文件材料立卷归档管理

第一篇：文件材料立卷归档管理

审计文件材料立卷归档作业规程

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知 审办发[1997]第267号1997年

各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅(局)，各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：

《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。请认真贯彻执行。 审计机关审计文件材料立卷归档作业规程

第一条 为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条 本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条 审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责;审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责;审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条 审计文件材料立卷的原则

(一)归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

(二)审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

(三)审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条 审计文件材料立卷的基本要求

(一)为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

“完整”是指每一审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全;每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全;每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。

“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料，不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

(二)为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范，文件整齐有序、组装严密。

第六条 审计文件材料的收集范围

凡记录和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据。电报、信函的原件或复制件，照片、声像磁带、电脑软盘、光盘，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。

(一)审计机关在执行审计监督和审计调查任务中，根据 《审计法》 、 《审计法实施条例》 和《中国审计规范》制作和使用的各种审计公文。

(二)审计实施类文书。审计组在审计实施过程中，取得和制作的有关评价、证实、处理问题的审计作业文书。包括原始审计工作底稿、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计证据、审计取证材料清单、法规依据、审计报告等。

(三)审计项目管理文件。审计机关和审计组在管理具体审计项目过程中，进行立项审批，编制审计方案，审定、复核审计报告、审计意见书和审计决定，了解审计意见采纳情况，监督审计决定执行情况所产生的各种文件和记录。

(四)审计项目往来文件。审计过程中与上级审计机关、本级政府、各有关部门、单位之间有关审计项目的请示、报告、问函、批复、批示、复函等。

(五)与审计项目有关的各种举报材料。

(六)其他有关文件。

第七条 不归入审计档案的文件

(一)与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件。

(二)未用作审计依据，或未经核实的证明性文件材料。

(三)审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料。

(四)未经领导审签的文电草稿。

(五)其他不应归入审计档案的文件材料。

第八条 审计文件材料的组卷方法

(一)审计文件材料的组合采用按职能分类，按项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷，多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下，不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。

(二)跨的审计项目，在项目审计终结的立卷。

(三)行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷，各子项目的审计文件材料另行立卷。

(四)定期审计项目的总体审计方案与综、审计报告单独立卷，对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。

(五)建设项目预算、概算执行情况，决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。

(六)经济责任审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。

(七)审计行政复议项目，由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料，可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目，由应诉审计机关单独立卷。

(八)专项审计调查项目，按项目立卷。

第九条 审计案卷内文件材料的排列规则

(一)项目审计产生的文件材料，一般应按三个单元作如下排列：

1.第一单元 结论性文件材料 逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：

(1)通报或公布审计结果的文件;

(2)审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示;

(3)审计决定与检查审计决定执行情况的文件;

(4)采取审计行政强制措施的文件;

(5)审计建议书、移送处理函;

(6)审计意见书与审计意见采纳情况的文件;

(7)审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明;

(8)审定审计报告的会议纪要或记录摘要;

(9)举行审计听证会的文件材料;

(10)审计复核文件(亦可置于针对文件之后)。 2. 第二单元证明性文件材料 按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列：

(l)汇总审计工作底稿;

(2)审计取证材料清单;

(3)分项目审计工作底稿;

(4)原始审计工作底稿;

(5)审计证据;

(6)审计所依据的法规目录或摘要。’

3.第三单元 立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列：

(1)上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书;

(2)与审计项目有关的举报材料;

(3)审计方案及编制审计方案所形成的文件材料;

(4)审计通知书;

(5)审计文书送达回证(亦可置于针对文件之后)。

三个单元内未列入的其他文件(如审计行政复议文书、审计应诉法律文书等)，可增设第四单元存入案卷;也可单独立卷。

(二)各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是：正件在前，附件在后;定稿在前，修改稿在后;批复在前，请示在后;批示在前，报告在后;重要文件在前，次要文件在后;汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十条 审计文件材料的立卷程序

(一)审计方案经批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹，做好立卷准备工作。

(二)项目审计实施开始后，立卷责任人要随着审计程度各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。

(三)项目审计终结以后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理，进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作，并按照本规程第九条的有关规定进行排列。

(四)整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交*，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。

(五)对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。

(六)检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：

1.编写页号：

在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，用铅笔书写阿拉伯数字;文件材料背面是空白的，不编写页号。

2.编写卷内文件目录：

(1)顺序号 每份文件材料为一号。证明性文件材料，每一分项目(包括证实一项问题的所有审计证据和审计记录)为一号。按文件材料的排列次序逐一填写。

(2)文件字号 按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填写。

(3)责任者 结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定;证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者(即审计组)。

(4)题名 应照实填入。无标题或标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“【 】”注明。

(5)日期 填写文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的数字后加“.”号，一组证明材料的日期，可采用“1997.1.11-2.18”的省略写法。文件材料上无日期的，应准确判定后再行填写。

(6)页号填写本份文件材料所在之页的编号。

3.填制备考表：

(1)本卷情况说明 应写明本项目审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注说明日期。

(2)立卷人 由立卷责任人签名并标注立卷日期。

(3)检查人 由审计组组长或相关业务部门负责人在检查质量后签名并标注检查日期。

4.书写案卷封面：

(1)全宗名称 填写(或印制)立档单位全称或通用简称。

(2)案卷分类名称 根据机关档案分类方案，填写审计项目承办部门名称，或审计项目类别名称。

(3)审计案卷题名 于“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对(介词)+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。

(4)审计时间 填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。

(5)审计组负责人 填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

(6)本项目共 卷(第 卷) 填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，括号内不填数。

(7)自 年 月至 年 月 填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期(不包括引用法规原件的日期)和最晚形成日期。

(8)本卷共 件 页 填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

(9)保管期限 按《审计档案保管期限表》的规定划注。

(10)归档号 填写《审计案卷立卷类目》中的文书处理号。

(七)审计案卷的装订

1.审计案卷的装具，可根据实际需要采用硬卷皮(规格为长300mm、宽220mm，用250克牛皮纸制作)或软卷皮(规格为297mm ×210mm或260mm×185mm)。使用软卷皮装订案卷，应当将若干簿卷装入卷盒，并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。

2.装订审计案卷必须做到：

(1)拆除文件材料上的金属物;

(2)对破损、褪色的文件材料，要进行修复或复制;

(3)文件材料装订部分不足25mm，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订;

(4)文件材料纸面小的，要粘贴或托裱在标准的16开纸上再装订;

(5)文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明：

(6)外文材料应附有中文译本;

(7)每卷装订的文件材料，一般不得超过200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷;

(8)文件材料装订时应在右边和下边取齐;

(9)装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。

(八)审计证物的处理

1.与审计案卷相关的证物，凡能入卷保存的均应装入卷盒或卷皮所附的物品袋内。除在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源外，并应列入卷内目录，以便查对和利用。

2.不能入卷保存的相关证物，应另行包装，并在包装上注明相应的审计案卷题名、案卷号、证物收集日期、品名、数量、来源等。包装后的证物可与审计案卷存放一处。

3.不宜保存的证物，应及时拍成照片存入审计案卷内。

4.与审计案卷相关的声像磁带、电脑软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并应在相应审计案卷的“备考表”中注明。

第十一条 审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。

第十二条 审计文件材料的归档

(一)审计业务部门应以项目审计案卷为单位归档。无特殊情况，不得向档案部门移交单份审计文件材料。

(二)对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”(一式两份)，由机关档案人员逐卷清点验收。移交人和接收人在清册上签字盖章。

(三)审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。

(四)审计案卷归档后，对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用;确无价值的文件材料可经业务部门负责人审查后销毁。

第十三条 本作业规程由审计署办公厅负责解释与修改。

第十四条 本作业规程自发布之日起施行。

第二篇：公路工程竣工文件材料立卷归档整理

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是: (1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。 (2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、 不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。 (3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。 (4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。 (5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。 (6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、 技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。 在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。 尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。 总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、 准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

参考文献 [1]郭俊飞,韩全学《公路工程竣工评定与资料归档整理指南..北京:中国电力出版社. [2]李庆瑞,李占朝. 《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》.北京:中国广播电视出版社.

第三篇：文件的立卷与归档

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档;

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等;

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料; h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记;

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料;

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。六月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

第四篇：《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》

人民检察院诉讼档案管理办法 (2016年9月14日最高人民检察院

第十二届检察委员会第五十四次会议通过)

第一章 总 则

第一条 为了加强人民检察院诉讼档案(以下简称“诉讼档案”)科学规范管理，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，制定本办法。

第二条 诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料。

第三条 诉讼档案实行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。

第四条 诉讼档案工作实行统一领导，分级管理。最高人民检察院负责组织领导，地方各级人民检察院接受上级人民检察院和同级地方档案行政管理部门监督指导。

-1- 第二章 管理机构与职责

第五条 各级人民检察院应当成立档案工作领导小组，设立档案工作机构统一管理诉讼档案，并根据实际需要配备专职档案工作人员。

第六条 各级人民检察院应当配备具有档案专业知识和法律知识的人员从事诉讼档案管理工作。省、自治区、直辖市人民检察院应当根据工作需要配备信息化技术人员。

各级人民检察院应当保持档案队伍相对稳定，加强业务培训，提高人员素质。档案工作人员离岗时，应当做好交接手续。

第七条 各级人民检察院档案部门(以下简称“档案部门”)管理诉讼档案的主要职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规、技术规范和人民检察院诉讼档案管理相关规定;

(二)制定和完善诉讼档案各项规章制度;

(三)监督指导各部门诉讼档案的收集、整理;

(四)开展诉讼档案保管与鉴定、开发与提供利用;

(五)开展诉讼档案统计与研究工作;

(六)负责诉讼档案信息化管理工作。

上级人民检察院档案部门负责对下级人民检察院诉讼档案工作进行指导、监督与检查。

-2- 第三章 收集与整理

第八条 各级人民检察院在办案过程中形成的各类诉讼档案，以及由于人民检察院撤销、分立、合并等原因由本院接管的诉讼档案，均属于本院诉讼档案范围。

第九条 办案部门在案件办理完毕后，应当依据《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》要求，及时整理归档。

第十条 档案部门应当严格审查归档质量。对符合要求的档案，应当履行交接手续;对不符合要求的档案，应当退回办案部门重新整理。

第十一条 诉讼档案应当按照结案—保管期限—组织机构的方法进行排列，按照一卷一号的原则编制档号。 档号结构为：诉讼档案代码(SS)—结案—保管期限代码(1为永久、2为60年、3为30年)—顺序号(一般为5位数)。如：2016年永久保管的第1号案卷档号表述为：SS-2016-1-00001。

第十二条 档案部门应当根据编制诉讼档案案卷目录。

第十三条 同一案件分别形成纸质、电子、音像、实物等不同载体档案的，应当按照载体性质归入相应的档案门类，根据相关规定进行整理、编目、上架，并在案卷目录上相互注明参见号。

-3- 第四章 保管与利用

第十四条 各级人民检察院应当设立专门库房保管诉讼档案。库房面积要与现有档案数量及增量相适应。

档案库房建设应当符合国家标准，不宜设在建筑物顶层或者地下室。库房要保持恒温恒湿，适宜温度为14～24℃，相对湿度为45～60%，每昼夜波动幅度变化温度不得大于±2℃，相对湿度不得大于±5%。

第十五条 档案库房内禁止存放易燃、易爆及与档案无关物品。库房周边不得存放危害档案安全的物品。

第十六条 档案库房、阅览室、数字化处理室、办公室和机房等应当分开设置。

第十七条 各级人民检察院应当配置档案管理必需的装具和设施设备，以满足档案管理基本需要。

第十八条 诉讼档案应当排列有序、标识清晰，便于查找利用。

第十九条 纸质诉讼档案，应当进行数字化加工。电子诉讼档案应当按照国家有关规定进行异质异地备份。

第二十条 档案部门应当定期对诉讼档案进行检查清点，确保不丢失，不损坏。对破损、虫蛀、褪色或者字迹模糊的档案，应当及时修补、托裱、复制或者进行其他技术处理。

第二十一条 各级人民检察院应当积极开发利用诉讼档案， -4- 充分发挥诉讼档案服务检察事业、服务社会的作用。

第二十二条 档案部门应当建立诉讼档案利用制度。根据利用主体和诉讼档案涉密程度，确定诉讼档案的利用范围、利用方式和利用程序。

第二十三条 各级人民检察院工作人员因工作需要，可以利用本院诉讼档案。

其他人民检察院和人民法院以及公安、国家安全、纪检监察等机关工作人员因工作需要查阅、借阅诉讼档案的，应当持单位介绍信、工作证件到档案所在人民检察院档案部门或者办案部门提出申请。档案部门征得办案部门书面意见并报分管检察长审批后办理。

人民检察院与人民法院等有关单位已有借阅规定的，按照规定办理。

第二十四条 依据相关规定需要查阅、摘抄、复制诉讼档案的，律师可以持律师执业证书、律师事务所证明和委托书或者法律援助公函，其他辩护人或者诉讼代理人可以持身份证明和委托书，向档案所在人民检察院案件管理部门提出申请。案件管理部门通知办案部门根据情况到档案部门办理相关手续。

第二十五条 对已有电子版本的诉讼档案，原则上不提供纸质原件，只提供复制件。复制件加盖档案证明专用章后，与档案原件具有同等效力。

第二十六条 非本院工作人员利用诉讼档案的，原则上只提

-5- 供检察正卷相关内容。没有正卷的，可以按规定提供相关材料复制件。

第二十七条 档案部门应当充分利用档案管理系统和现代信息技术手段，提供诉讼档案在线利用。积极开展诉讼档案著录、检索和编研工作，深入挖掘诉讼档案潜在价值。

第二十八条 档案工作人员应当严格遵守诉讼档案利用制度，不得违反规定提供诉讼档案或者扩大利用范围。

第五章 鉴定与销毁

第二十九条 各级人民检察院办案部门和档案部门应当依据《人民检察院诉讼档案保管期限表》，准确鉴定诉讼档案保管期限。

第三十条 诉讼档案保管期限分为永久和定期，定期分为60年和30年两种。

第三十一条 诉讼档案保管期限应当从结案后下一年起算。因涉及累犯、申诉、加(减)刑等先后形成的多本案卷，其保管期限应当从最后审理结案的下一年起算，并适用其中最长期限。

第三十二条 各级人民检察院应当根据国家有关规定对保管期限届满的诉讼档案进行鉴定工作。鉴定工作领导小组由办公厅(室)负责人、相关业务人员和档案工作人员组成。

第三十三条 经鉴定仍有保存价值的诉讼档案，应当根据其 -6- 实际价值适当延长保管期限继续保存。

经鉴定确无继续保存价值的诉讼档案，应当清点核对，登记造册，经分管检察长批准后送指定销毁机构，由两名以上工作人员全程监销。监销人员应当在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应当存档，永久保存。

销毁前，应当将其中由人民检察院制作、能说明全案基本情况的结论性法律文书取出一份整理装订后，列入原案卷归档永久保存。

第六章 统计与移交

第三十四条 各级人民检察院应当建立健全档案统计制度，准确统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，填写档案工作基本情况统计报表。

地方各级人民检察院及时将统计报表报送上级人民检察院档案部门和同级档案行政管理部门。

第三十五条 人民检察院撤销、分立或者合并时，应当将诉讼档案移交相关人民检察院，并办理移交手续。

第三十六条 各级人民检察院应当按照国家有关规定，根据实际情况，向有关档案馆移交诉讼档案。

-7- 第七章 附 则

第三十七条 各省、自治区、直辖市人民检察院可以根据本办法，结合本辖区实际情况制定实施细则，并报最

高人民检察院办公厅备案。

第三十八条 电子诉讼档案管理办法另行规定。

第三十九条 本办法自发布之日起施行。原《人民检察院诉讼档案管理办法》和《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》(高检会〔2000〕3号)同时废止。

-8- 附件

人民检察院诉讼档案保管期限表

序号 内容

一、刑事诉讼案卷

(一)直接受理立案侦查案件

1. 移送起诉案件

重要的 一般的 2. 撤销或者不起诉案件

3. 初查不立案案件

(二)审查逮捕、审查起诉案件

1. 批准(决定)逮捕或者决定起诉案件 重要的

一般的

2. 不批准(不予)逮捕案件

重要的

一般的

3. 决定不起诉案件

重要的

保管期限永久60年

60年

30年

永久

60年

60年

30年

永久-9-

一般的

60年

4. 移送上级人民检察院批捕或者起诉后留存案件

30年

5. 退回公安机关补充侦查案件

30年

6. 对下级检察院不批准逮捕或者决定不起诉复议、复核案件

改变原不批准逮捕或者不起诉决定

维持原不批准逮捕或者不起诉决定

7. 核准追诉案件

重要的

一般的

8. 不予核准追诉案件

9. 没收违法所得案件

10. 强制医疗案件

(三)刑事诉讼监督案件

1. 通知(建议)立案或者撤案案件

重要的

一般的

2. 要求行政机关移送案件的案件

重要的

一般的

3. 对下级人民检察院报请延长羁押期限案件

4. 提出抗诉案件

5. 撤回抗诉案件

- 10-

60年

30年

永久

60年

30年

60年

60年

60年

30年

60年

30年

30年

永久

60年

6. 提请抗诉案件

重要的

永久

一般的

60年

7. 最高人民法院通报的死刑复核案件

永久

8. 申请(提请)监督死刑复核案件

提出检察意见的

永久

函转最高人民法院的

30年

审理后直接结案的

30年

9. 刑事执行监督案件

(1)羁押必要性审查

30年

(2)指定居所监视居住执行检察

30年

(3)临场监督执行死刑

60年

(4)财产刑执行监督

重要的

60年

一般的

30年

(5)纠正超期羁押

30年

(6)被监管人死亡与事故检察

构成犯罪，依法立案侦查

永久

制发纠正违法通知书

60年

不构成犯罪，提出处理建议

60年

发出检察建议

30年

(7)办理减刑、假释或者暂予监外执行或者收监执行

-11-

重要的

60年

一般的

30年

(四)未成年人检察案件

参照“审查逮捕、审查起诉的刑事案件”确定保管期限

(五)司法协助案件

二、控告申诉案卷

(一)受理的控告、申诉、举报案件

1. 立案案件

重要的

一般的

2. 纠正违法行为或者提出检察建议案件

3. 不受理或者不立案或者不支持申诉案件

4. 举报失实案件

5. 维持原决定案件

6. 转本院其他部门处理或者移送其他单位案件

7. 控告申诉终结决定案件

(二)申诉审查、复查案件

1. 提出抗诉案件

2. 提出再审检察建议案件

3. 纠正原决定案件

4. 不予抗诉或者维持原决定案件

5. 审查结案案件

- 12-

30年

60年

30年

60年

30年

30年

30年

30年

60年

永久

60年

60年

30年

30年

(三)刑事赔偿案件

60年

(四)赔偿监督案件

1. 提出监督意见案件

60年

2. 不提出监督意见或者不立案案件

30年

(五)司法救助案件

三、民事行政检察案卷

(一)提出抗诉或者提出再审检察建议案件

(二)公益诉讼案件

(三)提出检察建议或者提出纠正违法通知案件

(四)提请抗诉案件

(五)终结审查案件

(六)不支持监督申请案件

(七)支持或者督促起诉案件

四、其他

(一)指定管辖案件

重要的

一般的

(二)交办或者转办下级人民检察院处理案件

(三)下级人民检察院按照法定程序上报的备案材料

1. 有重大影响的案件

2. 纠正案件

3. 其他案件

60年

永久

永久

永久

60年

60年

30年

30年

60年

30年

30年

60年

60年

30年

13-

-

(四)上级人民检察院对疑难或者分歧案件的指导材料

60年

(五)检察长列席人民法院审判委员会会议，带回人民法院

案件材料(检察机关未形成材料)

30年

说明

本期限表中表述“重要的”内容，主要包括以下案件：

1. 判处死刑、无期徒刑、十年以上有期徒刑的案件; 2. 省部级以上领导干部犯罪的案件;

3. 与本院同级及以上人大代表、政协委员犯罪的案件; 4. 与本院同级党委、人大、政府、政协领导及各组成部门负责人以上干部犯罪的案件;

5. 高级技术职称人员、社会知名人士犯罪的案件; 6. 邪教组织、恐怖组织骨干分子犯罪的案件; 7. 单位犯罪的案件;

8. 外国人、港澳台居民、民族宗教人士犯罪的案件; 9. 本辖区内具有较大社会影响的案件; 10. 其他具有长远查考利用价值的案件。

-14-

人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则

(2016年9月14日最高人民检察院

第十二届检察委员会第五十四次会议通过)

第一条

为了加强人民检察院诉讼文书材料(以下简称“诉讼文书材料”)立卷归档工作，根据《人民检察院刑事诉讼规则》(试行)《人民检察院民事诉讼监督规则》(试行)《人民检察院行政诉讼监督规则》(试行)及《人民检察院诉讼档案管理办法》等有关规定，制定本细则。

第二条 诉讼文书材料，包括人民检察院在依法办理案件过程中形成的法律文书、证据材料及其他相关材料。

第三条 归档的诉讼文书材料，可以分别立卷为刑事诉讼类案卷、控告申诉类案卷、民事行政检察类案卷和其他类案卷。

第四条 诉讼文书材料，由案件承办人在案件办结的归档。归档时间最迟不超过下一年第二季度。

办案部门负责人应当对本部门诉讼文书材料立卷归档工作进行监督、检查。

第五条 案件承办人应当从受理案件开始收集有关诉讼文书材料，结案后及时整理，确保材料齐全、完整，符合归档要求。发现遗漏或者不符合要求的，应当补齐或者补正。

-15- 第六条 人民检察院在办案过程中形成的下列文书材料应当立卷归档：

(一)法律文书的正式件、签发稿(包括统一业务应用系统中法律文书的审批表)及领导同志重要修改稿;

(二)受理案件的相关文书;

(三)表明案件来源的立案线索、举报、控告、申诉材料，领导交办材料等;

(四)关于案件的请示、批复(包括电报、电话记录、口头指示记录等)和讨论案件记录、阅卷笔录等材料;

(五)证据材料(包括作为证据的视听资料、电子数据);

(六)处理结果;

(七)赃款赃物清单;

(八)其他具有保存价值的材料。

第七条

下列文书材料不应当立卷归档：

(一)与本案无关的材料;

(二)重份材料;

(三)未定稿的法律文书(特殊、重大案件除外);

(四)定罪量刑时援引法律及法规性文件;

(五)办案过程中借阅的人事档案和前科材料(应归还原单位);

(六)其他没有保存价值的材料。

第八条 摘录、复制的材料应当注明来源、名称、日期、经 -16- 办人姓名等以备查考。

第九条 归档的纸质诉讼文书材料，应当采用字迹耐久的蓝黑、碳素、黑色钢笔或者签字笔书写和签发;电子诉讼文书材料，应当采用打印机打印。

第十条 卷内材料应当按照实际办案程序和文书材料形成时间、兼顾文书之间相互联系的原则依次排列。

(一)证据材料可以先按照材料名称、问题特征分类，再按照时间先后顺序排列。

(二)单一犯罪嫌疑人案件的讯问笔录，按照讯问时间先后顺序排列。共同犯罪案件的讯问笔录，先按照犯罪嫌疑人在犯罪中主次地位、再按照时间先后顺序排列。

(三)材料多的共同犯罪案卷，可以分立总卷和分卷。总卷存放综合性的材料，分卷存放犯罪嫌疑人个人材料。

第十一条 刑事诉讼案卷中的立案侦查、审查起诉案卷和民事行政检察案卷根据情况可以分立正卷和副卷。正卷主要存放诉讼过程中依法应当提供的法律文书、主要证据及其他材料;副卷主要存放其他法律文书、证据以及在办案过程中产生的请示、报告、讨论意见等内部材料。

第十二条 诉讼案卷应当配有卷皮、卷内目录和备考表，并且工整、清晰、规范填写或者打印。

卷皮、卷内目录填写内容应当与卷内材料相符;卷内目录应当详细填写卷内每份材料名称或者事由。

-17- 第十三条 卷内材料除卷内目录、备考表外，均应当使用铅笔从“1”开始逐页编写页码。页码编写在有文字和图表材料正面的右上角、反面的左上角。

第十四条 案件承办人应当以案卷材料中标注的最高密级确定案卷的密级，并在卷皮右上角“密级专用章”处加盖密级印章或者打印相应的密级。

第十五条 案件承办人应当依据《人民检察院诉讼档案保管期限表》，结合案件性质、情节、刑期、社会影响和史料价值等因素，填写案卷保管期限意见。档案部门审核后，加盖保管期限专用章予以确认。

第十六条 归档诉讼文书材料，一般以A4办公纸尺寸为标准。纸张残缺破损、过小或者过大以及字迹偏左、装订后影响阅卷的，应当进行修补、粘贴衬纸或者折叠等。附有金属物的应当剔除。

需要归档的信封，根据其大小粘贴衬纸或者折叠，邮票应当保留。

第十七条 卷内材料应当右齐下齐，一般使用蜡线“三孔双线”装订，确保整齐、美观、牢固。每本案卷一般不超过200页或者厚度不超过20毫米，超过时可以分卷装订。

第十八条 侦查机关移送的案卷，应当保持其原样，并编制档号。

第十九条 需要封存的未成年人检察案卷，应当由办案部门 -18- 在卷皮密级专用章左侧加盖未检案卷封存印章。

第二十条 电子诉讼文书材料，应当打印纸质版本一同归档。两个版本在内容及描述上应当相互印证，保持一致。

第二十一条

外文和少数民族文字的诉讼文书材料，有汉语译文的，应当一并归档。

第二十二条 诉讼档案不得擅自增减材料。确需增减的，案件承办人应当经过案件负责人审批，并征得档案部门同意后，在备考表中注明材料增减情况，并共同签字。

第二十三条 归档目录应当制作一式两份，一份留归档部门备查，一份交档案部门留存。移交时，档案部门应当清点案卷，符合归档质量要求的，予以接收，归档部门和档案部门同时在移交凭证上签字，办理交接手续。不符合归档质量要求的，应当退回归档部门重新整理。

第二十四条 各省、自治区、直辖市人民检察院可以根据本细则，结合本辖区实际情况制定实施细则，并报最高人民检察院办公厅备案。

第二十五条 本细则自发布之日起施行。原《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》(高检会„2000‟3号)同时废止。

附件：诉讼案卷卷内主要材料排列顺序

-19- 附件

诉讼案卷卷内主要材料排列顺序

刑事诉讼案卷

一、直接受理立案侦查案卷 正卷

(一)法律文书部分

1. 提请批准直接受理书，批准直接受理决定书; 2. 指定管辖决定书，交办案件决定书; 3. 移送函; 4. 立案决定书; 5. 补充立案决定书;

6. 申请批准或者驳回回避决定书; 7. 回避复议决定书;

8. 提讯、提解证，传唤证或者传唤通知书; 9. 犯罪嫌疑人诉讼权利义务告知书; 10. 委托诉讼代理人、辩护人通知书;

11. 辩护律师会见犯罪嫌疑人应当经过许可通知书;12. 拘传证;

13. 拘留决定书，拘留通知书(包括拘留人大代表、政协委员的 - 20-

相关材料); 14. 拘留证;

15. 逮捕决定书，逮捕通知书(包括逮捕人大代表、政协委员的

相关材料); 16. 逮捕证; 17. 决定释放通知书;

18. 取保候审、监视居住决定书，被监视居住人、被取保候审人

义务告知书，指定居所监视居住通知书; 19. 解除取保候审、监视居住决定书; 20. 保证书;

21. (不)批准延长羁押期限决定书，(不)批准延长羁押期限

通知书;

22. 重新计算侦查羁押期限决定书; 23. 搜查证;

24. 扣押决定书，查封/扣押财物、文件清单; 25. 解除扣押决定书; 26. 扣押邮件、电报通知书; 27. 解除扣押邮件、电报通知书;

28. 处理查封/扣押财物、文件决定书及清单;

29. 退还、返还查封/扣押/调取财物、文件决定书及清单; 30. 移送查封/扣押、冻结财物、文件决定书及清单; 31. 处理扣押非赃证财物清单及依法转交纪检监察部门处理

-21- 款物的回执;

32. 查询、冻结、解除冻结犯罪嫌疑人金融财产通知书; 33. 协助查询、协助冻结、解除冻结金融财产通知书; 34. 协助查询、协助冻结、解除冻结债券、股票、基金份额通

知书;

35. 随案移送的财物、文件清单; 36. 询问通知书，诉讼权利义务告知书; 37. 调取证据通知书及清单;

38. 聘请书(鉴定聘请书、鉴定委托书); 39. 技术性鉴定材料;

40. 授权委托书和律师申请会见的书面材料(侦查阶段、审查

起诉阶段委托辩护人、申请法律援助告知书); 41. (不)许可会见犯罪嫌疑人决定书; 42. 驳回申请决定书;

43. (不)批准会见在押犯罪嫌疑人通知书; 44. 移送审查(不)起诉意见书，撤销案件决定书; 45. 送达回证;

46. 其他需要入卷材料。

(二)证据部分

1. 综合讯问笔录(最后一次);

2. 讯问犯罪嫌疑人笔录(按时间顺序排列); 3. 犯罪嫌疑人自首材料;

-22- 4. 犯罪嫌疑人亲笔供词; 5. 物证; 6. 书证; 7. 证人证言; 8. 被害人陈述; 9. 鉴定意见;

10. 搜查、勘验、检查、辩认、侦查实验等笔录; 11. 视听资料、电子数据; 12. 出入境记录; 13. 家庭财产信息; 14. 其他需要入卷材料。

副卷

(一)法律手续部分

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 上级机关交办或者报案、控告、举报、自首或者其他案件

来源材料;

3. 发现案件、破案经过材料; 4. 线索审查报告;

5. 提请初查报告(初查计划、安全防范预案、接触初查对象 审批表); 6. 初查结论报告;

-23- 7. 提请立案报告; 8. 不立案通知书; 9. 移送案件通知书; 10. 提请补充立案报告; 11. 立案请示报告; 12. 立案决定书; 13. 补充立案决定书; 14. 侦查计划;

15. 委托辩护人申请法律援助告知书;

16. 辩护律师会见犯罪嫌疑人应当经过许可通知书; 17. (不)许可会见犯罪嫌疑人通知书;

18. 有关强制措施的请示、报告、批复、决定等材料; 19. 采取强制措施的法律文书(包括对人大代表、政协委员采取 强制措施);

20. (不)批准延长侦查羁押期限决定书; 21. 延长侦查羁押期限通知书; 22. 重新计算羁押期限材料;

23. 有关侦查措施的请示、报告、批复、决定等材料; 24. 同步录音录像委托书; 25. 委托检验文书，检验鉴定材料; 26. 侦查终结前工作汇报及讨论记录; 27. 人民监督员监督事项告知书;

-24- 28. 人民监督员表决意见书; 29. 征求律师意见表;

30. 提请中止侦查报告，提请恢复侦查报告; 31. 侦查终结报告; 32. 讨论案件记录;

33. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书);34. 报送、移送、交办案件材料; 35. 移送审查(不)起诉意见书; 36. 案件侦查终结移送审查起诉告知书; 37. 移送涉案财物清单; 38. 退回补充侦查意见书; 39. 补充侦查形成的材料; 40. 撤销案件决定书; 41. 提请复议书，复议决定书; 42. 来信来访材料; 43. 解除扣押通知书; 44. 退还扣押财物、文件清单; 45. 刑事判决书; 46. 纠正违法通知书; 47. 检察建议书; 48. 个案预防材料;

49. 涉案财物出、入库手续清单;

25- - 50. 案件质量评查表; 51. 其他需要入卷材料。

(二)证据部分

1. 讯(询)问笔录、亲笔供词、调查笔录; 2. 检察卷中重要证据材料摘录; 3. 其他需要入卷材料。

二、审查逮捕案卷

(一)审查逮捕案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 侦查机关提请批准逮捕书; 3. 阅卷笔录;

4. 提讯、提解证，传唤证或者传唤通知书;

5. 讯问犯罪嫌疑人提纲，犯罪嫌疑人诉讼权利义务告知书，讯问

笔录;

6. 听取犯罪嫌疑人意见书;

7. 询问证人、被害人提纲、通知书，证人、被害人诉讼权利义

务告知书，询问笔录; 8. 调取证据通知书及清单; 9. 不予收集、调取证据决定书; 10. 审查逮捕意见书; 11. 讨论案件记录;

-26- 12. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 13.(不)批准逮捕决定书; 14.(不)批准逮捕决定执行情况; 15. 逮捕案件继续侦查取证意见书; 16. 不批准逮捕案件补充侦查提纲; 17. 不批准逮捕理由说明书;

18. 侦查机关变更逮捕措施情况审查表; 19. 撤销逮捕决定书; 20. 撤销逮捕理由说明书;

21. 撤销不批准逮捕决定书、通知书; 22. 准予撤回决定书;

23. 通报逮捕外国犯罪嫌疑人的函; 24. 通报逮捕政协委员的函; 25. 审查逮捕案件备案报告书; 26. 适用监视居住建议书; 27. 撤销强制措施决定书、通知书; 28. 应当逮捕犯罪嫌疑人建议书; 29. 侦查机关撤回提请批准逮捕书; 30. 准予撤回决定书; 31. 纠正违法通知书;

32. 侦查机关的回复和纠正整改情况; 33. 案件质量评查表;

27-- 34. 其他需要入卷材料。

人民检察院自侦部门移送审查逮捕的案卷，参照以上材料排列顺序。

(二)对不批准逮捕决定进行复议、复核案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 不批准逮捕决定书; 3. 侦查机关要求复议意见书;

4. 提讯、提解证，传唤证或者传唤通知书; 5. 犯罪嫌疑人诉讼权利义务告知书; 6. 讯问犯罪嫌疑人笔录;

7. 询问证人、被害人的提纲、通知书，证人、被害人诉讼权利

义务告知书，询问笔录; 8. 案件审查报告(审查意见书); 9. 讨论案件记录：

10. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 11. 复议决定书;

12. 侦查机关提请上级人民检察院复核意见书;

13. 检察长决定或者检委会会议研究意见(纪要及决定事项通

知书); 14. 复核决定书; 15. 案件质量评查表; 16. 其他需要入卷材料。

-28-

下级人民检察院报请上一级人民检察院重新审查逮捕的案卷，参照以上材料排列顺序。

(三)(不)核准追诉案卷 1. 侦查机关报请核准追诉报告书;

2. 下级检察院报请(不)核准追诉案件报告书; 3. 报请(不)核准追诉案件意见书;

4. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 5. 省级院报请(不)核准追诉案件报告书; 6. 高检院(不)核准追诉决定书; 7. 案件质量评查表; 8. 其他需要入卷材料。

三、审查起诉案卷

(一)起诉案卷 正卷 1. 起诉书;

2. 新认定、补充的证据材料; 3. 证据目录，证人名单;

4. 向人民法院移送赃款、赃物及其他物证清单;

5. 人民检察院办理共同犯罪案件中，对同案犯已作不起诉决定的

法律文书; 6. 其他需要入卷材料。

-29-

二审或者再审案卷参照以上材料排列顺序。

副卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 起诉意见书，移送起诉意见书，交(转)办案件材料; 3. 换押证;

4. 委托辩护人告知书/申请法律援助告知书; 5. 委托诉讼代理人告知书/申请法律援助告知书; 6. 审查起诉期限告知书，重新计算审查起诉期限通知书; 7. 律师事务所授权委托书，当事人授权委托书及律师事务所

介绍信; 8. 取保候审决定书; 9. 保证人保证书;

10. 律师申请对犯罪嫌疑人取保候审的请求及检察机关的决定; 11. 阅卷笔录;

12. 参加侦查机关侦查、勘验、检查的记录; 13. 提讯、提解证，传唤证或者传唤通知书;

14. 讯问犯罪嫌疑人提纲，犯罪嫌疑人诉讼权利义务告知书，讯

问笔录;

15. 询问证人、被害人的提纲、通知书，证人、被害人诉讼权利

义务告知书，询问笔录; 16. 听取辩护人意见情况;

-30- 17. 询问鉴定人提纲、通知书、笔录; 18. 听取意见笔录，和解协议书;

19. 人民检察院补充侦查(勘验、检查、鉴定、复核记录)材料; 20. 委托技术性证据审查书; 21. 案件审查报告(审查意见书); 22. 讨论案件记录;

23. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 24. 补充移送起诉通知书; 25. 补充侦查决定书、提纲;

26. 逮捕犯罪嫌疑人意见书或者逮捕决定书(起诉阶段决定逮捕的); 27. 侦查机关补充侦查材料; 28. 侦查机关起诉意见书;

29. 重新计算期限或者延长审查起诉期限通知书; 30. 起诉书; 31. 送达回证; 32. 量刑建议书; 33. 换押证;

34. 适用简易(速裁)程序建议书;

35. 人民法院(不)同意适用简易(速裁)程序意见书; 36. 适用简易(速裁)程序意见书;

34—36适用于简易、速裁程序案卷。 37. 庭前会议通知书及会议记录;

-31- 38. 出庭通知书; 39. 派员出庭通知书;

40. 出庭预案(讯问或者询问提纲、举证质证提纲、答辩提纲、

公诉意见书); 41. 出庭笔录; 42. 延期审理建议书;

43. 提供法庭审判所需证据材料通知书; 44. 恢复庭审建议书; 45. 换押证;

46. 刑事裁定书(中止审理); 47. 撤回起诉决定书，不起诉决定书; 48. 变更、追加起诉相关材料;

49. 一审判决书、裁定书及对判决、裁定书审查表; 50. 被害人提请抗诉申请书; 51. 抗诉请求答复材料; 52. 抗诉书;

53. 检察建议书，纠正违法通知书; 54. 侦查机关的回复和纠正整改情况; 55. 二审法院终审判决书、裁定书; 56. 处理查封/扣押财物、文件决定书; 57. 涉案财物出、入库手续; 58. 案件质量评查表;

-32- 59. 其他需要入卷材料。

(二)不起诉案卷

受理、审查的材料参照起诉案卷1—31的排列顺序，此外还应增加以下材料： 1. 不起诉公开审查材料; 2. 人民监督员监督事项告知书; 3. 人民监督员表决意见书;

4. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 5. 人民监督员要求复议决定书;

6. 下级人民检察院的请示及上级人民检察院的批复; 7. 不起诉决定书; 8. 宣布笔录; 9. 送达回证;

10. 检察意见书及处理结果; 11. 涉案财物出、入库手续; 12. 案件质量评查表; 13. 其他需要入卷材料。

(三)对不起诉决定进行复议、复核案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 侦查机关要求复议意见书及被不起诉人、被害人的申诉书; 3. 阅卷笔录;

4. 讯问被不起诉人提纲、笔录;

-33- 5. 询问证人提纲、通知书，证人诉讼权利义务告知书，询问笔录; 6. 案件审查报告(审查意见书); 7. 讨论案件记录;

8. 检察长决定或者检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 9. 复议决定书;

10. 侦查机关向上级人民检察院提请复核意见书; 11. 复核决定书;

12. 不起诉复核理由说明书; 13. 撤销不起诉决定书; 14. 指定纠正决定书; 15. 案件质量评查表; 16. 其他需要入卷材料。

10—14适用于复核案卷。

(四)没收违法所得案卷 正卷

参照起诉案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

没收违法所得申请书。

副卷

参照起诉案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

-34- 1.没收违法所得意见书;

2.要求说明不启动违法所得没收程序理由通知书; 3.要求启动违法所得没收程序通知书; 4.启动违法所得没收程序决定书; 5.补充证据通知书;

6.没收违法所得申请书及送达回证; 7.终止审查决定书;

8.不提出没收违法所得申请决定书; 9.刑事裁定书; 10.抗诉书。 11.案件质量评查表; 12.其他需要入卷材料。

(五)强制医疗案卷 正卷

参照起诉案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

强制医疗申请书。 副卷

参照起诉案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

1.要求说明不启动强制医疗程序理由通知书;

-35- 2.要求启动强制医疗程序通知书; 3.强制医疗意见书;

4.采取临时保护性约束措施建议书; 5.启动强制医疗程序决定书; 6.补充证据通知书;

7.强制医疗申请书及送达回证; 8.不提出强制医疗申请决定书; 9.复议决定书、复核决定书;

10.终止审查决定书(涉案精神病人死亡); 11.不公开审理建议书; 12.强制医疗决定书; 13.驳回强制医疗申请决定书; 14. 纠正强制医疗案件不当决定意见书; 15. 案件质量评查表; 16. 其他需要入卷材料。

(六)(不)核准追诉案卷

参照审查逮捕案卷(不)核准追诉案卷排列顺序。

四、刑事诉讼监督案卷

(一)立案监督案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 要求立案申请材料;

-36- 3. 行政执法机关未移送涉嫌犯罪案件材料、侦查机关不立案材料; 4. 要求侦查机关说明不立案理由通知书; 5. 侦查机关不立案理由说明书; 6. 审查报告(审查意见书); 7. 讨论案件记录;

8. 检察长决定或者检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 9. 不立案理由审查意见通知书; 10. 通知立案书;

11. 建议侦查部门立案的函;

12. 建议行政执法机关移送的检察意见函; 13. 立案决定书; 14. 送达情况记录; 15. 案件质量评查表; 16. 其他需要入卷材料。

不应当立案而立案案卷、“两法”衔接案卷参照以上材料排列顺序。

(二)上级人民检察院审查下级人民检察院报送的批准(决定)延长侦查羁押期限案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 侦查机关要求延长羁押期限意见书和简要案情; 3. 下级人民检察院提请报告书; 4. 批准延长羁押期限审批表;

-37- 5. 上级人民检察院(不)批准延长羁押期限决定书; 6. 侦查机关要求第二次延长羁押期限的报告及决定材料; 7. 其他需要入卷材料。

(三)抗诉案卷 〈一〉二审程序抗诉案卷

1. 接收案件通知书、受理案件登记表、案件材料移送清单; 2. 阅卷通知书; 3. 上诉状; 4. 刑事抗诉书; 5. 一审判决书、裁定书; 6. 阅卷笔录;

7. 提讯、提解证，传唤证或者传唤通知书; 8. 讯问被告人提纲、笔录;

9. 询问证人、被害人提纲、通知书，证人、被害人诉讼权利义务

告知书，询问笔录; 10. 听取辩护人意见情况; 11. 审查报告(审查意见书); 12. 讨论案件记录;

13. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 14. 通知下级人民检察院的电话记录或者书面通知; 15. 支持刑事抗诉意见书; 16. 撤回抗诉决定书;

-38- 17. 出席二审法庭通知书; 18. 派员出席二审法庭通知书;

19. 出庭方案(询问讯问提纲、举证质证提纲、答辩提纲、出庭

检察员意见书); 20. 出庭笔录;

21. 人民法院判决书、裁定书及对判决、裁定书的审查表; 22. 纠正违法通知书、纠正审理违法意见书; 23. 人民法院的答复; 24. 涉案财物出、入库手续; 25. 案件质量评查表; 26. 其他需要入卷材料。

二审程序其他案卷参照二审程序抗诉案卷排列顺序。 〈二〉审判监督程序抗诉案卷

1. 接收案件通知书，受理案件登记表，案件材料移送清单; 2. 提请抗诉报告书; 3. 终审判决书、裁定书; 4. 阅卷笔录;

5. 审查报告(审查意见书); 6. 刑事抗诉书; 7. 案件质量评查表; 8. 其他需要入卷材料。

出庭材料参照二审程序抗诉案卷排列顺序。

-39-

(四)死刑复核检察案卷

1. 最高人民法院移送、省级人民检察院报送、控告部门移交的

案件材料;

2. 调阅省级院二审材料的函及相关材料;

3. 调阅案卷函;

4. 延长案件审查期限函;

5. 调查笔录;

6. 征求意见函及回复意见;

7. 案件审查报告;

8. 讨论案件记录;

9. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书);

10. 给最高人民法院的复函(检察意见书)、给省级人民检察院

的回函;

11. 送达回证(退回案卷);

12. 最高人民法院回函(附刑事判决书、裁定书);

13. 其他需要入卷材料。

(五)刑事执行检察案卷 〈一〉羁押必要性审查案卷

1. 羁押必要性审查申请、交办材料及登记审批表; 2. 证明不需要继续羁押的证据或者其他材料; 3. 立案报告书、立案决定书; 4. 调查核实身体健康状况材料;

-40- 5. 听取办案机关、办案人员、看守所监管人员和派驻检察人员意

见笔录;

6. 听取犯罪嫌疑人、被告人及其法定代理人、近亲属、辩护人，

被害人及其诉讼代理人或者其他人员意见的笔录; 7. 公开审查材料;

8. 审查报告(审查意见书); 9. 讨论案件记录;

10. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书);

11. 对犯罪嫌疑人、被告人予以释放或者变更强制措施的建议书、

建议函;

12. 有关单位的回复材料;

13. 变更强制措施的决定书和释放证明; 14. 其他需要入卷材料。

〈二〉指定居所监视居住执行检察案卷 1. 指定居所监视居住受理案件登记表; 2. 指定居所监视居住决定书及相关法律文书; 3. 对指定居所监视居住场所、执行工作人员检察材料; 4. 对被指定居所监视居住人执行情况首次检察记录; 5. 被指定居所监视居住人权利义务告知书; 6. 被指定居所监视居住人谈话记录; 7. 询问执行机关民警笔录或者工作记录; 8. 指定监视居住执行后续检察情况表;

-41- 9. 审查报告(审查意见书); 10. 讨论案件记录;

11. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 12. 纠正违法通知书; 13. 检察建议书;

14. 检察纠正违法情况登记表; 15. 严重违法情况登记表; 16. 执行单位整改情况; 17. 案件质量评查表; 18. 其他需要入卷材料。 〈三〉临场监督执行死刑案卷

1. 最高人民法院执行死刑命令或者检察此法律文书记录; 2. 最高人民法院判决书、裁定书;

3. 临场监督执行死刑通知书或者相关电话记录; 4. 家属会见检察情况;

5. 法院宣告时检察人员与死刑犯的谈话笔录; 6. 审查报告(审查意见书); 7. 讨论案件记录;

8. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 9. 停止执行死刑建议书及回复; 10. 撤销停止执行死刑建议通知书; 11. 死亡确认书;

-42- 12. 临场监督执行死刑笔录; 13. 监督工作情况;

14. 纠正违法通知书、检察建议书及其回复; 15. 被执行死刑罪犯的遗嘱、信札(复印件); 16. 相关照片等工作材料; 17. 其他需要入卷材料。

停止执行后再次执行的，需将1—3按顺序置于前次停止执行死刑裁定书之后。 〈四〉财产刑执行监督案卷 1. 控告、举报和申诉等材料; 2. 涉及财产刑的刑事判决书、裁定书; 3. 人民法院对财产刑立案执行的法律文书; 4. 人民法院收缴财产、将罚没财产上缴国库的手续; 5. 其他应当入卷的人民法院法律文书和手续; 6. 询问笔录等证据材料; 7. 审查报告(审查意见书); 8. 讨论案件记录;

9. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 10. 检察建议书，纠正违法通知书; 11. 被监督单位的回复及纠正整改情况; 12. 其他需要入卷材料。 〈五〉纠正超期羁押案卷

-43- 1. 控告、转交办函等线索材料;

2. 人民检察院调取的认定案件超期羁押材料; 3. 审查报告(审查意见书);

4. 羁押期限即将届满通知书，纠正违法通知书; 5. 被监督单位回复及纠正整改情况;

6. 在押人员情况检察台账，严重违法情况登记表; 7. 上报上级人民检察院的材料及后续办理情况; 8. 其他需要入卷材料。

〈六〉被监管人死亡与事故检察案卷

1. 重大事故登记表、被监管人死亡情况登记表; 2. 事故调查形成的相关材料; 3. 文证审查意见; 4. 事故调查报告;

5. 相关责任人处理情况及被追究刑事责任人立案决定书、起诉

书、判决书等相关文书; 6. 审查报告(审查意见书); 7. 讨论案件记录;

8. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 9. 检察建议书、纠正违法通知书; 10. 被监督单位回复及纠正整改情况; 11. 复议、复核情况材料; 12. 调查处理情况综合报告;

- 44-

13. 其他需要入卷材料。 〈七〉办理减刑、假释案卷

1. 刑罚执行机关拟提请减刑、假释意见; 2. 阅卷笔录; 3. 调查核实材料;

4. 列席刑罚执行机关审核拟提请减刑、假释会议(监狱减刑假释

评审委员会会议)笔录;

5. 刑罚执行机关拟提请减刑、假释的公示名单; 6. 审查报告(审查意见书); 7. 讨论案件记录;

1—7适用于减刑、假释提请监督案件。 8. 刑罚执行机关减刑、假释建议书; 9. 对减刑、假释建议书的审查意见;

10. 监狱提请减刑不当情况登记表、监狱提请假释情况登记表或

者看守所办理减刑、假释、暂予监外执行情况登记表; 11. 减刑提请检察意见书、假释提请检察意见书; 12. 出庭通知书; 13. 派员出席法庭通知书; 14. 法庭调查提纲; 15. 出庭意见书; 16. 出庭笔录; 17. 减刑、假释裁定书;

-45- 18. 对减刑、假释裁定书的审查意见;

19. 纠正不当减刑裁定意见书、纠正不当假释裁定意见书; 20. 其他需要入卷材料。 〈八〉办理暂予监外执行案卷

1. 刑罚执行机关拟提请暂予监外执行意见或者人民法院拟决定

暂予监外执行意见;

2. 人民法院在作出暂予监外执行决定前，向人民检察院征求意见

的文书及有关材料;

3. 人民检察院对人民法院的回复意见等有关材料; 4. 对罪犯的病情诊断、检查资料等材料; 5. 社区矫正机构评估材料; 6. 调查核实材料;

7. 委托检察技术部门文证审查材料;

8. 列席刑罚执行机关审核拟提请暂予监外执行会议笔录; 9. 审查报告(审查意见书); 10. 讨论案件记录;

11. 监狱呈报暂予监外执行情况登记表或者看守所办理减刑、假释、

暂予监外执行情况登记表; 12. 暂予监外执行提请检察意见书; 13. 出席人民法院听证、庭审材料; 14. 暂予监外执行决定书;

15. 对暂予监外执行决定书的审查意见;

-46- 16. 纠正不当暂予监外执行决定意见书; 17. 其他需要入卷材料。 〈九〉收监执行检察案卷

1.社区服刑人员适用社区矫正的判决、裁定和决定等法律文书; 2.刑罚执行机关提出的撤销缓刑、假释建议书等有关材料; 3.人民法院关于是否撤销缓刑、假释的裁定书;

4.刑罚执行机关提出的对暂予监外执行罪犯收监执行的建议书

等有关材料;

5.对暂予监外执行罪犯病情诊断、妊娠检查或者生活不能自理

的鉴别等有关材料;

6.决定或者批准机关的收监执行决定书等法律文书; 7.委托检察技术部门进行文证审查的函件文书，以及检察技术

部门的书面审查结论;

8.人民检察院的检察建议、纠正违法通知书、书面意见、审查

意见书(审查报告)等有关材料; 9.其他需要入卷的材料。 〈十〉办理控告申诉案卷 参照控告申诉案卷排列顺序。

五、未成年人检察案卷

(一)审查逮捕案卷

参照成年人审查逮捕案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

-47- 1. 未成年人法定代理人、成年亲属、合适成年人到场通知书; 2. 未成年人证人、被害人法定代理人代表到场通知书; 3. 听取辩护人意见材料; 4. 听取律师意见材料; 5. 社会调查报告; 6. 侦查机关执行情况; 7. 案件质量评查表; 8. 其他需要入卷材料。

(二)审查起诉案卷

参照成年人审查起诉案卷排列顺序，此外还应按照实际办案程序插入以下材料：

1. 听取被害人、未成年人被害人法定代理人、律师意见材料; 2. 附条件不起诉案件听取犯罪嫌疑人、法定代理人、侦查机关意

见材料;

3. 附条件不起诉决定书;

4. 附条件不起诉监督考察工作委托函; 5. 附条件不起诉考察意见书; 6. 撤销附条件不起诉决定书; 7. 帮教材料; 8. 案件质量评查表; 9. 其他需要入卷材料。

六、司法协助案卷

-48-

(一)为境外有关司法执法机构办理的司法协助案卷 1. 境外司法执法机构请求函或者国内有关单位转办函; 2. 案件材料(可以附有关法律文书和中文译本); 3. 交办通知或者转办函; 4. 案件协查情况的报告或者复函; 5. 对境外有关机构的回复函; 6. 其他需要入卷材料。

(二)向境外有关司法执法机构请求办理的司法协助案卷 1. 省级人民检察院请示; 2. 赴境外取证批复;

3. 向境外司法执法机构提出司法协助请求书; 4. 境外有关机构对协查请求的回复; 5. 对国内有关部门的答复函;

6. 赴境外取证的组团通知(任务批件、任务通知书); 7. 其他需要入卷材料。

控告申诉案卷

一、控告、申诉、举报案卷

(一)受理控告、申诉、举报案卷 1. 控告申诉举报登记表; 2. 接谈笔录;

-49- 3. 交办案件的批示、函; 4. 控告申诉举报材料及证据; 5. 交办、转办、首办移送函; 6. 阅卷笔录; 7. 调查提纲;

8. 各种查证材料或者下级院结案报告; 9. 讨论案件记录;

10. 检委会会议研究意见(纪要及决定事项通知书); 11. 审查结案报告; 12. 案件审查结果的复函; 13. 答复函(答复来信来访人员); 14. 送达情况记录; 15. 案件质量评查表; 16. 其他需要入卷材料。

(二)民事行政诉讼监督案件审查受理(立案)案卷 1. 民事行政诉讼监督案件登记表; 2. 接谈笔录;

3. 申请登记表、申请监督(控告申诉)材料收取清单及材料; 4. 法院判决书、裁定书; 5. 当事人身份证明; 6. 证据材料;

7. 民事行政诉讼监督审查报告(审查意见书);

-50-

第五篇：4档案立卷归档管理细则

4.1文书档案

4.1.1归档时间

4.1.1.1归档的文件材料必须按立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

4.1.1.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

4.1.2文件材料的收集管理

4.1.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

4.1.2.2凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。

4.1.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

4.1.3各部门专(兼)职文书的职责：

4.1.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4.1.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

4.1.3.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

4.1.4归档范围

4.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录;有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片;。证件、证书、荣誉实物等不同形式的历史记录。

4.1.4.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

4.1.4.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4.1.4.4本公司的请示与上级机关的批复。

4.1.4.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

4.1.4.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.1.4.7信访工作材料。

4.1.4.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

4.1.4.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

4.1.4.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

4.1.4.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.1.5平时归卷

4.1.5.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文

书集中统一保管。

4.1.5.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.1.5.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4.1.5.4专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。

4.1.6立卷规范

4.1.6.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

4.1.6.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

4.1.6.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4.1.6.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

4.1.6.5不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨的规划放在针对的第一年立卷;跨的总结放在针对的最后一年立卷;跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

4.1.6.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.1.6.7卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

4.1.6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。目录按规定的格式打印，卷内目录放在卷首。

4.1.6.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项打印在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

4.1.6.10案卷封面，应逐项按规定用黑色墨水书写或者打印，字迹要工整、清晰。

4.1.6.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

4.1.6.12案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

4.2 电子声像档案

本公司的电子声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片、光盘、移动硬盘等辅以文字说明的历史记录。

4.2.1电子档案种类：

4.2.1.1电子档案一般由光盘、移动硬盘和简要文字说明两部分组成。

4.2.1.2声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

4.2.1.3 电子声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

4.2.2档案资料收集

4.2.2.1收集范围

a)反映本公司主要职能活动工作成果的声像资料;

b)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

c)本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料;

d)涉及本公司和外界权益的声像资料;

e)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料;

g)其它具有保存价值的声像资料。

4.2.2.2收集时间

a)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间;

b)档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料;

c)电子、光盘文档部分收集同文档相同，声像部分同照片和录像带。

4.2.2.3收集要求

a)光盘、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

b)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

c)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

4.2.2.4档案资料的征集

a)档案部门有责任随时征集重要声像资料;

b)定时浏览互联网，通过下载、截图等方法收集与公司有关的重要资料;

c)凡涉及公司重大事件的或者有重大影响的，应向董事长报告。

4.2.3档案整理

4.2.3.1电子声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

4.2.3.2声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

4.2.3.3分类、编号

a)照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号;

b)光盘、录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

4.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.2.5文字说明的编写

4.2.5.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等;

4.2.5.2编写文字说明的要求：

a)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

b)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

c)文字简洁、语言通顺;

d)时间用阿拉伯数字表示。

4.2.6编制格式

4.2.6.1照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者;

4.2.6.2光盘、录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

4.2.7案卷要求

4.2.7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

4.2.7.2卷内目录：

a)照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

b)光盘、录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

4.2.7.3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

4.2.8 档案保管

4.2.8.1.电子声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理，电子档案有密码保护的要解除密码。

4.2.8.2电子档案备份盘与源盘应分开存放。

4.2.8.3保管条件

a)底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

b)照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;

c)录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%;

c)光盘、移动硬盘应保持-25-60℃，相对湿度应保持35%-45%。

4.2.5.4光盘、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

4.2.8.5对库存的照片档案，要两年检查一次。

4.2.8.6归档保存的电子声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁电子声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

4.2.9档案利用

4.2.9.1编制电子声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

4.2.9.2建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

4.3老年手机档案管理

4.3.1老年手机客户资料按存贮介质分为纸质客户资料和电子客户资料两部分。

4.3.1.1纸质客户资料：入网登记单、入网服务协议、业务协议、、客户证件复印件、受理单、帐详单等。

4.3.1.2电子客户资料：客户证件扫描件、合同扫描件、录入的客户资料等。

4.3.2业务流程

4.3.2.1纸质客户资料的移交

各受理渠道(社区、营业厅)要自觉维护客户资料的完整与安全，定期向呼叫中心客户资料保存归档部门移交纸质客户资料，任何部门或者个人不得据为己有或拒绝移交。

4.3.2.2移交范围：新入网的客户资料。

4.3.2.3纸质客户资料的保存归档.

客户资料管理员对接收的客户资料负责复核、整理、入库、编制目录，妥善保管并提供利用。

4.3.2.4资料复核：客户资料管理员负责复核各渠道移交的客户资料，并在系统中记录复核结果。

4.3.2.5客户资料填写要求：

a)保证字迹清晰、工整，签字手续完备.

b)用户证件复印清晰完整。

c)复核合格的资料方可进行归档保存，不合格的资料不予接收。

4.3.2.6保存方法：客户资料以社区为单位，以代表号为索引号进行归档。

4.3.3质量要求：保存归档的客户资料文件应齐全完整，相关的档案材料、印件要放在一起，材料在前、印件在后。

4.3.4归档时间要求：各受理营业厅每周至少一次向本单位客户资料保存归档部门移交客户资料。

4.3.5客户资料的保存期限

4.3.5.1纸质客户资料：可根据客户资料重要程度分级管理。

4.3.5.2原则上客户入网资料、客户信息变更资料、重要业务变更资料长期保存。

4.3.5.3销户后客户资料保存至少两年。

4.3.5.4电子客户资料：长期保存。

4.3.6客户在网期间相关的消费记录、通信记录以及业务办理记录由通讯运营商负责保管，不在呼叫中心的档案管理的范畴。

4.4客户档案管理

4.4.1.客户基础资料

4.4.1.1客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

4.4.1.2客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

4.4.2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

4.4.3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.4.4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

4.4.5方法

4.4.5.1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

a)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

b)向客户派发客户资料表，请客户填写。

c)委托专业调查机构进行专项调查。

4.4.5.2客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括：

a)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

b)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

4.4.5.3客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

a)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

b)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

c)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.4.5.4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

4.4.6客户档案管理应注意的问题：

4.4.6.1客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

4.4.6.2客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的市场提供资料。

4.4.6.3客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.4.6.4客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。