在有效期内, 设计、勘察资质与图纸的工程规模是否一致。

(3) 图纸有否按国家规定进行方案或初步设计, 是否有相关的部门的批复文件。

(4) 根据工程的性质及规模, 是否有提供如水利局、环保局、规划局等相关部门的批复文件。

4.2 从技术管理上控制

(1) 建设单位在复杂的水电工程项目档案管理中, 坚持做到以设计总目录为纲, 以工程项目竣工验收分部分项资料编目大纲为目, 进行系统地排列, 使工程项目竣工资料完整、系统地进行收集、整编。

(2) 建设单位要坚持做到设计总目录、工程项目竣工验收分部分项编目大纲, 工程项目竣工资料移交目录实现帐帐相符, 帐物相符的目标, 确保工程资料的完整与安全归档。

(3) 工程项目档案的准确性要认真执行国家颁发的《建设工程文件归档整理规范》, 同时建设、施工、监理单位要坚持工程档案四级审查制度, 即:各参建单位根据项目的编目大纲和归档范围进行分类、组卷、整编, 装订前由项目负责人审查确认;整编完成后由监理单位对资料的质量进行审签;移交归档前建设单位技术负责人对勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料真实、完整进行复审;档案部门对工程资料的规范性进行审查。

4.2 从技术性审查上控制

(1) 对与大型的工程项目如:隧道、污水厂等规模较大, 审查的专业较多, 时间要求紧的情况下, 必须要设计院配合提供的结构计算书、初步设计说明书等资料, 以确认审查人员能够准确掌握第一手资料, 进行验算、核实其承载力, 钢筋的尺寸、长度是否满足国家规划达到安全的标准。

(2) 对在审查过程中出现的重大变更必须经审查单位确认盖章才能作为正式施工的依据。

(3) 经审查最终确认的修改后的图纸及变更设计通知必须原图留作归档的资料, 以便日后核对及追查。

4.3 建设单位, 设计、勘察单位, 审查单位跟踪指导、检查、监督、协助工程项目文件形成、积累、归档

(1) 建设单位, 设计、勘察单位工程项目文件形成、积累的文件资料、图纸是制定工程项目档案的归档范围、分类、整编、移交、保管、利用等制度和方法。

(2) 深入施工现场。设计、勘察单位, 协助技术人员做好工程技术文件的形成和积累工作, 确保审查的图纸质量和安全。

(3) 宣传施工图审查文件档案的作用及其档案工作的意义, 贯彻执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度, 提高审查人中员对施工图审查文件档案工作和工程项目文件完整形成、积累的认识。

(4) 为工程技术人员形成、积累工程技术资料, 提供业务指导、服务。

5 结语

施工图审查文件档案是工程正式施工前的合格证, 是完整记录审查过程的重要依据, 是确保施工图纸的设计的合理性、准确性的重要保障, 也是今后施工单位按图施工的重要依据, 是一项的重要信息资源, 愿所有人都能正确认识施工图审查文件档案的重要性和施工图审查的必要性。

摘要：本文作者根据自己多年的工作经验论述了施工图审查文件档案资料的概念及其包含的三个层次, 介绍了施工图审查文件归档范围, 施工图审查文件档案归档质量控制手段, 从审查过程的要求等方面探讨了施工图审查文件归档的要求。

关键词：施工图审查,文件,档案,归档要求